--- title: "15 sencillos trucos de oficina que te harán la vida más fácil | Vizito" description: "Descubre 15 trucos de oficina sencillos para ahorrar tiempo, aumentar la productividad y hacer tu jornada laboral mas divertida. Ejemplos reales incluidos." url: https://vizito.eu/es/blog/15-sencillos-trucos-de-oficina-que-te-haran-la-vida-mas-facil/ language: es --- Escrito por Jill, Gestora de contenidos - Escrito: 30 de agosto de 2022 - Última actualización: 25 de junio de 2026 ![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/home_office.webp?width=1100) Automatizar tareas repetitivas en la oficina ahorra tiempo, reduce costes y aumenta la productividad. Aqui tiene 15 formas practicas de lograrlo, junto con ejemplos reales de empresas que ya lo hacen. ## Ejemplos reales de trucos de oficina creativos ### La sala secreta de Weebly Los empleados de Weebly acceden a su sala de reuniones tirando de un libro especifico en una estanteria. En su interior hay un mecanismo que abre la puerta, convirtiendo el acceso en una experiencia memorable. ### El monitor de cafe de Pub Nub Pub Nub conecto su dispensador de cafe a una bascula conectada a un Raspberry Pi. Los empleados monitorizan el nivel de cafe desde su mesa y reciben una notificacion cuando hay que preparar mas. ### El lanzacohetes de Vizito En Vizito, un lanzador de cohetes personalizado dispara un cohete de goma cuando alguien hace fallar una prueba del sistema. Una forma divertida de mantener la atencion durante la programacion. ## 15 tareas de oficina que puede automatizar ### 1\. Gestion automatica de facturas Herramientas como [Sage](https://www.sage.com/en-us/accounting-software/invoicing/), [Scoro](https://www.scoro.com/features/invoicing/), [Invoiced](https://www.invoiced.com/) o [Wave](https://www.waveapps.com/) permiten: - Compilar facturas en segundos con datos de cliente automaticos - Enviar recordatorios automaticos de pagos vencidos - Archivar facturas recibidas con [Microsoft Power Automate](https://www.microsoft.com/en-gb/power-platform/products/power-automate/) ![Automatización de facturas en el móvil táctil](https://vizito.eu/images/blog/invoice.webp?width=1100) ### 2\. Automatizacion del correo electronico Trucos para ahorrar tiempo con el email: - Crear plantillas (“respuestas enlatadas” en Gmail) y firmas personalizadas - Establecer reglas y etiquetas para organizar la bandeja de entrada - Configurar reenvios automaticos para que cada persona reciba la informacion necesaria ![Etiquetas de las reglas de ingeración del buzón automático](https://vizito.eu/images/blog/automated_mailbox.webp?width=1100) Un [sistema de registro de visitantes](https://vizito.eu/es/) se integra con el correo electronico para enviar alertas automaticas cuando llega un visitante. Pruebe Vizito durante [14 dias de prueba](https://vizito.eu/es/blog/15-sencillos-trucos-de-oficina-que-te-haran-la-vida-mas-facil/#freetrial). ### 3\. Respuestas automaticas a consultas Hacer esperar 10 minutos a un cliente potencial puede significar perderlo. Herramientas como [Pipedrive](https://www.pipedrive.com/) y [Zendesk](https://www.zendesk.com/) envian respuestas automaticas inmediatas que ganan tiempo. ### 4\. Monitorizacion de presencia online Herramientas de analitica para supervisar el rendimiento de su empresa en Internet: | Herramienta | Tipo | | --- | --- | | [Google Analytics](https://analytics.google.com/analytics/web/provision/#/provision) | Analitica web | | [Adobe Analytics](https://business.adobe.com/products/adobe-analytics.html) | Analitica empresarial | | [Umami](https://umami.is/) | Alternativa open source centrada en privacidad | En Vizito usamos Umami para el analisis de rendimiento web. ![Website analytics umami mejor alternativa a google analytics](https://vizito.eu/images/blog/website_performance.webp?width=1100) ### 5\. Publicacion automatizada en redes sociales Herramientas como [Buffer](https://buffer.com/), [Hootsuite](https://www.hootsuite.com/) y [CoSchedule](https://coschedule.com/) permiten programar contenido con antelacion en todos los perfiles sociales. ### 6\. Programacion automatica de reuniones - **Interno:** [Google Calendar](https://calendar.google.com/calendar/u/0/r) y [Outlook](https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook) muestran disponibilidad del equipo - **Externo:** [Calendly](https://calendly.com/blog/the-one-calendly-meeting-every-business-professional-needs) y [Doodle](https://doodle.com/en/) encuentran horarios comunes sin compartir calendarios ### 7\. Slackbots para interacciones diarias Si su equipo usa [Slack](https://slack.com/), configure Slackbots con preguntas automaticas como “¿Como va tu proyecto?” o “¿En que estas trabajando?”