El futuro de la gestión de visitantes: Predicciones y tendencias para 2023 y más allá

Hace tan sólo una década, entrar en una empresa como visitante te transportaba a la era del papel y el bolígrafo, en la que la gestión de las visitas -si es que existía- era un proceso lento y propenso a errores. Las hojas de registro o los libros de registro en papel, con datos manuscritos a menudo difíciles de leer, dificultaban el seguimiento de los visitantes y el mantenimiento de registros precisos. Las tarjetas de identificación editadas manualmente solían ser genéricas y fáciles de reproducir, lo que suponía un riesgo para la seguridad.

En la actualidad, el mundo de la gestión de visitantes ha evolucionado de forma espectacular, adoptando tecnología punta y automatización para ofrecer una experiencia fluida, segura y eficaz tanto a los visitantes como a las organizaciones.

Y no acaba aquí. Impulsado por los avances tecnológicos, la creciente preocupación por la seguridad y la necesidad de procesos más eficaces, el mundo de la gestión de visitantes es propenso a evolucionar aún más y a dar grandes pasos en los próximos años. Hemos preguntado a los fundadores del sistema VMS Vizito, Pieter-Jan Dries y Steven Gilissen, cómo prevén el futuro de la gestión de visitantes. En esta entrada de blog, exploraremos la transformación del sector y las innovaciones que configuran su futuro.

Siga leyendo para saber más sobre los cambios significativos en la gestión de visitantes en los últimos años y las tendencias clave para 2023 y más allá, como:

• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático
• Integración de Internet de las Cosas (IoT)
• Énfasis continuado en las soluciones sin contacto
• Mejora de la experiencia del visitante
• Medidas de seguridad avanzadas
• Mayor atención a la privacidad de los datos
• Mayor atención a la sostenibilidad

Cambios significativos en la gestión de visitantes en los últimos años

La gestión de las visitas ha cambiado drásticamente en los últimos años. Desde simples soluciones de papel y bolígrafo hasta tecnología revolucionaria, estas son las innovaciones más importantes en este campo:

Gestión digital de visitantes

La transición de la gestión de visitantes tradicional basada en papel a los sistemas digitales de gestión de visitantes (VMS) ha supuesto un gran avance en los últimos años. Según Pieter-Jan Dries, cofundador de Vizito, este cambio era un paso natural: “Como las empresas buscan constantemente formas de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de los usuarios, los sistemas digitales de gestión de visitantes ofrecen numerosas ventajas. Agilizan el proceso de registro, proporcionan una forma más segura de gestionar el acceso de los visitantes y ofrecen una mejor recopilación y gestión de datos. Un VMS digital también simplifica el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos como GDPR, ya que almacena los datos de los visitantes de forma segura y permite una fácil recuperación cuando sea necesario.”

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Sistemas basados en la nube

El siguiente cambio importante ha sido el auge de las soluciones basadas en la nube. Los sistemas de gestión de visitantes basados en la nube, como Vizito, ofrecen mayor flexibilidad, escalabilidad y facilidad de integración con otros sistemas, como los sistemas de control de acceso (ACS) para proporcionar una solución de seguridad integral. Se puede acceder a las soluciones basadas en la nube de forma remota, lo que facilita la gestión de los datos de los visitantes y la supervisión de su actividad.

Tecnología biométrica

También ha crecido el uso de la tecnología biométrica para la verificación de la identidad de los visitantes. Los escáneres de huellas dactilares, el reconocimiento facial y otros métodos biométricos proporcionan un mayor nivel de seguridad y precisión que los métodos tradicionales, como los carnés de identidad.

Privacidad y seguridad de los datos

Mientras tanto, los sistemas de gestión de visitantes se han adaptado para satisfacer la creciente necesidad de privacidad y seguridad de los datos. El cumplimiento de normativas como el GDPR se ha vuelto esencial, y los sistemas modernos de gestión de visitantes incluyen funciones para ayudar a las organizaciones a gestionar los datos de los visitantes de forma segura y cumplir estos requisitos.

Inicio de sesión sin contacto

En respuesta a la pandemia de COVID-19, se ha hecho hincapié en la facturación sin contacto. Los visitantes pueden prerregistrarse en línea antes de su visita, facilitando sus datos y el motivo de su visita. A su llegada, pueden escanear un código QR con su smartphone para registrarse. Las tarjetas de visitante pueden imprimirse automáticamente al registrarse, sin necesidad de que intervenga un recepcionista.

Soluciones adaptables

Los sistemas modernos de gestión de visitantes ofrecen más opciones de adaptación y personalización, lo que permite a las organizaciones adaptar la experiencia del visitante a sus necesidades y preferencias específicas.

