5 consejos para mejorar su registro de visitas en papel

5 consejos para mejorar su registro de visitas en papel.

Y una plantilla de registro de visitas gratuita para descargar.

Muchas empresas utilizan un registro de visitas para controlar quién entra y quién sale. Es probable que usted también lo haga. Pero ¿sabía que puede hacerse de forma aún más eficiente?

Los estudios muestran que muy pocas empresas sacan el máximo partido a su registro de visitas. Es una pena, porque si lo hace bien, su formulario de registro puede ser mucho más que un simple registro. También es una herramienta de marca, de fidelización de clientes y, sobre todo, de seguridad.

Entonces, ¿cómo saber cuál es el mejor sistema para que su empresa registre a los visitantes? ¿Y cómo sacarle el máximo partido? Le guiamos a través de las posibilidades.

¿Qué es un registro de visitantes?

Un registro de visitantes o formulario de registro es una herramienta esencial para llevar un control de las personas que visitan su edificio. Contiene información importante sobre la identidad de sus visitantes, la empresa a la que representan, a quién han venido a visitar y sus datos de contacto.

Los registros de visitantes pueden ser en papel o digitales. Un registro en papel es el formulario tradicional de la recepción, donde los huéspedes rellenan sus datos. Un registro de visitas digital es una versión automatizada y racionalizada, en la que la información se introduce y almacena utilizando la tecnología. Ofrece numerosas funciones adicionales, como tomar una foto, firmar con un código QR y una notificación automática de que el huésped ha llegado.

La mayoría de las organizaciones siguen optando por el lápiz y el papel de la vieja escuela para registrar a sus visitantes. Por lo tanto, dejaremos de lado por un momento el sistema digital de gestión de visitantes y nos centraremos en el registro en papel.

Al final de este artículo encontrarás algunas plantillas para un registro de visitas en papel que puedes descargar gratuitamente.

¿Por qué necesitas un registro de visitas?

Más que nunca, la seguridad es una prioridad para cualquier institución, incluida la oficina. Asegurar su edificio es una necesidad para garantizar la seguridad de sus empleados.

Llevando un registro de visitas, se asegura de que no puede entrar cualquiera en su edificio. Por razones de seguridad, es imprescindible que las organizaciones cuenten con un sistema y un proceso de registro sólidos que restrinjan el acceso a personas no autorizadas.

Un registro de visitantes también permite saber quién está presente en sus instalaciones. Se trata de una información esencial en situaciones de emergencia, por ejemplo, si hay que evacuar el edificio en caso de incendio.

El libro de registro también puede servir de ayuda a la hora de elaborar procedimientos de emergencia, ya que le proporciona información sobre el número de visitantes que hay en su edificio cada día.

Por último, pero no menos importante, puede ser una herramienta útil para el análisis de datos. Su cuaderno de bitácora contiene mucha información sobre los visitantes que ha tenido. Esto puede ayudarte a tomar decisiones informadas y a adoptar las medidas necesarias para proteger aún más tu lugar de trabajo.

Cómo hacerlo bien

Imagine que entra en un vestíbulo moderno e impresionante y se encuentra con un formulario de registro descuidado en el mostrador de recepción. Sus altas expectativas no se verán satisfechas. Por desgracia, hay muchas empresas que dejan una primera impresión decepcionante de esta manera.

Por ello, le daremos 5 consejos para mejorar su formulario de inscripción.

1. Asegúrate de que tu formulario es claro y fácil de leer

Un formulario ordenado y claro es un requisito básico para dar una cálida bienvenida a sus invitados. Para muchos visitantes, su registro es el primer contacto que tienen con su empresa. Asegúrese de que lo perciban como una experiencia agradable.

Elija un tipo de letra profesional y claramente legible, como Arial, Helvetica o Times New Roman. Asegúrese de que el tamaño de la fuente es lo suficientemente grande como para que su visitante no tenga que esforzarse por leer el texto.

Además, dé a su visitante espacio suficiente para rellenar los campos. Al fin y al cabo, los nombres y la letra tienen todo tipo de formas y tamaños.

2. No pida más de lo que necesita

Información básica que probablemente querrá saber sobre su visitante:

• Fecha
• Nombre y apellidos
• Empresa
• Motivo de la visita
• Anfitrión
• Hora de llegada
• Hora de salida

Dependiendo de las necesidades de su empresa, también puede solicitar datos adicionales, como el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de su visitante.

