14 Aplicaciones Emocionantes del IoT para la Oficina

¿Puedes imaginar la vida hoy sin el Internet de las Cosas (IoT)? Las aplicaciones de IoT están tan integradas en nuestras rutinas diarias que casi no las notamos más. Los termostatos inteligentes que ajustan automáticamente la temperatura y los asistentes de voz que nos ayudan a gestionar nuestras agendas se han vuelto tan comunes que ya no nos sorprenden.

El Internet de las Cosas está haciendo nuestras casas más eficientes, pero su impacto no se detiene en el hogar. Las aplicaciones de IoT también se están volviendo indispensables en la oficina. Piensa en una sala de reuniones donde las luces se encienden automáticamente, o un sistema de climatización que se apaga al final de la jornada laboral. Estos son solo algunos ejemplos del uso de IoT en el trabajo.

Aquí en Vizito, estamos emocionados con las muchas posibilidades que ofrece el IoT. Nuestra propia oficina está equipada con diversas aplicaciones que racionalizan las operaciones, refuerzan la seguridad y aumentan la productividad. En este artículo de blog, compartiremos algunas de nuestras ideas sobre cómo el IoT puede hacer la vida en la oficina más práctica y divertida. Sigue leyendo para saber más sobre los siguientes temas:

• ¿Qué es el IoT en la oficina?
• 7 casos de uso de IoT en la oficina de Vizito
• Otras 7 aplicaciones emocionantes de IoT para la oficina
• Ventajas del IoT en la oficina
• Riesgos y desafíos del IoT en la oficina

¿Qué es el IoT en la Oficina?

El Internet de las Cosas (IoT) se refiere a una red de dispositivos conectados y sensores que se comunican y comparten datos a través de Internet. En términos simples, el IoT extiende la conectividad a Internet más allá de los dispositivos estándar como computadoras y smartphones a una amplia gama de objetos cotidianos. Estos dispositivos están equipados con tecnologías que les permiten trabajar juntos y comunicarse entre sí, haciéndolos “inteligentes.”

En una oficina, el IoT incluye dispositivos y sistemas inteligentes que automatizan tareas, monitorean las condiciones y proporcionan información basada en datos. El objetivo es mejorar la eficiencia, la seguridad, la productividad y el bienestar de los empleados.

El Internet de las Cosas en la oficina se basa en sensores que recopilan diferentes tipos de datos: cuántas personas están en esta sala, cuál es la temperatura y la calidad del aire, cuánta luz natural hay… Estos datos se transmiten a través de redes inalámbricas y se desencadenan acciones automatizadas basadas en la información. ¿Alguien entró en la sala de reuniones? Las luces se encenderán automáticamente, a menos que haya suficiente luz natural. ¿La temperatura es demasiado alta? El sistema de climatización se activará, y así sucesivamente.

7 Casos de Uso de IoT en la Oficina de Vizito

En Vizito estamos emocionados con las posibilidades que ofrece el Internet de las Cosas. Desempeña un papel clave en nuestras operaciones diarias, ayudándonos a transformar nuestra oficina en un espacio de trabajo inteligente, eficiente y seguro. Desde la iluminación inteligente hasta la detección avanzada de movimiento, pasando por notificaciones en tiempo real y funciones divertidas que hacen que trabajar sea agradable, Vizito aprovecha las aplicaciones de IoT de vanguardia para optimizar tanto el confort como la eficiencia operativa. A continuación, presentamos 7 casos de uso clave de IoT en la oficina de Vizito, que esperamos te inspiren.

1. Iluminación Inteligente

Ya hemos mencionado varias veces la iluminación inteligente, y no es casualidad. En Vizito llevamos la iluminación inteligente a otro nivel, con un sistema totalmente automatizado que se ajusta tanto en función de la ocupación como de la luz natural.

¿Cómo funciona? Por la mañana, cuando llega el primer empleado, las luces de la oficina se encienden automáticamente, siempre que no haya suficiente luz natural. Cuando la última persona se va por la noche, las luces se apagan. El sistema también responde a los niveles de luz exterior, ajustando la iluminación interior a lo largo del día para equilibrarse con la luz natural.

Además, tenemos persianas inteligentes que se ajustan automáticamente en función de la luz solar directa, garantizando condiciones de iluminación y confort óptimos durante todo el día.

En las horas de la tarde, las luces LED iluminan nuestra señalización para garantizar la visibilidad. Como es de esperar, esto también está automatizado: las luces se encienden al atardecer y se apagan dos horas después, o a las 22:00 horas durante los meses de invierno.

