Für Coworking Spaces und Gemeinschaftsbüros
Beste Besuchermanagement Software für Coworking Spaces und Gemeinschaftsbüros
Vizito ist die Besuchermanagement Software für Coworking Spaces. Sie gibt jedem Mieter sein eigenes gebrandetes Check-in, hält Besucherprotokolle pro Unternehmen getrennt, druckt gebrandete Ausweise in Sekunden und ermöglicht es Ihrer Rezeption, einen gemeinsamen Kiosk für Dutzende von Mietern zu verwalten. ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, standardmäßig in EU-Rechenzentren gehostet und vertraut von über 2.000 Arbeitsplätzen in mehr als 80 Ländern - damit Ihre Mitglieder einen professionellen Empfang erhalten, ohne dass Sie einen Helpdesk betreiben müssen.
Sicherheit
Sichern Sie Ihren Coworking Space
Coworking Spaces werden sicherer, indem Besucher auf effiziente Weise verfolgt werden.
Wichtige Sicherheitsfunktionen
Verwenden Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, stellen Sie QR-Codes für den Zugang zu geschützten Bereichen bereit, verlangen Sie gesetzliche Unterschriften, um das geistige Eigentum und die Daten aller Ihrer Mieter zu schützen und zu sichern.
Identifizieren Sie Personen
Jeder Besucher jedes Mieters wird von Vizito beim Ein- und Auschecken mit einem Zeitstempel versehen, was die Identifizierung erleichtert.
Getrennte Lagerung
Die Besucherinformationen werden in einer mandantenübergreifenden Datenbank gespeichert, in der jeder Mieter nur seine eigenen Informationen sehen kann.
Persönliche Ausweise
Stellen Sie Besuchern und Mietern automatisch gedruckte Ausweise zur Verfügung, um Unternehmen und Personen in Ihren Büros leicht unterscheiden zu können. Fügen Sie einen QR-Code für die Integration mit Ihrem Zugangskontrollsystem hinzu.
Erfassen Sie Unterschriften
Fügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Sie Besucher auffordern, beim Pre-Check-In NDAs und/oder andere Dokumente zu unterzeichnen.
Sichere Aufbewahrung
Alle Daten werden sicher in Frankfurt (Deutschland) und Amsterdam (Niederlande) gespeichert und gehören Ihnen und Ihren Mietern.
Automatisierte Benachrichtigungen
Senden Sie Echtzeit-Warnungen an Ihren Gastgeber, wenn Personen einchecken.
Branding
Es ist Ihr System
Heben Sie die Marken Ihrer Mieter hervor, indem Sie ihr Branding in allen Aspekten des Registrierungsprozesses widerspiegeln.
Wichtige Branding-Funktionen
Legen Sie benutzerdefinierte Farbschemata fest, zeigen Sie einzigartige Grafiken für jeden Mieter. Zeigen Sie Ihr eigenes Markenvideo an, wenn das System nicht in Gebrauch ist.
Professionelles Aussehen
Beeindrucken Sie Ihre Mieter und Besucher von Anfang an mit E-Mail-Einladungen in ihrem eigenen Hausstil. Fügen Sie alle Informationen, Anhänge und Adressdaten ein, die sie benötigen.
Branding
Passen Sie Schaltflächenfarben, Hintergründe, Bilder und Benachrichtigungen an, um die Markenidentität aller Mieter zu unterstreichen.
Hallo, Hola, ...
Vizito unterstützt mehr als 31 Sprachen und stellt sicher, dass der Check-in-Prozess klar ist, egal woher Sie kommen.
Machen Sie es zu Ihrem
Sie können alle während des Anmeldevorgangs angezeigten Meldungen anpassen. Senden Sie Benachrichtigungs-E-Mails von Ihren Domains aus an die Mieter.
Dokument-Layouts
Markenverträge, Sicherheitsrichtlinien und NDAs können beim Einchecken digital unterzeichnet werden. Wir kümmern uns um die sichere Aufbewahrung dieser Dokumente.
Flexible Konfiguration
Vizito kann in hohem Maße angepasst werden, so dass es fast alle Ihre Herausforderungen bei der Besucherregistrierung bewältigen kann, selbst bei komplexen Coworking-Szenarien.
Wirkungsgrad
Effiziente Technologie
Werden Sie effizienter, indem Sie die Prozesse der Besucherregistrierung rationalisieren und Aufgaben automatisieren, die zuvor manuell erledigt wurden.
Wichtige Effizienzmerkmale
Reduzieren Sie Wartezeiten und interne Kosten, indem Sie unsere umfangreichen Funktionen zur Steigerung der Effizienz nutzen.
Sie waren hier
Jeder, der schon einmal an einem Ort eingecheckt hat, kann schnell wieder Zugang zu Ihrem Standort erhalten, indem er automatisch als wiederkehrende und vorregistrierte Person gespeichert wird.
