Las 9 habilidades imprescindibles del Facility Manager para 2025

En el entorno empresarial actual, en rápida evolución, los facility managers desempeñan un papel crucial no solo en el mantenimiento y la supervisión de los espacios físicos de una empresa, sino también en la adaptación a las exigencias de la era digital y el desarrollo sostenible. Son los héroes anónimos que garantizan que todo funcione a la perfección, crean entornos de trabajo óptimos y sientan las bases de una plantilla productiva.

Sin embargo, el papel de un facility manager dista mucho de ser sencillo. El trabajo requiere una combinación de conocimientos técnicos y habilidades interpersonales. A medida que el sector evoluciona, también lo hacen las competencias necesarias. La pandemia de COVID puso de manifiesto la necesidad de que los gestores de instalaciones sean adaptables, tengan visión de futuro y estén preparados para afrontar retos inesperados. Los avances tecnológicos, como el auge de la inteligencia artificial (IA) y los sistemas de edificios inteligentes, están reconfigurando continuamente el modo en que se gestionan las instalaciones, lo que aumenta aún más la demanda de que los facility managers se mantengan ágiles y conocedores de la tecnología.

Estas son 9 habilidades y competencias clave que todo facility manager necesita para tener éxito en su puesto:

• Dirección y gestión de equipos
• Habilidades de comunicación
• Habilidades organizativas
• Gestión financiera y sostenible
• Competencias tecnológicas y análisis de datos
• Gestión de seguridad y riesgos
• Resolución de problemas y gestión de crisis
• Trabajo flexible y gestión híbrida de oficinas
• Conocimientos legislativos

En este artículo también trataremos los siguientes temas:

• Tendencias en la gestión de instalaciones
• ¿Cómo debe ser un buen gestor de instalaciones?
• ¿Cuáles son las principales funciones de un facility manager?
• Consejos para la gestión de instalaciones

Habilidades de Facility Manager

La gestión de instalaciones ha evolucionado rápidamente en los últimos años y, hoy en día, el papel de un gestor de instalaciones va mucho más allá del simple mantenimiento de un edificio. Ahora desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento eficiente de una organización. Tanto si desea hacer carrera en el sector de la gestión de instalaciones como si desea contratar a alguien para esta función, estas competencias son cruciales para el éxito:

1. Dirección y gestión de equipos

Una gestión eficaz de las instalaciones empieza por un liderazgo excelente. Como líderes naturales, los facility managers deben estar motivados, ser dignos de confianza y compasivos. Por encima de todo, deben ser capaces de inspirar a su equipo para que se esfuerce por alcanzar la excelencia. Una visión clara de la dirección del equipo y un ejemplo positivo a seguir son componentes clave de un liderazgo de éxito. Y lo que es más importante, deben ser expertos en resolución de conflictos, delegación de trabajo y comunicación, lo que nos lleva al siguiente punto.

2. Habilidades de comunicación

Los gestores de instalaciones interactúan a diario con una gran variedad de personas, desde personal de mantenimiento y visitantes hasta altos directivos y proveedores. Por ello, deben ser capaces de comunicarse eficazmente y gestionar con eficiencia cualquier preocupación o queja. Escuchar también es un aspecto crucial de la comunicación. Prestar atención a las palabras de los demás les permite abordar los problemas con rapidez y eficacia.

3. Habilidades organizativas

La capacidad de organización es fundamental para los gestores de instalaciones. Tienen que planificar las actividades de mantenimiento, aplicar procedimientos y estar al día de las distintas tareas. Desde gestionar las solicitudes de mantenimiento hasta gestionar el inventario y programar las reparaciones, un buen gestor de instalaciones tiene que estar al tanto de todo. Priorizar las tareas y equilibrar los recursos es crucial para mantener un flujo fluido de operaciones.

4. Gestión financiera y sostenible

A medida que nos adentramos en una era de mayor conciencia medioambiental, los gestores de instalaciones deben equilibrar la supervisión financiera con un fuerte impulso hacia la sostenibilidad. Esto implica gestionar los presupuestos, controlar los costes y asignar los recursos de forma eficiente. Al mismo tiempo, las iniciativas sostenibles, como dejar de utilizar papel o implantar un programa de reciclaje, pueden suponer a menudo un importante ahorro de costes con el tiempo.

¿Quieres aprender consejos para que tu lugar de trabajo sea sostenible? Lea la entrada de nuestro blog sobre 9 iniciativas para una oficina respetuosa con el medio ambiente.

5. Competencias tecnológicas y análisis de datos

Con la continua evolución de la tecnología, se espera que los gestores de instalaciones se mantengan a la vanguardia. Es necesario invertir en soluciones de vanguardia que mejoren la eficiencia de los edificios. Una tendencia que está ganando terreno es el uso de datos para tomar decisiones sobre el funcionamiento de los edificios.

