Business Case fur Besuchermanagement: ROI berechnen und internes Budget genehmigt bekommen

Ein digitales Besuchermanagementsystem ist in modernen Organisationen nahezu unverzichtbar. Es verleiht Ihrem Unternehmen ein professionelles Erscheinungsbild, bringt aber vor allem Vorteile in den Bereichen Effizienz, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Eine Investition in ein Besuchermanagementsystem (VMS) kann daher eine messbare Rendite erzielen.

Bei der Anschaffung eines VMS sind in der Regel mehrere Teams beteiligt: Facility, Security, IT und Finance. Deshalb brauchen Sie einen Business Case, der zwei Fragen klar beantwortet: Was bringt es konkret und wie untermauern Sie das ausreichend fur die Budgetgenehmigung?

In diesem Artikel finden Sie einen praktischen Leitfaden zum Aufbau dieses Business Cases. Wir besprechen die wichtigsten Kosten und Nutzen eines Besuchermanagementsystems: messbaren finanziellen Gewinn, operative Effizienz und verbesserte Sicherheit. Sie erhalten ausserdem Beispiele fur KPIs (Key Performance Indicators) zur Messung der Wirkung sowie eine Checkliste, die Sie intern teilen konnen.

In diesem Artikel:

• Warum Besuchermanagement heute ein Business-Thema ist
• Was Sie mit manuellen Prozessen verlieren (und warum das Geld kostet)
  • 1. Zeitverlust am Empfang
  • 2. Unvollstandige oder unzuverlassige Registrierungen
  • 3. Weniger Kontrolle uber Besucherstrome
  • 4. Keine Echtzeit-Anwesenheitsliste
  • 5. Zusatzlicher Aufwand fur Compliance und Audits
  • 6. Uneinheitliches Besuchererlebnis und Reputationsschaden
• Die 5 Saulen eines starken Business Cases (mit messbaren KPIs)
  • Saule 1: Operative Effizienz und Kosteneinsparung
  • Saule 2: Sicherheit und Risikominderung
  • Saule 3: Einhaltung von Vorschriften und Datenschutz
  • Saule 4: Besuchererlebnis und professionelles Image
  • Saule 5: Skalierbarkeit und Integrationen
• ROI berechnen: ein einfaches Modell
  • Schritt 1: Zeitersparnis beim Check-in berechnen
  • Schritt 2: Zusatzliche Einsparungen addieren
    • Weniger administrativer Aufwand fur Gastgeber
    • Weniger Zeitaufwand fur die Auditvorbereitung
    • Weniger Badge- und Registrierungsfehler
    • Schnelleres Onboarding von Auftragnehmern
  • Schritt 3: Risikominderung berucksichtigen
  • Abschliessend: ROI den Kosten gegenuber stellen
• Kosten und TCO: was Sie realistisch berucksichtigen mussen
• Implementierung ohne Chaos: ein Plan in 5 Schritten
  • Phase 1: Starten Sie mit einem Pilotprojekt (2-4 Wochen)
  • Phase 2: Besucherkategorien und Regeln festlegen
  • Phase 3: Kommunikation und Schulung
  • Phase 4: Integrationen hinzufugen
  • Phase 5: Messen, auswerten und anpassen
• Checkliste: Was Sie brauchen, um intern grunes Licht zu bekommen
  • 1. Zielsetzungen
  • 2. Ausgangsmessung (Baseline)
  • 3. Anforderungen (was muss das System konnen)
  • 4. Kennzahlen und Erfolgskriterien
• Fazit

Warum Besuchermanagement heute ein Business-Thema ist

Besuchermanagement wurde lange Zeit als praktische Empfangsaufgabe betrachtet. Ein Besucher kommt herein, bekommt einen Badge und wird am Empfang abgeholt.

Heute ist dieses Bild uberholt. Besuchermanagement ist nicht mehr nur eine Empfangsfrage, sondern ein Bestandteil dessen, wie Sie Ihre Organisation sicher und effizient betreiben - mit einem Besuchererlebnis, das zu Ihrer Marke passt.

Was hat sich also verandert?

