Weg von SwipedOn? Was die neuen Nutzungsbedingungen bedeuten und wie Sie wechseln

Am 5. Oktober 2026 sind die aktualisierten Nutzungsbedingungen von SwipedOn in Kraft getreten. Die meisten Kunden werden die Benachrichtigung nur überflogen haben. Eine neue Klausel verdient aber einen genaueren Blick: Sie erlaubt SwipedOn, Ihr Konto auf eine andere Plattform zu verschieben, und nimmt Ihnen die üblichen Ausstiegsmöglichkeiten, falls Ihnen das Ergebnis nicht gefällt.

SwipedOn gehört seit 2024 zu Sign In App. Die Preis- und Blogseiten von swipedon.com leiten bereits auf signinapp.com weiter, und eine gemeinsame Plattform ist in Entwicklung. Die neuen Bedingungen schaffen die rechtliche Grundlage, um SwipedOn-Kunden auf diese Plattform umzuziehen.

Wenn Ihr Empfang mit SwipedOn arbeitet, erklärt dieser Artikel, was sich geändert hat, was das für Ihren Vertrag bedeutet und wie Sie Ihre Optionen vergleichen, bevor jemand anderes über eine Migration entscheidet. Und falls Sie zu dem Schluss kommen, dass ein Wechsel des Besuchermanagementsystems (VMS) die richtige Entscheidung ist, zeigen wir, wie das mit möglichst wenig Aufwand gelingt.

In diesem Artikel:

• Was sich in den Nutzungsbedingungen von SwipedOn geändert hat
• Was das für SwipedOn-Kunden bedeutet
• Sollten Sie SwipedOn verlassen?
• Fünf Fragen vor Ihrer nächsten Vertragsverlängerung
• So wechseln Sie von SwipedOn zu einem anderen Besuchermanagementsystem
• Fazit

Was sich in den Nutzungsbedingungen von SwipedOn geändert hat

SwipedOn hat auf der eigenen Website eine Zusammenfassung der Änderungen veröffentlicht. Die wichtigsten Punkte:

• Plattformänderungen (Klausel 4.7). SwipedOn “may modify, replace, migrate, transition, consolidate, supersede, discontinue or sunset a product/platform”, darf ein Produkt oder eine Plattform also ändern, ersetzen, migrieren, zusammenführen oder einstellen.
• Ein neuer “Replacement Service”. Ein Produkt, das ein eingestelltes Produkt ablöst, solange es “substantially equivalent Material Functionality” bietet (im Wesentlichen gleichwertige Kernfunktionen).
• Kein Neustart, kein Ausstieg. Eine vertragskonforme Migration “does not, by itself, terminate or restart the Subscription Term or give the customer a right to cancel, withhold payment or receive a refund/credit”. Die Laufzeit endet also nicht und beginnt nicht neu, und Sie erhalten kein Recht auf Kündigung, Zahlungseinbehalt, Erstattung oder Gutschrift.
• Keine Erstattung (Klausel 7.8). Der Umzug auf einen Replacement Service “does not itself create a right to a refund or credit” (begründet für sich allein keinen Anspruch auf Erstattung oder Gutschrift).
• Von Ihnen wird Mithilfe erwartet. Kunden müssen “reasonably cooperate with migration activities”, also in angemessenem Umfang an der Migration mitwirken, einschließlich Aktivierung, Konfiguration und Datenmigration.
• Keine Vertragsverletzung (Klausel 12.2). Eine Migration “is not, by itself, a material breach” (ist für sich allein keine wesentliche Vertragsverletzung).

Die Datenschutzverpflichtungen aus Ihrem Vertrag gelten auch für den Replacement Service weiter.

Was das für SwipedOn-Kunden bedeutet

Über Nacht ändert sich nichts. Ihr Kiosk funktioniert auch morgen noch, und SwipedOn hat kein Abschaltdatum angekündigt. Die neuen Bedingungen verschieben das Gleichgewicht in Ihrem Vertrag aber auf einige konkrete Arten.