Gracias a herramientas tecnológicas modernas como los sistemas de gestión de visitantes, los gestores de edificios pueden conocer mejor cómo se utilizan sus espacios. Estos datos les permiten tomar decisiones informadas que optimizan la utilización del espacio, reducen el consumo de energía y mejoran la eficiencia general del lugar de trabajo.

6. Gestión de seguridad y riesgos

Garantizar la salud y la seguridad de visitantes y empleados en el lugar de trabajo es una de las principales responsabilidades de un gestor de instalaciones. Deben gestionar una amplia gama de tareas para maximizar la seguridad, como mantener los sistemas operativos, identificar y gestionar los peligros, planificar las interrupciones y mantener actualizada la documentación de los procedimientos de seguridad. Una gestión eficaz de los riesgos va más allá del mero cumplimiento de la normativa: requiere estrategias proactivas para mitigar los peligros potenciales y garantizar un entorno seguro para todos.

¿Está su empresa preparada para emergencias? Lea nuestro artículo sobre 7 elementos clave de un plan de preparación para emergencias en el lugar de trabajo

7. Resolución de problemas y gestión de crisis

El pensamiento crítico y la resolución de problemas son algunas de las habilidades más importantes que puede poseer un gestor de instalaciones. Los gestores de instalaciones se enfrentan con frecuencia a problemas imprevistos y deben aplicar una gran capacidad de resolución de problemas para resolverlos con eficacia. Este proceso implica identificar la naturaleza del problema, recopilar información relevante, desarrollar una estrategia y poner a prueba la solución. En situaciones de crisis, estas habilidades son esenciales para gestionar las emergencias, minimizar las interrupciones y garantizar que las operaciones continúen sin problemas.

8. Trabajo flexible y gestión híbrida de oficinas

A medida que el lugar de trabajo sigue evolucionando, los gestores de instalaciones deben adaptarse a la creciente demanda de modalidades de trabajo flexibles y configuraciones de oficina híbridas. Cada vez hay más empleados que trabajan a distancia o que dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, por lo que la gestión de un espacio de trabajo flexible se ha convertido en un reto clave.

Los gestores de instalaciones tienen ahora la tarea de crear entornos que permitan tanto el trabajo en la oficina como el trabajo a distancia, garantizando que los espacios se utilicen de forma eficiente, que la tecnología esté actualizada y que los empleados puedan pasar fácilmente de un lugar a otro. Esto también incluye la aplicación de políticas y sistemas que fomenten la colaboración, la productividad y el bienestar de los empleados, independientemente del lugar desde el que trabajen. Gestionar una oficina híbrida requiere comprender la optimización del espacio físico y digital para fomentar una experiencia de trabajo fluida y flexible.

9. Conocimientos legislativos

Un buen conocimiento de la legislación pertinente es esencial para que los gestores de instalaciones garanticen el cumplimiento de las leyes y normativas que afectan al lugar de trabajo. Esto incluye estar al día de las normativas de salud y seguridad, leyes medioambientales, normas laborales y códigos de construcción. Los gestores de instalaciones deben asegurarse de que todos los aspectos de las instalaciones cumplen los requisitos legales, desde la accesibilidad y la seguridad hasta la gestión de residuos y el uso de la energía.

Tendencias en la gestión de instalaciones

Los edificios de oficinas de hoy en día tienen un aspecto muy diferente del que tenían, por ejemplo, hace 10 años. Por ello, el mundo del facility management está cambiando rápidamente. Estas son algunas de las tendencias clave que están reconfigurando el sector:

Edificios inteligentes e integración de IoT

Los edificios inteligentes están revolucionando la gestión de las instalaciones al integrar dispositivos de Internet de las Cosas (IoT) para recopilar datos en tiempo real. Desde termostatos inteligentes que optimizan el uso de la energía hasta sensores que controlan la calidad del aire, el IoT permite a los gestores de instalaciones tomar decisiones basadas en datos que mejoran la eficiencia, reducen los costes y aumentan la comodidad de los empleados. Esta tecnología también ofrece la posibilidad de supervisar y controlar a distancia los sistemas de los edificios, lo que agiliza aún más las operaciones y aumenta la capacidad de respuesta.

Trabajo flexible

El aumento del trabajo a distancia e híbrido ha tenido un impacto significativo en la gestión de instalaciones. A medida que las empresas adoptan modalidades de trabajo más flexibles, los gestores de instalaciones deben adaptar sus estrategias para dar cabida a la fluctuación de la ocupación de las oficinas y a la necesidad de espacios adaptables. Esto puede implicar el rediseño de los espacios de trabajo, la optimización de la utilización del espacio y la garantía de que la infraestructura tecnológica se adapte perfectamente tanto a los trabajadores que trabajan en la oficina como a los que lo hacen a distancia.

