24 herramientas de gestión ofimática para 2023

En el vertiginoso mundo empresarial actual, mantenerse al día con las tareas, los plazos y las citas puede ser un verdadero reto. Pero con las numerosas herramientas de gestión de oficina a su disposición, agilizar su jornada laboral nunca ha sido tan fácil.

¿Qué es el software de gestión de oficina?

El software de gestión de oficina hace referencia a un conjunto de herramientas y aplicaciones digitales diseñadas para ayudar a las empresas a gestionar diversos aspectos de sus operaciones, como las tareas administrativas, la gestión del flujo de trabajo, la comunicación y la colaboración. Este software suele incluir una serie de funciones, como gestión de documentos, gestión de tareas, integración de correo electrónico, seguimiento de proyectos y herramientas de comunicación en equipo.

El software de gestión de oficina puede utilizarse para agilizar y automatizar tareas administrativas, como programar reuniones, gestionar gastos y procesar facturas. También puede ayudar a los equipos a colaborar de forma más eficaz proporcionándoles una ubicación centralizada para compartir archivos, gestionar proyectos y comunicarse en equipo.

Visión general de las herramientas de gestión ofimática:

• Herramientas para la gestión de proyectos
• Herramientas de gestión y almacenamiento de archivos
• Herramientas de comunicación y reuniones
• Herramientas de calendario y planificación
• Herramientas de contabilidad y gestión financiera
• Herramientas para la gestión de gastos
• Herramientas de marketing y gestión de la relación con los clientes (CRM)
• Herramientas para la gestión de instalaciones
• Herramientas para la gestión del tiempo
• Herramientas para la gestión de redes sociales
• Herramientas de automatización

Desde la gestión de proyectos al almacenamiento de archivos, pasando por la gestión del correo electrónico o la contabilidad, existe una herramienta para cada aspecto de la gestión de una empresa. Pero con tantas opciones, puede ser difícil saber por dónde empezar. ¿Qué herramientas te facilitan el trabajo? ¿Y en cuáles no merece la pena gastarse el dinero?

Por eso hemos rastreado el mercado y seleccionado las 24 mejores herramientas de gestión de oficina para 2023. Estas herramientas simplificarán tu trabajo y llevarán tu productividad al siguiente nivel. ¿Estás listo para tomar el control de tu jornada laboral?

Nuestras 24 herramientas de gestión de oficina favoritas para 2023

Software de gestión de proyectos

Estas herramientas le ayudan a realizar un seguimiento de las tareas, los plazos y los recursos, y a garantizar que los proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto.

1. Trello

Trello es una popular herramienta de gestión de proyectos que utiliza un sistema basado en tarjetas para organizar y priorizar las tareas. Intuitiva y fácil de usar, es una gran opción para los equipos que se inician en el software de gestión de proyectos.

2. Asana

Asana es una completa herramienta de gestión de proyectos que ofrece una amplia gama de funciones, como la gestión de tareas, la colaboración en equipo y el seguimiento de proyectos. Es ideal para equipos que necesitan un alto nivel de personalización y control sobre sus proyectos.

3. Monday.com

Monday.com es una herramienta visual de gestión de proyectos que utiliza una interfaz de arrastrar y soltar para ayudar a los usuarios a gestionar tareas y plazos. Es altamente personalizable y ofrece una amplia gama de integraciones, por lo que es una gran opción para los equipos que utilizan múltiples herramientas.

4. Flipsnack

Flipsnack es un versátil creador de presentaciones en línea y herramienta de colaboración de contenidos que permite a los usuarios crear presentaciones visualmente impresionantes.

Con su interfaz intuitiva y su amplia gama de plantillas, los usuarios pueden diseñar fácilmente presentaciones de aspecto profesional que cautiven a su público. Flipsnack también ofrece funciones de colaboración, que permiten a varios miembros de un equipo comunicarse directamente en los documentos en los que están trabajando juntos. Además, cuando varios equipos trabajan en el mismo documento, el propietario puede hacer un seguimiento de la edición en tiempo real. Puede ver qué compañero trabaja en qué documento en cada momento y evitar que se anule su contenido. Esto lo hace ideal para proyectos en grupo o trabajo en equipo a distancia.

Ya sea añadiendo elementos interactivos, incrustando contenido multimedia o compartiendo presentaciones de forma segura, Flipsnack ofrece un completo conjunto de herramientas para agilizar el proceso de creación y colaboración en las presentaciones.

Software de gestión y almacenamiento de archivos

Estas herramientas le ayudan a almacenar, organizar y compartir archivos y documentos electrónicamente.

