24 Büromanagement-Tools für 2023

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute kann es eine echte Herausforderung sein, Aufgaben, Fristen und Termine einzuhalten. Aber mit den zahlreichen Büromanagement-programmen, die Ihnen zur Verfügung stehen, war es noch nie so einfach, Ihren Arbeitstag zu rationalisieren.

Was ist Büromanagement-Tools?

Büromanagement-Tools ist eine Reihe digitaler Tools und Anwendungen, die Unternehmen bei der Verwaltung verschiedener Aspekte ihrer Tätigkeiten unterstützen, z. B. Verwaltungsaufgaben, Workflow-Management, Kommunikation und Zusammenarbeit. Diese Software umfasst in der Regel eine Reihe von Funktionen, z. B. Dokumentenmanagement, Aufgabenmanagement, E-Mail-Integration, Projektverfolgung und Tools für die Teamkommunikation.

Büromanagement-Tools kann zur Rationalisierung und Automatisierung von Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden, z. B. zur Planung von Besprechungen, Verwaltung von Ausgaben und Bearbeitung von Rechnungen. Außerdem kann sie Teams dabei helfen, effektiver zusammenzuarbeiten, indem sie einen zentralen Ort für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Projektverwaltung und die Kommunikation im Team bereitstellt.

Überblick über die Büromanagement-Tools:

• Werkzeuge für die Projektverwaltung
• Tools für die Dateiverwaltung und -ablage
• Werkzeuge für Kommunikation und Besprechungen
• Werkzeuge für die Kalenderführung und Planung
• Tools für die Buchhaltung und Finanzverwaltung
• Tools für das Ausgabenmanagement
• Tools für Marketing und Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Werkzeuge für das Gebäudemanagement
• Tools für das Zeitmanagement
• Werkzeuge für die Verwaltung sozialer Medien
• Werkzeuge für die Automatisierung

Vom Projektmanagement bis zur Dateispeicherung, von der E-Mail-Verwaltung bis zur Buchhaltung - es gibt für jeden Aspekt eines erfolgreichen Unternehmens ein passendes Tool. Aber bei so vielen Optionen ist es oft schwer zu wissen, wo man anfangen soll. Welche Tools machen Ihren Arbeitstag wirklich zum Kinderspiel? Und welche sind es nicht wert, dass Sie Ihr Geld dafür ausgeben?

Deshalb haben wir den Markt durchforstet und die 24 besten Büromanagement-Tools für 2023 ausgewählt. Diese Tools werden Ihre Arbeit vereinfachen und Ihre Produktivität auf die nächste Stufe heben. Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zu übernehmen?

Unsere 24 beliebtesten Büromanagement-Tools für 2023

Projektmanagementsoftware

Mit diesen Tools behalten Sie den Überblick über Aufgaben, Fristen und Ressourcen und stellen sicher, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

1. Trello

Trello ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das ein kartenbasiertes System zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben verwendet. Intuitiv und benutzerfreundlich, ist es eine großartige Option für Teams, die neu in der Projektmanagementsoftware sind.

2. Asana

Asana ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das eine breite Palette von Funktionen bietet, darunter Aufgabenmanagement, Teamzusammenarbeit und Projektverfolgung. Es ist ideal für Teams, die ein hohes Maß an Anpassbarkeit und Kontrolle über ihre Projekte benötigen.

3. Monday.com

Monday.com ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das eine Drag-and-Drop-Oberfläche verwendet, um die Benutzer bei der Verwaltung von Aufgaben und Terminen zu unterstützen. Es ist in hohem Maße anpassbar und bietet eine Reihe von Integrationen, was es zu einer großartigen Option für Teams macht, die mehrere Tools verwenden.

4. Flipsnack

Flipsnack ist ein vielseitiger Online Presentation Maker und ein Tool für die Zusammenarbeit mit Inhalten, mit dem die Benutzer visuell beeindruckende Präsentationen erstellen können.

