Gestión de visitantes y preparación para emergencias: Guía completa

A nadie le gusta pensar en incendios, evacuaciones u otras emergencias laborales. Sin embargo, una preparación adecuada es esencial para evitar que pequeños problemas se conviertan en grandes inconvenientes. Por eso, una buena planificación de crisis es indispensable para cualquier organización.

En la seguridad corporativa, la gestión de visitantes a menudo se pasa por alto. Sin embargo, un registro eficiente de visitantes es un recurso que aumenta la seguridad y proporciona una visión clara, especialmente durante situaciones de emergencia. Con un sistema moderno de gestión de visitantes, siempre sabrá exactamente quién está en el edificio y podrá tomar de inmediato las medidas adecuadas en caso de incidente.

En esta guía, explicamos por qué la planificación de emergencias es esencial y detallamos el papel fundamental de la gestión de visitantes. Proporcionamos consejos prácticos y ejemplos inspiradores de la vida real. Así, estará bien preparado para cualquier situación de emergencia y podrá proteger de manera óptima tanto a sus visitantes como a sus empleados.

• ¿Qué es un sistema de gestión de visitantes (VMS)?
• La importancia de los procedimientos de emergencia en las organizaciones
• ¿Cómo contribuye la gestión de visitantes a la preparación ante emergencias?
• Aplicaciones prácticas y casos
• Hoja de ruta: cómo utilizar un VMS en una situación de emergencia
• Características importantes a tener en cuenta en un sistema de registro de visitantes
• Beneficios de Vizito en la preparación y seguridad ante emergencias
• Conclusión
• Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es un sistema de gestión de visitantes (VMS)?

Un sistema de gestión de visitantes o sistema de registro de visitantes es una plataforma digital que permite a las organizaciones registrar, gestionar y rastrear visitantes de forma fácil y eficiente. Los días de listas o libros de registro manuscritos en la recepción han quedado atrás: a menudo son desordenados y ofrecen poca seguridad. Con un VMS, los visitantes pueden registrarse rápidamente a través de una tablet o smartphone. Esto no solo mejora la facilidad de uso, sino que también proporciona mayor seguridad y un mejor control de quién está en el edificio.

¿Cómo funciona?

Los visitantes pueden registrarse en un quiosco de autoservicio o en una tablet. Pueden completar sus datos, tomarse una foto, imprimir una credencial e incluso firmar los documentos requeridos, como un acuerdo de confidencialidad (NDA) o instrucciones de seguridad. Con un sistema moderno como Vizito, los visitantes pueden pre-registrarse, por lo que solo necesitan escanear un código al llegar. Automáticamente, el anfitrión recibe una notificación. Al finalizar la visita, el invitado simplemente registra su salida. Todos los datos de los visitantes se almacenan de forma segura en la nube, lo cual proporciona una visión en tiempo real de todos en el edificio.

¿Cuáles son los beneficios?

Actualmente, muchas empresas eligen sistemas digitales de gestión de visitantes porque ofrecen muchas ventajas sobre los sistemas tradicionales en papel:

El papel de un VMS en la seguridad

Cuando las empresas consideran un sistema digital de gestión de visitantes, lo hacen principalmente por la comodidad que ofrece para registrar visitantes. Muchos se sorprenden al descubrir que el sistema también juega un papel central en garantizar la seguridad dentro de la organización.

Por ejemplo, suponga que se produce un incendio en su empresa y todos deben ser evacuados. Un VMS proporciona, de un vistazo, una visión general de quién está presente. Esto le permite asegurarse de que nadie sea olvidado y permite a los equipos de emergencia actuar de manera rápida y eficiente. Esta es solo una de las principales ventajas de un sistema de registro de visitantes. Más adelante en este artículo, podrá leer cómo una gestión inteligente de visitantes puede contribuir a la seguridad dentro de su empresa.

Un sistema moderno de gestión de visitantes como Vizito garantiza una experiencia segura, eficiente y profesional para los invitados, y optimiza la preparación ante emergencias

2. La importancia de los procedimientos de emergencia en las organizaciones

¿Qué ocurre cuando se produce una emergencia repentina? La preparación ante emergencias significa establecer procedimientos claros por adelantado y preparar a las personas para situaciones inesperadas y potencialmente peligrosas. No basta con tener un plan teórico; también es esencial mantener activos y actualizados los procesos y canales de comunicación subyacentes.

