In 6 einfachen Schritten zum papierlosen Büro

Weniger Papier im Büro zu verwenden hat viele Vorteile. Sie sparen Zeit und Geld und helfen gleichzeitig, die Umwelt zu schützen. Aber wie können Sie diese Umstellung bewerkstelligen? Werfen wir einen Blick auf einige der besten Möglichkeiten, bei der Arbeit papierlos zu arbeiten.

Was ist ein papierloses Büro?

Aber zuerst: Was in aller Welt ist ein papierloses Büro?

In Unternehmen und Organisationen werden in der Regel viele Dokumente und andere Arten von Informationen verarbeitet. In einem papierlosen Büro werden alle diese Dokumente digital erstellt, bearbeitet und gespeichert. Sie können jederzeit und von überall aus mit einem Fingertipp abgerufen werden.

Die Verwendung von Papier wird minimiert oder gänzlich vermieden. Keine überfüllten Schreibtische mehr, keine verlorenen Dokumente und keine Scherenschnitte: Das Ziel eines papierlosen Büros ist es, die Effizienz zu steigern und Geld für Papier und Tinte zu sparen. Und das Beste daran: Es ist nicht nur gut für Ihre Produktivität, sondern auch für den Planeten.

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

Der Einsatz digitaler Technologie zur Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dateien und Informationen bringt viele Vorteile mit sich. Dies sind die wichtigsten davon:

Zeitersparnis

Sie suchen nach einem verlorenen Dokument? Das wird Ihnen nicht mehr passieren. In einem papierlosen Büro ist es viel einfacher, Dokumente auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. Kein lästiges Drucken, Unterschreiben und Scannen von Dokumenten mehr.

Mit einem digitalen Besuchermanagementsystem können sich die Gäste an der Rezeption selbst anmelden, so dass Ihr Empfangsmitarbeiter mehr Zeit hat, sich auf seine wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Geld sparen

Durch den Verzicht auf Papier können Sie auf lange Sicht auch Geld sparen. Wenn Sie weniger drucken und scannen, sparen Sie Geld für Papier und Tinte. Außerdem werden keine großen Lagerflächen oder Aktenschränke benötigt.

Rettet den Planeten

Es liegt auf der Hand, dass der Verzicht auf Papier viel besser für die Umwelt ist. Durch die Verringerung des Papierverbrauchs sparen Sie Bäume und Wasser und verringern Ihren ökologischen Fußabdruck. Indem Sie Dokumente nicht mehr drucken und versenden, reduzieren Sie auch die Abfallmenge, die Sie produzieren.

Weiterlesen
8 Wege, wie Unternehmen zum Kampf gegen den Klimawandel

Effizienz verbessern

Wer möchte nicht die Effizienz in seinem Unternehmen steigern? Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist, weniger Papier zu verwenden. Digitale Dateien sind von überall und jederzeit zugänglich, was die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert. Es besteht keine Gefahr, dass Dokumente verloren gehen, und es geht keine Zeit mehr mit dem Suchen und Ablegen von Dokumenten verloren. Klingt gut, oder?

Verbesserung der Sicherheit

Durch die elektronische Speicherung von Dokumenten verringern Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen, Identitätsdiebstahl, Betrug und dem Verlust sensibler Informationen. Durch die Einführung eines digitalen Besuchermanagement-systems können Sie jederzeit verfolgen, wer sich in Ihrem Gebäude aufhält. Im Notfall können Sie ganz einfach Warnmeldungen an alle Personen senden, die sich vor Ort aufhalten, damit alle sicher sind.

Verbessern Sie Ihr Image

Wenn Sie weniger Papierstapel herumliegen haben, wirken Sie viel professioneller. Die Kunden fühlen sich in einer besser organisierten Umgebung wohler.

Weiterlesen
Weitere Tipps, wie Sie Ihr Image verbessern und einen guten ersten Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen können, finden Sie in unserem 7 einfache Ideen zur Verbesserung Ihres Empfangsbereichs_

6 einfache Schritte zum papierlosen Betrieb

Die ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen sind einfach. Es kostet nicht viel Geld oder Zeit. Hier sind unsere Tipps:

1. Verwenden Sie so oft wie möglich E-Mail

Einer der besten Anfänge besteht darin, so viel wie möglich per E-Mail zu kommunizieren. E-Mail ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel für Unternehmen, weil es flexibel, schnell und kostenlos ist. Sie können sie mit (potenziellen) Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten, Partnern und allen anderen nutzen, die Informationen oder Beiträge von Ihnen benötigen.

Es gibt viele verschiedene Formen der digitalen Kommunikation. Die E-Mail ist nur eine davon. Ein weiterer Tipp ist die Verwendung von Instant-Messaging-Apps, anstatt Notizen auf dem Schreibtisch zu hinterlassen.

2. Verwalten Sie Ihre Dokumente digital

Es gibt viele Softwareoptionen, mit denen Sie Dokumente elektronisch erstellen, bearbeiten und speichern können. Durch die Verwendung digitaler Dokumentenverwaltungssoftware können Sie Dokumente problemlos mit Ihren Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten.

