Erhöhen Sie die Sicherheit: 9 wichtige Taktiken für die …

Geschrieben von Jill - Geschrieben: 6. April 2023

In der heutigen Welt sind Sicherheit und Schutz am Arbeitsplatz von größter Bedeutung. Ein Schlüsselaspekt für die Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsplatzes ist eine wirksame Besucherpolitik am Arbeitsplatz. In diesem Blogbeitrag werden wir die 9 besten Praktiken für Besucherrichtlinien erörtern, die dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen sicher und geschützt bleibt.

In diesem Artikel finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen:

Lesen Sie also weiter, um wertvolle Erkenntnisse über die Erstellung und Umsetzung einer soliden Besucherpolitik zu gewinnen, die Ihre Mitarbeiter, Ihr Vermögen und Ihren Ruf schützt.

Was ist eine Besucherpolitik?

Eine Besucherpolitik ist eine Reihe von Richtlinien und Verfahren, die vorschreiben, wie Besucher am Arbeitsplatz zu behandeln sind. Der Hauptzweck einer Besucherpolitik besteht darin, die Sicherheit der Mitarbeiter und der Vermögenswerte des Unternehmens zu gewährleisten und gleichzeitig eine einladende Umgebung für Gäste zu schaffen.

In den Besucherrichtlinien werden die Erwartungen an Besucher formuliert, z. B. wer Zutritt hat und was sie auf dem Betriebsgelände tun dürfen und was nicht. Sie enthält auch Richtlinien zur Überprüfung der Identität und des Zwecks von Besuchern sowie zur Überwachung ihrer Bewegungen in der Einrichtung.

Eine gut durchdachte Besucherpolitik schafft ein Gleichgewicht zwischen der Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus und der Förderung einer positiven Erfahrung für die Gäste. Eine unzureichende Besucherverwaltung kann zu verschiedenen Risiken führen, wie Diebstahl, Datenschutzverletzungen, Vandalismus und sogar Gewalt. Andererseits können zu restriktive Richtlinien zu einer negativen Wahrnehmung des Unternehmens führen und die Zusammenarbeit mit externen Partnern behindern. Daher ist es wichtig, eine Besucherpolitik zu entwickeln, die auf die besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Erstellung einer Richtlinie für Besucher am Arbeitsplatz

Eine wirksame Richtlinie für Besucher am Arbeitsplatz sollte die folgenden Komponenten enthalten:

Zweck und Anwendungsbereich
Die Richtlinie sollte ihren Zweck und Geltungsbereich klar definieren, einschließlich der Arten von Besuchern, die am Arbeitsplatz zugelassen sind, und der Bereiche, zu denen sie Zugang haben.
Identifizierung und Zugang Die Richtlinie sollte Verfahren zur Überprüfung der Identität von Besuchern festlegen, wie z. B. das Erfordernis eines Ausweises oder einer Voranmeldung, und den Zugang zu den Räumlichkeiten gewähren.
Sicherheit und Schutz Die Richtlinie sollte die Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit sowohl der Mitarbeiter als auch der Besucher darlegen, z. B. Sicherheitsüberprüfungen, Beschränkungen für das Mitbringen bestimmter Gegenstände und Protokolle für Notfallsituationen.
Benehmen und Verhalten Die Richtlinie sollte die Erwartungen an das Verhalten der Besucher festlegen, einschließlich Richtlinien für angemessenes Verhalten, Sprache und Kleidung sowie Konsequenzen bei Verstößen gegen diese Richtlinien.
Datenschutz und Vertraulichkeit Die Richtlinie sollte regeln, wie die Arbeitsstätte mit den persönlichen und vertraulichen Informationen der Besucher umgeht, mit denen sie auf dem Betriebsgelände in Berührung kommen können. Dazu kann die Verwendung von Besucher-NDAs gehören.
Haftung und Versicherung In der Richtlinie sollte der Haftungs- und Versicherungsschutz des Arbeitsplatzes für Besucher geklärt werden, einschließlich etwaiger Verzichtserklärungen oder Vereinbarungen, die von den Besuchern unterzeichnet werden müssen.
Vollstreckung In der Richtlinie sollte dargelegt werden, welche Konsequenzen ein Verstoß gegen die Richtlinie hat und wer für die Durchsetzung der Richtlinie verantwortlich ist.
Kommunikation und Ausbildung Die Richtlinie sollte allen Mitarbeitern und Besuchern bekannt gemacht werden, und es sollte eine Schulung zu den Anforderungen und Verfahren der Richtlinie durchgeführt werden.