Los procedimientos de emergencia son fundamentales en diversos escenarios, como incendios, evacuaciones, emergencias médicas, cortes de energía y confinamientos. En tales situaciones, cada segundo cuenta, por lo que es crucial poder actuar con rapidez y de forma estructurada. Saber quién está en el edificio ayuda a garantizar que todos sean contabilizados y que los servicios de emergencia sean notificados.

Sin un plan de emergencia adecuado o una visión actualizada de quién está en el edificio, el riesgo de caos y errores aumenta significativamente. Los visitantes y empleados temporales pueden pasar fácilmente inadvertidos en una situación de pánico, lo que pone en peligro su seguridad. Además, la falta de procedimientos claros puede llevar a ambigüedad, evacuaciones retrasadas y daños a la reputación.

En otras palabras, los procedimientos de emergencia y un registro exhaustivo de visitantes son indispensables para proteger a los empleados y visitantes y mantener el control en situaciones críticas. Este artículo explica cómo implementar un procedimiento de emergencia.

3. ¿Cómo contribuye la gestión de visitantes a la preparación ante emergencias?

Un plan de emergencia eficaz requiere información actualizada y comunicación rápida. Un sistema digital de gestión de visitantes ofrece varias ventajas en este sentido:

• Visión en tiempo real de visitantes y personal presente
  Con un sistema digital de registro de visitantes, siempre sabe exactamente quién está en el edificio. El sistema registra a los visitantes, proveedores y empleados en la entrada y la salida. En una emergencia, nunca tendrá que adivinar si alguien sigue dentro. Esta visión actualizada es crucial para garantizar que todos sean contabilizados y evacuados de forma segura.

• Listas de evacuación rápidas y precisas
  Un sistema moderno de gestión de visitantes genera al instante una lista de evacuación completa y actualizada siempre que se necesite. Esta característica proporciona una visión de todos los presentes en segundos, lo que resulta fundamental para los equipos internos de respuesta ante emergencias y los servicios de emergencia.

• Funciones automáticas de alarma y notificación
  Muchos sistemas de gestión de visitantes envían automáticamente notificaciones de alarma o mensajes push a los presentes en cuanto ocurre una emergencia. Estas notificaciones informan de inmediato a los visitantes y empleados sobre la situación y los pasos que deben seguir para evacuar el edificio de manera segura.

• Integración con protocolos de seguridad existentes
  Un sistema potente de registro de visitantes se integra perfectamente con los planes y protocolos de seguridad ya existentes en su organización. El software puede vincularse a sistemas de alarma contra incendios, control de accesos u otras soluciones de seguridad. Esto crea un sistema integrado que funciona de forma eficiente y rápida durante las emergencias.

• Evitar la entrada de intrusos
  Un VMS ayuda a prevenir emergencias manteniendo a los visitantes no autorizados fuera. Puede configurar el acceso para que solo lo tengan personas preaprobadas o invitadas. Esto reduce el riesgo de intrusos y aumenta la seguridad general de su organización.

• Privacidad y seguridad
  Los sistemas modernos están diseñados teniendo en cuenta la privacidad y la normativa. Le ayudan a cumplir con los requisitos legales, como el RGPD, procesando y almacenando los datos personales de forma segura. Esto proporciona tranquilidad y una imagen profesional a sus visitantes.

¿Quiere saber más? Lea nuestros artículos sobre registro y seguridad de visitantes, seguridad en el lugar de trabajo y consejos para una política de visitas segura.

Un registro actualizado de visitantes y empleados es esencial para garantizar una evacuación segura en cualquier emergencia.

4. Aplicaciones prácticas y casos

Si nunca ha experimentado una emergencia—y ojalá sea así—puede que le resulte difícil imaginar los beneficios concretos de un sistema de registro de visitantes. Los siguientes ejemplos ilustran cómo un VMS contribuye a la seguridad en distintos sectores.

Educación

Un buen colegio es un colegio seguro. En la escuela, lo ideal es no tener visitantes no deseados. Un sistema digital de registro de visitantes ayuda a mantener alejados a los intrusos. Por ejemplo, el edificio puede cerrarse de inmediato y las personas adecuadas son alertadas automáticamente.

En caso de emergencia, como un incendio escolar, es esencial saber qué alumnos, personal y visitantes están en el edificio. Con un sistema digital de registro de visitantes, se puede generar rápidamente una lista completa de evacuación. Esto evita que alguien sea olvidado durante la evacuación y garantiza una comunicación fluida con los padres y los equipos de respuesta a emergencias.

