GDPR y gestión de visitantes: Guía práctica

El GDPR (Reglamento General de Proteccion de Datos) exige que las empresas recopilen, procesen y almacenen los datos personales de sus visitantes de forma legal y segura. Tanto si usa un registro en papel como un sistema digital, el cumplimiento del GDPR es obligatorio. Esta guia practica explica que es el GDPR, por que afecta a la gestion de visitantes y como asegurar el cumplimiento.

En este articulo:

• ¿Que es el GDPR?
• ¿Por que se creo?
• ¿Afecta a empresas fuera de la UE?
• ¿Que ocurre si no se cumple?
• ¿Por que es importante para la gestion de visitantes?
• ¿Un registro en papel cumple el GDPR?
• ¿Como asegurar el cumplimiento de su sistema?

Que es el GDPR

El Reglamento General de Proteccion de Datos (GDPR) es la ley de privacidad mas estricta del mundo. Otorga a las personas mayor control sobre sus datos personales y se aplica a cualquier organizacion que procese datos de personas en la Union Europea, independientemente de donde este ubicada la empresa.

Los 7 principios del GDPR

Derechos de las personas bajo el GDPR

• Derecho al olvido: solicitar la eliminacion de sus datos
• Derecho de acceso: saber que datos se tienen y como se usan
• Derecho de portabilidad: transferir datos entre servicios
• Derecho de oposicion: rechazar el uso de datos para ciertos fines (como marketing)
• Derecho a notificacion: ser informado en caso de violacion de datos

Por que se creo el GDPR

El GDPR se introdujo como respuesta a las crecientes preocupaciones sobre como las organizaciones recopilan, usan y almacenan datos personales. Con la expansion de Internet y las tecnologias digitales, existia una enorme cantidad de datos personales en circulacion, con riesgos de uso indebido, violaciones de seguridad y otros incidentes.

El GDPR establece reglas claras y otorga a las personas mayor control sobre sus datos para responder a estas preocupaciones.

El GDPR afecta tambien a empresas fuera de la UE

Estados Unidos no tiene una ley equivalente al GDPR, aunque cuenta con leyes federales y estatales como la CCPA (California). Sin embargo, cualquier empresa en el mundo que procese datos de personas en la UE debe cumplir el GDPR, independientemente de su ubicacion.

Consecuencias del incumplimiento

Las sanciones por no cumplir el GDPR incluyen multas millonarias, ordenes de cesacion del procesamiento y suspension de actividades.

Ejemplos reales de multas:

Por que el GDPR es critico para la gestion de visitantes

Los sistemas de gestion de visitantes recopilan, usan y almacenan datos personales de quienes visitan sus instalaciones. Los requisitos del GDPR mas relevantes son:

• Obtener consentimiento explicito antes de recopilar datos
• Informar claramente sobre como se usaran los datos
• Implementar medidas de proteccion de datos personales
• Garantizar el derecho a acceder, corregir o eliminar datos
• Respetar el derecho a la portabilidad de datos

Leer mas: Como empezar con el registro digital de visitantes en menos de 30 minutos. 5 mitos sobre la gestion digital de visitantes.

Un registro en papel no cumple facilmente el GDPR

Un formulario de registro en papel presenta problemas serios:

• Datos visibles para todos: cualquiera puede ver la informacion de visitantes anteriores
• Dificil personalizacion: no se pueden pedir datos diferentes segun el tipo de visitante
• Falta de transparencia: es complicado informar claramente sobre el uso de datos cuando se recopilan grandes cantidades
• Almacenamiento inseguro: el papel puede ser robado, fotografiado o extraviado
• Eliminacion complicada: borrar datos especificos por solicitud es dificil en registros fisicos

Un sistema electronico de gestion de visitantes permite recopilar y almacenar datos de forma mas segura y transparente.

Leer mas: 7 formas en que los sistemas de gestion de visitas mejoran la seguridad. 7 razones para sustituir el registro en papel.

7 pasos para asegurar que su sistema cumple el GDPR

1. Solicitar el consentimiento

Su sistema de gestion de visitantes debe permitir a los visitantes confirmar que han leido la politica de privacidad y consentir el almacenamiento de sus datos.

2. Informar sobre el uso de los datos

Explique claramente a los visitantes para que se usaran sus datos, con que finalidad y durante cuanto tiempo se almacenaran.

3. Recopilar solo lo necesario

Cree procedimientos especificos por tipo de visitante. Por ejemplo: datos de seguridad para acceso a areas restringidas, pero solo el nombre de la empresa para una entrega.

4. Controlar quien tiene acceso

Implemente control de acceso para que solo el personal autorizado pueda ver los datos de visitantes.

5. Encriptar la informacion

Los sistemas basados en la nube usan bases de datos encriptadas y transferencias HTTPS para proteger contra accesos no autorizados.

6. Respetar los derechos individuales

Los visitantes pueden retirar su consentimiento en cualquier momento. Debe poder eliminar, anonimizar o modificar sus datos a solicitud. Algunos sistemas permiten mantener el registro de la visita eliminando los datos de identificacion.

7. Mantener un registro de las actividades de procesamiento

Documente que datos recopila, para que los usa y con quien los comparte.

Como Vizito garantiza el cumplimiento del GDPR

Vizito incluye funciones especificas para el cumplimiento del GDPR:

• Obtencion del consentimiento de los visitantes durante el registro
• Control de acceso configurable para datos de visitantes
• Diferentes tipos de visitantes con campos personalizados
• Eliminacion automatica programada de informacion
• Almacenamiento seguro en servidores Vizito

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