Ziehen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Besucherrichtlinien für den Arbeitsplatz in Erwägung, sich von Sicherheitsexperten beraten zu lassen und Beispiele für Sicherheitsrichtlinien am Arbeitsplatz zu lesen. Zu den Faktoren, die bei der Erstellung von Besucherrichtlinien zu berücksichtigen sind, gehören die Art der Branche, die Sensibilität der zu schützenden Informationen oder Werte, der Umfang des Besucherverkehrs und alle gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen, die für Ihr Unternehmen gelten.

Außerdem ist es wichtig, die Richtlinie regelmäßig zu aktualisieren und zu überarbeiten, um sie an neue Sicherheitsbedrohungen und organisatorische Veränderungen anzupassen. Wenn Sie diese Schritte beherzigen, kann Ihr Unternehmen eine sicherere und einladende Umgebung für Mitarbeiter und Besucher schaffen.

Keine Besucher jenseits dieses Punktes

Die 9 besten Praktiken für die Besucherpolitik

1. Legen Sie fest, wer berechtigt ist, Besucher zuzulassen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien für Besucher am Arbeitsplatz klare Richtlinien darüber enthalten, wer befugt ist, Besucher zuzulassen, z. B. Abteilungsleiter, Vorgesetzte oder bestimmtes Sicherheitspersonal. Dies trägt dazu bei, eine klare Verantwortungskette und Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten, wenn es um die Gewährung von Zugang zu Ihrer Einrichtung geht.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihres Genehmigungsverfahrens für Besucher die folgenden Punkte:

Legen Sie eine Hierarchie für die Erteilung von Besuchergenehmigungen fest, die mit der niedrigsten Autoritätsebene beginnt und je nach Zweck des Besuchers und den Anforderungen an die Freigabe zu höheren Ebenen eskaliert.
Legen Sie die Kriterien für die Genehmigung von Besuchern klar fest, z. B. die Art ihres Besuchs, ihre Beziehung zur Organisation und mögliche Sicherheitsrisiken, die von ihnen ausgehen können.
Implementieren Sie ein standardisiertes Antragsverfahren für die Genehmigung von Besuchern, einschließlich der Übermittlung der erforderlichen Informationen, wie Name des Besuchers, Unternehmen, Kontaktangaben und Zweck des Besuchs.
Richten Sie ein System zur Verfolgung von Besuchergenehmigungen und -verweigerungen ein, um eine klare Aufzeichnung der genehmigten Gäste zu erhalten und potenzielle Muster oder Probleme zu erkennen, die möglicherweise behoben werden müssen.

2. Maßnahmen zur Zugangskontrolle einführen

Legen Sie fest, wer sich wo in Ihrer Einrichtung aufhalten darf, und führen Sie robuste Zugangskontrollmaßnahmen ein, um den Zugang von Besuchern auf bestimmte Bereiche zu beschränken. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, unbefugten Zutritt zu verhindern, das Risiko von Diebstahl oder Datenschutzverletzungen zu verringern und die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie den Zugang von Besuchern zu Ihren Räumlichkeiten wirksam kontrollieren können:

Besucherzugangskarten gewähren nur Zutritt zu bestimmten Bereichen Ihrer Einrichtung. Diese Karten können so programmiert werden, dass sie nach einer bestimmten Zeit ablaufen oder aus der Ferne vom Sicherheitspersonal deaktiviert werden können.
Tastaturen und biometrische Lesegeräte an den Eingängen zu gesperrten Bereichen stellen sicher, dass nur Personen mit den richtigen Zugangscodes oder biometrischen Berechtigungsnachweisen diese Bereiche betreten können.
Verwenden Sie ein Besucherverwaltungssystem, um die Besucherregistrierung zu rationalisieren, den Zugang zu Sperrbereichen zu kontrollieren und die Besucherbewegungen in Ihrer Einrichtung zu überwachen. Diese Systeme können in Ihre Zugangskontrollinfrastruktur integriert werden, so dass Sie Besuchern je nach Freigabestufe und Zweck des Besuchs vorübergehend Zugang gewähren können.
Implementieren Sie physikalische Barrieren wie Drehkreuze, Tore und verschlossene Türen, um den Besucherstrom innerhalb Ihrer Einrichtung zu kontrollieren.
Bringen Sie klare Schilder in Ihrer Einrichtung an, die auf Sperrbereiche, Zugangsanforderungen und Besucherwege hinweisen.

3. Sorgen Sie dafür, dass Besucher immer begleitet werden

Besucher sollten niemals allein in Ihren Räumlichkeiten umherwandern. Indem Sie sie stets von einem autorisierten Mitarbeiter begleiten lassen, stellen Sie sicher, dass sie nicht versehentlich Zugang zu sensiblen Bereichen oder Informationen erhalten.

Zu einer wirksamen Besucherbegleitung gehört auch, dass bestimmte Mitarbeiter je nach ihrer Funktion, Abteilung oder Fachkenntnis mit der Begleitung von Besuchern betraut werden. Diese Mitarbeiter sollten in der Verantwortung für die Besucherbegleitung geschult werden und mit den Besucherrichtlinien und Zugangskontrollverfahren Ihres Unternehmens vertraut sein.

Sie sollten auch ein System einrichten, mit dem die Begleitpersonen mit dem Sicherheitspersonal oder dem Empfangspersonal kommunizieren können, falls während des Aufenthalts eines Besuchers Probleme oder Notfälle auftreten.

4. Gründliche Überprüfung und Identifizierung von Besuchern

Eine umfassende Überprüfung und Identifizierung der Besucher ist für die Aufrechterhaltung der Sicherheit am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung und gewährleistet, dass nur befugte Personen Zugang zu Ihren Räumlichkeiten erhalten. Die Einführung eines gründlichen Screening-Prozesses ermöglicht es Ihrem Unternehmen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu erkennen, sensible Informationen zu schützen und die Branchenvorschriften einzuhalten.

Einige Schlüsselelemente, die Sie in Ihr Besucherprüfungs- und Identifizierungsverfahren einbeziehen sollten, sind: Hintergrundprüfungen, Besucher-NDAs, Überprüfung der Besucheridentifikation, Besucherregistrierung und Sicherheitsüberprüfungen.

5. Implementierung eines digitalen Besucherverwaltungssystems

Ein Besucherverwaltungssystem (VMS) ist eine integrierte Softwarelösung, die Organisationen bei der Verwaltung und Verfolgung von Besuchern unterstützt, die ihre Räumlichkeiten betreten. Sie ersetzt herkömmliche, papierbasierte Besucherprotokolle durch ein digitales System, das den Registrierungsprozess automatisiert, Besucherinformationen speichert und die Durchsetzung von Zugangskontrollrichtlinien erleichtert.