Die Plattform, die Sie gekauft haben, ist vielleicht nicht die, die Sie nutzen

“Substantially equivalent Material Functionality” lässt Spielraum für Interpretation. Der Anmeldeablauf, das Backoffice, das Badge-Layout und die von Ihnen eingerichteten Integrationen können auf dem Replacement Service ganz anders aussehen und funktionieren. Ihr Empfangspersonal und Ihre Gastgeber müssen ein neues System lernen, ob Sie es ausgewählt haben oder nicht.

Ihr Vertrag läuft weiter, egal was passiert

Bisher wäre ein erzwungener Produktwechsel ein naheliegender Moment gewesen, neu zu verhandeln oder auszusteigen. Die neuen Bedingungen schließen diese Tür: Die Laufzeit läuft weiter, es gibt kein Kündigungsrecht und keine Erstattung oder Gutschrift. Wenn Sie einen mehrjährigen Vertrag unterschrieben haben, sind Sie für den Rest dieser Laufzeit an die Plattform gebunden, auf die Sie umgezogen werden.

Die Migrationsarbeit landet bei Ihrem Team

Mitwirkung an Aktivierung, Konfiguration und Datenmigration kostet Zeit von Office Management, IT und Empfang. Die Bedingungen begrenzen “material incremental out-of-pocket costs” (wesentliche zusätzliche Fremdkosten), interne Arbeitsstunden zählen aber nicht als Fremdkosten.

Auch Ihre Daten ziehen womöglich um

Die Datenschutzverpflichtungen gehen auf den Replacement Service über. Trotzdem kann eine neue Plattform neue Infrastruktur, neue Unterauftragsverarbeiter und möglicherweise eine andere Hosting-Region bedeuten. Wenn Ihre Organisation Regeln dazu hat, wo Besucherdaten gespeichert werden dürfen, prüfen Sie das vor dem Umzug, nicht danach. Unsere Datenresidenz-Checkliste für Besucherdaten hilft Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen.

Sollten Sie SwipedOn verlassen?

Nicht automatisch. Konsolidierung ist im Markt für Besuchermanagement üblich, und die gemeinsame Sign In App-Plattform passt vielleicht gut zu Ihnen. Sign In App ist ein leistungsfähiges Produkt mit unbegrenzten Anmeldungen, Mitarbeiteranmeldung, Erfassung von Lieferungen und Desk Booking. Wenn Ihr Empfang darauf angewiesen ist, ist ein Umzug innerhalb der Gruppe wahrscheinlich der einfachere Weg.

Die neuen Bedingungen sind aber ein guter Grund, diese Entscheidung selbst zu treffen, statt sie anderen zu überlassen. Der beste Moment dafür ist vor Ihrer nächsten Vertragsverlängerung, solange Sie sich noch gegen eine weitere Laufzeit entscheiden können.

Ein Wechsel zu einem anderen Besuchermanagementsystem ist sinnvoll, wenn:

• Sie einen Anbieter möchten, der nicht mitten in einer Plattformfusion steckt, damit das System, das Sie heute einrichten, auch nächstes Jahr noch Ihr System ist;
• Sie Ihre Besucherdaten standardmäßig in der Europäischen Union hosten möchten;
• Sie nur Besucher verwalten und nicht für Module für Mitarbeiter, Arbeitsplätze oder Lieferungen bezahlen möchten;
• Sie den vollen Funktionsumfang für Besucher, einschließlich Badge-Druck, Vereinbarungen und Voranmeldung, schon im Einstiegstarif möchten;
• Ihre Besucher viele verschiedene Sprachen sprechen.

Wir haben zwei ehrliche Vergleiche zusammengestellt, inklusive der Punkte, bei denen SwipedOn und Sign In App Vizito voraus sind:

• Vizito vs SwipedOn: was SwipedOn-Kunden 2026 wissen sollten
• 6 ehrliche Alternativen zu SwipedOn

Und wenn Sie bereits die Plattform prüfen, auf die SwipedOn-Kunden voraussichtlich umgezogen werden: Vizito vs Sign In App.

Fünf Fragen vor Ihrer nächsten Vertragsverlängerung

Wie auch immer Sie sich entscheiden: Schicken Sie SwipedOn diese Fragen schriftlich und bewahren Sie die Antworten bei Ihrem Vertrag auf.