Erstens sind Besucherstrome komplexer und weniger vorhersehbar geworden. Denken Sie an:

• Mehr Lieferanten und externe Dienstleister vor Ort
• Wartungsteams und Auftragnehmer, die zu wechselnden Zeiten anwesend sind
• Kandidaten fur Vorstellungsgesprache und Besucher fur Events, Schulungen oder Audits
• Hybrides Arbeiten, wodurch das Empfangsteam manchmal dunner besetzt ist, wahrend Besucher weiterhin in Stosszeiten eintreffen

Gleichzeitig sind die Erwartungen und Risiken gestiegen. Im Bereich Sicherheit liegt die Messlatte hoher: Organisationen wollen wissen, wer sich im Gebaude befindet, ob ein Besuch vorab genehmigt wurde und ob jemand Zugang zu den richtigen Bereichen erhalt. Daruber hinaus spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Sie mochten personenbezogene Daten korrekt erfassen, speichern und gemaess den Vorschriften der DSGVO und Ihrer internen Richtlinien loschen konnen.

Schliesslich wachst das Bewusstsein, dass ein professioneller Empfang fur ein professionelles Image unerlasslich ist. Ein unorganisierter Empfang, unklare Anweisungen oder lange Wartezeiten sind nicht nur argerlich. Sie beeinflussen auch, wie Kunden, Partner und Bewerber uber Ihre Organisation denken.

Deshalb hat sich das Besuchermanagement in vielen Organisationen zu einem unternehmensweiten Prozess mit direktem Einfluss auf operative Effizienz, Sicherheit und Compliance entwickelt. Ein Besuchermanagementsystem (VMS) hilft, diesen Prozess zu standardisieren - mit unter anderem Voranmeldung, Check-in und Check-out, Badge-Druck, Host-Benachrichtigungen, Dokumentenunterzeichnung und Reporting.

Was Sie mit manuellen Prozessen verlieren (und warum das Geld kostet)

Papierbasierte Besucherbucher und Excel-Listen scheinen auf den ersten Blick “ausreichend” zu sein: Sie kosten wenig, jeder versteht sie und Sie konnen schnell damit starten. Aber viele Organisationen unterschatzen die versteckten Kosten des manuellen Besuchermanagements - in Zeit, in Risiko und in einem uneinheitlichen Besuchererlebnis. Dies sind die haufigsten Verluste:

1. Zeitverlust am Empfang

Bei manueller Registrierung werden viele Schritte doppelt oder langsam ausgefuhrt: Daten abfragen und abtippen, den Gastgeber suchen und benachrichtigen, einen Badge suchen, ausfullen oder drucken, Besuchern Erklarungen geben.

Ein paar Minuten extra pro Besucher scheinen nicht viel, aber bei einem konstanten Besucherstrom oder zu Stosszeiten summiert sich das schnell. Warteschlangen entstehen, die Arbeitsbelastung steigt, es passieren mehr Fehler durch Multitasking und es bleibt weniger Zeit fur echte Gastfreundschaft - einen personlichen Empfang und Begleitung.

2. Unvollstandige oder unzuverlassige Registrierungen

Unleserliche Handschriften, fehlende Felder, Besucher, die nicht auschecken. Es scheinen Details zu sein, aber wenn Ihre Daten nicht zuverlassig sind, konnen Sie sie auch nicht fur Reporting, Audits, Kapazitatseinblicke oder Sicherheitskontrollen nutzen. Sie verlieren also nicht nur Zeit bei der Registrierung, sondern auch spater nochmals beim Korrigieren oder Suchen der richtigen Daten.

3. Weniger Kontrolle uber Besucherstrome

Mit Papier/Excel ist es schwierig, Regeln konsequent durchzusetzen. Deren Einhaltung hangt oft von individuellem Wissen und Aufmerksamkeit ab. Weiss die Empfangskraft beispielsweise, welche Besuchertypen eine NDA benotigen oder wer vorab genehmigt werden muss? Und wie stellen Sie sicher, dass alle Auftragnehmer zunachst die Sicherheitsanweisungen erhalten und bestatigen?