2. Control Climático Automático

Una buena calidad del aire y una temperatura confortable son esenciales para la productividad: nadie trabaja bien cuando hace demasiado calor, demasiado frío, o el aire está viciado. En Vizito dejamos que la tecnología inteligente de la oficina se ocupe de todo esto por nosotros.

Nuestro sistema de control climático automatizado garantiza un entorno de oficina ideal las 24 horas del día. Los sensores HVAC inteligentes monitorizan la calidad del aire y envían notificaciones si algo está mal. Los sistemas de calefacción y aire acondicionado se ajustan automáticamente en función de la ocupación de las habitaciones, la calidad del aire y las temperaturas internas y externas.

De esta manera, mantenemos a todos cómodos mientras ahorramos energía. ¡Una situación en la que todos ganan!

3. 17 Horas

A veces es divertido agregar un toque de alegría a la oficina. Nos encanta la característica divertida que llamamos “17 Horas”. Al final de la jornada laboral, exactamente a las 17 horas, las luces de nuestra oficina se vuelven verdes, una alegre señal de que es hora de que todos se vayan a casa.

Además, cuando un nuevo cliente se registra para una suscripción en línea, nuestras luces se vuelven aún más festivas, transformándose en un arco iris de colores mientras suena una música animada para celebrar la incorporación de este nuevo miembro a la familia Vizito.

Son estos pequeños toques los que hacen que el entorno de trabajo sea más emocionante y atractivo. ¿Tienes gadgets de IoT divertidos en tu propia oficina? Compártelos con nosotros, ¡nos encantaría saber cómo le das un toque de alegría a tu lugar de trabajo!

4. Detección de Movimiento

La oficina de Vizito está completamente equipada con sensores de detección de movimiento, lo que hace que la vida cotidiana en la oficina sea más fluida. Entra en una habitación y las luces se encenderán automáticamente si es necesario. En la cocina, no solo se ajustan las luces, sino que la máquina de café también se enciende, lista para preparar tu próxima taza. En la sala de reuniones, tanto las luces como la pantalla de presentación se activan, garantizando que todo esté listo para tu reunión.

En el exterior, hemos añadido sensores de movimiento para mejorar la seguridad. Cuando se detecta movimiento, las cámaras de seguridad se activan automáticamente, monitoreando continuamente la propiedad.

5. Notificaciones en Tiempo Real

Nuestros sistemas están configurados para enviar notificaciones en tiempo real para eventos críticos. Por ejemplo, si se deja una puerta o ventana abierta después de que todos los empleados se han ido, recibimos una alerta inmediata. Lo mismo ocurre con las alarmas de incendio o las fugas de agua: las notificaciones instantáneas permiten una respuesta rápida.

En caso de un corte de energía, el sistema nos avisa cuando el UPS (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) entra en acción, dándonos aproximadamente dos horas para resolver el problema antes de que se agote la batería. Como todos los sensores funcionan con batería, su autonomía se monitorea continuamente. Cuando la batería de un sensor está baja, el sistema envía una alerta, para que no haya sorpresas desagradables.

Con notificaciones en tiempo real, podemos resolver los problemas antes de que se agraven, garantizando que nuestra oficina siga siendo segura y protegida.

6. Cerradura Inteligente

En Vizito, utilizamos cerraduras inteligentes Salto KS para mejorar la seguridad y controlar el acceso a nuestra oficina. Estas cerraduras inteligentes nos permiten otorgar acceso específico según la hora a diferentes usuarios. Por ejemplo, los empleados no pueden entrar a la oficina los fines de semana, mientras que el personal de limpieza solo puede acceder a las instalaciones en los días programados para la limpieza.

Además, podemos rastrear quién entra y sale del edificio, con registros detallados que muestran las horas exactas de entrada y salida. En caso de emergencias o entregas inesperadas, incluso podemos desbloquear la puerta de forma remota para los primeros respondedores o los servicios de mensajería.

7. Gestión Inteligente de Activos

Todos los sistemas mencionados anteriormente nos brindan información valiosa sobre cómo utilizamos nuestro espacio de oficina. Esta información puede ser extremadamente útil. ¿Qué oficinas, salas de reuniones, cabinas telefónicas y otros espacios se utilizan más? Al analizar los datos de uso de las habitaciones, podemos determinar si tenemos demasiados o muy pocos espacios disponibles, lo que nos ayuda a tomar decisiones informadas sobre la expansión o reducción de nuestros espacios.

