In 6 einfachen Schritten zum papierlosen Büro

Ein papierloses Büro spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Alle Dokumente werden digital erstellt, bearbeitet und gespeichert - jederzeit und von überall abrufbar. Die Umstellung gelingt in sechs einfachen Schritten: E-Mail nutzen, Dokumente digital verwalten, ein digitales Besuchermanagement einführen, Papierrechnungen abschaffen, digitale Signaturen verwenden und Mitarbeiter zum papierlosen Arbeiten motivieren.

Was bedeutet papierloses Büro?

In einem papierlosen Büro werden alle Dokumente und Informationen digital erstellt, bearbeitet und gespeichert. Sie sind jederzeit und von überall mit einem Fingertipp abrufbar.

Die Verwendung von Papier wird minimiert oder gänzlich vermieden. Keine überfüllten Schreibtische mehr, keine verlorenen Dokumente und keine Scherenschnitte: Das Ziel eines papierlosen Büros ist es, die Effizienz zu steigern und Geld für Papier und Tinte zu sparen. Und das Beste daran: Es ist nicht nur gut für Ihre Produktivität, sondern auch für den Planeten.

Die wichtigsten Vorteile des papierlosen Arbeitens

Mit einem digitalen Besuchermanagement-System können sich die Gäste an der Rezeption selbst anmelden, so dass Ihr Empfangsmitarbeiter mehr Zeit hat, sich auf seine wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Durch den Verzicht auf Papier sparen Sie auch Geld: weniger Drucken und Scannen, keine grossen Lagerflächen oder Aktenschränke. Gleichzeitig reduzieren Sie Ihren ökologischen Fussabdruck und verringern die Abfallmenge.

Ein digitales Besuchermanagement-System ermöglicht es Ihnen, jederzeit zu verfolgen, wer sich in Ihrem Gebäude aufhält. Im Notfall können Sie ganz einfach Warnmeldungen an alle Personen senden, die sich vor Ort aufhalten, damit alle sicher sind.

Weiterlesen 8 Wege, wie Unternehmen zum Kampf gegen den Klimawandel beitragen können

Weitere Tipps, wie Sie Ihr Image verbessern und einen guten ersten Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen können, finden Sie in unserem 7 einfache Ideen zur Verbesserung Ihres Empfangsbereichs

6 einfache Schritte zum papierlosen Betrieb

Die ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen sind einfach und kostengünstig. Hier sind unsere Tipps:

1. E-Mail und digitale Kommunikation nutzen

Kommunizieren Sie so viel wie möglich per E-Mail. E-Mail ist flexibel, schnell und kostenlos - ideal für den Austausch mit Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern. Ergänzend dazu eignen sich Instant-Messaging-Apps, anstatt Notizen auf dem Schreibtisch zu hinterlassen.

2. Dokumente digital verwalten

Nutzen Sie Cloud-basierte Software wie Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive, um Dokumente elektronisch zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern. So können Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen und sie mit Kollegen und Kunden teilen.

Wenn Sie wichtige Papierdokumente aufbewahren müssen, scannen Sie diese ein und speichern Sie sie elektronisch in Ihrem Dokumentenmanagement-Tool.

3. Digitale Besuchermanagement einführen

Anstelle von Anmeldebögen oder Klemmbrettern aus Papier sollten Sie ein digitales Besuchermanagement-system verwenden. Diese Systeme ermöglichen es den Besuchern, sich elektronisch an- und abzumelden, und bieten darüber hinaus zusätzliche Funktionen wie Ausweiskontrolle, Selbstdruck von Ausweisen und automatische Benachrichtigung des Gastgebers.

Besuchermanagement-systeme wie Vizito speichern auch Besucherdaten und erstellen Berichte, die für die Nachverfolgung nützlich sein können, z. B. für die Überwachung der Besuche von Lieferanten und Auftragnehmern oder die Nachverfolgung von Besuchern aus Compliance- oder Sicherheitsgründen.

Mehr lesen 7 Gründe, Ihr Papier-Besucherprotokoll zu ersetzen im Jahr 2023 Das ist das Büro der Zukunft - und wie man sich darauf vorbereitet 15 einfache Büro-Hacks die Ihr Leben leichter machen

4. Papierrechnungen durch digitale Rechnungen ersetzen

Schicken Sie Ihren Kunden digitale Rechnungen per E-Mail oder mit einer Rechnungssoftware - und fordern Sie Ihre Lieferanten auf, dasselbe zu tun. Hier bei Vizito nutzen wir unser eigenes System und Stripe für Zahlungen. Weitere Tools sind Bill.com und Square.

Ein gutes Tool zur automatischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist Paperless NGX, das Ihre physischen Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv verwandelt. Automatisierte Buchhaltungsprogramme wie Admisol und FreshBooks helfen zusätzlich, die Finanzverwaltung zu rationalisieren.

5. Digitale Signaturen verwenden

Heutzutage können Verträge elektronisch von jedem Ort und auf jedem Gerät unterzeichnet werden. Das Drucken, Unterschreiben und Scannen von Dokumenten entfällt. Führende Lösungen sind DocuSign, Adobe Sign und Right Signature. Auch viele Tools zur Vertragsautomatisierung wie Juro bieten eSignatur-Funktionen.

6. Mitarbeiter zum papierlosen Arbeiten motivieren

Sorgen Sie dafür, dass niemand im Büro etwas ausdruckt, wenn es nicht nötig ist. Kommunizieren Sie klar und deutlich über Ihre papierlosen Richtlinien und ermutigen Sie Ihre Teams zur Einführung papierloser Praktiken. Gemeinsam schaffen Sie eine papierlose Büroumgebung, die effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher ist.

Ganz gleich, welche Art von Unternehmen Sie führen oder wie gross es ist: Die Umstellung auf papierloses Arbeiten bietet viele Vorteile. Die vollständige Umsetzung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber auf lange Sicht lohnt es sich.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-system Ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen kann, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie noch mehr Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement - und unsere Antworten.