Así es la oficina del futuro y cómo prepararse para ella

La pandemia corona ha desencadenado una revolución, y no sólo en el frente sanitario. Nuestras expectativas sobre el trabajo y el lugar de trabajo han cambiado drásticamente. Y eso se nota en la oficina.

Adiós a los cubículos y las mesas de ping pong: dentro de diez años nuestras oficinas tendrán un aspecto completamente distinto. ¿Cómo vamos a trabajar juntos en el futuro? ¿El trabajo híbrido está aquí para quedarse? ¿Nos quitarán el trabajo los robots? ¿Y qué papel tendrán los hologramas? Aunque nunca se puede estar seguro de lo que nos espera, sí se puede preparar la organización para el futuro.

Los lugares de trabajo sufrirán cambios en varias áreas durante la próxima década:

1. Oficinas flexibles
2. Edificios inteligentes
3. Edificios de oficinas neutros en carbono
4. Robots e inteligencia artificial
5. Hologramas
6. RA, RV y metaverso
7. Edificios impresos en 3D

7 formas en que cambiará el lugar de trabajo en los próximos 10 años

COVID-19 marcó un punto de inflexión para la cultura de oficina. Las cosas ya habían empezado a cambiar en años anteriores, pero la pandemia aceleró la revolución. Ya no hay vuelta atrás: los cambios en el lugar de trabajo continuarán en los próximos años. Esto es lo que cabe esperar:

1. Oficinas flexibles

En 2015, años antes de que el mundo conociera COVID-19, Fast Company preguntó al estudio de arquitectura Perkins+Will cómo veían la evolución de los edificios de oficinas para 2025. Las proféticas palabras del diseñador de interiores sénior Hakee Chang: “Si la tecnología se expande exponencialmente, será omnipresente… Podríamos trabajar en todas partes y en cualquier lugar. Quizá la oficina podría ser el lugar donde la gente quisiera reunirse: un destino para reconectar con tus compañeros, colaboradores y demás gente”.

Si algo nos ha enseñado la pandemia es que es posible realizar nuestro trabajo en cualquier lugar. Mientras las empresas de todo el mundo se veían obligadas a mantener sus puertas cerradas, miles de millones de trabajadores realizaban su labor desde sus casas. En la mesa de la cocina o en su sofá, en algunos casos con niños gritando de fondo, en pijama o con el gato en el regazo. Pero el trabajo se hizo y, lo que es más importante -aunque esto sorprendió a muchos líderes empresariales-, la productividad siguió siendo igual de alta.

Algunas estadísticas:

· El 32% de los empleados no quiere volver nunca a la oficina a tiempo completo
· El 74% de los empleados tiene más energía y concentración en casa que en la oficina
· El 36% de los trabajadores está considerando la posibilidad de cambiar de trabajo porque la pandemia ha modificado sus deseos y expectativas.

Fuente: Korn Ferry

Lo que sí ha cambiado es que los últimos años han enseñado al empleado lo que quiere: un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada, más libertad y flexibilidad, más tiempo para la familia, los amigos y las aficiones, menos desplazamientos, trabajar donde y cuando quiera, e ir a la oficina a reunirse con los compañeros.

Esto es exactamente lo que será el nuevo papel de la oficina. Mientras que la oficina en casa es el lugar ideal para realizar tareas individuales, el lugar de trabajo consiste en conexiones significativas entre personas: reuniones, sesiones de brainstorming, formaciones, encuentros con colegas. También es un lugar para descansar de las numerosas reuniones de Zoom y del interminable flujo de correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas, para encontrarse con los compañeros en la vida real y disfrutar juntos de una taza de café.

En la mayoría de las empresas, alguna forma de trabajo híbrido -donde el tiempo de trabajo se divide entre la oficina y el hogar- ya se ha convertido en la nueva normalidad. Ahora sólo falta que el lugar de trabajo también lo sea.

Para empezar, el espacio de oficina puede ser menor, ya que no todos los empleados estarán en la oficina al mismo tiempo. Cada vez son más las empresas que abandonan los escritorios individuales e introducen el “hot desking” (en el que los empleados ocupan cualquier silla disponible) o el “office hoteling” (en el que hay que reservar un espacio de trabajo). Se están introduciendo taquillas para guardar los efectos personales.

