5 consejos para mejorar su registro de visitas en papel

Un registro de visitas bien disenado no solo controla quien entra y sale de su edificio, sino que tambien funciona como herramienta de marca, fidelizacion y seguridad. Aqui tiene cinco consejos practicos para optimizar su formulario de registro en papel, junto con una plantilla gratuita para descargar.

Que es un registro de visitantes

Un registro de visitantes o formulario de registro es una herramienta para llevar un control de las personas que visitan su edificio. Contiene informacion sobre la identidad de sus visitantes, la empresa que representan, a quien visitan y sus datos de contacto.

Los registros pueden ser en papel o digitales. Un registro de visitas digital es una version automatizada que ofrece funciones adicionales como tomar fotos, firmar con codigo QR y notificaciones automaticas.

Al final de este articulo encontrara plantillas gratuitas para descargar.

Por que necesita un registro de visitas

• Seguridad del edificio: impide que personas no autorizadas entren libremente
• Gestion de emergencias: permite saber quien esta presente en caso de evacuacion
• Planificacion: proporciona datos sobre el volumen diario de visitantes
• Analisis de datos: la informacion recopilada ayuda a tomar decisiones informadas para proteger su lugar de trabajo

5 consejos para mejorar su formulario de registro en papel

1. Asegurese de que su formulario es claro y facil de leer

Un formulario ordenado y legible es fundamental para dar una buena primera impresion. Siga estas pautas:

• Use una tipografia profesional y legible (Arial, Helvetica o Times New Roman)
• Elija un tamano de fuente lo suficientemente grande
• Deje espacio suficiente para que los visitantes rellenen los campos

2. Solicite solo la informacion necesaria

Datos basicos que deberia recopilar:

Segun sus necesidades puede solicitar datos adicionales como telefono o correo electronico. Pero recuerde: el GDPR exige que los datos sean “adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario”. Encuentre el equilibrio entre la informacion que necesita y el cumplimiento normativo.

3. Tenga varios formularios disponibles

Entre el 40% y el 50% de las reuniones comienzan con retraso. Las largas colas en recepcion son una causa frecuente. Segun un estudio de Joseph A. Allen (Universidad de Nebraska), un retraso de diez minutos hace que los empleados perciban la reunion como mucho menos eficiente.

Tenga a mano varios formularios de registro para controlar el flujo de visitantes y evitar colas. Mejor aun: un sistema de gestion de visitas basado en la nube permite que los visitantes se registren solos.

4. Pre-rellene los campos cuando sea posible

Prepare una lista con los visitantes esperados del dia, incluyendo nombres e informacion relevante. Dos ventajas claras:

• Los visitantes se sienten bienvenidos al ver su nombre en la lista
• El registro se completa mucho mas rapido

Con una solucion digital como Vizito, este proceso se automatiza: los invitados pueden preinscribirse y completar su registro en segundos.

5. Proteja la privacidad de sus visitantes

Los registros en papel tienen un problema fundamental de privacidad: cualquier persona en recepcion puede leer los datos de visitantes anteriores. Esto entra en conflicto con leyes como el GDPR.

Considere cuidadosamente:

• Que datos solicita
• Como almacena esos datos
• Como los elimina cuando ya no son necesarios

Un sistema como Vizito resuelve estos problemas: la informacion no queda visible en el mostrador y todos los datos se procesan conforme al GDPR.

Plantillas gratuitas para registro de visitantes

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Es hora de considerar el registro digital

Disponer de un sistema de gestion de visitas en papel es mejor que nada. Sin embargo, el paso a un sistema digital reduce residuos, mejora la seguridad y protege la privacidad de sus visitantes.

Le recomendamos elegir un sistema digital de registro de visitantes que proteja a sus visitantes y sus datos.

Para tener una idea de como un sistema moderno de gestion de visitantes puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito de forma gratuita durante 14 dias de prueba o chatee con nosotros para discutir como Vizito puede ayudarle a mejorar su recepcion.

¿Tiene mas preguntas? Estas son las 7 preguntas mas comunes sobre la gestion digital de visitas - y nuestras respuestas.