Die Zukunft des Besuchermanagements: Vorhersagen und Trends für 2023 und darüber hinaus

Wenn man noch vor zehn Jahren als Besucher ein Unternehmen betrat, fühlte man sich meist in eine Zeit zurückversetzt, in der man noch mit Stift und Papier arbeitete und das Besuchermanagement - wenn es überhaupt eines gab - ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess war. Anmeldeformulare oder Logbücher aus Papier mit oft schwer lesbaren handschriftlichen Angaben erschwerten die Nachverfolgung von Besuchern und die Führung genauer Aufzeichnungen. Manuell erstellte Besucherausweise waren oft generisch und leicht zu vervielfältigen, was ein Sicherheitsrisiko darstellte.

Heute hat sich die Welt des Besuchermanagements dramatisch weiterentwickelt und setzt auf modernste Technologie und Automatisierung, um sowohl Besuchern als auch Organisationen ein nahtloses, sicheres und effizientes Erlebnis zu bieten.

Und das ist noch nicht alles. Angetrieben von technologischen Fortschritten, zunehmenden Sicherheitsbedenken und dem Bedarf an effizienteren Prozessen wird sich die Welt des Besuchermanagements in den kommenden Jahren noch weiter entwickeln und große Schritte machen. Wir haben die Gründer des VMS-Systems Vizito, Pieter-Jan Dries und Steven Gilissen, gefragt, wie sie sich die Zukunft des Besuchermanagements vorstellen. In diesem Blogbeitrag erkunden wir den Wandel der Branche und die Innovationen, die ihre Zukunft bestimmen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die bedeutenden Veränderungen im Besuchermanagement in den letzten Jahren und die wichtigsten Trends für 2023 und darüber hinaus zu erfahren, wie zum Beispiel:

• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen
• Internet der Dinge (IoT) Integration
• Weitere Betonung auf kontaktlose Lösungen
• Verbessertes Besuchererlebnis
• Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen
• Stärkerer Fokus auf Datenschutz
• Verstärkter Fokus auf Nachhaltigkeit

Signifikante Veränderungen in der Besucherverwaltung in den letzten Jahren

Das Besuchermanagement hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Von einfachen Lösungen mit Papier und Stift bis hin zu bahnbrechenden Technologien - dies sind die wichtigsten Innovationen in diesem Bereich:

Digitale Besucherverwaltung

Der Übergang von der traditionellen, papiergestützten Besucherverwaltung zu digitalen Besucherverwaltungssystemen (VMS) war in den letzten Jahren eine wichtige Entwicklung. Laut Pieter-Jan Dries, dem Mitbegründer von Vizito, war dieser Wechsel ein natürlicher Schritt: “Da Unternehmen ständig nach Möglichkeiten suchen, die Effizienz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, bieten digitale Besucherverwaltungssysteme zahlreiche Vorteile. Sie rationalisieren den Check-in-Prozess, bieten eine sicherere Methode zur Verwaltung des Besucherzugangs und ermöglichen eine bessere Datenerfassung und -verwaltung. Ein digitales VMS vereinfacht auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der GDPR, da es Besucherdaten sicher speichert und bei Bedarf leicht abrufbar macht.”

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Cloud-basierte Systeme

Die nächste wichtige Veränderung ist das Aufkommen von Cloud-basierten Lösungen. Cloud-basierte Besuchermanagementsysteme wie Vizito bieten mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und eine einfache Integration mit anderen Systemen, wie z. B. Zugangskontrollsysteme (ACS), um eine umfassende Sicherheitslösung zu bieten. Auf Cloud-basierte Lösungen kann aus der Ferne zugegriffen werden, was die Verwaltung von Besucherdaten und die Überwachung von Besucheraktivitäten erleichtert.

Biometrische Technologie

Auch der Einsatz biometrischer Technologien zur Überprüfung der Identität von Besuchern hat zugenommen. Fingerabdruckscanner, Gesichtserkennung und andere biometrische Verfahren bieten ein höheres Maß an Sicherheit und Genauigkeit als herkömmliche Verfahren wie Ausweise.