Esto crea más espacio para zonas comunes. El espacio de oficina del futuro no sólo consta de salas de reuniones -equipadas con cámaras, micrófonos y pantallas para reuniones híbridas-, sino también de zonas de descanso, espacios verdes y zonas libres de estrés.

Según el sector inmobiliario, el nuevo papel de la oficina como lugar de encuentros significativos supone también el adiós a las llamadas “oficinas de la diversión”, tan populares en Silicon Valley. Gigantes tecnológicos como Amazon y Google, así como muchas start-ups, tendían a construir un entorno de trabajo en torno a la percepción de la diversión. Y así surgieron mesas de ping pong, muros de escalada, toboganes, gimnasios e incluso zonas para dormir en el lugar de trabajo.

Pero ahora se es cada vez más consciente de que todas estas ventajas bienintencionadas no contribuyen en absoluto a la felicidad de los empleados, sino que lo único que consiguen es que permanezcan más tiempo en el trabajo. Por eso las empresas están desterrando cada vez más sus mesas de ping pong.

2. Edificios inteligentes

El Internet de los objetos está en alza. Cualquiera que entre en un edificio de empresa verá inmediatamente sus ventajas. Un edificio de oficinas inteligente es un lugar de trabajo que combina diversos servicios basados en datos y con soporte digital para mejorar la eficiencia y la experiencia de los empleados, ahorrar costes y energía y añadir valor al edificio.

Las posibilidades son infinitas y no harán sino aumentar en los próximos años.

• Smart Parking: los empleados y visitantes pueden reservar una plaza de aparcamiento con antelación en una app. Cuando llegan, acceden mediante el reconocimiento de matrículas.

• Registro digital de visitantes: los invitados pueden registrarse fácilmente en una tableta. Se envía automáticamente un mensaje al anfitrión.

• Hotelería en la oficina: los empleados pueden reservar un espacio de trabajo en una aplicación o consultar las tarifas de ocupación.

• Climatización inteligente: mediante sensores que recogen información en tiempo real sobre la ocupación de los espacios de oficina, la calefacción y el aire acondicionado se controlan automáticamente.

• Iluminación inteligente: las luces se apagan automáticamente cuando no hay nadie en la sala. Esto supone un enorme ahorro de energía.

• Impresoras inteligentes: la tinta de la impresora se pide automáticamente cuando se está agotando.

• Asistentes digitales: en el entorno doméstico, los asistentes inteligentes como Siri y Alexa ya están bien establecidos. A medida que estas tecnologías sigan mejorando, tenemos motivos para esperar una tendencia similar en la oficina.

• Reservar salas de reuniones: las apps pueden ofrecer recomendaciones sobre la sala de reuniones más conveniente, o programar la reunión automáticamente.

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3. Edificios de oficinas neutros en carbono

193: ese es el número de casos climáticos presentados contra empresas en 2021. La concienciación sobre el clima es cada vez mayor, y las empresas que no la comparten pueden esperar protestas feroces. Los ejemplos más conocidos son los gigantes petroleros estadounidenses ExxonMobil y Chevron, que se han enfrentado a boicots de sus propios accionistas e inversores descontentos por no presentar una estrategia para un futuro con bajas emisiones de carbono.

Estas cifras son sólo una muestra de lo que está por venir. La gente ya no acepta que las empresas no se preocupen por la sociedad o el clima. Y esta opinión también está ganando terreno en el propio mundo empresarial. Los empleados quieren perseguir un objetivo distinto del beneficio. Los clientes exigen a sus proveedores conciencia climática y prácticas empresariales éticas. Inversores, socios, clientes, empleados: todos dan la espalda a las empresas que no se comprometen con la sostenibilidad.

Afortunadamente, cada vez más empresas son conscientes de su huella de carbono y están haciendo planes para operar de una manera más respetuosa con el clima. Contratar a un responsable de sostenibilidad, limitar los viajes, reducir el papel y el teletrabajo son sólo algunas de las medidas que pueden adoptar las empresas.

En el futuro, se espera que cada vez más edificios de oficinas sean neutros en carbono al generar su propia electricidad. Un buen ejemplo es The Edge en Ámsterdam, según la agencia británica de calificación BREEAM el edificio más ecológico del mundo. El edificio genera más electricidad de la que consume mediante paneles solares LED repletos de sensores.

¿Quieres saber más sobre cómo puedes reducir la huella de carbono de tu empresa? Aquí tienes 8 maneras en que las empresas pueden ayudar a combatir el cambio climático.