Ein gutes digitales Ablagesystem ist eines, auf das von jedem Gerät aus leicht zugegriffen werden kann. Cloud-basierte Software ist für diesen Zweck ideal, da sie online und von überall aus zugänglich ist und die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Kollegen und Kunden erleichtert. Einige beliebte Tools sind Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive.

Wenn Sie wichtige Papierdokumente aufbewahren müssen, können Sie diese einscannen und elektronisch in Ihrem Dokumentenmanagement-Tool speichern. Auf diese Weise können Sie die Unordnung reduzieren und sicherstellen, dass Sie immer Zugriff auf wichtige Informationen haben, selbst wenn die Papierkopie verloren geht oder beschädigt wird.

3. Digitale Besuchermanagement einführen

Anstelle von Anmeldebögen oder Klemmbrettern aus Papier sollten Sie ein digitales Besuchermanagement-system verwenden. Diese Systeme ermöglichen es den Besuchern, sich elektronisch an- und abzumelden, und bieten darüber hinaus zusätzliche Funktionen wie Ausweiskontrolle, Selbstdruck von Ausweisen und automatische Benachrichtigung des Gastgebers.

Besuchermanagement-systeme wie Vizito speichern auch Besucherdaten und erstellen Berichte, die für die Nachverfolgung nützlich sein können, z. B. für die Überwachung der Besuche von Lieferanten und Auftragnehmern oder die Nachverfolgung von Besuchern aus Compliance- oder Sicherheitsgründen. Die Einführung eines digitalen Besuchermanagement-systems trägt dazu bei, die Sicherheit und Effizienz des Check-in-Prozesses zu verbessern und gleichzeitig die Verwendung von Papier zu reduzieren.

Mehr lesen
7 Gründe, Ihr Papier-Besucherprotokoll zu ersetzen im Jahr 2023
Das ist das Büro der Zukunft - und wie man sich darauf vorbereitet
15 einfache Büro-Hacks die Ihr Leben leichter machen

4. Verabschieden Sie sich von Papierrechnungen

Ein großer Teil des Papierstapels im Büro stammt von Banken, Versicherungen und Behörden. Auch viele Lieferanten verschicken ihre Rechnungen noch per Post, was fast immer unnötig ist.

Anstatt Papierrechnungen zu verwenden, können Sie Ihren Kunden digitale Rechnungen per E-Mail oder mit einer Rechnungssoftware schicken - und Ihre Lieferanten und Dienstleister auffordern, dasselbe zu tun. Hier bei Vizito haben wir unser eigenes System für die Rechnungsstellung entwickelt, und wir verwenden Stripe für Zahlungen. Je nach Ihren Bedürfnissen gibt es verschiedene Tools für die Rechnungsstellung auf dem Markt, wie Bill.com und Square.

Ein gutes Tool zur automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist Paperless NGX, das Ihre physischen Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv verwandelt. Darüber hinaus können automatisierte Buchhaltungsprogramme wie Admisol und FreshBooks dazu beitragen, den Prozess der Kostenerfassung und Finanzverwaltung zu rationalisieren.

Durch den Verzicht auf Papierrechnungen und die Automatisierung der Buchhaltung verbessern Sie die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Finanzverwaltung und reduzieren gleichzeitig die Papiermenge in Ihrem Büro.

5. Digitale Signaturen verwenden

Früher waren einige Dokumente, wie z. B. Verträge, nur mit einer eigenhändigen Unterschrift gültig, d. h. sie mussten mit einem Stift auf Papier unterzeichnet werden. Heutzutage ermöglicht es die Technologie, Verträge elektronisch zu unterzeichnen, und zwar von jedem Ort und auf jedem Gerät.

Dies ist ein entscheidender Vorteil für Unternehmen. Das Drucken, Unterschreiben und Scannen von Dokumenten entfällt, was Ihnen und Ihrem Team Zeit und Ärger erspart. Zu den führenden Lösungen in diesem Bereich gehören DocuSign, Adobe Sign und Right Signature, aber auch viele Tools zur Vertragsautomatisierung wie Juro bieten eSignatur-Funktionen.

6. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zum papierlosen Arbeiten

Die letzte Möglichkeit, papierlos zu arbeiten, besteht darin, dafür zu sorgen, dass niemand im Büro etwas ausdruckt, wenn er es nicht muss. Kommunizieren Sie klar und deutlich über Ihre papierlosen Richtlinien und ermutigen Sie Ihre Teams zur Einführung papierloser Praktiken. Wenn Sie zusammenarbeiten, können Sie eine papierlose Büroumgebung schaffen, die effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher ist.

Ganz gleich, welche Art von Unternehmen Sie führen oder wie groß es ist, die Umstellung auf papierloses Arbeiten bietet viele Vorteile. Wenn Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig etwas für die Umwelt tun wollen, dann ist es an der Zeit, alle Papierdokumente im Büro loszuwerden.

Wenn Sie unsere Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg zu einem effizienteren Büro mit weniger Kopfschmerzen. Denken Sie nur daran, dass der Übergang zum papierlosen Büro ein Prozess sein kann. Die vollständige Umsetzung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber auf lange Sicht lohnt es sich.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-system Ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen kann, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie noch mehr Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement - und unsere Antworten.