Por ejemplo, si algunas salas de reuniones están subutilizadas, esto puede indicar que podemos reducir o reasignar el espacio. Por el contrario, si las salas están constantemente reservadas, podría ser una señal de que necesitamos expandirnos. Este enfoque basado en datos nos permite optimizar la disposición de nuestra oficina y asegurarnos de que estamos utilizando el espacio disponible de manera eficiente.

Otras 7 Aplicaciones Emocionantes de IoT para la Oficina

Independientemente del tamaño de tu empresa, ya sea una startup o una gran corporación, el IoT ofrece posibilidades ilimitadas. Aquí tienes algunas otras aplicaciones emocionantes de IoT para mejorar la productividad y levantar el ánimo de los empleados:

1. Sistemas de Reserva Automática de Salas de Reuniones

Probablemente te haya pasado: la sala de reuniones que pensabas haber reservado está ocupada, y necesitas encontrar un espacio disponible de última hora. Con un sistema de reserva automática, estos problemas son cosa del pasado.

Los sensores inteligentes monitorizan continuamente la ocupación de las salas, lo que te permite ver las salas de reuniones disponibles a través de una aplicación. Con un solo clic, puedes reservar una sala para tu reunión. Una vez finalizada la reunión, la sala se libera automáticamente para otros usuarios. De esta forma, puedes optimizar el uso de cada sala sin estrés.

2. Escritorios Inteligentes

Si compartes un escritorio con otras personas, probablemente conozcas la molestia de ajustar constantemente los botones o tratar de ajustar tu escritorio a la altura ideal. Con un escritorio inteligente, estos inconvenientes son cosa del pasado. Estos escritorios están equipados con sensores que se ajustan automáticamente a tus necesidades ergonómicas, ya sea que estés sentado o de pie. Solo necesitas presionar un botón o usar una aplicación, y listo: tu escritorio se ajusta a la altura y configuración que prefieras. También puedes guardar configuraciones personalizadas para diferentes usuarios, lo que facilita compartir escritorios.

3. Pantallas Inteligentes

¿Alguna vez has entrado en un edificio de oficinas y te ha recibido una pantalla que sabía exactamente lo que necesitabas? Ese es el poder de la señalización digital conectada al IoT. Las posibilidades son infinitas. Las pantallas inteligentes se actualizan automáticamente en función de horarios, eventos programados o incluso la hora del día. No requiere ningún esfuerzo, hace que la comunicación en la oficina sea fluida y eficiente, y es una excelente manera de impresionar a los visitantes.

Por ejemplo, cuando tienes una reunión programada, en lugar de imprimir letreros o actualizar una pizarra, la señalización digital fuera de la sala puede mostrar automáticamente la agenda, una lista de participantes e incluso un mensaje de bienvenida personalizado para tus clientes. ¿Un cambio de sala de última hora? No hay problema: el sistema se actualiza en tiempo real.

O necesitas compartir noticias de la empresa, como un próximo evento o un éxito especial. La señalización se actualizará automáticamente, asegurando que todos estén informados sin saturar las bandejas de entrada con notificaciones.

Al final del día, la señalización puede pasar automáticamente al modo de ahorro de energía o mostrar un mensaje como “¡Hasta mañana!”.

4. Máquinas de Café Inteligentes

No hay nada como la máquina de café para unir a los colegas. Es el lugar perfecto para conversar o recargar energías. Con una máquina de café conectada al IoT, la pausa para el café se vuelve aún mejor. Los empleados pueden pedir su café favorito a través de una aplicación antes de entrar a la cocina. Ya no es necesario esperar: tu cappuccino o espresso estará listo a tiempo. Además, los empleados pueden guardar sus preferencias personales, lo que les permite obtener su taza perfecta cada vez.

La máquina de café inteligente también monitorea sus propios suministros. ¿Se están agotando los granos o la leche? La máquina envía una alerta automática a la persona responsable o incluso realiza un nuevo pedido si es necesario.

Ya sea para mantenerse al tanto de las últimas noticias de la oficina o simplemente para hacer una pausa, con una máquina de café inteligente, siempre habrá una taza perfecta lista cuando la necesites.

5. Gestión Inteligente de Visitantes

La gestión digital de visitantes ha cambiado por completo la forma en que las empresas reciben a sus invitados. Se acabaron las hojas de registro en papel y la espera de que alguien esté disponible en la recepción. Sistemas como Vizito ofrecen una experiencia simplificada, permitiendo que los visitantes se registren fácilmente y notifiquen a sus anfitriones en tiempo real. Esto no solo crea una experiencia de registro más eficiente, sino que también mejora la seguridad.