4. Robots e IA

Cuando se dice “lugar de trabajo del futuro” se piensa inmediatamente en robots. No, dentro de diez años las máquinas no habrán ocupado todos nuestros puestos de trabajo. Pero desempeñarán un papel importante en nuestras tareas cotidianas. Y así será.

¿No quedarán obsoletos algunos empleos? Probablemente. Pero la historia ha demostrado que el mercado laboral siempre se adapta al progreso tecnológico. Los empleos que se pierden se compensan con la creación de otros nuevos.

Y lo que es más importante, los trabajadores se verán liberados de tareas monótonas, repetitivas y adormecedoras, y podrán centrarse en trabajos que requieran un toque humano. Podrán utilizar plenamente su creatividad, su perspicacia estratégica y analítica y su inteligencia emocional, y eso dará lugar a empleos más significativos y atractivos con más potencial de crecimiento.

En los próximos años, esperamos un aumento de la inversión en inteligencia artificial (IA) en el lugar de trabajo. Los datos generados por las herramientas de IA pueden mejorar la toma de decisiones y los resultados. Algunos ejemplos:

• Los médicos podrán utilizar la IA para analizar historiales médicos e imágenes para realizar diagnósticos precisos.

• Los abogados podrán revisar rápidamente cientos de casos judiciales para encontrar precedentes.

• En un entorno de trabajo de ingeniería, la IA podrá utilizarse para analizar procesos y predecir dónde pueden producirse fallos.

5. Hologramas

La abundancia de innovaciones digitales ofrece un sinfín de oportunidades para el lugar de trabajo. Y eso será necesario si las empresas quieren mantener los lazos sociales y la colaboración entre compañeros de equipo a medida que éstos teletrabajan cada vez más. Según Buffer research, el 24 por ciento de los trabajadores a domicilio a veces se sienten solos. El 21% lucha por mantener la motivación y el 17% experimenta dificultades con la colaboración y la comunicación.

Las típicas llamadas de Zoom y los canales de Slack no bastan para abordar ese problema. Se necesita un verdadero cambio de juego para salvar la brecha entre los empleados en la oficina y en casa.

Según algunos, este asunto supondrá la irrupción definitiva de los hologramas. Los hologramas son proyecciones de imágenes digitales en 3D. Hace tiempo que se utilizan en el mundo del espectáculo, pero también tienen posibilidades en el lugar de trabajo.

Varias empresas tecnológicas, entre ellas Microsoft y Google, están en una carrera por desarrollar un sistema adecuado para el lugar de trabajo. Los empleados que trabajan a distancia podrían proyectarse en la oficina o en la sala de conferencias. Como incluso sus expresiones faciales y otras comunicaciones no verbales serían visibles, parecería como si estuvieran efectivamente presentes en la sala.

6. RV, RA, RM y RX

Otros creen más en el metaverso para crear un mundo virtual donde los empleados, estén donde estén, puedan reunirse y colaborar. El más famoso -pero ni mucho menos el único- es Meta, la empresa matriz de Facebook, que ve el metaverso como el sucesor de la actual Internet.

Algunos términos explicados:

VR (realidad virtual): a través de un ordenador se simula un entorno virtual, visual y auditivamente diferente de la realidad. El usuario puede explorar ese mundo virtual mediante unos auriculares y un sistema háptico.

AR (realidad aumentada): mediante sistemas tecnológicos, se añade información al mundo real. Por ejemplo: la información sobre un negocio aparece escrita en la carretera, o el nombre de una persona es visible cuando pasas a su lado.

Realidad mixta (RMC): mediante tecnologías como los sensores de movimiento, el seguimiento corporal y el seguimiento ocular, se añaden sonidos o gráficos en tiempo real a una experiencia. Por ejemplo: una animación 3D que parece caminar sobre tu mesa.

XR (realidad cruzada): término genérico que engloba tecnologías emergentes como la RV, la RA y la RM.

Ya existen muchas herramientas de RX, y en los últimos años se han dado pasos importantes. En algunos sectores, como el entretenimiento, la defensa y la formación industrial, estas tecnologías ya son omnipresentes. Médicos, pilotos y cirujanos utilizan auriculares de RV y RA para formarse. Y recientemente Meta lanzó una herramienta para que las empresas asistan a reuniones en RV: Horizon Workrooms.

