Adaptación de los sistemas de gestión de visitas a la mano de obra híbrida y remota

En un mundo cada vez más digitalizado, los espacios de trabajo ya no se limitan a cuatro paredes. A medida que la pandemia nos empujaba a redefinir lo “normal”, empresas de todo el mundo han adoptado con entusiasmo el modelo de personal híbrido y remoto.

Un paradigma significativo en este cambio es el sistema de gestión de visitantes (VMS), que ha ido más allá de las simples entradas y salidas. Pero el camino hacia la transformación no está exento de baches.

Este artículo profundiza en el núcleo de las últimas tecnologías, herramientas y mejores prácticas para garantizar una integración perfecta de los sistemas de gestión de visitas en el entorno de trabajo híbrido y remoto.

Entender las plantillas híbridas y remotas

Los trabajadores a distancia operan totalmente fuera de un entorno de oficina tradicional. Estos empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, ya sea su casa, una cafetería o en cualquier parte del mundo. Este modelo ofrece una flexibilidad considerable, lo que se traduce en un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal y, a menudo, en una mayor productividad. Es fundamental que las empresas adapten sistemas, como la gestión de visitas, para atender eficazmente a esta nueva forma de trabajar.

Por otra parte, un estudio muestra que el 83% de los trabajadores prefiere un modelo de trabajo híbrido, lo que pone de relieve la popularidad de este método. La mano de obra híbrida es un tipo de modelo de trabajo que combina el trabajo tradicional en la oficina y el trabajo a distancia. Una de las principales ventajas del modelo híbrido es que da a los empleados una sensación de autonomía y control sobre su entorno y horario de trabajo.

Por ejemplo, un diseñador gráfico de una agencia de publicidad puede optar por trabajar a distancia algunos días para centrarse en crear diseños sin las distracciones típicas de la oficina. Otros días podría acudir a la oficina para celebrar reuniones de equipo y sesiones colaborativas de intercambio de ideas.

La importancia de adaptar los sistemas de gestión de visitantes

La era digital ha supuesto un cambio radical en el panorama empresarial y ha modificado el funcionamiento de las organizaciones. En medio de esta transición, los sistemas de gestión de visitas han pasado de ser meros libros de registro en papel a convertirse en soluciones integrales de gestión, que ayudan a la funcionalidad de las plantillas modernas. Con un cambio global hacia modelos de trabajo remotos e híbridos, estos sistemas han tenido que adaptarse y asumir nuevas funciones cruciales.

La utilización de software de archivo electrónico ha demostrado ser el primer paso de la evolución de la gestión de visitas tradicional en papel a los sistemas digitales de gestión de visitas. La integración del archivado digital en un VMS ofrece una gestión de visitas y un almacenamiento de datos eficientes, lo que permite a las organizaciones ahorrar espacio, reducir el desorden y conservar los registros de visitas durante más tiempo.

Además, la gestión de documentos digitales dentro de un VMS garantiza la seguridad y el cumplimiento de la normativa. Con encriptación avanzada y controles de acceso específicos para cada usuario, los software de archivo digital pueden ayudar a salvaguardar los datos confidenciales de los visitantes, una preocupación primordial en el panorama actual de ciberamenazas.

Dicho esto, los modernos sistemas de gestión de visitantes están ahora diseñados para mantener la seguridad, agilizar la comunicación, ahorrar tiempo y mejorar la eficacia general mediante la integración con múltiples herramientas digitales.

Veamos algunas de las mejores funciones que ofrecen los VMS modernos.

Características de un sistema moderno de gestión de visitantes

Sistemas de registro digitales: Transición de los tradicionales libros de registro a sistemas digitales. Por ejemplo, los visitantes pueden introducir sus datos en una tableta o quiosco a su llegada al lugar de trabajo. Este método no sólo mejora el proceso de registro, sino que también refuerza la precisión y la seguridad de los datos.

Prerregistro de visitantes: Puede realizarse a través de un portal en línea en el que los visitantes faciliten sus datos antes de llegar, lo que acelera el proceso de registro. El registro previo también facilita la preparación del visitante por parte de la empresa, garantizando que sus reuniones y su espacio de trabajo estén debidamente organizados.

Insignias de visitantes: Introducción de un sistema automatizado para generar insignias de visitantes inmediatamente después del registro. Esto ayuda a identificar y rastrear a los visitantes in situ, mejorando así la seguridad y el cumplimiento de los protocolos de control de acceso.

Notificaciones: Automatice las notificaciones para avisar al personal cuando lleguen sus visitantes. Esto puede hacerse por correo electrónico o mensajes de texto, minimizando los tiempos de espera y mejorando la experiencia del visitante.