Tendencias clave en la gestión de visitantes para 2023 y más allá

El sector de la gestión de visitantes seguirá evolucionando en respuesta a las tecnologías emergentes, los problemas de seguridad y las necesidades empresariales cambiantes. En Vizito, vemos 7 tendencias que darán forma a la industria en 2023 y más allá:

1. Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático

La IA y el aprendizaje automático desempeñarán un papel cada vez más importante en los sistemas de gestión de visitantes, permitiendo análisis más avanzados, reconocimiento de patrones y capacidades predictivas. Esto puede ayudar a las organizaciones a identificar posibles amenazas para la seguridad y optimizar los procesos de gestión de visitantes.

Pieter-Jan Dries: “En Vizito estamos encantados de ver cómo se despliega el potencial de la IA y el aprendizaje automático. Es muy emocionante pensar en lo que la IA podría depararnos, y seguimos muy de cerca los avances en este campo. Estas tecnologías no solo podrían mejorar la eficiencia y la seguridad de los procesos de gestión de visitantes, sino también la experiencia general de los visitantes.”

Algunos ámbitos en los que la IA puede resultar útil son:

• Ayudar a las organizaciones a analizar los datos de los visitantes con mayor eficacia
• Mejorar la detección de posibles riesgos para la seguridad mediante la identificación de patrones o comportamientos inusuales.
• Ofrecer una experiencia más personalizada a los visitantes mediante el análisis de sus preferencias, la adaptación de las notificaciones y la personalización del proceso de registro, como la personalización de los mensajes de bienvenida, la recomendación de salas de reuniones adecuadas o la sugerencia de eventos o instalaciones relevantes.

En resumen, los avances en IA pueden revolucionar el sector de la gestión de visitas, ayudando a las organizaciones a gestionar aún mejor a sus visitantes.

2. Integración de Internet de las Cosas (IoT)

La integración de dispositivos IoT con sistemas de gestión de visitantes será cada vez más frecuente. Esto permitirá el seguimiento en tiempo real de los movimientos de los visitantes, la supervisión de las condiciones de las instalaciones y un mejor control de los accesos mediante dispositivos conectados como cerraduras, cámaras y sensores inteligentes.

3. Insistencia en las soluciones sin contacto

La pandemia de COVID-19 ha acelerado la adopción de tecnologías sin contacto, y es probable que esta tendencia continúe. Los procesos de facturación sin contacto, el reconocimiento facial y otras soluciones sin contacto se generalizarán a medida que las organizaciones den prioridad a la seguridad y la higiene.

4. Mejora de la experiencia del visitante

El sector de la gestión de visitantes se centrará en mejorar la experiencia de los visitantes mediante la personalización y la simplificación de los procesos. Esto puede incluir tarjetas de identificación personalizadas, notificaciones adaptadas a los visitantes y procedimientos de registro más eficientes.

5. Medidas de seguridad avanzadas

La seguridad seguirá siendo una prioridad absoluta, y los sistemas de gestión de visitantes seguirán incorporando funciones de seguridad avanzadas como la biometría, la autenticación multifactor y la integración con otros sistemas de seguridad como el control de accesos, la videovigilancia y los sistemas de alarma.

En el futuro podrían surgir incluso plataformas de seguridad unificadas que combinen un sistema de gestión de visitas, control de accesos, circuito cerrado de televisión y sistemas de alarma en una única solución integrada. Estas plataformas podrían ofrecer una gestión, supervisión y control centralizados, simplificando la gestión de la seguridad y permitiendo a las organizaciones responder con mayor eficacia a los incidentes de seguridad.

Para obtener más información sobre la seguridad en el lugar de trabajo, consulte nuestros artículos sobre mejora de la seguridad con un VMS, integración con el control de acceso, consejos de seguridad en el lugar de trabajo y acuerdos de confidencialidad para visitantes.

6. Mayor atención a la privacidad de los datos

La privacidad y la seguridad de los datos están cada vez más en el candelero, a medida que las organizaciones y los particulares son más conscientes de los riesgos asociados a las filtraciones de datos y al uso indebido de la información personal. A medida que evolucione la normativa sobre privacidad de datos, los sistemas de gestión de visitantes tendrán que adaptarse en consecuencia. Garantizar el cumplimiento de normativas como GDPR y CCPA será cada vez más importante, con sistemas que ofrezcan mejores funciones de protección de datos y procesos de tratamiento de datos más transparentes.

