Aumentar la seguridad: ¡9 tácticas esenciales de la política de visitas!

En el mundo actual, la seguridad en el lugar de trabajo es de suma importancia. Un aspecto clave para mantener un lugar de trabajo seguro es contar con una política de visitas eficaz. En esta entrada del blog, vamos a discutir las 9 mejores prácticas de la política de visitantes para ayudar a garantizar que su empresa se mantenga segura y protegida.

Este artículo le proporcionará toda la información que necesita saber:

• ¿Qué es una política de visitas?
• Creación de una política de visitas en el lugar de trabajo
• Las 9 mejores prácticas de la política de visitas para la seguridad en el lugar de trabajo
• Adaptación de una política de visitas al lugar de trabajo a necesidades y retos específicos

Siga leyendo para obtener información valiosa sobre la creación y aplicación de una sólida política de visitas que proteja a sus empleados, sus activos y su reputación.

¿Qué es una política de visitas?

Una política de visitas es un conjunto de directrices y procedimientos que dictan cómo se gestionan las visitas en un lugar de trabajo. El objetivo principal de una política de visitas es garantizar la seguridad de los empleados y los activos de la empresa, al tiempo que se mantiene un entorno acogedor para los visitantes.

Una política de visitas define las expectativas de los visitantes, como quién está autorizado a entrar y qué pueden y no pueden hacer mientras están en las instalaciones. También incluye directrices sobre la verificación de la identidad y el propósito de los visitantes, y la supervisión de sus movimientos por las instalaciones.

Una política de visitas bien diseñada establece un equilibrio entre el mantenimiento de un alto nivel de seguridad y el fomento de una experiencia positiva para los visitantes. Una gestión inadecuada de los visitantes puede dar lugar a diversos riesgos, como robos, violaciones de datos, vandalismo e incluso violencia. Por otra parte, unas políticas demasiado restrictivas pueden crear una percepción negativa de la empresa y dificultar la colaboración con socios externos. Por ello, es esencial desarrollar una política de visitas adaptada a las necesidades y retos específicos de su organización.

Creación de una política de visitas al lugar de trabajo

Una política eficaz de visitas al lugar de trabajo debe incluir los siguientes componentes:

• Objeto y ámbito de aplicación La política debe definir claramente su propósito y alcance, incluidos los tipos de visitantes permitidos en el lugar de trabajo y las zonas a las que pueden acceder.

• Identificación y acceso La política debe establecer procedimientos para verificar la identidad de los visitantes, como exigir su identificación o un registro previo, y concederles acceso a las instalaciones.

• Seguridad y protección La política debe describir las medidas adoptadas para garantizar la seguridad tanto de los empleados como de los visitantes, como controles de seguridad, restricciones a la entrada de determinados objetos y protocolos para situaciones de emergencia.

• Conducta y comportamiento La política debe establecer las expectativas de conducta y comportamiento de los visitantes, incluidas las directrices sobre el comportamiento, el lenguaje y la vestimenta adecuados, y las consecuencias en caso de incumplimiento de estas directrices.

• Privacidad y confidencialidad La política debe abordar el modo en que el lugar de trabajo tratará la información personal de los visitantes y la información confidencial que puedan encontrar durante su estancia en las instalaciones. Esto puede incluir el uso de acuerdos de confidencialidad para visitantes.

• Responsabilidad y seguros La política debe aclarar la responsabilidad del lugar de trabajo y la cobertura del seguro para los visitantes, incluyendo cualquier exención o acuerdo que los visitantes deban firmar.

• Ejecución La política debe describir las consecuencias de su incumplimiento y quién es responsable de hacerla cumplir.

• Comunicación y formación La política debe comunicarse a todos los empleados y visitantes, y debe impartirse formación sobre los requisitos y procedimientos de la política.