5. Notion

Notion es una potente aplicación todo en uno para organizar y gestionar información, tomar notas, gestionar proyectos y mucho más. Es una herramienta versátil que ofrece diversas funciones, como tablones, calendarios y listas de tareas, que pueden personalizarse para satisfacer las necesidades de distintos usuarios y equipos. Notion también ofrece una variedad de integraciones con otras aplicaciones, como Google Drive, Trello y Slack.

6. Google Drive

Google Drive forma parte de la familia G Suite de Google. Es una herramienta de colaboración y almacenamiento de archivos basada en la nube que permite a los usuarios almacenar, compartir y colaborar en archivos desde cualquier lugar. Se utiliza para crear, almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y mucho más.

Software de comunicación y reuniones

Este software permite a los equipos conectarse y colaborar a distancia. Incluye funciones como mensajería instantánea, videoconferencia y audioconferencia, pantalla compartida y uso compartido de archivos.

7. Slack

Slack es una plataforma de mensajería y colaboración que permite a los equipos comunicarse en tiempo real, compartir archivos e integrarse con otras aplicaciones.

8. Equipos

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración que ofrece videoconferencias, mensajería instantánea, uso compartido de archivos e integración con otras aplicaciones de Microsoft Office.

9. Meet

Google Meet es una plataforma de videoconferencia que ofrece audio y vídeo de alta calidad, pantalla compartida e integración con otras aplicaciones de Google.

Software de calendario y programación

Te ayuda a gestionar citas, reuniones y otros eventos, y a asegurarte de que todo el mundo conoce sus horarios.

10. Google Calendar

Google Calendar es una popular herramienta de calendario y programación que te permite gestionar tu agenda, eventos y citas en un solo lugar. Es gratuito y se integra perfectamente con otras herramientas de Google, como Gmail y Google Meet.

11. Bookafy

Bookafy es un software de planificación que te ayuda a gestionar tus citas y reservas, incluidas las reuniones con clientes. Ofrece una variedad de características que pueden agilizar el proceso de programación, incluyendo la programación de citas en línea, sincronización de calendarios, recordatorios automáticos y reglas de programación personalizadas.

Software de contabilidad y gestión financiera

Estas herramientas le ayudan a llevar un control de sus finanzas, gestionar facturas y preparar informes financieros.

12. QuickBooks

Quickbooks es un software de contabilidad muy utilizado entre las pequeñas y medianas empresas. Está diseñado para gestionar transacciones financieras, incluyendo facturación, contabilidad, nóminas y preparación de impuestos.

13. Facturado

Compilar facturas lleva sólo unos segundos con Invoiced, un software que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos de facturación y pagos. Ofrece funciones como facturación en línea, procesamiento de pagos y recordatorios automáticos.

Software de gestión de gastos

14. Expensify

Expensify es una popular herramienta basada en la nube para enviar informes de gastos, realizar un seguimiento de los reembolsos y gestionar las políticas de gastos.

Software de marketing y gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Le ayuda a gestionar las interacciones con los clientes y a realizar un seguimiento de la información y el historial de los clientes.

15. Pipedrive

Pipedrive es una herramienta CRM de ventas diseñada para ayudar a los equipos de ventas a gestionar sus procesos de ventas de forma más eficaz. Ofrece funciones como la previsión de ventas, canales de ventas personalizables e informes de ventas.

16. Mailchimp

Mailchimp es una plataforma de automatización del marketing y marketing por correo electrónico que ayuda a las empresas a comunicarse con su público, gestionar los datos de sus clientes y hacer crecer su marca. Ofrece una gama de herramientas que incluyen el marketing por correo electrónico y la información sobre la audiencia.

17. Freshdesk

Freshdesk es un software de atención al cliente basado en la nube que ayuda a las empresas a gestionar sus operaciones de atención al cliente. Ofrece funciones como la gestión de tickets, la gestión de la base de conocimientos y la gestión de las opiniones de los clientes.

Software de gestión de instalaciones

Este software le ayuda a gestionar y optimizar su lugar de trabajo físico, equipos y otros activos. Proporciona una plataforma para gestionar diversas tareas relacionadas con el mantenimiento, el funcionamiento y la utilización de sus instalaciones.

18. Vizito

Vizito es un sistema de gestión de visitantes flexible basado en la nube para registrar la entrada, la salida y el seguimiento de sus visitantes. Con Vizito, puedes gestionar fácilmente la información de los visitantes, imprimir insignias, configurar notificaciones automáticas y crear flujos de trabajo de registro personalizados.

