Integración de los sistemas de gestión de visitantes con el control de accesos: Ventajas y consideraciones

Imagínese lo siguiente: un cliente potencial de alto nivel visita dos empresas para mantener reuniones importantes. Estas visitas determinarán con cuál de las empresas contratará finalmente.

Cuando nuestro invitado entra en la recepción de la empresa A, es recibido por un proceso de registro ágil y seguro, en el que se verifica rápidamente su identidad y se le concede un pase de acceso a las zonas adecuadas de las instalaciones. En cambio, en la empresa B, el recepcionista se esfuerza por encontrar los datos del visitante, no hay medidas eficaces para verificar su identidad y se le da un pase de acceso genérico que le permite entrar en varias zonas restringidas de las instalaciones.

¿Cuál de estas empresas cree que ha causado mejor impresión a nuestro apreciado cliente? ¿Qué empresa tiene las mejores medidas de seguridad y protección de la información confidencial? Y si este cliente potencial fuera usted, ¿qué empresa elegiría?

Garantizar la seguridad de sus instalaciones es más crítico que nunca. Las empresas modernas no pueden prescindir de sistemas avanzados de control de accesos y gestión de visitas para proteger sus activos, empleados y visitantes, y para causar una espléndida impresión a los invitados. En este artículo analizamos las ventajas y consideraciones de integrar sistemas de gestión de visitas (VMS) con sistemas de control de accesos (ACS) para obtener una solución de seguridad más completa.

Siga leyendo para obtener más información:

• What is VMS access control?
• Benefits of integrating VMS and ACS
• How to integrate visitor management and access control
• Integrating CCTV with access control
• Setting up an integrated access control system

¿Qué es el control de acceso VMS?

Sistema de Gestión de Visitantes (VMS)

Un sistema de gestión de visitantes (VMS) es una solución de software que agiliza el proceso de registro, entrada y seguimiento de visitantes dentro de una instalación. Ayuda a las organizaciones a gestionar eficazmente a sus visitantes, mejorar la seguridad y mantener el cumplimiento de las normas de seguridad. Obtenga más información sobre los sistemas de gestión de visitantes en nuestra guía completa.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de visitantes?

Un sistema de gestión de visitantes suele incluir los siguientes componentes y funciones:

• Un quiosco de registro o tableta de autoservicio donde los visitantes pueden introducir sus datos, hacerse una foto y firmar los documentos necesarios, como los acuerdos de confidencialidad.
• Un cuadro de mando de administración basado en la web que permite al personal gestionar la información de los visitantes, ver los datos de los visitantes en tiempo real y generar informes sobre las actividades de los visitantes.
• Integración con sistemas de control de acceso, permitir el acceso temporal a los visitantes en función de su nivel de autorización y del motivo de la visita.
• La posibilidad de expedir credenciales de visitante digitales o físicas, que pueden incluir fotografías y códigos QR escaneables para verificar la identidad de forma rápida y sencilla.
• Notificaciones automáticas enviados a los empleados cuando llegan sus visitantes, garantizando una comunicación eficaz y una escolta rápida.
• Cumplimiento de normas de privacidad de datos como GDPR almacenando de forma segura la información de los visitantes y proporcionando herramientas para la gestión y conservación de datos.

Sistema de control de acceso (ACS)

Un Sistema de Control de Acceso (SCA) es una solución de seguridad que gestiona y regula el acceso a una instalación. Restringe el acceso a las personas autorizadas e impide la entrada de personas no autorizadas. Los sistemas de control de acceso ayudan a proteger los activos físicos, la propiedad intelectual y a garantizar la seguridad de los empleados, los visitantes y las propias instalaciones.

¿Cómo funciona un sistema de control de accesos?

Un sistema de control de accesos suele constar de varios componentes: hardware, software y políticas de control de accesos. El hardware puede incluir cerraduras de puertas, lectores de tarjetas, escáneres biométricos y teclados. El software se utiliza para gestionar y regular la entrada y salida de personas. Este proceso suele incluir los siguientes pasos:

• Autenticación: El individuo presenta sus credenciales al sistema, mediante una tarjeta de acceso física, un número de identificación personal (PIN) o un identificador biométrico (como una huella dactilar o el reconocimiento facial).
• Autorización: El ACS comprueba la base de datos de control de acceso para verificar si la persona está autorizada a entrar en la zona solicitada.
• Decisión de acceso: El ACS concede o deniega el acceso. Si se concede el acceso, el sistema desbloquea la puerta o la barrera. Si se deniega el acceso, la puerta permanece bloqueada.
• Supervisión y registro: El ACS supervisa y registra continuamente los eventos relacionados con el acceso, como la fecha y hora de entrada, la identificación de la persona y el lugar concreto al que se ha accedido.
• Informes: Los sistemas de control de acceso pueden generar varios informes basados en los datos de acceso registrados. Estos informes pueden ayudar a identificar posibles riesgos para la seguridad, analizar tendencias y proporcionar información sobre la eficacia de las políticas de control de acceso aplicadas.