Ein manueller Prozess erzeugt Variationen - und das erhoht die Risiken, besonders in Umgebungen mit sensiblen Informationen, Fertigungsunternehmen oder Rechenzentren.

4. Keine Echtzeit-Anwesenheitsliste

Einer der grossten blinden Flecken der manuellen Besucherregistrierung ist, dass Sie selten uber eine aktuelle, genaue Anwesenheitsliste in Echtzeit verfugen. Besucher melden sich manchmal nicht korrekt an, das Auschecken wird oft vergessen, und eine Excel-Datei wird nicht immer live aktualisiert. Bei hohem Andrang erfolgt die Registrierung hastig oder gar nicht.

Bei einer Evakuierung oder einem Zwischenfall ist das ein Problem. Dann mochten Sie schliesslich schnell und korrekt wissen: Wer befindet sich im Gebaude und wer sollte wo sein? Wenn diese Informationen nicht zuverlassig sind, gefahrdet das die Sicherheit der Anwesenden.

5. Zusatzlicher Aufwand fur Compliance und Audits

Bei Audits, Vorfallsuntersuchungen oder internen Kontrollen erhalten Sie Fragen wie:

• Wer war am Datum X zwischen 10 und 14 Uhr anwesend?
• Welcher Auftragnehmer war fur den Arbeitsauftrag Y anwesend?
• Hat dieser Besucher die NDA oder die Sicherheitsunterweisung bestatigt?
• Wie lange bewahren wir Besucherdaten auf und wo sind sie gespeichert?

Mit Papier/Excel ist die Antwort oft uber Ordner, E-Mails, Scans oder verschiedene Dateien verteilt. Es kostet Zeit, alles zusammenzutragen, und es bleibt schwierig, Konsistenz und Vollstandigkeit nachzuweisen. Ausserdem ist das Risiko grosser, dass personenbezogene Daten zu lange aufbewahrt werden oder an unkontrollierten Orten landen.

6. Uneinheitliches Besuchererlebnis und Reputationsschaden

Der erste Eindruck Ihrer Organisation entsteht am Empfang. Ein manueller Prozess fuhrt schneller zu Wartezeiten, unklaren Anweisungen vor der Ankunft, Verwirrung am Empfang und Inkonsistenz zwischen den Standorten.

Das ist nicht nur unangenehm fur Besucher, sondern auch fur Ihre Mitarbeiter. Gaste konnen es als mangelnde Organisation oder als Signal bezuglich Professionalitat empfinden.

Zusammengefasst: Manuell erscheint gunstig, ist aber teuer in versteckten Kosten. Die operativen Kosten sind hoher, es gibt mehr Risiken und Besucher erhalten einen weniger professionellen ersten Eindruck. Genau diese Punkte bilden die Grundlage fur einen starken Business Case: Sie sind erkennbar, lassen sich mit KPIs messbar machen und zeigen, warum “das machen wir schon seit Jahren so” als Argument nicht ausreicht.

Lesen Sie auch: 7 Grunde, Ihr Papier-Besucherlogbuch zu ersetzen

Die 5 Saulen eines starken Business Cases (mit messbaren KPIs)

Ein guter Business Case geht nicht von Features aus, sondern von der Wirkung. Nachfolgend finden Sie 5 Saulen, die Sie in Ihrem internen Antrag verwenden konnen.

Saule 1: Operative Effizienz und Kosteneinsparung

Manuelle Besucherregistrierung nimmt viel Zeit in Anspruch, besonders zu Stosszeiten. Das fuhrt zu Warteschlangen, mehr Unterbrechungen fur Gastgeber und einer grosseren Fehlerwahrscheinlichkeit.

Ein digitales Besuchermanagementsystem optimiert den Empfang mit Voranmeldung und Self-Check-in, automatischen Benachrichtigungen und automatischem Badge-Druck je nach Besuchertyp. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Durchlauf am Empfang, weniger administrative Verarbeitung und weniger Unterbrechungen fur Empfangsmitarbeiter, Facility und weitere Mitarbeiter.