1. Welche Plattform und wann? Wird mein Konto auf einen Replacement Service umgezogen, und nach welchem Zeitplan?
2. Mit welcher Vorlaufzeit? Wie lange im Voraus werde ich über eine Migration informiert, und gibt es eine Testphase?
3. Preis und Laufzeit. Bleibt mein aktueller Preis nach der Migration bestehen? Was passiert bei der Verlängerung?
4. Daten. Wo werden meine Besucherdaten danach gehostet? Welche Unterauftragsverarbeiter ändern sich? Kann ich vorher meine vollständige Besucherhistorie exportieren?
5. Integrationen und Hardware. Funktionieren meine Integrationen mit Teams, Slack oder Entra ID, meine Tablets und meine Badge-Drucker ohne Änderungen weiter?

Stellen Sie jedem alternativen Anbieter dieselben Fragen zu dessen eigener Roadmap. Ein Anbieter, der sie nicht klar beantworten kann, sagt Ihnen damit auch etwas.

Lesen Sie auch: Besucherrichtlinie erstellen: so geht’s (kostenlose Vorlage)

So wechseln Sie von SwipedOn zu einem anderen Besuchermanagementsystem

Der Wechsel des Besuchermanagementsystems ist eher eine Konfigurationsaufgabe als ein großes IT-Projekt. So ziehen die meisten Teams von SwipedOn zu Vizito um.

1. Prüfen Sie Ihre Vertragsdaten

Ermitteln Sie Ihr Verlängerungsdatum und Ihre Kündigungsfrist. Planen Sie den Wechsel so, dass das neue System vor dem Ende Ihrer SwipedOn-Laufzeit live ist, mit einer kurzen Überschneidung.

2. Exportieren Sie Ihre Besucherhistorie

Exportieren Sie Ihre Besucherdaten aus SwipedOn und archivieren Sie sie gemäß Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie. Sie brauchen sie unter Umständen für Audits, die Untersuchung von Vorfällen oder DSGVO-Anfragen. Wenn Sie mit dem neuen System bei null starten, können Sie außerdem vom ersten Tag an neue Aufbewahrungsregeln anwenden.

3. Richten Sie das neue System ein

In Vizito konfigurieren Sie Ihr Branding, Ihre Besuchsarten, die Fragen, die Sie wirklich brauchen, Vereinbarungen und NDAs, Sicherheitsunterweisungen und Ihr Badge-Layout. Gastgeber können Sie aus einer Tabelle importieren oder im Enterprise-Tarif aus Microsoft Entra ID oder Google Workspace synchronisieren. Gastgeber werden per E-Mail, SMS, Microsoft Teams oder Slack benachrichtigt.

4. Nutzen Sie Ihre Hardware weiter

Die iPads oder Android-Tablets an Ihrem Empfang funktionieren weiter, ebenso Brother QL-Netzwerk-Etikettendrucker. Sie müssen keine proprietäre Hardware kaufen.

5. Stellen Sie nach Feierabend um

Die meisten Teams konfigurieren Vizito an einem Nachmittag, testen es mit ein paar Kollegen und stellen den Kiosk nach Feierabend um. Am nächsten Morgen melden sich Besucher im neuen System an.

Fazit

Die neuen Nutzungsbedingungen von SwipedOn bedeuten nicht, dass Ihr Empfang nicht mehr funktioniert. Sie bedeuten aber, dass SwipedOn Sie während Ihrer Laufzeit auf eine andere Plattform umziehen kann, ohne Kündigungsrecht und ohne Erstattung, und dass Ihr Team bei der Migration mithelfen soll.

Damit ist Ihre nächste Vertragsverlängerung der Moment für eine Entscheidung. Stellen Sie SwipedOn die fünf Fragen oben, vergleichen Sie die Antworten mit den Alternativen und wählen Sie das System, mit dem Sie Ihren Empfang in den nächsten Jahren betreiben möchten.

Vizito ist ein unabhängiges, ISO 27001-zertifiziertes Besuchermanagementsystem aus Belgien, gehostet in der EU, ohne Fusion oder Plattformmigration in Sicht. Wie wir im Vergleich abschneiden, sehen Sie in Vizito vs SwipedOn.

Sie denken über einen Wechsel von SwipedOn nach? Testen Sie Vizito 14 Tage kostenlos oder buchen Sie eine Demo, und wir helfen Ihnen beim Einrichten Ihres Kontos.