A la hora de crear su política de visitas al lugar de trabajo, considere la posibilidad de consultar con expertos en seguridad y revisar ejemplos de políticas de seguridad en el lugar de trabajo. Algunos factores a tener en cuenta a la hora de crear una política de visitas incluyen el tipo de industria, la sensibilidad de la información o los activos que se protegen, el nivel de tráfico de visitantes y cualquier requisito legal o normativo que pueda aplicarse a su organización.

También es esencial actualizar y revisar periódicamente su política para adaptarla a la evolución de las amenazas a la seguridad y a los cambios organizativos. Teniendo en cuenta estos pasos, su empresa puede crear un entorno más seguro y acogedor tanto para los empleados como para los visitantes.

Las 9 mejores prácticas de la política de visitas

1. 1. Defina quién tiene autoridad para autorizar visitas

Asegúrese de que la política de visitas de su lugar de trabajo establece directrices claras sobre quién tiene autoridad para aprobar visitas, como jefes de departamento, supervisores o personal de seguridad designado. Esto ayuda a mantener una cadena clara de responsabilidad y rendición de cuentas cuando se trata de conceder acceso a sus instalaciones.

Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de definir su proceso de aprobación de visitantes:

• Establezca una jerarquía para conceder la aprobación de visitantes, empezando por el nivel más bajo de autoridad y escalando a niveles superiores según sea necesario en función del propósito del visitante y de los requisitos de autorización.
• Definir claramente los criterios para aprobar a los visitantes, como la naturaleza de su visita, su relación con la organización y cualquier riesgo potencial para la seguridad que puedan plantear.
• Implantar un proceso de solicitud estandarizado para la aprobación de visitantes, que incluya la presentación de la información necesaria, como el nombre del visitante, la empresa, los datos de contacto y el propósito de la visita.
• Establezca un sistema de seguimiento de las aprobaciones y denegaciones de visitas para mantener un registro claro de los invitados autorizados e identificar posibles patrones o problemas que deban abordarse.

2. Implantar medidas de control de acceso

Decida quién puede ir a qué lugar de sus instalaciones y aplique medidas sólidas de control de acceso para restringir el acceso de los visitantes a zonas específicas. Estas medidas ayudan a evitar accesos no autorizados, reducir el riesgo de robo o violación de datos y mantener el cumplimiento de la normativa del sector. He aquí algunas formas de controlar eficazmente el acceso de visitantes a sus instalaciones:

• Las tarjetas de acceso para visitantes sólo permiten la entrada a las zonas designadas de sus instalaciones. Estas tarjetas pueden programarse para que caduquen al cabo de un tiempo determinado o para que el personal de seguridad las desactive a distancia.
• Los teclados y lectores biométricos en las entradas a zonas restringidas garantizan que sólo las personas con los códigos de acceso o credenciales biométricas correctos puedan entrar en estas zonas.
• Utilice un sistema de gestión de visitantes para agilizar el proceso de registro de visitantes, controlar el acceso a zonas restringidas y supervisar los movimientos de los visitantes por sus instalaciones. Estos sistemas pueden integrarse con su infraestructura de control de acceso, permitiéndole conceder acceso temporal a los visitantes en función de su nivel de autorización y el motivo de la visita.
• Implemente barreras físicas como torniquetes, verjas y puertas cerradas para controlar el flujo de visitantes dentro de sus instalaciones.
• Coloque señalización clara en todas sus instalaciones que indique las zonas restringidas, los requisitos de acceso y las rutas de los visitantes.

3. Asegúrese de que los visitantes vayan siempre acompañados

Los visitantes nunca deben deambular solos por sus instalaciones. Si van acompañados en todo momento por un empleado autorizado, se asegurará de que no accedan inadvertidamente a zonas o información confidenciales.

Una política eficaz de escolta de visitantes incluye la asignación de empleados específicos para que actúen como escoltas de los visitantes en función de su función, departamento o experiencia. Estos empleados deben recibir formación sobre las responsabilidades de escolta y conocer a fondo la política de visitas y los procedimientos de control de acceso de su empresa.

También debe establecer un sistema para que los escoltas se comuniquen con el personal de seguridad o de recepción en caso de que surjan problemas o emergencias durante la estancia de un visitante.