. Ahorra tiempo en reuniones y mantiene al equipo informado. ![Slack automation interaction team](https://vizito.eu/images/blog/slackbot.webp?width=1100) ### 8\. Resumenes automaticos del equipo [DailyBot](https://www.dailybot.com/) permite documentar el trabajo diario y enviar un resumen matutino automatico. Especialmente util para equipos remotos. ### 9\. Planificacion de turnos automatizada Sustituya las hojas de calculo por herramientas como [Skedulo](https://www.skedulo.com/) o [Findmyshift](https://www.findmyshift.com/free-employee-scheduling-software). Todos consultan su horario y reciben notificaciones de cambios automaticamente. ### 10\. Gestion de proyectos con menos entradas manuales Herramientas como [Trello](https://trello.com/), [Asana](https://asana.com/), [Clickup](https://clickup.com/) y [Basecamp](https://basecamp.com/) organizan tareas, envian recordatorios automaticos y se integran con otras aplicaciones. ![Trello tareas automatización de la gestión de proyectos organización](https://vizito.eu/images/blog/trello.webp?width=1100) ### 11\. Campanas de email marketing automatizadas Cada dolar invertido en email marketing genera 42 dolares de retorno ([DMA](https://media.dma.org.uk/articles/pdfs/marketers-email-tracker-2019.pdf)). Herramientas como [Mailchimp](https://mailchimp.com/resources/how-to-market-on-social-media/), [Sendloop](https://sendloop.com/) y [Customer.io](https://customer.io/) permiten crear plantillas personalizadas para newsletters, felicitaciones y campanas de goteo. ### 12\. Registro digital de visitantes Sustituya el [registro en papel](https://vizito.eu/es/blog/5-consejos-para-mejorar-su-registro-de-visitas-en-papel/) por la [gestion digital de visitantes](https://vizito.eu/es/). Ventajas: - [Mejor seguridad](https://vizito.eu/es/blog/como-los-sistemas-de-gestion-de-visitas-pueden-mejorar-la-seguridad-en-su-empresa/) y privacidad de datos - [Menor impacto ambiental](https://vizito.eu/es/blog/8-maneras-en-que-las-empresas-pueden-ayudar-a-combatir-el-cambio-climatico/) - Datos almacenados automaticamente en la nube - Los [recepcionistas](https://vizito.eu/es/blog/las-10-principales-habilidades-que-necesita-todo-recepcionista/) pueden centrarse en la experiencia de bienvenida - Integracion con Slack, Teams y correo electronico para alertas automaticas **_Leer mas:_** _[¿Que es la gestion de visitantes?](https://vizito.eu/es/gestion-de-visitantes/)_ _[5 mitos sobre la gestion digital de visitantes](https://vizito.eu/es/blog/5-mitos-sobre-la-gestion-digital-de-las-visitas/)_ _[Como empezar en menos de 30 minutos](https://vizito.eu/es/blog/como-empezar-con-el-registro-digital-de-visitantes-en-menos-de-30-minutos/)_ ### 13\. Sensores inteligentes para iluminacion y climatizacion Herramientas como [Home Assistant](https://www.home-assistant.io/) permiten encender luces y climatizacion solo cuando una habitacion esta en uso, controlando el consumo energetico a lo largo del tiempo. ![Home Assistant asistente doméstico automatización iluminación calefacción aire acondicionado consumo energético](https://vizito.eu/images/blog/home_office.webp?width=1100) ### 14\. Cafe programado automaticamente Las cafeteras programables preparan cafe con hasta 24 horas de antelacion. Si el cafe matutino es esencial para su equipo, esta inversion merece la pena. ### 15\. Robot aspirador para la oficina Las oficinas se ensucian rapidamente. Un robot aspirador (incluso modelos que barren, aspiran y friegan) mantiene el espacio limpio sin el coste diario de un servicio de limpieza. ## Automatizar para crecer Pequenas innovaciones como estas tienen un gran impacto: ahorran dinero, ahorran tiempo, impresionan a clientes y crean un entorno de trabajo mas agradable. **_Para conocer como un moderno sistema de [gestion de visitas](https://vizito.eu/es/) puede ayudar a su negocio, pruebe Vizito durante [14 dias de prueba](https://vizito.eu/es/blog/15-sencillos-trucos-de-oficina-que-te-haran-la-vida-mas-facil/#freetrial), chatee con nosotros o reserve una demostracion._** **¿Tiene mas preguntas? [Las 7 preguntas mas comunes sobre los sistemas de gestion de visitas - y nuestras respuestas](https://vizito.eu/es/blog/7-preguntas-comunes-sobre-los-sistemas-digitales-de-gestion-de-visitas/).** ¿Te ha resultado útil? Marca Vizito como fuente preferida en Google y nuestros artículos aparecerán más a menudo en Search y en Discover. 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