En el futuro, se espera que la RX se utilice de forma destacada en oficinas y lugares de trabajo de todo el mundo. Gracias al protagonismo de la industria del entretenimiento se están abaratando los costes. Las HMD (pantallas montadas en la cabeza) de bajo presupuesto, como Samsung Gear VR y Google Cardboard, permiten a todo el mundo experimentar mundos virtuales inmersivos. Nada parece interponerse a su uso generalizado en el trabajo y en casa.

Así pues, parece que en el futuro:

• Participar como un avatar 3D en reuniones virtuales con colegas de todo el mundo.
• Asistiremos a formaciones virtuales: los médicos en formación podrán estar virtualmente junto a un cirujano que realiza una operación en otra parte del mundo.
• Podremos llevar nuestro trabajo a cualquier parte: en un día soleado, por ejemplo, podremos trabajar en la playa mientras estamos virtualmente presentes en la oficina.

7. Edificios de oficinas impresos en 3D

Un edificio de oficinas impreso en 3D puede parecer sacado de un cuento de ciencia ficción. Pero no es así. De hecho, ya está ocurriendo.

En 2016, el primer edificio de oficinas impreso en 3D del mundo abrió sus puertas en Dubái. Se tardaron 17 días en imprimir el edificio de hormigón, capa por capa, y 48 horas en construirlo. Coste: 140.000 dólares.

Es poco probable que dentro de 10 años todos trabajemos en edificios impresos en 3D. Aun así, esto podría ser el principio de una revolución en la forma en que se diseñan las oficinas y otros edificios. Está claro que la impresión en 3D está en alza, y la tecnología está haciendo su aparición silenciosamente en el sector de la construcción. No hay más que ver el puente impreso en 3D en Ámsterdam de MX3D.

La impresión 3D también ofrece a los empleados la oportunidad de imprimir o personalizar materiales de oficina -en la oficina o en el lugar de trabajo- para adaptarlos a sus propias necesidades específicas.

El futuro se acerca, así es como hay que prepararse

No hay vuelta atrás: el edificio de oficinas del futuro es híbrido, ecológico y repleto de tecnología. He aquí cómo prepararse para ello:

1. Adopte el modelo híbrido. Le guste o no, el futuro es híbrido. Piense en los beneficios que aportará, no solo a sus empleados, sino también a usted.

2. Reevalúe sus necesidades. Y por sus necesidades nos referimos a las necesidades de sus empleados. Si quiere mantener a su plantilla contenta y motivada, volver a la antigua cultura laboral no es una opción. Los lugares de trabajo del futuro se centran en un entorno de trabajo positivo y una buena experiencia en la oficina: oportunidades de formación, diversidad, políticas de salud y seguridad, beneficios para los empleados como permiso parental, guardería, seguro médico….

3. Reconstruya su forma de trabajar. ¿Qué tareas requieren presencia física? Qué fases de un proyecto se realizan en la oficina y cuáles en casa?

4. Cree una oficina preparada para el futuro. Los cubículos y las filas de mesas dan paso a zonas de colaboración, salas de reuniones con pantallas de vídeo y espacios verdes. Involucra a tus empleados en el proceso. Por ejemplo, coloque instalaciones de prueba en parte del espacio de la oficina y pida opiniones a sus empleados.

1. Piensa en tecnologías que te ahorren tiempo, dinero y energía. Los sensores para luces inteligentes, el control inteligente del clima y el registro digital de visitantes son solo algunos ejemplos.

2. Una nueva forma de trabajar significa que los empleados deben desarrollar nuevas habilidades para satisfacer las expectativas. La formación y el reciclaje son cada vez más importantes. Según el Foro Económico Mundial (FEM), estas son las habilidades que ganarán importancia en la próxima década:

• Pensamiento analítico e innovación
• Aprendizaje activo y estrategias de aprendizaje
• Resolución de problemas complejos
• Pensamiento crítico y análisis
• Creatividad, originalidad e iniciativa
• Liderazgo e influencia social
• Uso, supervisión y control de la tecnología
• Diseño y programación de tecnologías
• Resiliencia, tolerancia al estrés y flexibilidad
• Razonamiento, resolución de problemas e ideación
  

Esta es una guía rápida para encaminarse hacia una cultura de oficina que centre la experiencia laboral. El edificio de oficinas del futuro se centra en el trabajo híbrido, la sostenibilidad, la tecnología y la automatización, la flexibilidad y un enfoque que gira en torno a las personas como individuos. ¿Está preparado para el futuro?

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