Datenschutz und Sicherheit

In der Zwischenzeit haben sich die Besucherverwaltungssysteme an den steigenden Bedarf an Datenschutz und Sicherheit angepasst. Die Einhaltung von Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) ist unerlässlich geworden, und moderne Besucherverwaltungssysteme enthalten Funktionen, die Organisationen dabei helfen, Besucherdaten sicher zu verwalten und diese Anforderungen zu erfüllen.

Kontaktlose Anmeldung

Als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie wurde ein Schwerpunkt auf das kontaktlose Einchecken gelegt. Besucher können sich vor ihrem Besuch online registrieren und dabei ihre Daten und den Zweck ihres Besuchs angeben. Bei ihrer Ankunft können sie einen QR-Code mit ihrem Smartphone scannen, um einzuchecken. Die Besucherausweise können beim Einchecken automatisch ausgedruckt werden, ohne dass ein Empfangsmitarbeiter eingreifen muss.

Anpassungsfähige Lösungen

Moderne Besuchermanagementsysteme bieten mehr Anpassungs- und Personalisierungsoptionen, die es Organisationen ermöglichen, das Besuchererlebnis auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben zuzuschneiden.

Die wichtigsten Trends im Besuchermanagement für 2023 und darüber hinaus

Die Besuchermanagement-Branche wird sich als Reaktion auf neue Technologien, Sicherheitsbedenken und veränderte Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. Bei Vizito sehen wir 7 Trends, die die Branche im Jahr 2023 und darüber hinaus prägen werden:

1. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen

KI und maschinelles Lernen werden eine immer wichtigere Rolle in Besuchermanagementsystemen spielen und fortschrittlichere Analysen, Mustererkennung und Vorhersagefunktionen ermöglichen. Dies kann Organisationen helfen, potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und die Prozesse der Besucherverwaltung zu optimieren.

Pieter-Jan Dries: “Bei Vizito sind wir begeistert, wie sich das Potenzial von KI und maschinellem Lernen entfaltet. Es ist sehr spannend, darüber nachzudenken, was KI für uns bereithalten könnte, und wir behalten die Entwicklungen in diesem Bereich genau im Auge. Diese Technologien könnten nicht nur die Effizienz und Sicherheit der Besucherverwaltungsprozesse verbessern, sondern auch das gesamte Besuchererlebnis steigern.”

Einige Bereiche, in denen sich KI als hilfreich erweisen kann, sind:

• Organisationen helfen, Besucherdaten effektiver zu analysieren
• Verbesserung der Erkennung potenzieller Sicherheitsrisiken durch Identifizierung ungewöhnlicher Muster oder Verhaltensweisen
• Bieten Sie Ihren Besuchern ein personalisiertes Erlebnis, indem Sie ihre Präferenzen analysieren, Benachrichtigungen anpassen und den Check-in-Prozess individuell gestalten, z. B. indem Sie die Begrüßungsnachrichten anpassen, geeignete Tagungsräume empfehlen oder relevante Veranstaltungen oder Einrichtungen vorschlagen.

Kurz gesagt, Fortschritte in der KI können die Besuchermanagementbranche revolutionieren und Organisationen dabei helfen, ihre Besucher noch besser zu verwalten.

2. Integration des Internets der Dinge (IoT)

Die Integration von IoT-Geräten in Besucherverwaltungssysteme wird sich immer mehr durchsetzen. Dies ermöglicht die Verfolgung von Besucherbewegungen in Echtzeit, die Überwachung des Gebäudezustands und eine bessere Zugangskontrolle durch verbundene Geräte wie intelligente Schlösser, Kameras und Sensoren.