ESG (Environmental, Social & Governance)

A medida que las empresas se centran más en la sostenibilidad y la responsabilidad corporativa, las iniciativas ESG adquieren cada vez más importancia en la gestión de instalaciones. Los gestores de instalaciones tienen ahora la tarea de reducir el impacto medioambiental, garantizar la responsabilidad social en el lugar de trabajo y ajustarse a las normas de gobernanza. Esto incluye aplicar soluciones energéticamente eficientes, promover la diversidad y la inclusión en el lugar de trabajo y garantizar que se siguen prácticas empresariales éticas en las operaciones de las instalaciones.

Inteligencia artificial y automatización

La IA y la automatización están cambiando la forma de gestionar las instalaciones. Desde el mantenimiento predictivo impulsado por algoritmos de IA hasta los sistemas automatizados que controlan la iluminación, la calefacción y la refrigeración, estas tecnologías están agilizando las operaciones y mejorando la eficiencia. Los sistemas basados en IA pueden analizar grandes cantidades de datos para predecir fallos en los equipos, optimizar el uso de la energía e incluso personalizar la experiencia de los ocupantes. La automatización, por su parte, reduce el trabajo manual y ayuda a los gestores de instalaciones a centrarse en la toma de decisiones estratégicas. A medida que estas tecnologías sigan evolucionando, desempeñarán un papel cada vez más importante en la mejora de la eficiencia y la eficacia generales de la gestión de instalaciones.

¿Cómo debe ser un buen gestor de instalaciones?

Un buen gestor de instalaciones debe poseer toda una serie de competencias, desde conocimientos técnicos hasta capacidad de liderazgo, para desempeñar con éxito su función. Los gestores de instalaciones son responsables de algo más que del mantenimiento básico de los edificios. Garantizan la seguridad de los ocupantes y que todos los sistemas del edificio funcionen con eficiencia y eficacia.

Para cumplir su función, deben tener excelentes dotes de comunicación, organización y resolución de problemas. Los gestores de instalaciones del mundo moderno deben tener en cuenta las medidas de seguridad y centrarse en la sostenibilidad. También son competentes en la dirección y gestión de equipos y muestran atención al detalle, manteniendo al mismo tiempo una perspectiva amplia. Otras habilidades esenciales del gestor de instalaciones son la adaptabilidad, la gestión del tiempo y la conciencia comercial.

¿Cuáles son las principales funciones de un facility manager?

En lo que respecta a sus funciones clave o responsabilidades principales, los facility managers se encargan de garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura de una organización, cumplir los requisitos legales y mantener las normas de salud y seguridad. Operan en diversas funciones empresariales, tanto a nivel estratégico como operativo.

Sus responsabilidades pueden incluir:

• mantenimiento de edificios

• gestión de contratos

• salud y seguridad medioambiental

• seguridad en el lugar de trabajo

• planificación del mantenimiento de las instalaciones

• seguridad de los empleados y de las instalaciones

• gestión del espacio

Consejos para la gestión de instalaciones

La gestión de instalaciones se centra ahora en la eficiencia, la productividad, la sostenibilidad y el aprovechamiento de tecnologías avanzadas. Estos son algunos consejos que los gestores de instalaciones pueden utilizar para mantenerse en la cima:

Permanezca atento a la normativa gubernamental.

Es necesario cumplir las normativas impuestas a nivel federal, estatal y local. Estas normativas pueden referirse a la seguridad de los edificios, las normas medioambientales o las emisiones de carbono. Conocer y estar al día de estas normativas puede evitar posibles problemas legales y de cumplimiento, garantizando el buen funcionamiento de las instalaciones.

Manténgase al día de las últimas tecnologías y tendencias en instalaciones.

La tecnología, especialmente IoT y las operaciones basadas en datos, está impulsando la innovación y la mejora del rendimiento en el sector de la gestión de instalaciones. Una tendencia notable son los modelos de trabajo híbridos a los que se están adaptando ya todas las empresas.

Optimizar los espacios físicos

El impacto de la pandemia ha obligado a muchas organizaciones a replantearse sus espacios de oficina. Los gestores de instalaciones deben optimizar los espacios físicos para dar cabida a nuevas formas de trabajo, como el trabajo a distancia y las necesidades de colaboración. Esto mejorará las operaciones y mejorará la satisfacción de los empleados.

Conclusión

El papel de un facility manager es polifacético y requiere una combinación de conocimientos técnicos, pensamiento estratégico y habilidades interpersonales. A medida que las empresas sigan adoptando sistemas de trabajo flexibles, oficinas híbridas e iniciativas de sostenibilidad, la demanda de facility managers cualificados no hará sino crecer. Manteniéndose informados, adaptables y proactivos, los facility managers pueden ayudar a dar forma al futuro del lugar de trabajo.

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