Mit der intuitiven Benutzeroberfläche und der großen Auswahl an Vorlagen können die Benutzer leicht professionell aussehende Präsentationen entwerfen, die ihr Publikum fesseln. Flipsnack bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit, die es mehreren Teammitgliedern ermöglichen, direkt über die Dokumente zu kommunizieren, an denen sie gemeinsam arbeiten. Wenn mehrere Teams an demselben Dokument arbeiten, kann der Eigentümer die Bearbeitung in Echtzeit verfolgen. Er kann jederzeit sehen, welcher Kollege gerade an welchem Dokument arbeitet, und verhindern, dass dessen Inhalte überschrieben werden. Damit eignet sich die Software ideal für Gruppenprojekte oder die Arbeit in entfernten Teams.

Egal, ob Sie interaktive Elemente hinzufügen, Multimedia-Inhalte einbetten oder Präsentationen sicher austauschen möchten, Flipsnack bietet ein umfassendes Set an Werkzeugen, um den Prozess der Präsentationserstellung und der Zusammenarbeit zu optimieren.

Software zur Dateiverwaltung und -speicherung

Mit diesen Tools können Sie Dateien und Dokumente elektronisch speichern, organisieren und gemeinsam nutzen.

5. Notion

Notion ist eine leistungsstarke All-in-One-Arbeitsplatz-App für die Organisation und Verwaltung von Informationen, Notizen, Projektmanagement und vieles mehr. Es ist ein vielseitiges Tool, das eine Vielzahl von Funktionen wie Pinnwände, Kalender und Aufgabenlisten bietet, die an die Bedürfnisse verschiedener Benutzer und Teams angepasst werden können. Notion bietet auch eine Reihe von Integrationen mit anderen Apps, wie Google Drive, Trello und Slack.

6. Google Drive

Google Drive ist Teil der G Suite-Familie von Google. Es handelt sich um ein cloudbasiertes Tool zur Speicherung von Dateien und zur Zusammenarbeit, mit dem Nutzer Dateien von überall aus speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten können. Es wird zum Erstellen, Speichern und Freigeben von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formularen und mehr verwendet.

Software für Kommunikation und Meetings

Diese Software ermöglicht es Teams, sich aus der Ferne zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Sie umfasst Funktionen wie Instant Messaging, Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Dateifreigabe.

7. Slack

Slack ist eine Messaging- und Kollaborationsplattform, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit zu kommunizieren, Dateien freizugeben und mit anderen Apps zu integrieren.

8. Teams

Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die Videokonferenzen, Instant Messaging, Dateifreigabe und die Integration mit anderen Microsoft Office-Anwendungen bietet.

9. Meet

Google Meet ist eine Plattform für Videokonferenzen, die Audio- und Videoqualität, Bildschirmfreigabe und die Integration mit anderen Google-Anwendungen bietet.

Kalender- und Terminplanungssoftware

Diese Software hilft Ihnen bei der Verwaltung von Terminen, Besprechungen und anderen Ereignissen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Termine im Blick haben.

10. Google Kalender

Google Calendar ist ein beliebtes Kalender- und Terminplanungsprogramm, mit dem Sie Ihren Zeitplan, Ihre Ereignisse und Termine an einem Ort verwalten können. Es ist kostenlos erhältlich und lässt sich nahtlos in andere Google-Tools wie Gmail und Google Meet integrieren.

11. Bookafy

Bookafy ist eine Terminplanungssoftware, die Ihnen hilft, Ihre Termine und Buchungen zu verwalten, einschließlich Besprechungen mit Kunden. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Planungsprozess rationalisieren können, darunter Online-Terminplanung, Kalendersynchronisierung, automatische Erinnerungen und benutzerdefinierte Planungsregeln.

Software für Buchhaltung und Finanzverwaltung

Mit diesen Tools können Sie Ihre Finanzen im Auge behalten, Rechnungen verwalten und Finanzberichte erstellen.