3. Fortgesetzte Konzentration auf kontaktlose Lösungen

Die COVID-19-Pandemie hat die Einführung von kontaktlosen Technologien beschleunigt, und dieser Trend wird sich wahrscheinlich fortsetzen. Berührungslose Check-in-Prozesse, Gesichtserkennung und andere berührungslose Lösungen werden sich weiter verbreiten, da Sicherheit und Hygiene für Unternehmen immer wichtiger werden.

4. Verbessertes Besuchererlebnis

Die Besuchermanagement-Branche wird sich auf die Verbesserung des Besuchererlebnisses durch Personalisierung, individuelle Anpassung und optimierte Prozesse konzentrieren. Dies kann personalisierte Besucherausweise, maßgeschneiderte Besucherbenachrichtigungen und effizientere Check-in-Verfahren umfassen.

5. Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen

Sicherheit wird auch in Zukunft oberste Priorität haben, und Besuchermanagementsysteme werden weiterhin fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Biometrie, Multi-Faktor-Authentifizierung und die Integration mit anderen Sicherheitssystemen wie Zugangskontrolle, Videoüberwachung und Alarmsystemen umfassen.

In Zukunft könnten sogar einheitliche Sicherheitsplattformen entstehen, die ein Besuchermanagementsystem, eine Zugangskontrolle, CCTV und Alarmsysteme in einer einzigen, integrierten Lösung vereinen. Diese Plattformen könnten eine zentrale Verwaltung, Überwachung und Kontrolle bieten, das Sicherheitsmanagement vereinfachen und Organisationen in die Lage versetzen, noch effektiver auf Sicherheitsvorfälle zu reagieren.

Weitere Informationen zur Sicherheit am Arbeitsplatz finden Sie in unseren Artikeln über Verbesserung der Sicherheit mit einem VMS, Integration mit Zugangskontrolle, Tipps zur Sicherheit am Arbeitsplatz und NDAs für Besucher.

6. Stärkere Konzentration auf den Datenschutz

Datenschutz- und Sicherheitsbelange rücken immer mehr in den Vordergrund, da sich Organisationen und Einzelpersonen der Risiken bewusst werden, die mit Datenschutzverletzungen und dem Missbrauch persönlicher Informationen verbunden sind. Da sich die Datenschutzbestimmungen weiterentwickeln, müssen die Besuchermanagementsysteme entsprechend angepasst werden. Die Einhaltung von Vorschriften wie GDPR und CCPA wird immer wichtiger, da die Systeme bessere Datenschutzfunktionen und transparentere Datenverarbeitungsprozesse bieten.

VMS-Anbieter wie Vizito sind ständig auf der Höhe der Zeit. Pieter-Jan Dries: “Wir arbeiten aktiv daran, sicherzustellen, dass unser VMS die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einhält, wie etwa die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) in der Europäischen Union und andere lokale Datenschutzgesetze. Dazu gehört die Umsetzung angemessener Richtlinien für die Datenverarbeitung und -speicherung sowie die Bereitstellung von Tools für die Verwaltung des Datenzugriffs und der Zustimmung.”

“Um sensible Besucherinformationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen, verwendet Vizito starke Verschlüsselungsmethoden für die Datenübertragung und -speicherung. Durch den Einsatz branchenüblicher Verschlüsselungsprotokolle stellt Vizito sicher, dass die Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung sicher bleiben.”

“Wir verpflichten uns zum Schutz sensibler Daten und zum Aufbau von Vertrauen bei unseren Kunden und Endbenutzern. Während sich die Branche weiterentwickelt, werden wir dem Datenschutz und der Sicherheit weiterhin Priorität einräumen und sicherstellen, dass unser VMS eine zuverlässige und sichere Lösung für Unternehmen bleibt.”

7. Verstärkter Fokus auf Nachhaltigkeit

Ein letzter Trend, den wir für die nahe Zukunft vorhersehen, ist ein zunehmender Fokus auf Nachhaltigkeit in der Besuchermanagementbranche, wobei der Schwerpunkt auf der Reduzierung von Abfall, Energieverbrauch und Umweltbelastung liegt. Dies kann die Verwendung umweltfreundlicher Materialien für Besucherausweise, die Einführung energieeffizienter Technologien und die Förderung digitaler Lösungen zur Minimierung des Papierverbrauchs beinhalten.