Al integrar estos sistemas con IoT, alcanzan el siguiente nivel. Al conectar varios dispositivos y sensores, puedes agregar nuevas capas de seguridad y personalización. Imagina un sistema en el que la identidad de un visitante se confirma mediante reconocimiento facial avanzado, o donde insignias inteligentes y pulseras rastrean sus movimientos en áreas designadas. Las cerraduras inteligentes pueden otorgar acceso a habitaciones autorizadas. Y en el registro, un mensaje de bienvenida personalizado podría recibirlos en la pantalla inteligente que has instalado en tu área de recepción (quizás después de leer el consejo número 3 de esta sección).

6. Sistemas de Gestión de Inventario

¿Estás cansado de quedarte sin suministros de oficina en los peores momentos? Los sistemas de gestión de inventario basados en IoT podrían cambiar eso. Estas soluciones inteligentes monitorean automáticamente tus suministros de oficina y reabastecen los artículos cuando sea necesario.

Los sensores monitorean en tiempo real los niveles de inventario. Cuando los suministros alcanzan un umbral predefinido, recibes una alerta o el sistema puede realizar un pedido automáticamente por ti. Ya no tendrás que preocuparte por quedarte sin elementos esenciales como papel para impresoras, bolígrafos o cápsulas de café.

Además, estos sistemas proporcionan informes detallados y análisis sobre los patrones de consumo. Esto te ayuda a tomar decisiones informadas sobre tus compras y la asignación de presupuesto, asegurando que nunca estés sobreabastecido ni desabastecido. Por ejemplo, si ciertos artículos se utilizan con más frecuencia, el sistema ajusta los pedidos futuros para satisfacer la demanda.

7. Recordatorios Automáticos de Tareas

Los recordatorios automáticos de tareas basados en IoT pueden no ser ampliamente adoptados aún, pero funcionan de la misma manera que otros dispositivos inteligentes en la oficina, como la iluminación automatizada. El concepto es simple: los sensores detectan la presencia de un empleado en una determinada área y activan recordatorios automáticos para tareas importantes y urgentes.

Por ejemplo, cuando un empleado entra en la sala de impresoras, podría recibir una notificación que le recuerde cambiar el tóner o limpiar la máquina. Si alguien entra en la sala de servidores, podría recibir una alerta para verificar la temperatura de la sala o realizar un mantenimiento rutinario. En las áreas de almacenamiento, se pueden activar recordatorios para reabastecer suministros o verificar los niveles de inventario.

La principal ventaja de este sistema es que las tareas cruciales ya no se pasan por alto, ya que la tecnología proporciona recordatorios oportunos exactamente en el momento y lugar en que son necesarios.

Ventajas del IoT para las Empresas

Cuando observas los ejemplos anteriores, es fácil ver que estos sistemas ofrecen muchos beneficios. Pero las ventajas van más allá de la comodidad y el confort. Si implementas aplicaciones de IoT de manera inteligente y eficiente en tu empresa, pueden tener un impacto significativo a largo plazo.

Ahorro de Costos y Aumento de Eficiencia

Al automatizar tareas rutinarias, puedes ahorrar una cantidad considerable de dinero. ¿Cómo? Los sistemas inteligentes para iluminación, HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado) y seguridad pueden operar de forma autónoma, ajustando la configuración en función de los datos en tiempo real. Esto evita que las luces permanezcan encendidas en salas vacías o que el aire acondicionado funcione innecesariamente. Esto no solo ahorra energía, sino que también reduce la necesidad de intervención manual. ¡Una situación en la que todos ganan!

Gestión Sostenible de Energía

La sostenibilidad es una prioridad para muchas empresas, pero en medio de las operaciones diarias, no siempre está en la parte superior de la lista. Como se mencionó anteriormente, varias aplicaciones de IoT en la oficina pueden ayudarte a ahorrar energía sin requerir mucho tiempo o esfuerzo. Si deseas reducir aún más tu huella ecológica, puedes optimizar tu consumo de energía mapeándolo con precisión y utilizando los datos recopilados para desarrollar una gestión de energía más eficiente y operaciones sostenibles.

Seguridad Mejorada

El IoT mejora la seguridad de la oficina con cerraduras inteligentes, cámaras y sistemas de alarma que pueden ser monitoreados y controlados de forma remota. Estos dispositivos conectados proporcionan alertas en tiempo real y permiten respuestas rápidas a posibles amenazas de seguridad, garantizando un lugar de trabajo más seguro.