4. Control e identificación exhaustivos de los visitantes

Llevar a cabo un control y una identificación exhaustivos de los visitantes es crucial para mantener la seguridad en el lugar de trabajo y garantizar que sólo acceden a sus instalaciones las personas autorizadas. La aplicación de un proceso de control exhaustivo permite a su organización identificar posibles riesgos de seguridad, proteger la información confidencial y cumplir la normativa del sector.

Algunos elementos clave que debe incluir en su proceso de control e identificación de visitantes son: comprobación de antecedentes, NDA para visitantes, verificación de la identificación de los visitantes, registro de visitantes y controles de seguridad.

5. Implantar un sistema digital de gestión de visitantes

Un sistema de gestión de visitantes (VMS) es una solución de software integrada que ayuda a las organizaciones a gestionar y realizar un seguimiento de los visitantes que entran en sus instalaciones. Sustituye los tradicionales registros de visitantes en papel por un sistema digital que automatiza el proceso de registro, mantiene un registro de la información de los visitantes y facilita la aplicación de las políticas de control de acceso.

Esto no sólo agiliza el proceso de registro de visitantes y proporciona información valiosa sobre las tendencias de los visitantes, sino que la implantación de un VMS también puede mejorar significativamente la seguridad en el lugar de trabajo:

• La automatización del proceso de registro de visitantes reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos y garantiza la correcta contabilización de todos los visitantes.
• La integración con sistemas de control de acceso permite una mejor aplicación de las políticas de acceso de visitantes y la posibilidad de revocar el acceso rápidamente en caso necesario.
• La información de los visitantes se almacena de forma segura y el personal autorizado puede acceder a ella fácilmente en caso de emergencia o incidente de seguridad.
• El conocimiento en tiempo real de las tendencias y actividades de los visitantes puede ayudar a las organizaciones a identificar posibles riesgos de seguridad y a tomar decisiones informadas sobre las políticas de control de acceso.
• El cumplimiento de normativas sobre privacidad de datos como GDPR garantiza que la información de los visitantes se gestione de forma responsable y conforme a los requisitos legales.

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6. Emisión de tarjetas de identificación claras e informativas

Las tarjetas de visitante deben mostrar información esencial, como el nombre del visitante, la empresa y el nivel de autorización. Esto ayuda a los empleados a identificar fácilmente a los visitantes y a asegurarse de que tienen la autorización adecuada.

Las tarjetas de identificación para visitantes desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de la seguridad en el lugar de trabajo, ya que proporcionan a los empleados una forma fácil de identificar a los visitantes y de asegurarse de que tienen la autorización adecuada. Al diseñar las tarjetas de visitante, es importante incluir información esencial que ayude a facilitar un entorno seguro. Los elementos esenciales que deben incluirse son el nombre del visitante, la empresa, el nivel de autorización, la fecha y hora de llegada, la duración de su visita y una fotografía. También puede incluir un código QR que pueda ser escaneado por el personal de seguridad o integrado en su sistema de control de accesos.

La mayoría de los sistemas de gestión de visitantes le permiten tomar fácilmente una fotografía de su visitante y crear y emitir de forma eficiente una tarjeta de identificación que contenga toda la información necesaria.

7. Exponer las políticas y procedimientos para visitantes

Para garantizar que los visitantes conozcan las expectativas y los requisitos, es esencial exponer claramente sus políticas y procedimientos para visitantes en lugares destacados de sus instalaciones. Facilitar el acceso a esta información ayuda a los visitantes a comprender sus responsabilidades y a cumplir los protocolos de seguridad de su organización.

Una forma eficaz de exponer sus políticas y procedimientos para visitantes es colocar una señalización clara o paneles informativos en la zona de recepción, donde los visitantes puedan verlos a su llegada. Puede incluir carteles, pantallas digitales o folletos impresos que describan los aspectos clave de su política de visitas.