Dadurch wird nicht nur der Prozess der Besucherregistrierung rationalisiert und es werden wertvolle Erkenntnisse über Besuchertrends gewonnen, sondern die Implementierung eines VMS kann auch die Sicherheit am Arbeitsplatz erheblich verbessern:

Durch die Automatisierung der Besucherregistrierung wird das Potenzial für menschliche Fehler verringert und sichergestellt, dass alle Besucher ordnungsgemäß erfasst werden.
Die Integration mit Zugangskontrollsystemen ermöglicht eine bessere Durchsetzung der Zugangsrichtlinien für Besucher und die Möglichkeit, den Zugang bei Bedarf schnell zu widerrufen.
Die Besucherdaten werden sicher gespeichert und können von autorisiertem Personal in Notfällen oder bei Sicherheitsvorfällen leicht abgerufen werden.
Echtzeiteinblicke in Besuchertrends und -aktivitäten können Unternehmen dabei helfen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu erkennen und fundierte Entscheidungen über Zugangskontrollrichtlinien zu treffen.
Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR stellt sicher, dass Besucherinformationen verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen behandelt werden.

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6. Ausgabe eindeutiger und informativer Besucherausweise

Auf den Besucherausweisen sollten wichtige Informationen wie der Name des Besuchers, das Unternehmen und die Berechtigungsstufe angegeben sein. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Besucher leicht identifizieren und sicherstellen, dass sie über die entsprechende Berechtigung verfügen.

Besucherausweise spielen eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Sicherheit am Arbeitsplatz, da sie den Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit bieten, Besucher zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Bei der Gestaltung von Besucherausweisen ist es wichtig, dass sie wesentliche Informationen enthalten, die zur Schaffung einer sicheren Umgebung beitragen. Dazu gehören der Name des Besuchers, das Unternehmen, die Berechtigungsstufe, Datum und Uhrzeit der Ankunft, die Dauer des Besuchs und ein Foto. Sie können auch einen QR-Code einfügen, der vom Sicherheitspersonal gescannt oder in Ihr Zugangskontrollsystem integriert werden kann.

Mit den meisten Besucherverwaltungssystemen können Sie problemlos ein Foto Ihres Besuchers aufnehmen und einen Besucherausweis mit allen erforderlichen Informationen erstellen und ausgeben.

Besucherausweise Schlüsselband Ausweisgehäuse Kordelaufkleber

7. Aushang von Besucherrichtlinien und -verfahren

Um sicherzustellen, dass die Besucher die Erwartungen und Anforderungen kennen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Besucherrichtlinien und -verfahren an gut sichtbaren Stellen in Ihrer Einrichtung aushängen. Ein einfacher Zugang zu diesen Informationen hilft den Gästen, ihre Verantwortung zu verstehen und die Sicherheitsprotokolle Ihrer Organisation einzuhalten.

Eine wirksame Methode zur Darstellung Ihrer Besucherrichtlinien und -verfahren ist die Anbringung von eindeutigen Schildern oder Informationsdisplays in Ihrem Empfangsbereich, wo die Besucher sie bei ihrer Ankunft wahrscheinlich sehen werden. Dazu können Poster, digitale Bildschirme oder gedruckte Handouts gehören, die die wichtigsten Aspekte Ihrer Besucherpolitik erläutern.

Sie können Ihre Besucherrichtlinien und -verfahren auch in den Check-in-Prozess an Ihrem Selbstbedienungskiosk oder Tablet integrieren und eine Zusammenfassung oder einen QR-Code mit einem Link zu den vollständigen Richtlinien auf die Besucherausweise drucken.

Die Veröffentlichung Ihrer Besucherrichtlinien und -verfahren auf Ihrer Unternehmenswebsite ermöglicht es den Besuchern, die Informationen vor ihrer Ankunft in Ihrer Einrichtung einzusehen, was dazu beiträgt, die Einhaltung Ihrer Sicherheitsprotokolle zu gewährleisten.