Saule 2: Sicherheit und Risikominderung

Bei manuellen Prozessen ist es schwierig, Besucherregeln konsequent anzuwenden: Wurde der Besuch vorab genehmigt, welcher Badge gehort dazu, darf jemand allein herumgehen und zu welchen Bereichen hat diese Person Zugang?

Ein Besuchermanagementsystem schafft Struktur durch Besuchertypen, Gastgenehmigung durch Gastgeber, Badge-Regeln und klare Check-in-Prozesse. So wissen Sie besser, wer anwesend ist, verringern die Wahrscheinlichkeit unbefugten Zugangs und konnen schneller auf Abweichungen reagieren.

In Branchen mit sensiblen Informationen oder strengeren Sicherheitsanforderungen wiegt diese Risikominderung oft ebenso schwer wie die reine Zeitersparnis.

Saule 3: Einhaltung von Vorschriften und Datenschutz

Papier und Excel machen es schwierig, konsistent mit personenbezogenen Daten zu arbeiten und im Nachhinein nachzuweisen, wer wann anwesend war - besonders wenn Sie mehrere Standorte oder Teams haben.

Ein VMS zentralisiert Registrierungen, unterstutzt Aufbewahrungsfristen und dokumentiert Aktionen in einem Audit-Trail. Ausserdem konnen Sie Besucher verpflichtend bestatigen lassen, dass sie Richtlinien gelesen haben (wie eine Geheimhaltungsvereinbarung, Sicherheitsanweisungen oder Hausordnung) - vor dem Zugang.

Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand bei Audits, sondern macht die Einhaltung von Richtlinien auch konkreter und nachweisbar.

Saule 4: Besuchererlebnis und professionelles Image

Der Empfang ist oft der erste Kontaktpunkt mit Ihrer Organisation. Bei manueller Registrierung hangt das Erlebnis stark davon ab, wer am Empfang sitzt, wie viel los ist und ob der Gastgeber sofort erreichbar ist.

Mit digitaler Besucherregistrierung erhalt der Gast vorab klare Anweisungen, die Anmeldung verlauft schneller und der Empfanger wird automatisch benachrichtigt. Das reduziert Wartezeiten und Unsicherheit und sorgt fur einen konsistenten Empfang, der zu Ihrer Marke passt.

Saule 5: Skalierbarkeit und Integrationen

Sobald Sie wachsen (mehr Besucher, mehr Teams, mehrere Standorte) wird Ihr Besuchermanagement schnell komplexer. Ein VMS hilft, Prozesse standortubergreifend zu standardisieren und zentral zu berichten.

Daruber hinaus ist die Integration mit bestehenden Tools entscheidend - wie Kalender, Benachrichtigungssoftware, Zugangskontrolle und Badge-Drucker.

ROI berechnen: ein einfaches Modell

Sie mussen kein perfektes Rechenmodell erstellen, um intern einen starken Business Case zu machen. Eine einfache und transparente Berechnung funktioniert oft am besten. Das Ziel ist schliesslich nicht, jeden Vorteil auf den Euro genau vorherzusagen, sondern das Gesprach mit Finance, IT und Security auf einer gemeinsamen, messbaren Basis zu fuhren. ROI steht dabei fur Return on Investment: die Rendite Ihrer Investition.

Das nachfolgende Modell konnen Sie eins zu eins verwenden und dort erweitern, wo es fur Ihre Organisation relevant ist.

Schritt 1: Zeitersparnis beim Check-in berechnen

Der direkteste (und oft grosste) ROI-Posten ist die Zeitersparnis am Empfang: weniger manuelle Registrierung, weniger Hin-und-Her-Telefonieren mit Gastgebern, weniger Nacharbeit bei Fehlern.

Schritt 2: Zusatzliche Einsparungen addieren

Neben der Check-in-Zeit gibt es oft weitere Einsparungen, die sich schnell summieren. Wahlen Sie bewusst: lieber 1 bis 3 erkennbare zusatzliche Posten, die Sie gut einschatzen konnen, als eine lange Liste, die Diskussionen auslost. Einige mogliche Posten:

Weniger administrativer Aufwand fur Gastgeber

Gastgeber verlieren weniger Zeit mit Telefonaten oder der Suche nach Besprechungsraumen, weil Benachrichtigungen und Anweisungen automatisch erfolgen.