Diese Trends verdeutlichen, dass sich die Besuchermanagementbranche ständig weiterentwickelt, und unterstreichen, wie wichtig es ist, mit den technologischen Fortschritten und den sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Nachhaltigkeit ist für die Vizito-Gründer Pieter-Jan Dries und Steven Gilissen ein wichtiges Thema. “Wir tun alles, was wir können, um unseren ökologischen Fußabdruck zu verringern”, erklärt das Duo. “Wir vermeiden zum Beispiel Papierkram, verwenden Verpackungen wieder, arbeiten an energieeffizienten Arbeitsplätzen und haben eine zu 100 Prozent elektrische Fahrzeugflotte. Wir ermutigen unsere Kunden, ihren eigenen Beitrag zu leisten, indem sie zum Beispiel auf Papier verzichten. Der Einsatz einer digitalen Lösung für ihr Besuchermanagement ist ein guter erster Schritt.”

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Herausforderungen im Bereich der Besucherverwaltung

Mit Blick auf das Jahr 2023 und darüber hinaus stehen Unternehmen und Anbieter von digitalen Besuchermanagementsystemen vor mehreren Herausforderungen.

Datenschutz und Sicherheitsbedenken

Angesichts der zunehmenden Besorgnis über den Datenschutz und Cyber-Bedrohungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Besucherverwaltungssysteme den lokalen und internationalen Datenschutzbestimmungen entsprechen und die Besucherdaten vor unbefugtem Zugriff und möglichen Verstößen schützen.

Gesundheitliche Bedenken

Angesichts der COVID-19-Pandemie steigt die Nachfrage nach berührungslosen Besuchermanagementlösungen. Unternehmen müssen weiterhin innovativ sein und Technologien entwickeln, die den Körperkontakt minimieren und ein sicheres und hygienisches Besuchererlebnis fördern.

Umweltbelange

Da Umweltbelange immer wichtiger werden, sollten Unternehmen und Anbieter die Umweltauswirkungen ihrer Besuchermanagementlösungen berücksichtigen. Dies könnte die Einführung papierloser Systeme, die Optimierung des Energieverbrauchs und die Auswahl umweltfreundlicher Hardware und Materialien beinhalten.

Einhaltung der Vorschriften

Unternehmen müssen sich über die lokalen, nationalen und internationalen Vorschriften für die Besucherverwaltung informieren und sicherstellen, dass ihre Systeme diesen Anforderungen entsprechen. Dies kann die Überprüfung der Besucher zu Sicherheitszwecken, die Einhaltung branchenspezifischer Richtlinien und die Führung genauer Besucherlisten umfassen.

Sich entwickelnde Sicherheitsbedrohungen

Da immer wieder neue Arten von Sicherheitsbedrohungen auftauchen können, müssen Unternehmen und Anbieter wachsam bleiben und die Fähigkeit ihrer Besucherverwaltungssysteme zum Schutz vor sich entwickelnden Risiken kontinuierlich überprüfen. Dies kann regelmäßige Sicherheitsaudits, Software-Updates und die Integration neuer Sicherheitsfunktionen nach Bedarf beinhalten.

Als zukunftsorientierter Anbieter von Besucherverwaltungssystemen (VMS) unternimmt Vizito verschiedene Schritte, um der Zeit voraus zu sein und die aufkommenden Trends in der Branche zu berücksichtigen. Um an der Spitze der Besuchermanagementlösungen zu bleiben, investiert das Unternehmen kontinuierlich in Forschung und Entwicklung, um die neuesten Technologien und Innovationen in sein VMS zu integrieren und sicherzustellen, dass die Lösung die sich entwickelnden Kundenbedürfnisse erfüllt.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihr Unternehmen unterstützen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

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