Integración de VMS y ACS

La integración de un sistema de gestión de visitantes (VMS) con un sistema de control de accesos (ACS) da como resultado una solución de seguridad unificada que proporciona un mejor control del acceso de los visitantes y mejora la seguridad general de las instalaciones. Esta integración agiliza los procesos de gestión de visitantes y garantiza una colaboración perfecta entre los dos sistemas.

Ventajas de integrar VMS y ACS

1. 1. Mayor seguridad de las instalaciones

La integración de su VMS y ACS proporciona una solución de seguridad integral al combinar la gestión de visitantes con el control de accesos, garantizando que sólo las personas autorizadas puedan entrar en sus instalaciones. Esta integración reduce el riesgo de accesos no autorizados, robos y otras amenazas a la seguridad.

2. Registro y entrada de visitantes racionalizados

Un VMS simplifica y automatiza el proceso de registro de visitantes, facilitando que los visitantes se registren y reciban sus tarjetas de identificación. Un sistema integrado le permite conceder automáticamente acceso seguro a los visitantes en función de su información de registro.

3. Verificación de identidad mejorada

Una solución de seguridad integrada puede utilizar varios métodos de autenticación, como el control de acceso biométrico y el control de acceso RFID, para verificar la identidad de visitantes y empleados. Esto garantiza que sólo las personas autorizadas accedan a sus instalaciones.

4. Seguimiento eficaz de los visitantes

Con un sistema de gestión de visitas, puede seguir fácilmente los movimientos de los visitantes por sus instalaciones, proporcionando información en tiempo real sobre su paradero. Esto le permite abordar rápidamente los problemas de seguridad y mantener un entorno seguro.

5. Cumplimiento de normativas y políticas de seguridad

Un VMS puede ayudar a su organización a cumplir los requisitos de seguridad y mantener actualizadas las directrices de gestión de visitantes. La integración de un VMS con un ACS garantiza que sus procesos de seguridad se ajusten a las mejores prácticas y normativas del sector, como GDPR.

Cómo integrar la gestión de visitas y el control de accesos

Hay varios métodos para integrar los sistemas de control de acceso con un sistema de gestión de visitantes. Aquí en Vizito, nos tomamos la seguridad muy en serio. Por lo tanto, nuestro sistema de gestión de visitantes puede integrarse fácilmente con un ACS para proporcionar una solución completa y segura para la gestión de visitantes y el acceso a sus instalaciones. Así es como funciona:

1. Registro de visitantes

Cuando un visitante llega a sus instalaciones, puede utilizar Vizito para registrarse, proporcionando su información personal y el propósito de su visita. Vizito es un sistema de gestión de visitantes basado en la nube, lo que significa que estos datos se capturan y almacenan de forma segura en la nube. Esto ofrece una solución flexible y escalable que se integra fácilmente con diversos hardware y software de control de acceso, proporcionando un sistema de seguridad sin fisuras.

2. Verificación de identidad

Vizito puede ser configurado para trabajar con su ACS para verificar la identidad del visitante. Esto puede implicar la comprobación de la identificación del visitante, el escaneo de un código QR o el uso de métodos de identificación biométrica como el reconocimiento facial o el escaneo de huellas dactilares.

3. Permisos de acceso

Una vez que la identidad del visitante es verificada, Vizito puede comunicarse con su ACS para determinar los permisos de acceso apropiados para el visitante basados en reglas y políticas predefinidas. Esto puede incluir la concesión de acceso a áreas específicas dentro de las instalaciones o limitar el acceso a ciertos horarios.

4. Generación de pases de acceso

Si al visitante se le otorga acceso, Vizito puede generar un pase de acceso, que puede ser una credencial impresa, un código QR digital o una tarjeta de acceso. Este pase se puede utilizar con el ACS para permitir la entrada a las zonas autorizadas.

5. Control de acceso biométrico

El control de acceso biométrico utiliza rasgos biológicos únicos, como las huellas dactilares o el reconocimiento facial, para autenticar a las personas. Este método proporciona un alto nivel de seguridad y se puede integrar fácilmente con Vizito.