Producción

En una fábrica o nave de producción, la seguridad y el control siempre son prioritarios. Por ejemplo, los visitantes se filtran previamente y solo las personas autorizadas pueden acceder a las instalaciones. El registro digital de visitantes facilita este proceso, incluyendo la firma digital de instrucciones de seguridad.

Además, en caso de incidente químico o accidente con maquinaria, un VMS facilita la evacuación. Los equipos de respuesta pueden usar el sistema para localizar contratistas o proveedores, incluso si solo están presentes temporalmente en el lugar.

Oficinas

En un edificio grande de oficinas, puede ser difícil saber quién está dentro, especialmente si hay visitantes frecuentes. Esto puede causar problemas en caso de emergencia. Un sistema de gestión de visitantes proporciona una visión inmediata y en tiempo real de todos los presentes en el edificio. Los responsables pueden enviar rápidamente mensajes de alarma mediante el sistema y garantizar una evacuación ordenada.

El sistema también facilita el control de accesos: solo los visitantes preaprobados pueden entrar, lo que reduce el riesgo de intrusos. En caso de incidente, los gerentes y el personal de recepción pueden enviar alertas con solo pulsar un botón.

Instituciones de salud

Para hospitales y otros centros sanitarios, el control de visitantes es especialmente importante, dada la vulnerabilidad de los pacientes o residentes. Con un sistema de registro de visitantes, es posible filtrar a los visitantes sanitarios siguiendo unas directrices preestablecidas en la entrada. En caso de emergencia, el sistema proporciona rápidamente información sobre quién está en cada departamento.

Logística y almacenes

Los centros logísticos reciben continuamente visitantes temporales, conductores y proveedores, por lo que garantizar la seguridad es todo un reto. Un sistema de registro de visitantes ayuda a prevenir visitas no deseadas y mantener el orden. Esto ayuda a evitar incidentes, asegura que las empresas cumplan con estrictos requisitos de seguridad y ofrece una lista actualizada de los presentes en caso de emergencia.

5. Hoja de ruta: cómo utilizar un VMS en una situación de emergencia

Está claro que un sistema digital de gestión de visitantes mejora la seguridad. Pero, ¿cómo prepararse realmente para una emergencia? Este plan práctico, paso a paso, preparará a su organización para cualquier emergencia.

1. Inventario: ¿quién está presente?

En caso de emergencia, el primer paso siempre es hacer un inventario de todas las personas presentes. Con un sistema digital de registro de visitantes, siempre sabe quién está en el edificio—empleados, visitantes, proveedores, trabajadores temporales, etc. Esta información en tiempo real es esencial para garantizar una evacuación segura y permite una intervención rápida en caso de incidente.

2. Comunicación: alertar a los presentes

En una emergencia, cada segundo cuenta. Un sistema de gestión de visitantes le permite enviar inmediatamente notificaciones automáticas, alertas o instrucciones por SMS, correo electrónico o notificaciones push. Esto le permite informar rápidamente a todos los presentes y evitar el pánico o los malentendidos.

3. Evacuación: registro de presentes/ausentes

Durante una evacuación, el registro digital de visitantes facilita verificar quién ha salido del edificio de forma segura y quién puede aún estar dentro. Un VMS genera al instante una lista de evacuación completa y actualizada. Esto permite que su organización responda de forma eficaz y eficiente, asegurando que nadie sea pasado por alto.

4. Evaluación: informe posterior al evento

Después de un incidente, es importante evaluar lo que sucedió. Un VMS proporciona informes claros sobre quién estuvo presente, quién evacuó de forma segura y qué comunicaciones se enviaron. Esta información puede ayudar a mejorar los procesos y fortalecer aún más la preparación de su organización ante emergencias.

El registro digital de visitantes ofrece visión instantánea, permite una comunicación dirigida y garantiza que nadie sea olvidado durante una evacuación.

6. Características importantes a tener en cuenta en un sistema de registro de visitantes

Al elegir un sistema digital de gestión de visitantes, la facilidad de uso, una interfaz intuitiva y una integración fluida con los sistemas existentes son consideraciones muy importantes. Sin embargo, las características de seguridad que ofrece el sistema son igual de relevantes. ¿En qué debe fijarse?

Características esenciales de seguridad

Elija un sistema de registro de visitantes que cuente con funcionalidades centradas en la seguridad. Busque visión en tiempo real de los presentes, generación automática de listas de evacuación y notificaciones instantáneas en caso de incidente. Otras funciones útiles incluyen credenciales para visitantes y firma digital de instrucciones de seguridad.