Daten auswerten
Berichte und Statistiken werden auf benutzerfreundliche Weise dargestellt. So können Sie das Einchecken von Mietern und Besuchern verfolgen und wichtige Erkenntnisse gewinnen, um Ihre Ressourcen besser zu verteilen.
Selbstbedienung
Ihre Mieter und Besucher können sich auf dem Tablet anmelden oder ihr eigenes Smartphone verwenden, um die Formulare auszufüllen, die Vereinbarungen zu lesen und zu unterschreiben und die Anmeldung abzuschließen.
Einfaches Auditing
Finden und exportieren Sie Daten für bestimmte Personen und erfüllen Sie gleichzeitig die Anforderungen an die Auditkontrolle. Unsere Berichte können nach allen Daten gefiltert werden, die während des Check-in-Prozesses eingegeben werden.
Eindeutig instruiert
Die Vizito-App bietet klare Anweisungen für alle Beteiligten und kann sie in ihrer eigenen Sprache grüßen.
Die Zeit ist um
Checken Sie Personen nach einer bestimmten Zeit automatisch aus. Sie haben die Möglichkeit, die Aufenthaltsdauer der Personen genau zu steuern.
Häufig gestellte Fragen
-
Was ist die beste Besuchermanagement Software für Coworking Spaces?
Vizito wird durchgängig zu den besten Besuchermanagement Software für Coworking gezählt (4,9/5 auf Capterra). Es ist die einzige große VMS, die von Anfang an für mandantenfähiges Coworking gebaut wurde: getrennte Besucherprotokolle pro Mieter, Branding pro Mieter (Logo, Farben, E-Mail-Domain, signierte NDAs), ein gemeinsamer Kiosk an der Rezeption, ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. Mieter erhalten ein professionelles, gebrandetes Erlebnis, ohne dass Sie einen Helpdesk betreiben müssen.
-
Kann jeder Mieter sein eigenes Branding in Vizito haben?
Ja. Jeder Mieter erhält sein eigenes Logo, Farbschema, Kioskbildschirme, individuelle Check-in-Fragen, Vereinbarungen und Benachrichtigungs-E-Mails, die von seiner eigenen Domain gesendet werden. Wenn ein Besucher eintrifft und das Unternehmen seines Gastgebers auswählt, wechselt der gesamte Ablauf zum Branding dieses Mieters. Aus Sicht des Besuchers sieht es wie ein eigener Empfang aus.
-
Werden Besucherprotokolle zwischen Mietern getrennt gehalten?
Ja. Das mandantenfähige Datenmodell von Vizito bedeutet, dass Mieter A die Besucherdatensätze von Mieter B nicht sehen kann, auch wenn beide denselben physischen Kiosk nutzen. Der Betreiber (der Coworking Space) hat eine Hauptansicht über alle Mieter, aber jeder Mieter-Administrator sieht nur seine eigenen Daten, Exporte und Berichte - das richtige Modell für DSGVO-Datenminimierung.
-
Wie funktioniert die Preisgestaltung für einen Coworking Space mit vielen Mietern?
Vizito wird pro Standort und nicht pro Mieter abgerechnet. Ein einzelner Coworking-Standort mit 30 Mietern zahlt monatlich genauso viel wie ein Einzelmieter-Büro am selben Standort. Die Preise beginnen bei 29,95 € pro Standort pro Monat und sind vollständig auf der Preisseite veröffentlicht. Für Multi-Site-Coworking-Gruppen kontaktieren Sie uns für Mengenrabatte.
-
Funktioniert Vizito mit dem Zugangskontrollsystem in unserem Coworking Space?
Ja. Vizito kann beim Check-in QR-Codes generieren, die mit den meisten Zugangskontrollsystemen funktionieren, und unsere REST-API und Webhooks ermöglichen es Ihnen, Besucherdaten in Ihr bestehendes Zugangskontroll- oder Gebäudemanagementsystem zu übertragen. Native Integrationen umfassen Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory, Slack und Microsoft Teams.
-
Ist Vizito DSGVO-konform für Coworking-Besucherdaten?
Ja. Vizito wurde in Europa entwickelt, standardmäßig in EU-Rechenzentren gehostet und ist ISO 27001 zertifiziert. Jeder Mieter kann seine eigene Aufbewahrungsfrist, seinen Einwilligungstext und seinen Workflow für das Recht auf Vergessenwerden konfigurieren, und eine unterzeichnete Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist sowohl für den Coworking-Betreiber als auch für einzelne Mieter verfügbar.
-
Wie lange dauert die Einführung von Vizito in einem Coworking Space?
Die meisten Coworking-Betreiber sind innerhalb eines einzigen Tages live. Der Ablauf: Konfigurieren Sie den Standort und fügen Sie Ihre Mieter im Dashboard hinzu (15-30 Minuten), laden Sie jeden Mieter-Administrator ein, damit er sein eigenes Check-in branden kann, installieren Sie die Vizito-App auf einem einzigen Tablet oder drucken Sie ein QR-Poster und beginnen Sie mit der Anmeldung von Besuchern. Kein IT-Projekt, keine proprietäre Hardware.