6. Control de acceso RFID

El control de acceso RFID utiliza la tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID) para conceder o denegar el acceso. Las etiquetas o tarjetas RFID se pueden asignar a los visitantes durante el registro, permitiéndoles acceder a áreas específicas de sus instalaciones.

7. Seguimiento de visitantes

Vizito puede trabajar en tándem con su ACS para realizar un seguimiento de los movimientos de los visitantes dentro de las instalaciones, proporcionando datos en tiempo real sobre la ubicación de los visitantes y la duración de su visita. Esta información puede utilizarse para análisis de seguridad, auditorías y cumplimiento de normativas.

8. Salida y revocación del acceso

Cuando el visitante está listo para abandonar las instalaciones, puede utilizar Vizito para salir. Este proceso se comunica con el ACS para revocar los permisos de acceso del visitante, asegurando que no pueda volver a entrar en la instalación sin la autorización adecuada.

Al integrar Vizito con su ACS, puede agilizar el proceso de gestión de visitantes, mejorar la seguridad y ofrecer una experiencia fluida a sus visitantes. Para descubrir cómo Vizito puede mejorar la seguridad en sus instalaciones, puede probar el sistema durante 14 días de prueba.

Integración de CCTV con control de acceso

Para añadir otra capa de protección a su solución de seguridad integrada, también puede integrar cámaras de CCTV en su sistema.

Ventajas de integrar CCTV

Integrar un circuito cerrado de televisión (CCTV) con sistemas de control de acceso mejora la seguridad general de sus instalaciones. La combinación de estos sistemas proporciona supervisión y grabación en tiempo real de los puntos de acceso, lo que le permite identificar posibles amenazas y responder rápidamente a los incidentes de seguridad.

Cómo funcionan los CCTV con los sistemas de control de accesos

Las cámaras de CCTV pueden colocarse en los puntos de acceso para supervisar y grabar la entrada y salida de personas. Cuando se integran con un ACS, las cámaras pueden activar eventos basados en acciones de control de acceso, como conceder o denegar el acceso a un visitante. Esta integración ayuda a verificar la identidad de las personas y a garantizar que sólo se permite el acceso al personal autorizado.

Configuración de un sistema integrado de control de accesos

Cuando desee configurar un sistema integrado de control de acceso VMS, deberá seguir varios pasos.

1. 1. Evaluación de las necesidades y requisitos de las instalaciones

Antes de integrar un VMS con un ACS, es crucial evaluar las necesidades y requisitos de sus instalaciones. Determine el nivel de seguridad necesario para su organización, los tipos de visitantes que necesita gestionar y cualquier requisito de cumplimiento específico que deba cumplir.

2. Elegir el hardware y el software de control de acceso adecuados

Seleccionar el hardware y el software de control de acceso adecuados es esencial para la integración satisfactoria de un VMS y un ACS. Asegúrese de elegir un sistema de gestión de visitas que sea compatible con su sistema de control de accesos existente o uno que pueda integrarse fácilmente con un nuevo ACS.

3. Aplicación de políticas y directrices de seguridad

Desarrolle y aplique políticas y directrices de seguridad para la gestión de visitantes y el control de acceso. Estas políticas deben describir los procedimientos de registro de visitantes, entrada y permisos de acceso. Asegurarse de que el personal está formado y familiarizado con estas políticas es fundamental para mantener unas instalaciones seguras.

Ahora volvamos por un momento a la empresa A, como hizo finalmente el cliente de la introducción de este artículo. La empresa A dejó una impresión positiva en el huésped al implantar un proceso de facturación ágil con medidas de seguridad avanzadas, mientras que la empresa B se quedó corta con un enfoque anticuado e inseguro que no sólo puso en peligro la información confidencial de la empresa, sino que además le costó una valiosa oportunidad de negocio.

Como líder empresarial, seguramente desea que su empresa se parezca a la empresa A en lugar de a la empresa B. Al integrar un sistema de gestión de visitantes como Vizito con sistemas de control de acceso, lo conseguirá. Vizito le ayudará a garantizar una experiencia fluida y segura para los visitantes, mejorar la seguridad general de sus instalaciones y crear una impresión positiva y duradera en clientes y socios por igual.

Explore más sobre gestión de visitantes y seguridad en el lugar de trabajo en nuestro blog.

Para hacerse una idea de cómo un moderno sistema de gestión de visitantes puede ayudar a su negocio, pruebe Vizito durante 14 días de prueba. Chatee con nosotros o reserve una demostración para discutir cómo Vizito puede ayudarle a mejorar su recepción.