Integración con sistemas de alarma y contra incendios

Elija un VMS que se integre fácilmente con los sistemas de seguridad y alarma existentes en su empresa. Gracias a la integración con alarmas contra incendios, sistemas de control de accesos y otros sistemas de seguridad, cualquier emergencia será señalada de inmediato y la información relevante se compartirá automáticamente.

Interfaz sencilla e intuitiva para acciones rápidas

En una emergencia, cada segundo cuenta. Una interfaz amigable e intuitiva garantiza que los empleados y el equipo de respuesta de emergencias puedan acceder rápidamente a la visión general, imprimir listas de evacuación y enviar notificaciones. Elija un sistema digital de registro de visitantes que sea fácil de acceder y usar, incluso para el personal temporal o quienes no son expertos en tecnología.

7. Beneficios de Vizito en la preparación y seguridad ante emergencias

Vizito es mucho más que un sistema estándar de gestión de visitantes. Ayuda a las organizaciones de distintos sectores a garantizar la seguridad y gestionar emergencias de manera profesional. Sus funciones únicas incluyen:

• Visibilidad en tiempo real de quién está en el edificio
• Listas de evacuación instantáneas
• Notificaciones automáticas por SMS, correo electrónico o notificaciones push
• Impresión de credenciales para visitantes
• Firma digital de instrucciones de seguridad
• Integración con sistemas de seguridad existentes como alarmas, alarmas contra incendios y control de accesos
• Interfaz clara, fácil de usar y disponible en varios idiomas
• Protección de la privacidad y cumplimiento de los requisitos legales

Conclusión

Un incendio, un intruso, una evacuación u otra emergencia: no nos gusta pensar en ello, pero una preparación adecuada es esencial para poder responder de forma rápida, segura y eficaz cuando sea necesario. Un sistema moderno de gestión de visitantes (VMS) desempeña un papel muy importante en este proceso.

Vizito, por ejemplo, ayuda a mantener alejados a los visitantes no deseados y se integra fácilmente con los sistemas de alarma, alarmas contra incendios y controles de acceso existentes. En caso de emergencia, Vizito proporciona visibilidad en tiempo real de quién está presente, genera rápidamente listas de evacuación precisas y envía notificaciones automáticas a empleados y visitantes.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué debo hacer en caso de emergencia si hay visitantes presentes?

En caso de emergencia, es crucial acompañar de forma segura a todos los empleados y visitantes al exterior del edificio. Utiliza tu sistema digital de gestión de visitantes para generar al instante una lista en tiempo real de todas las personas que están en el edificio. Así podrás crear rápidamente una lista digital de evacuación, para que los equipos de emergencia sepan quién podría seguir dentro. El registro de visitantes aumenta así la seguridad en tu organización.

¿Cómo puedo vincular mi VMS a los protocolos de emergencia existentes?

La mayoría de los sistemas modernos, como Vizito, ofrecen amplias posibilidades de integración. Puedes vincular fácilmente tu VMS a sistemas de alarma contra incendios, control de accesos y otras soluciones de seguridad. En caso de incidente, la información relevante se comparte automáticamente, asegurando que todos los procesos sigan alineados. Esto optimiza la preparación ante emergencias de tu organización y garantiza una respuesta ágil cuando sea necesario.

¿Es obligatorio un VMS en España?

En España, actualmente no existe una ley específica que obligue a las organizaciones a usar un sistema digital de gestión de visitantes. Sin embargo, las empresas sí tienen obligaciones relacionadas con la seguridad y el registro de las personas presentes en sus instalaciones, especialmente en sectores como la industria química, la sanidad o la educación, donde puede haber requisitos adicionales establecidos por las autoridades locales o los bomberos.

De acuerdo con la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, las organizaciones deben garantizar la seguridad de todas las personas presentes en sus instalaciones y poder evacuarlas de forma segura en caso de emergencia. Eso significa que debe saberse en todo momento quién está en el edificio, incluidos empleados, visitantes, proveedores y contratistas.

Muchas empresas cumplen estas obligaciones utilizando registros de visitantes en papel o digitales. Aunque un sistema digital no es obligatorio, facilita enormemente el cumplimiento de los requisitos legales y de seguridad, permitiendo generar de inmediato una lista actualizada de todas las personas presentes durante una emergencia.

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