12. QuickBooks

Quickbooks ist eine bei kleinen und mittleren Unternehmen weit verbreitete Buchhaltungssoftware. Sie ist für die Verwaltung von Finanztransaktionen, einschließlich Rechnungsstellung, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Steuererstellung konzipiert.

13. Invoiced

Mit Invoiced, einer Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Rechnungs- und Zahlungsprozesse unterstützt, dauert die Erstellung von Rechnungen nur Sekunden. Sie bietet Funktionen wie Online-Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und automatische Mahnungen.

Software zur Ausgabenverwaltung

14. Expensify

Expensify ist ein beliebtes Cloud-basiertes Tool zum Einreichen von Spesenberichten, Verfolgen von Erstattungen und Verwalten von Spesenrichtlinien.

Marketing- und Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM)

Sie hilft Ihnen, die Interaktionen mit Ihren Kunden zu verwalten und den Überblick über Kundeninformationen und -historie zu behalten.

15. Pipedrive

Pipedrive ist ein CRM-Tool für den Vertrieb, mit dem Vertriebsteams ihre Vertriebsprozesse effektiver verwalten können. Es bietet Funktionen wie Vertriebsprognosen, anpassbare Vertriebs-Pipelines und Vertriebsberichte.

16. Mailchimp

Mailchimp ist eine Plattform für Marketing-Automatisierung und E-Mail-Marketing, die Unternehmen dabei unterstützt, mit ihrem Publikum zu kommunizieren, ihre Kundendaten zu verwalten und ihre Marke auszubauen. Es bietet eine Reihe von Tools, darunter E-Mail-Marketing und Einblicke in die Zielgruppe.

17. Freshdesk

Freshdesk ist eine Cloud-basierte Kundensupport-Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihres Kundendienstes unterstützt. Sie bietet Funktionen wie Ticketmanagement, Wissensdatenbankmanagement und Kundenfeedbackmanagement.

Software für die Gebäudemanagement

Diese Software hilft Ihnen bei der Verwaltung und Optimierung Ihres physischen Arbeitsplatzes, Ihrer Ausrüstung und anderer Vermögenswerte. Sie bietet eine Plattform zur Verwaltung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit der Wartung, dem Betrieb und der Nutzung Ihrer Einrichtungen.

18. Vizito

Vizito ist ein flexibles, cloudbasiertes Besuchermanagement-System, mit dem Sie sich anmelden, abmelden und Ihre Besucher verfolgen können. Mit Vizito können Sie problemlos Besucherinformationen verwalten, Ausweise drucken, automatische Benachrichtigungen einrichten und benutzerdefinierte Check-in-Workflows erstellen.

Mit Vizito können Sie Ihren Empfang optimieren und die Sicherheit in Ihrem Gebäude verbessern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie unser Besuchermanagement-System Ihnen helfen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase.

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19. Meetio

Meetio ist eine cloudbasierte Software für die Verwaltung von Besprechungsräumen, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Besprechungsräume, Tische und Ressourcen unterstützt. Sie bietet eine Reihe von Tools wie Raumbuchung, Raumplanung, Tischbuchung und Ressourcenmanagement.

Software für die Zeiterfassung

20. Toggl

Toggl ist ein beliebtes Zeiterfassungstool, das eine einfache, intuitive Oberfläche und eine Vielzahl von Funktionen bietet, darunter detaillierte Berichte und die Integration mit anderen Anwendungen.

Software zur Verwaltung sozialer Medien

Diese Tools helfen Ihnen bei der Verwaltung und Optimierung Ihrer Social-Media-Konten und -Kampagnen.

21. Feedhive

Feedhive ist eine Plattform für die Verwaltung und Automatisierung sozialer Medien, die Unternehmen dabei unterstützt, Inhalte zu kuratieren und über mehrere soziale Medienplattformen zu verbreiten und ihre Präsenz in den sozialen Medien auszubauen. Sie bietet Funktionen wie Content Curation, Content Scheduling, Social Listening, Analytics und Reporting.