Los proveedores de VMS, como Vizito, están continuamente al tanto. Pieter-Jan Dries: “Trabajamos activamente para garantizar que nuestro VMS cumpla con las regulaciones de protección de datos pertinentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea y otras leyes locales de privacidad de datos. Esto implica aplicar políticas adecuadas de tratamiento y almacenamiento de datos, así como proporcionar a las organizaciones herramientas para gestionar el acceso a los datos y el consentimiento”.

“Para proteger la información confidencial de los visitantes frente a accesos no autorizados, Vizito utiliza métodos de encriptación sólidos para la transmisión y el almacenamiento de datos. Mediante el empleo de protocolos de encriptación estándar de la industria, Vizito garantiza que los datos permanezcan seguros, tanto en reposo como en tránsito.

“Estamos comprometidos con la protección de la información sensible y la creación de confianza con nuestros clientes y usuarios finales. A medida que evolucione el sector, seguiremos dando prioridad a la privacidad y seguridad de los datos, garantizando que nuestro VMS siga siendo una solución fiable y segura para las organizaciones.”

7. Mayor atención a la sostenibilidad

Una última tendencia que prevemos para un futuro próximo es una creciente atención a la sostenibilidad en el sector de la gestión de visitantes, con énfasis en la reducción de los residuos, el consumo de energía y el impacto medioambiental. Esto puede implicar el uso de materiales ecológicos para las tarjetas de identificación de los visitantes, la aplicación de tecnologías energéticamente eficientes y la promoción de soluciones digitales que minimicen el uso de papel.

Estas tendencias ponen de manifiesto la naturaleza evolutiva del sector de la gestión de visitantes y subrayan la importancia de mantenerse al día de los avances tecnológicos y las cambiantes necesidades empresariales para seguir siendo competitivos en el mercado.

La sostenibilidad es un tema importante para los fundadores de Vizito, Pieter-Jan Dries y Steven Gilissen. “Hacemos todo lo que podemos para reducir nuestra huella de carbono”, explica el dúo. “Por ejemplo, evitamos el papeleo, reutilizamos los paquetes, trabajamos en puestos de trabajo eficientes energéticamente y tenemos una flota de vehículos 100% eléctricos. Animamos a nuestros clientes a que hagan sus propias aportaciones, como prescindir del papel. Utilizar una solución digital para la gestión de sus visitas es un gran primer paso”.

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Desafíos en el ámbito de la gestión de visitantes

De cara a 2023 y más allá, las empresas y proveedores de sistemas digitales de gestión de visitantes se enfrentan a varios retos.

Cuestiones de privacidad y seguridad de los datos

Ante la creciente preocupación por la privacidad de los datos y las ciberamenazas, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de gestión de visitantes cumplen la normativa local e internacional de protección de datos, salvaguardando la información de los visitantes frente a accesos no autorizados y posibles infracciones.

Problemas de salud

A la luz de la pandemia de COVID-19, existe una mayor demanda de soluciones de gestión de visitantes sin contacto. Las empresas deben seguir innovando y desarrollando tecnologías que minimicen el contacto físico y promuevan una experiencia segura e higiénica de los visitantes.

Preocupaciones medioambientales

La preocupación por el medio ambiente es cada vez más importante, por lo que las empresas y los proveedores deben tener en cuenta el impacto medioambiental de sus soluciones de gestión de visitas. Esto podría implicar la implantación de sistemas sin papel, la optimización del uso de la energía y la selección de hardware y materiales ecológicos.

Cumplimiento de la normativa

Las empresas deben mantenerse informadas sobre la normativa local, nacional e internacional relativa a la gestión de visitantes y asegurarse de que sus sistemas cumplen estos requisitos. Esto puede incluir el control de los visitantes por motivos de seguridad, el cumplimiento de las directrices específicas del sector y el mantenimiento de registros precisos de los visitantes.

Amenazas a la seguridad en evolución

Ante la posibilidad de que surjan nuevos tipos de amenazas a la seguridad, las empresas y los proveedores deben mantenerse vigilantes y evaluar continuamente la capacidad de sus sistemas de gestión de visitas para proteger frente a los riesgos en evolución. Esto puede implicar auditorías de seguridad periódicas, actualizaciones de software e incorporación de nuevas funciones de seguridad según sea necesario.

Vizito, como proveedor de sistemas de gestión de visitantes (SGV) con visión de futuro, está tomando varias medidas para mantenerse a la vanguardia y hacer frente a las nuevas tendencias del sector. Para mantenerse a la vanguardia de las soluciones de gestión de visitantes, la empresa invierte continuamente en investigación y desarrollo para identificar e incorporar las últimas tecnologías e innovaciones a su VMS, garantizando que la solución responda a las necesidades cambiantes de los clientes.

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