Cómo los sistemas de gestión de visitas pueden mejorar la seguridad en su empresa

Empleados, clientes, proveedores, visitantes: en muchas empresas, la gente entra y sale todo el día. Esto conlleva ciertos riesgos. ¿Cómo evitar que los visitantes no deseados entren en su edificio? ¿Cómo mantiene la salud de su lugar de trabajo? ¿Cómo protege los datos de sus visitantes? ¿Y cómo mantener a todos a salvo si, por ejemplo, se produce un incendio?

Las cámaras de seguridad y los sistemas de alarma ya están presentes en la mayoría de las empresas. Sin embargo, no son suficientes para limitar los riesgos. A menudo se pasa por alto el hecho de que el mostrador de recepción es la primera línea de defensa. Con un sistema de gestión de visitas, se asegurará de que su lugar de trabajo sea seguro y saludable.

He aquí siete formas en que los sistemas de gestión de visitas pueden mejorar la seguridad en su empresa.

1. Control de visitantes

La primera forma en que los sistemas de gestión de visitantes aumentan la seguridad es gestionando el flujo de personas que entran y salen. Todas las personas que entran en el edificio deben registrarse al entrar o salir de las instalaciones. Así se sabe exactamente quién está en el lugar en cualquier momento.

También se pide a los visitantes que faciliten algunos datos personales, como un número de teléfono o un correo electrónico, y se les puede hacer una foto. Estos datos se almacenan en la nube. Esto puede disuadir a cualquier persona con intenciones maliciosas de entrar en las instalaciones.

2. Alertas instantáneas

La gente va y viene en las empresas, eso es un hecho. Los sistemas de gestión de visitas envían inmediatamente una notificación al anfitrión cuando su invitado ha llegado. Puede ser un mensaje de texto, un correo electrónico o una alerta a través de otra aplicación como Slack.

Así, tanto si está en la oficina como si no, sabrá inmediatamente cuando alguien se presenta en su recepción. De este modo, los visitantes nunca tienen que esperar mucho tiempo y usted tiene un control total sobre quién está en su edificio.

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3. Tarjetas de identificación

Las tarjetas de identificación de los visitantes emitidas a mano pueden perderse, maltratarse o falsificarse fácilmente. Con un sistema de gestión de visitas, su visitante puede imprimir una tarjeta de identificación que no puede ser manipulada.

Este distintivo contiene una foto y los datos del visitante, por lo que se puede identificar fácilmente a cualquier persona que se encuentre en las instalaciones. Además, el distintivo incluye el nombre del anfitrión y una fecha de caducidad, lo que impide que el distintivo se utilice una y otra vez.

4. Gestión de la evacuación

Todas las empresas, como la suya, se esfuerzan por garantizar la seguridad en sus instalaciones. Pero siempre puede producirse una situación de emergencia.

Imagine esta situación. Se produce un incendio en su edificio. Todo el personal se ha reunido fuera, pero ¿qué pasa con el personal de limpieza que trabaja dentro del edificio? ¿Y cuántos visitantes hay en ese momento?

Sin un sistema de entrada y salida sin fisuras, hay muchas lagunas en su estrategia de evacuación. Afortunadamente, vivimos en una época en la que la tecnología puede eliminar esas preocupaciones. Con un sistema de gestión de visitantes, la recepción puede notificar inmediatamente a todos los presentes en el edificio si se produce un incendio, entra un intruso o en caso de cualquier otra emergencia. Las instrucciones de seguridad pueden enviarse fácilmente y una evacuación puede llevarse a cabo sin problemas.

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5. Cumplimiento de acuerdos digitales

¿Sus visitantes tienen que firmar un formulario o un acuerdo? Con un sistema de gestión de visitantes, puede hacer que firmen digitalmente acuerdos de no divulgación, protocolos de seguridad o normas de la empresa. La información se almacena en la nube. Proporcionar los documentos a través de una plataforma digital centralizada acelera el proceso y garantiza un mejor cumplimiento.

6. Protección de datos

A diferencia de un registro en papel, la gestión de visitantes garantiza la seguridad de los datos confidenciales. Los visitantes sólo pueden acceder a su propia información y no pueden ver los datos de otros huéspedes en la recepción. Tras el proceso de registro, toda la información se almacena de forma rápida y segura en la base de datos.

7. Salud

En muchas empresas todo ha vuelto a la normalidad tras la crisis de la corona. Las reuniones con los clientes, los consejos de administración y los eventos de networking pueden desarrollarse como antes de la pandemia. El personal ha vuelto, al igual que los proveedores de los restaurantes, el café y las máquinas expendedoras de la empresa. Tal vez tenga contratistas que conviertan sus oficinas para adaptarse a las nuevas tendencias de trabajo flexible e híbrido.

En resumen, las empresas vuelven a bullir de actividad. Y cada visitante que recibe en su empresa es un propagador potencial de COVID-19.

Los sistemas de gestión de visitantes se han vuelto indispensables para proteger la salud y la seguridad de los empleados, así como de los visitantes. Pueden ayudar a controlar a los visitantes y, si se produce un brote, sabrá exactamente a quién notificarlo.

La seguridad de sus edificios, sus empleados y sus visitantes es una preocupación primordial para cualquier organización. Todo comienza en su recepción. Un sólido sistema de gestión de visitantes puede armar a su empresa contra todos los posibles riesgos de seguridad. Y una mayor sensación de seguridad está a su vez vinculada a un mayor compromiso y rendimiento del personal.

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