Protocolos de salud y seguridad: En el contexto laboral híbrido y pospandémico en curso, incorpore controles de salud y seguridad en su VMS, como cuestionarios de síntomas, dando prioridad a la seguridad tanto de los visitantes como de los empleados.

Análisis de visitantes: Aproveche los datos recopilados para examinar las tendencias y pautas de los visitantes. La información obtenida puede orientarle en la planificación de eventos, la gestión de las horas punta y el refuerzo de las medidas de seguridad.

Integración con herramientas digitales: Un sistema digital de registro de visitantes puede incorporarse sin problemas a otros programas informáticos de su organización. Por ejemplo, explotando herramientas de automatización sin código puede utilizar los datos recogidos en el VMS, ayudándole en la creación de informes a medida, cuadros de mando y herramientas analíticas.

Esta integración proporciona a los gestores de proyectos información valiosa que les permite tomar decisiones con conocimiento de causa, detectar cuellos de botella y optimizar el rendimiento de los proyectos.

Adaptar las funciones del VMS a los distintos tipos de visitantes

En entornos de trabajo híbridos, los sistemas de gestión de visitas son útiles para distintos tipos de visitantes.

Empleados a distancia

Aunque los empleados remotos trabajan principalmente a distancia, pueden realizar visitas ocasionales a la oficina. Un sistema eficaz de gestión de visitas puede adaptarse a estas visitas, garantizando que estos empleados puedan pasar sin problemas de las interacciones remotas a las presenciales. Esto puede implicar la implantación de un proceso de registro racionalizado, un acceso fácil a los recursos necesarios y un espacio de trabajo adecuado para llevar a cabo sus tareas.

Visitantes de terceros

Los visitantes de terceros, como clientes, proveedores o contratistas, requieren una gestión cuidadosa. Añadiendo una función de código QR, el proceso de registro de estos visitantes puede agilizarse y simplificarse. Pueden escanear el código QR, introducir la información necesaria y ser dirigidos a su punto de contacto dentro de la organización. ¿Y lo mejor? Esta función está incluida en soluciones digitales de gestión de visitantes.

Este sistema puede incluso programarse para enviar notificaciones sobre su llegada al personal pertinente, garantizando que estos visitantes sean recibidos con prontitud y profesionalidad. Esto permite una comunicación fluida y garantiza una experiencia excepcional para estos visitantes.

Centrarse en las implicaciones jurídicas y de seguridad

La implantación de un sistema de gestión de visitas para una plantilla híbrida conlleva varias implicaciones legales y de seguridad. Una de las principales preocupaciones es la privacidad asociada al registro digital. Un VMS recopila y almacena información personal de los visitantes, que puede incluir su nombre, datos de contacto, información de la empresa e incluso fotografías.

Por lo tanto, las organizaciones deben ser especialmente cautelosas sobre cómo se gestionan estos datos. Deben informar a los visitantes sobre la recopilación de datos y su finalidad y garantizar que los datos se almacenan de forma segura, no se comparten sin consentimiento y se eliminan cuando ya no son necesarios, en consonancia con normativas sobre privacidad de datos como el GDPR.

La cuestión de la seguridad de los datos de los visitantes virtuales es otro aspecto crucial. Las visitas virtuales, cada vez más habituales en el modelo de trabajo híbrido, implican el intercambio de información a través de canales digitales. Hay que garantizar que estas interacciones digitales sean seguras y estén libres de ciberamenazas. Para mantener esta seguridad son esenciales un cifrado robusto de los datos y herramientas de conferencia seguras.

Por último, las empresas deben cumplir la normativa local e internacional al implantar un SGV. Esto podría implicar leyes relacionadas con la protección de datos, la salud y la seguridad, y la lucha contra la discriminación. Por lo tanto, es aconsejable buscar asesoramiento jurídico a la hora de diseñar e implantar un SGV para garantizar su pleno cumplimiento.

Aplicación práctica: Sistemas de gestión de visitantes en diferentes industrias

Plantas de fabricación

Para las plantas de fabricación que necesitan coordinar a una gran variedad de trabajadores, contratistas y visitantes, un VMS puede suponer un cambio radical. Estas instalaciones suelen recibir a diario a un gran número de personas que entran y salen de sus instalaciones, lo que aumenta la necesidad de una gestión eficaz de las visitas.

Los sistemas digitales de gestión de visitantes permitirían a las plantas de fabricación realizar un seguimiento y control eficaces de todas las personas que entran en las instalaciones, garantizando así la seguridad. Los datos de contratistas y visitantes, incluidos sus datos de contacto, el motivo de la visita y su duración, pueden registrarse digitalmente, lo que reduce el rastro de papel y la carga administrativa.