8. Planen Sie für Notfälle

Die Erstellung von Notfallplänen und -protokollen ist für die Sicherheit von Mitarbeitern und Besuchern an Ihrem Arbeitsplatz unerlässlich. Ihre Besucherpolitik sollte Bestimmungen für die Sicherheit von Besuchern in Notfällen enthalten:

Legen Sie die Evakuierungsrouten und Verfahren für Besucher in Notfällen klar fest.
Entwickeln Sie einen Plan für die Besucherkommunikation während eines Notfalls. Dazu kann das Versenden von Warnmeldungen per SMS, E-Mail oder über Ihr Besucherverwaltungssystem gehören.
Verwenden Sie Ihr Besucherverwaltungssystem, um ein aktuelles Verzeichnis aller Besucher in Ihren Räumlichkeiten zu führen. Im Falle eines Notfalls können diese Informationen genutzt werden, um schnell alle Besucher zu erfassen und ihre Sicherheit zu gewährleisten.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie Besuchern in Notfällen helfen können.
Führen Sie regelmäßig Notfallübungen durch, die auch Besucherszenarien beinhalten.

Ein Besucherverwaltungssystem kann ein unschätzbares Instrument für die effektive Verwaltung und Koordinierung solcher Situationen sein. Durch die Integration von Notfallplänen und -protokollen in Ihr VMS können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation auf Notfälle vorbereitet ist.

9. Schulung und Aufklärung der Mitarbeiter über die Einhaltung der Besucherrichtlinien

Zur Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsplatzes ist es unerlässlich, die Mitarbeiter regelmäßig über die Einhaltung der Besucherrichtlinien zu schulen und zu unterrichten. Die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Sicherheitsprotokolle Ihres Unternehmens und bei der Gewährleistung der Sicherheit aller Personen in Ihrem Unternehmen. Indem Sie betonen, wie wichtig es ist, die Sicherheitsverfahren zu befolgen und verdächtiges Verhalten zu melden, können Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Sicherheit und des Bewusstseins schaffen.

Anpassung einer Besucherpolitik am Arbeitsplatz an einzigartige Bedürfnisse und Herausforderungen

Verschiedene Branchen und Organisationen stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn es um die Verwaltung von Besuchern geht. Um eine wirksame Besucherrichtlinie zu erstellen, müssen Sie unbedingt die spezifischen Bedürfnisse und Risiken Ihres Unternehmens berücksichtigen. Eine Gesundheitseinrichtung kann sich beispielsweise auf die Vermeidung von Infektionen konzentrieren, während ein Lebensmittelunternehmen sich auf die Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsstandards konzentrieren kann.

Berücksichtigen Sie Faktoren wie:

die Art Ihres Unternehmens und die Sensibilität der Informationen und Vermögenswerte
das Ausmaß des Besucherverkehrs und die Art der Besucher (z. B. Kunden, Auftragnehmer, Lieferanten)
Gesetzliche und behördliche Anforderungen, die sich auf Ihre Besucherpolitik auswirken können
Layout und Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes, einschließlich Zugangspunkten und Sperrbereichen

Durch die Bewertung dieser Faktoren und die Auswertung von Beispielen, wie andere Organisationen ihre Besucherrichtlinien angepasst haben, können Sie eine maßgeschneiderte Besucherrichtlinie erstellen, die Ihren individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen gerecht wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umsetzung einer wirksamen Besucherpolitik am Arbeitsplatz für die Aufrechterhaltung der Sicherheit in Ihrem Unternehmen von wesentlicher Bedeutung ist. Wenn Sie unsere 9 besten Praktiken für Besucherrichtlinien befolgen, Technologien wie digitale Besuchermanagementsysteme nutzen und Ihre Richtlinien an die besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens anpassen, können Sie eine sichere und einladende Umgebung für Mitarbeiter und Besucher schaffen.

Weitere Tipps zur Verbesserung der Sicherheit an Ihrem Arbeitsplatz finden Sie in unseren Artikeln über Verbesserung der Sicherheit mit einem VMS, Sicherheit in Lebensmittelbetrieben, GDPR, sicherheitstipps am arbeitsplatz und besucher-NDAs.

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