No obstante, piense bien qué datos solicita. En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que los datos personales solicitados sean “adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para los fines para los que se tratan”. Otros países tienen sus propias leyes de privacidad basadas en los mismos principios.

En tiempos de pandemia, hay que tener en cuenta otros aspectos. Es posible que quiera examinar la salud de los visitantes para prevenir infecciones entre su personal. También necesita recoger y procesar estos datos de forma segura.

Así que, si no quiere arriesgarse a una multa, tendrá que determinar cómo debe ser su registro de visitantes, qué datos quiere registrar y cómo puede hacerlo de forma segura y respetando la privacidad. Tendrá que encontrar el equilibrio entre la solicitud de datos y el cumplimiento de la normativa.

3. Utilice varios formularios de registro

¿Sabía que entre el 40% y el 50% de las reuniones comienzan con retraso? Una investigación realizada por Joseph A. Allen en la Universidad de Nebraska descubrió que una reunión que se retrasa diez minutos es percibida por los empleados como mucho menos eficiente.

Las largas colas en la recepción son una de las razones por las que muchas reuniones empiezan con retraso. Es probable que usted mismo haya pasado por eso: llega con mucha antelación a su cita y, sin embargo, al hacer cola para registrarse en la recepción, se da cuenta de que llega tarde.

Esta es una de las razones por las que recomendamos utilizar un sistema de gestión de visitas basado en la nube que permita a sus invitados registrarse por sí mismos. Sin embargo, si quieres seguir con el tradicional bolígrafo y papel, la mejor solución es tener a mano varios formularios de registro para tener controlado el flujo de visitantes en tu recepción.

4. Rellene previamente todos los campos posibles

Mejor aún es cuando tienes una lista pre-rellenada de los visitantes que esperas. Esto, por supuesto, requiere algo de trabajo extra: tus colegas tendrán que proporcionarte información sobre las reuniones y visitas previstas, tú tendrás que enumerar los nombres y la información relevante de los visitantes -en orden alfabético, quizás- e imprimir la lista.

Aunque consume tiempo, este método tiene dos ventajas: al ver sus nombres en la lista, sus visitantes se sentirán inmediatamente bienvenidos; además, el registro es mucho más rápido.

Con una solución digital como Vizito, no tiene que preocuparse por el trabajo extra de su personal ni por el montón de papel que tiene que guardar. Puedes gestionar los detalles de todos tus visitantes en un panel de control, y los invitados pueden preinscribirse para que su registro se complete en cuestión de segundos.

5. Presta atención a la privacidad de tus visitantes

Aquí es donde las cosas se complican. Le guste o no, los registros en papel violan la privacidad de sus visitantes. Cualquier persona de la recepción puede leer tu libro de registro. Los datos de las personas que se han registrado están a la vista de los próximos visitantes.

Aquí es donde las leyes de privacidad, como el GDPR, vuelven a entrar en juego. Por lo tanto, piense cuidadosamente en los datos que pide a sus visitantes, pero también en cómo almacena esos datos de los visitantes y cómo los elimina finalmente.

Un sistema como Vizito le ayuda a manejar los datos de sus visitantes de forma segura. Cuando utiliza el registro digital de visitantes, la información que sus visitantes proporcionan no está disponible en el mostrador, y todos los datos se procesan y almacenan de forma segura de acuerdo con la legislación GDPR.

Plantillas gratuitas para el registro de visitantes

¿Necesita una plantilla gratuita para registrar la asistencia en su tienda, oficina, escuela o para un taller, evento o jornada de puertas abiertas?

Aunque recomendamos encarecidamente el uso de formularios de registro digitales, estaremos encantados de ayudarte. Tanto si necesita un formulario para uso personal como empresarial, nuestra plantilla gratuita e imprimible (disponible para su descarga en PDF) le servirá de ayuda:

Consiga las plantillas gratuitas haciendo clic aquí.

¿Es hora de deshacerse del formulario en papel?

Disponer de un sistema de gestión de visitas es, obviamente, algo positivo. Sin embargo, creemos que es aún mejor pasar a un sistema sin papel, para reducir los residuos y aumentar la seguridad.

Por ello, le recomendamos que elija un sistema digital de registro de visitantes que proteja a sus visitantes y sus datos.

Para tener una idea de cómo un sistema moderno de gestión de visitantes puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito de forma gratuita durante 14 días de prueba o chatee con nosotros para discutir cómo Vizito puede ayudarle a mejorar su recepción.

¿Tienes más preguntas? Estas son las 7 preguntas más comunes sobre la gestión digital de visitas - y nuestras respuestas._