También puede incorporar sus políticas y procedimientos para visitantes en el proceso de registro en su quiosco de autoservicio o tableta, e imprimir un resumen o un código QR que enlace con la política completa en las tarjetas de identificación de los visitantes.

Publicar sus políticas y procedimientos para visitantes en el sitio web de su empresa permite a los visitantes revisar la información antes de llegar a sus instalaciones, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de sus protocolos de seguridad.

8. Plan de emergencia

Establecer planes y protocolos de respuesta ante emergencias es esencial para garantizar la seguridad tanto de los empleados como de los visitantes en su lugar de trabajo. Su política de visitas debe incluir disposiciones para la seguridad de los visitantes durante las emergencias:

• Describa claramente las rutas de evacuación y los procedimientos para los visitantes en caso de emergencia.
• Desarrolle un plan de comunicación con los visitantes durante una emergencia. Esto puede incluir el envío de alertas por mensaje de texto, correo electrónico o a través de su sistema de gestión de visitantes.
• Utilice su sistema de gestión de visitantes para mantener un registro actualizado de todos los visitantes en sus instalaciones. En caso de emergencia, esta información puede utilizarse para dar cuenta rápidamente de todos los visitantes y garantizar su seguridad.
• Forme a sus empleados sobre cómo ayudar a los visitantes en caso de emergencia.
• Realice simulacros de emergencia periódicos que incluyan situaciones con visitantes.

Un sistema de gestión de visitantes puede ser una herramienta inestimable para gestionar y coordinar eficazmente estas situaciones. Al incorporar planes y protocolos de respuesta a emergencias en su VMS, puede asegurarse de que su organización está preparada para gestionar emergencias con eficacia.

9. Formar y educar a los empleados en el cumplimiento de la política de visitas

Para mantener un lugar de trabajo seguro, es esencial formar y educar periódicamente a los empleados en el cumplimiento de la política de visitas. Los empleados desempeñan un papel fundamental a la hora de mantener los protocolos de seguridad de su organización y garantizar la seguridad de todos los que se encuentran en sus instalaciones. Haciendo hincapié en la importancia de seguir los procedimientos de seguridad y de informar de cualquier comportamiento sospechoso, puede crear una cultura de seguridad y concienciación dentro de su organización.

Adaptar una política de visitas al lugar de trabajo a necesidades y retos únicos

Los distintos sectores y organizaciones se enfrentan a retos únicos en lo que respecta a la gestión de las visitas. Para crear una política de visitas eficaz, es fundamental tener en cuenta las necesidades y los riesgos específicos de su organización. Por ejemplo, un centro sanitario puede centrarse en prevenir infecciones, mientras que una empresa alimentaria puede centrarse en mantener las normas de higiene y seguridad.

Tenga en cuenta factores como:

• La naturaleza de su negocio y la sensibilidad de la información y los activos.
• El nivel de tráfico de visitantes y los tipos de visitantes (por ejemplo, clientes, contratistas, proveedores)
• Los requisitos legales y reglamentarios que puedan afectar a su política de visitas.
• La distribución y el diseño del lugar de trabajo, incluidos los puntos de acceso y las zonas restringidas.

Al evaluar estos factores y aprender de ejemplos de cómo diferentes organizaciones han adaptado sus políticas de visitantes, puede crear una política de visitantes personalizada que aborde eficazmente sus necesidades y retos únicos.

En conclusión, la aplicación de una política de visitas eficaz en el lugar de trabajo es esencial para mantener la seguridad en su organización. Siguiendo nuestras 9 mejores prácticas de política de visitas, utilizando tecnología como sistemas digitales de gestión de visitas, y adaptando su política a las necesidades y retos únicos de su organización, puede ayudar a garantizar un entorno seguro y acogedor tanto para los empleados como para los visitantes.

Para obtener más consejos sobre cómo mejorar la seguridad en su lugar de trabajo, explore nuestros artículos sobre mejorar la seguridad con un SGV, seguridad en empresas alimentarias, GDPR, consejos de seguridad en el lugar de trabajo, y NDA para visitantes.

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