22. Buffer

Buffer ist eine beliebte Plattform für die Verwaltung sozialer Medien, mit der Sie Beiträge für soziale Medien auf mehreren Plattformen planen, veröffentlichen und analysieren können. Sie bietet Funktionen wie die Erstellung von Inhalten, die Planung von Inhalten, Social-Media-Analysen und die Zusammenarbeit im Team.

Automatisierungssoftware

Diese hilft Ihnen, sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren, indem sie verschiedene Webanwendungen und -dienste miteinander verbindet. Einige Beispiele dafür, was diese Anwendungen für Sie tun können: automatisch neue E-Mail-Anhänge zu Google Drive oder Dropbox hinzufügen; automatisch alle neuen Fotos speichern, in denen Sie auf Facebook markiert sind; oder Ihnen eine Benachrichtigung schicken, wenn der Wetterbericht Regen vorhersagt.

23. IFTTT

IFTTT (If This Then That) funktioniert durch die Erstellung von “Applets”, die Aktionen in einer Anwendung auf der Grundlage bestimmter Ereignisse oder Auslöser in einer anderen Anwendung auslösen. IFTTT unterstützt über 700 verschiedene Webanwendungen und -dienste, darunter Social-Media-Plattformen, Produktivitätstools, Smart-Home-Geräte und vieles mehr. Benutzer können ihre eigenen benutzerdefinierten Applets erstellen oder in der IFTTT-App oder auf der IFTTT-Website nach vorgefertigten Applets suchen.

24. Zapier

Zapier funktioniert durch das Erstellen von “Zaps”, d. h. automatisierten Workflows, die verschiedene Apps verbinden und eine Reihe von Aktionen ausführen, die durch ein bestimmtes Ereignis oder einen Auslöser ausgelöst werden. Es werden über 5.000 Webanwendungen unterstützt, darunter beliebte Tools wie Gmail, Trello, Slack und Google Drive.

Warum brauchen Sie eine Büromanagement-Software?

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Unternehmen eine Büromanagement-Software benötigt.

• Um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren. Büromanagement-Software kann dabei helfen, administrative Aufgaben zu automatisieren, z. B. die Planung von Besprechungen, die Verwaltung von Ausgaben und die Bearbeitung von Rechnungen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, die bei der manuellen Erledigung dieser Aufgaben auftreten können.
• Verbesserung der Zusammenarbeit. Büromanagement-Software bietet einen zentralen Ort für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Verwaltung von Projekten und die Kommunikation im Team. Dies kann Teams helfen, effektiver zusammenzuarbeiten und organisiert zu bleiben, vor allem wenn sie aus der Ferne arbeiten.
• Verbesserung der Produktivität. Durch die Automatisierung von Aufgaben und die Bereitstellung von Tools für die Zusammenarbeit kann Office-Management-Software Teams helfen, produktiver und effizienter zu arbeiten. Dies kann zu einem schnelleren Abschluss von Projekten und einer besseren Gesamtleistung führen.
• Mehr Transparenz. Mit Büromanagement-Software können Teammitglieder problemlos auf Projektinformationen zugreifen, den Fortschritt verfolgen und miteinander kommunizieren. Dies trägt zu mehr Transparenz bei und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
• Zugang zu Analysen und Daten. Viele Büromanagement-Softwarelösungen bieten Analyse- und Berichtstools, mit denen Unternehmen ihre Leistung verfolgen und verbesserungswürdige Bereiche ermitteln können.

Natürlich gibt es auf dem Markt noch viel mehr gute und effiziente Tools als die, die wir in diesem Artikel vorgestellt haben. Welches das richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrem Budget und der Unternehmensgröße ab. Wir hoffen jedoch, Ihnen mit dieser Liste einen Ausgangspunkt zu bieten, der Ihnen hilft, die besten verfügbaren Optionen zu erkunden.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihr Unternehmen unterstützen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

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