Además, en caso de emergencia, como incendios o fugas de productos químicos, un sistema de gestión de vehículos robusto proporcionaría información precisa e instantánea sobre todas las personas presentes en el lugar, lo que es fundamental para los planes de evacuación y las respuestas de emergencia.

Además, un sistema avanzado de gestión de visitantes puede integrarse con los requisitos de cumplimiento específicos de la industria manufacturera. Por ejemplo, se puede pedir a los visitantes que firmen digitalmente los protocolos de seguridad o que asistan a sesiones informativas sobre seguridad en el momento de registrarse, para asegurarse de que son conscientes de los riesgos del lugar y de sus responsabilidades.

Hospitales

El sector sanitario, en particular los hospitales, también pueden beneficiarse significativamente de la implantación de un VMS. Dada la sensibilidad y confidencialidad que rodea a la información de los pacientes y la necesidad de un estricto control de las infecciones, la gestión de las visitas resulta crucial en un entorno hospitalario.

Una solución digital de registro de visitantes podría ayudar a los hospitales a supervisar y controlar eficazmente el flujo de visitantes, reduciendo así el hacinamiento y los posibles riesgos de infección. Los hospitales pueden aplicar medidas como el registro previo de visitantes, la programación de horarios de visita, la limitación del número de visitantes por paciente y la creación de zonas en las que se permitan las visitas.

Los hospitales suelen recibir visitas de diversos profesionales, como representantes farmacéuticos, proveedores de equipos, contratistas y estudiantes de medicina. Un VMS proporcionaría un registro transparente de estos visitantes, incluido el motivo de su visita y los departamentos visitados, garantizando así un mayor nivel de seguridad y responsabilidad.

Además, un VMS con una función de registro sin contacto podría minimizar los riesgos de infección por contacto. También puede personalizarse para detectar síntomas o el estado de vacunación de los visitantes, en consonancia con los protocolos de control de infecciones del hospital.

Agencias de marketing

En un entorno de trabajo híbrido y remoto, la gestión de proyectos y el equilibrio de la carga de trabajo desempeñan un papel fundamental para las agencias de marketing. Proporciona estructura, garantizando que las tareas se completen a tiempo y que los miembros del equipo estén coordinados. Esto incluye aprovechar las herramientas de gestión de proyectos para organizar las tareas de los empleados y hacer un seguimiento de los progresos.

En este contexto, la sinergia entre las soluciones de gestión de visitas y las herramientas de gestión de proyectos es especialmente valiosa. Pensemos, por ejemplo, en una agencia de marketing que recibe a un cliente para una reunión de lanzamiento de un proyecto. Las herramientas de gestión de proyectos pueden agilizar el flujo de trabajo de la agencia asignando tareas como la preparación del orden del día de la reunión, la recopilación de datos relevantes, el establecimiento de plazos y la asignación de un presentador. Por otro lado, el VMS sincronizado con la herramienta de gestión de proyectos puede facilitar el registro previo de la visita del cliente, informando así a los miembros pertinentes del equipo de la reunión programada.

Cómo hacer crecer una agencia de marketing digital es una consideración importante para las agencias de marketing que quieren ampliar sus servicios y su base de clientes. Tras la reunión, cualquier comentario o nuevo requisito del cliente puede actualizarse en la herramienta de gestión de proyectos en tiempo real. Esto no solo garantiza un flujo de trabajo sistemático, sino que mantiene a todos los miembros del equipo en sintonía, lo que impulsa la productividad y mejora los resultados del proyecto.

Los modernos sistemas de gestión de visitas mejoran el modelo de trabajo híbrido

A medida que nos adentramos en la era digital, la transformación de los sistemas de gestión de vehículos para dar cabida a fuerzas de trabajo híbridas y remotas ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad. El cambio de los espacios de oficina tradicionales a modelos de trabajo flexibles ha planteado un conjunto único de retos, pero también una gran cantidad de oportunidades.

En este artículo, hemos explorado la importancia de adaptar las soluciones de gestión de visitas al nuevo paradigma laboral, profundizando en las características que hacen que un VMS sea eficaz y en la importancia de adaptar estos sistemas a los distintos tipos de visitantes.

Aprovechando el poder de la tecnología y las innovadoras funciones digitales de gestión de visitas, las empresas pueden garantizar una transición fluida, mejorar la eficacia operativa y mantener un entorno de trabajo seguro y productivo. El futuro es flexible y, con un sistema de gestión de visitas adaptable, su empresa también puede serlo.

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