Weniger Zeitaufwand fur die Auditvorbereitung

Reporting und Auditvorbereitung kosten deutlich weniger Zeit. Anwesenheitslisten konnen einfach exportiert werden, anstatt Daten aus Papier, Excel und E-Mails zusammenzusuchen.

Weniger Badge- und Registrierungsfehler

Die Doppelarbeit nimmt ab, weil weniger Fehler passieren: Die Anzahl doppelter Registrierungen sinkt, Badges werden korrekt zugewiesen und Termine sind schneller auffindbar.

Schnelleres Onboarding von Auftragnehmern

Das Onboarding von Auftragnehmern verlauft schneller, da Sicherheitsunterweisung, Hausordnung und NDAs vorab digital bestatigt werden. So verlieren Sie vor Ort weniger Zeit.

Schritt 3: Risikominderung berucksichtigen

Nicht jeder Vorteil ist eine direkte Kosteneinsparung. Gerade im Bereich Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften geht es oft um Risiken: Sie wollen die Wahrscheinlichkeit von Vorfallen senken oder die Auswirkungen durch bessere Ruckverfolgbarkeit begrenzen.

Sie konnen Risiken dennoch strukturiert mit einer einfachen Formel erfassen:

Wenn ein Besuchermanagementsystem die Wahrscheinlichkeit eines Vorfalls nachweislich senkt, beispielsweise durch Besuchergenehmigung oder bessere Anwesenheitslisten, ist das ein legitimer Bestandteil Ihres Business Cases.

Abschliessend: ROI den Kosten gegenuber stellen

Stellen Sie Ihren geschatzten Jahresnutzen den Gesamtkosten (TCO) gegenuber und vereinbaren Sie einen Evaluierungszeitpunkt, beispielsweise nach 60 oder 90 Tagen. So machen Sie den Business Case nicht nur uberzeugend, sondern auch fair: Sie investieren, messen und passen auf Basis der Ergebnisse an.

Kosten und TCO: was Sie realistisch berucksichtigen mussen

Fur einen glaubwurdigen Business Case betrachten Sie nicht nur den Anschaffungspreis, sondern die Gesamtbetriebskosten (TCO). Das sind alle Kosten, die anfallen, um das Besuchermanagementsystem wahrend der Laufzeit zu nutzen und zu verwalten. Indem Sie alle Kosten vollstandig und korrekt darstellen, vermeiden Sie Uberraschungen und vereinfachen das Gesprach mit Finance erheblich.

In der Praxis fallen die Kosten meist in diese Kategorien:

• Lizenz oder Abonnement: die wiederkehrenden Kosten fur die Nutzung des Systems (oft abhangig von Standorten, Anmeldepunkten oder Besuchervolumen)
• Gerate: beispielsweise ein Tablet fur die Anmeldung und/oder ein Badge-Drucker
• Einrichtung und Konfiguration: das Einrichten von Besucherkategorien, Anmeldeablaufen, Dokumenten (wie Hausordnung oder Sicherheitsanweisungen), Rollen und Reporting
• Integrationen: beispielsweise mit Kalendern und Nachrichtenkanalen fur Benachrichtigungen oder mit Zugangs- und Identitatsverwaltung
• Interner Zeitaufwand: kurze Schulung, Kommunikation und Abstimmung zwischen Empfang, Sicherheit, Facility und IT
• Verwaltung nach Go-Live: kleine Anpassungen, Berichte und Benutzerverwaltung

Implementierung ohne Chaos: ein Plan in 5 Schritten

Die Einfuhrung eines Besuchermanagementsystems muss kein grosses IT-Projekt sein - solange Sie phasenweise vorgehen und vorab festlegen, was “Erfolg” bedeutet.