Vizito puede ayudarle a agilizar su recepción y mejorar la seguridad de su edificio. Para saber más sobre cómo puede ayudarte nuestro sistema de gestión de visitas, prueba Vizito durante 14 días de prueba.

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19. Meetio

Meetio es un software de gestión de salas de reuniones basado en la nube que ayuda a las empresas a gestionar sus salas de reuniones, mesas y recursos. Ofrece una serie de herramientas que incluyen la reserva de salas, la programación de salas, la reserva de mesas y la gestión de recursos.

Software de cronometraje

20. Toggl

Toggl es una popular herramienta de control del tiempo que ofrece una interfaz sencilla e intuitiva y diversas funciones, como informes detallados e integración con otras aplicaciones.

Software de gestión de redes sociales

Estas herramientas te ayudan a gestionar y optimizar tus cuentas y campañas en las redes sociales.

21. Feedhive

Feedhive es una plataforma de gestión y automatización de redes sociales que ayuda a las empresas a conservar y compartir contenidos en múltiples plataformas de redes sociales y a aumentar su presencia en ellas. Ofrece funciones como curación de contenidos, programación de contenidos, escucha social, análisis e informes.

22. Buffer

Buffer es una popular plataforma de gestión de redes sociales que permite programar, publicar y analizar publicaciones en redes sociales a través de múltiples plataformas. Ofrece funciones como creación de contenidos, programación de contenidos, análisis de redes sociales y colaboración en equipo.

Software de automatización

Te ayuda a automatizar tareas repetitivas y flujos de trabajo conectando distintas aplicaciones y servicios web. Algunos ejemplos de lo que estas aplicaciones pueden hacer por ti: añadir automáticamente nuevos archivos adjuntos de correo electrónico a Google Drive o Dropbox; guardar automáticamente cualquier foto nueva en la que te etiqueten en Facebook; o enviarte una notificación cuando la previsión meteorológica anuncie lluvia.

23. IFTTT

IFTTT (If This Then That) funciona mediante la creación de “applets” que desencadenan acciones en una aplicación basándose en eventos específicos o desencadenantes en otra. IFTTT es compatible con más de 700 aplicaciones y servicios web diferentes, como plataformas de redes sociales, herramientas de productividad, dispositivos domésticos inteligentes y mucho más. Los usuarios pueden crear sus propios applets personalizados o explorar los ya creados en la aplicación IFTTT o en su sitio web.

24. Zapier

Zapier funciona mediante la creación de “zaps”, que son flujos de trabajo automatizados que conectan diferentes apps y realizan un conjunto de acciones desencadenadas por un evento o disparador específico. Es compatible con más de 5.000 aplicaciones web, incluidas herramientas populares como Gmail, Trello, Slack y Google Drive.

¿Por qué necesita un software de gestión de oficina?

Hay varias razones por las que una empresa puede necesitar un software de gestión de oficina.

• Para agilizar las tareas administrativas. El software de gestión de oficina puede ayudar a automatizar las tareas administrativas, como programar reuniones, gestionar gastos y procesar facturas. Esto puede ahorrar tiempo y reducir los errores que pueden producirse cuando estas tareas se realizan manualmente.
• Mejorar la colaboración. El software de gestión de oficina proporciona una ubicación centralizada para compartir archivos, gestionar proyectos y comunicarse en equipo. Esto puede ayudar a los equipos a colaborar más eficazmente y a mantenerse organizados, especialmente cuando trabajan a distancia.
• Para mejorar la productividad. Al automatizar las tareas y proporcionar herramientas para la colaboración, el software de gestión de oficina puede ayudar a los equipos a ser más productivos y eficientes. Esto puede acelerar la finalización de los proyectos y mejorar el rendimiento general.
• Para aumentar la transparencia. Con el software de gestión de oficina, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a la información del proyecto, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse entre sí. Esto puede ayudar a aumentar la transparencia y garantizar que todos estén en la misma página.
• Para acceder a análisis y datos. Muchas soluciones de software de gestión de oficina proporcionan herramientas de análisis e informes, que pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de su rendimiento e identificar áreas de mejora.

Por supuesto, existen en el mercado muchas más herramientas buenas y eficaces que las que hemos destacado en este artículo. Elegir la más adecuada para su negocio dependerá de sus necesidades específicas, presupuesto y tamaño de la empresa. Sin embargo, con esta lista esperamos proporcionarle un punto de partida que le ayude a explorar las mejores opciones disponibles. e.

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