Was ist Besuchermanagement?

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Geschrieben von Jill / Am Mar 15, 2022



Stellen Sie sich vor, die Leute könnten einfach in Ihrem Unternehmen ein- und ausgehen und Ihre Büros nach Belieben durchstreifen.

Wie könnten Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Gebäude gewährleisten, wenn Sie keine Kontrolle darüber haben, wer Ihre Räumlichkeiten betritt? Und wie können Sie Ihre Besucher schützen, wenn Sie nicht wissen, wo sie sich aufhalten? Woher sollen Sie wissen, wer im Notfall evakuiert werden soll, wenn Sie nicht einmal wissen, wer sich vor Ort aufhält?

Hier kommt das Besuchermanagement ins Spiel. Die Besucherverwaltung hilft Ihnen, die Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig einen guten Eindruck bei Ihren Besuchern zu hinterlassen.



Was ist Besuchermanagement?

Das Besuchermanagement ist ein Prozess, der Unternehmen dabei hilft, den Überblick über die Personen zu behalten, die ihre Gebäude besuchen. Die Begrüßung der Gäste ist nur ein kleiner Teil dieses Prozesses. Die Registrierung von Besuchern, die Sicherstellung, dass sie Ihre Richtlinien einhalten, die Benachrichtigung der Mitarbeiter, dass ihr Gast angekommen ist, die Verwaltung von Evakuierungen… all das ist Teil des Prozesses.

Dieser Prozess kann je nach Unternehmen, Branche, Industrie oder geografischem Standort variieren. Für einige Unternehmen reicht es aus, die Namen der Besucher zu notieren, während für andere strengere Sicherheitsanforderungen gelten, wie z. B. Ausweise, juristische Dokumente und Mitarbeiterbegleitung.



Was sind Besucherverwaltungssysteme?

Besucherverwaltungssysteme sind Instrumente, die Unternehmen bei der Durchführung dieses Prozesses helfen. Das System kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren - vom altmodischen Papier und Stift bis hin zu einem hochentwickelten digitalen Besuchermanagementsystem.

Da die Unternehmen die Vorteile erkennen, rüsten sie zunehmend auf ein digitales Besucherverwaltungssystem um, das ihnen viel mehr helfen kann als ein klassisches manuelles System. Statt ein Besucherlogbuch auf Papier zu führen und einen Mitarbeiter am Empfang über die Ankunft seines Gastes zu informieren, ist es nun möglich, alle Teile der Besucherverwaltung an einem Ort zu verwalten.



Bevorzugen Sie immer noch Papier? In diesem Artikel geben wir Ihnen 5 Tipps zur Verbesserung Ihres Besucherprotokolls.



Wie funktionieren digitale Besucherverwaltungssysteme?

Ein digitales Besucherverwaltungssystem verwendet ein Tablet oder einen Computer zur Überwachung und Erfassung von Besucherinformationen.

Wenn ein Gast eintrifft, gibt er seinen Namen und andere Details ein, macht ein Foto und unterschreibt bei Bedarf digital Dokumente wie Sicherheitsprotokolle oder NDAs. Wenn der Besucher bereits registriert ist, kann er einfach einen QR-Code scannen, um sich anzumelden.

Anschließend benachrichtigt das Besuchermanagementsystem automatisch die richtige Person im Unternehmen, dass ihr Gast eingetroffen ist.



Unpersönlich? Oder zu kompliziert? In diesem Artikel räumen wir mit den 5 größten Mythen über digitale Besucherverwaltung auf.



Wie kann Ihnen die digitale Besucherverwaltung helfen?

Es gibt mehrere Dinge, die die digitale Besucherverwaltung für Sie tun kann.


Verbesserung der Sicherheit

Ihre Rezeption ist Ihre erste Verteidigungslinie gegen unerwünschte Besucher. Ein digitales Besucherverwaltungssystem sorgt dafür, dass eine unverantwortliche Person nicht in Ihr Unternehmen eindringen kann, indem es mehrere sicherheitsfördernde Funktionen implementiert:

  • Besucheraufzeichnungen
  • Besucherausweise mit Bild
  • Unterschriftenerfassung
  • Warnungen

Verbesserung der Sicherheit

Im Falle einer Notsituation, z. B. eines Brandes, können Sie alle Personen vor Ort leicht lokalisieren und benachrichtigen. Zusätzlich zu einer Warnung können Sie auch Anweisungen für das weitere Vorgehen geben.

Und dann ist da noch das Thema Datenschutz. Unabhängig davon, in welchem Land Ihr Unternehmen tätig ist, müssen Sie wahrscheinlich strenge Datenschutzgesetze wie die GDPR einhalten. Ein digitales Besuchermanagementsystem stellt sicher, dass alle Daten Ihrer Besucher vertraulich bleiben und hilft Ihrem Unternehmen, alle Vorschriften einzuhalten.


Die Effizienz verbessern

Mit einem digitalen Besucherverwaltungssystem können Sie Ihren Empfang wesentlich effizienter gestalten. Die Empfangsmitarbeiter müssen keine Papierdokumente mehr ausdrucken und abheften, keine Namensschilder mehr handschriftlich anfertigen und keine Mitarbeiter mehr benachrichtigen, wenn ein Gast eingetroffen ist. So haben sie mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. die Betreuung von Personen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen, und Ihren Gästen einen herzlichen Empfang zu bereiten.


Verbessern Sie Ihren Ruf

Ein modernes Anmeldesystem mit individuellem Branding kann Ihnen dabei helfen, einen starken ersten Eindruck bei Ihren Besuchern, Kunden und potenziellen Kunden zu hinterlassen. Das digitale Besuchermanagement gibt Ihnen alle Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um Ihren Empfangsbereich einladend zu gestalten und Ihren Besuchern zu zeigen, dass Ihnen ihre Sicherheit wirklich am Herzen liegt.



Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Sind noch Fragen offen? Das sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besucherverwaltung - und unsere Antworten.

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