Phase 1: Starten Sie mit einem Pilotprojekt (2-4 Wochen)

Beginnen Sie an einem Standort oder mit einem Besucherstrom, beispielsweise Kunden und Bewerber oder Auftragnehmer. So testen Sie schnell mit begrenzten Auswirkungen.

Phase 2: Besucherkategorien und Regeln festlegen

Legen Sie fest, wer eintreten darf, welche Daten Sie benotigen, wer genehmigt, welche Bereiche zuganglich sind und welche Dokumente vorab bestatigt werden mussen.

Phase 3: Kommunikation und Schulung

Geben Sie Empfang und Sicherheit eine praktische Schulung und machen Sie es fur Mitarbeiter, die Besucher empfangen, einfach: Was andert sich und was wird gerade einfacher?

Phase 4: Integrationen hinzufugen

Starten Sie einfach mit Kalender- und Benachrichtigungskopplungen und erweitern Sie spater um Badge-Druck oder Zugangskontrolle.

Phase 5: Messen, auswerten und anpassen

Verfolgen Sie nach 30, 60 und 90 Tagen die vereinbarten Kennzahlen wie Wartezeit, Anmeldedauer, Datenqualitat und Nutzung. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um den Prozess weiter zu verfeinern und gegebenenfalls auf weitere Standorte auszurollen.

Checkliste: Was Sie brauchen, um intern grunes Licht zu bekommen

Verwenden Sie diese Checkliste als Grundlage fur Ihren internen Antrag, Ihre Budgetnotiz oder Prasentation. Je konkreter Sie dies ausfullen, desto schneller konnen Facility, IT, Security und Finance zu denselben Schlussfolgerungen gelangen.

1. Zielsetzungen

• Welche Probleme losen wir (Zeitverlust, Sicherheit, Regeleinhaltung, Besuchererlebnis)?
• Welche Abteilungen profitieren mit (Empfang und Facility, Sicherheit, IT, Finance, Teams, die haufig Besucher empfangen)?
• Was ist die gewunschte Wirkung kurzfristig (beispielsweise weniger Wartezeit) und langfristig (einheitlicher Prozess uber alle Standorte)?

2. Ausgangsmessung (Baseline)

• Anzahl der Besucher pro Monat, einschliesslich Stosszeiten (Tage und Uhrzeiten)
• Durchschnittliche Anmeldezeit pro Besucher (und Wartezeit bei hohem Andrang)
• Zeit, die Empfang oder Administration pro Woche fur Besucherprozesse aufwenden
• Aktueller Aufwand fur Audits und Reporting (Stunden pro Quartal, typische Engpasse)
• Anzahl der Fehler pro Monat: doppelte Registrierungen, fehlende Daten, falsche Badges

3. Anforderungen (was muss das System konnen)

• Besucherkategorien: Kunde, Lieferant, Auftragnehmer, Bewerber…
• Regeln und Dokumente: Hausordnung, Geheimhaltungsvereinbarung, Sicherheitsanweisungen, Einwilligung zur Datenverarbeitung
• Reporting: Anwesenheitsliste, Exporte fur Audits, Protokoll von Aktionen und Anderungen
• Kopplungen: Kalender, Benachrichtigungen (beispielsweise Teams), Single Sign-On, Zugangskontrolle, Badge-Druck

4. Kennzahlen und Erfolgskriterien

• Ziel: kurzere Anmeldezeit und weniger Wartezeit am Empfang
• Ziel: aktuelle und zuverlassige Anwesenheitsliste
• Ziel: weniger manuelle Administration und weniger Fehler
• Evaluierungszeitpunkt: nach 60 oder 90 Tagen, mit klaren Kriterien fur die weitere Ausrollung

Fazit

Sind Sie bereit, Ihren Business Case zu konkretisieren? Mit klaren Saulen, Kennzahlen und einer einfachen Renditeberechnung machen Sie sofort deutlich, was Besuchermanagement bringt - und bekommen Facility, IT, Security und Finance reibungslos mit ins Boot.

Mochten Sie das beschleunigen? Testen Sie Vizito jetzt 14 Tage kostenlos, damit Sie die Wirkung schnell messen und intern belegen konnen.