Aumento de la Productividad

El IoT permite la creación de entornos de trabajo personalizados. Con iluminación inteligente, control climático e incluso escritorios ajustables, los empleados pueden adaptar su espacio de trabajo a sus preferencias. ¿El resultado? Más comodidad y mayor productividad.

Monitoreo y Control de Activos de Oficina

El IoT también ofrece capacidades robustas de monitoreo y control para los activos de la oficina. Las empresas pueden monitorear el estado de los equipos, los niveles de inventario e incluso los movimientos de los empleados dentro de la oficina. Este enfoque basado en datos ayuda a optimizar la asignación de recursos y a prevenir pérdidas o ineficiencias.

Toma de Decisiones Basada en Datos

Los datos recopilados por los dispositivos de IoT proporcionan información valiosa sobre las operaciones de la oficina. Ya sea para la gestión de energía, el mantenimiento de equipos, el control de inventario, el uso de espacios o los incidentes de seguridad, el análisis de estos datos te permite tomar decisiones informadas para optimizar la eficiencia, mejorar los procesos o mejorar el entorno de trabajo en general.

Control y Gestión Remota

Finalmente, el IoT permite el control remoto de los sistemas de la oficina. Funciones esenciales, como ajustar el termostato, monitorear las cámaras de seguridad o gestionar el uso de energía, pueden ser controladas desde prácticamente cualquier lugar. La flexibilidad y la comodidad nunca han sido tan ilimitadas.

Riesgos y Desafíos del IoT en la Oficina

Con la seguridad de la información siendo una preocupación importante, es importante reconocer que, aunque el Internet de las Cosas en la oficina trae muchos beneficios, también presenta algunos desafíos.

Problemas de Seguridad

Uno de los principales riesgos asociados con el IoT es la posibilidad de ataques de hackers y accesos no autorizados. Cada dispositivo conectado representa una vulnerabilidad potencial que los hackers pueden explotar. Para evitar violaciones de datos sensibles o el control no autorizado de sistemas críticos, las empresas deben tomar medidas proactivas. En Vizito, garantizamos la seguridad implementando protocolos sólidos de encriptación, autenticación de múltiples factores y actualizando regularmente nuestros dispositivos IoT para corregir vulnerabilidades.

Puedes leer más sobre la seguridad en el lugar de trabajo en esta guía para proteger tu empresa y empleados.

Dependencia de la Tecnología

Aunque el IoT trae automatización y comodidad, también aumenta la dependencia de la tecnología. Las fallas del sistema o las interrupciones pueden interrumpir las operaciones, desde el control de la iluminación y HVAC hasta la monitorización de la seguridad.

Por lo tanto, las empresas deben contar con sistemas de respaldo y probar regularmente los protocolos de conmutación por error para garantizar interrupciones mínimas en caso de fallos o problemas técnicos. En Vizito, hemos instalado un receptor 4G como respaldo en caso de que nuestro sistema de internet o Wi-Fi falle.

Problemas de Privacidad

Los dispositivos de IoT a menudo monitorean el comportamiento de los empleados, ya sea rastreando los movimientos a través de sensores de movimiento o monitoreando la productividad a través de sistemas inteligentes. Para abordar las preocupaciones éticas sobre la privacidad de los empleados, son fundamentales políticas claras de privacidad y una comunicación transparente.

Gestión de Datos

Los dispositivos de IoT generan grandes cantidades de datos, que deben ser almacenados de forma segura y gestionados de manera eficaz. Las soluciones basadas en la nube para el almacenamiento seguro y el procesamiento de datos, junto con la encriptación de datos y las copias de seguridad regulares, pueden evitar la mala gestión o la pérdida de esos datos.

Conclusión

Para cualquier persona que dirija o trabaje en una empresa, el poder del Internet de las Cosas es difícil de ignorar. El IoT está transformando la oficina moderna, ¿y quién no querría un poco de comodidad como la iluminación automática o una taza de café recién preparada a su gusto?

Pero, por supuesto, el impacto del IoT va más allá de la comodidad. Desde el control climático inteligente hasta los sistemas avanzados de seguridad y los insights basados en datos, las aplicaciones de IoT en los espacios de oficina ofrecen soluciones innovadoras que mejoran la eficiencia, refuerzan la seguridad y ayudan a las empresas a optimizar sus operaciones.

A medida que el lugar de trabajo continúa evolucionando, es esencial para las empresas explorar soluciones de IoT que puedan simplificar las tareas diarias y crear una oficina más inteligente y segura. Al adoptar el IoT, las empresas pueden reducir costos y mejorar tanto la experiencia de los empleados como la de los visitantes.

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