5 Tipps zur Verbesserung Ihres Besucherprotokolls auf Papier

Ein Besucherprotokoll auf Papier ist mehr als nur ein einfaches Logbuch - richtig eingesetzt, wird es zum Instrument für Markenbildung, Kundenbindung und Sicherheit. Untersuchungen zeigen jedoch, dass nur wenige Unternehmen ihr Besucherprotokoll optimal nutzen. Hier finden Sie fünf praktische Tipps, um das Beste aus Ihrem Papierprotokoll herauszuholen, sowie eine kostenlose Vorlage zum Herunterladen.

Was ist ein Besucherprotokoll und warum brauchen Sie eines?

Ein Besucherprotokoll oder Registrierungsformular erfasst die Besucher Ihres Gebäudes. Es enthält Informationen wie:

• Identität des Besuchers
• Vertretenes Unternehmen
• Besuchte Person (Gastgeber)
• Kontaktinformationen
• An- und Abreisezeit

Papier vs. digital: Ein Papierprotokoll ist das klassische Formular an der Rezeption. Ein digitales Besucherprotokoll bietet dagegen zusätzliche Funktionen wie Foto-Aufnahme, QR-Code-Anmeldung und automatische Benachrichtigungen. Die meisten Organisationen nutzen jedoch noch die Papier-Methode - deshalb konzentrieren wir uns hier darauf, diese zu optimieren.

Am Ende dieses Artikels finden Sie einige Vorlagen für ein Besucherprotokoll auf Papier, die Sie kostenlos herunterladen können.

Warum ein Besucherprotokoll unverzichtbar ist

Ein Besucherprotokoll erfüllt mehrere wichtige Funktionen:

5 Tipps für ein besseres Besucherprotokoll auf Papier

1. Klares und lesbares Design verwenden

Das Anmeldeformular ist für viele Besucher der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen. Sorgen Sie für einen positiven Eindruck:

• Schriftart: Professionell und gut lesbar (z.B. Arial, Helvetica oder Times New Roman)
• Schriftgrösse: Gross genug, damit jeder den Text mühelos lesen kann
• Platz: Genügend Raum zum Ausfüllen der Felder - Namen und Handschriften gibt es in allen Grössen

2. Nur notwendige Daten erfragen

Grundlegende Informationen, die Sie über Ihren Besucher benötigen:

• Datum
• Name
• Firma
• Grund des Besuchs
• Gastgeber
• Ankunftszeit
• Abreisezeit

Je nach Bedarf können zusätzliche Details wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse abgefragt werden. Beachten Sie dabei die DSGVO: Personenbezogene Daten müssen “den Zwecken entsprechen, für die sie erhoben werden, dafür erheblich sind und sich auf das beschränken, was für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.”

In Pandemiezeiten können zusätzliche Gesundheitsfragen relevant sein. Achten Sie darauf, auch diese Daten sicher zu erfassen und zu verarbeiten. Finden Sie die richtige Balance zwischen Datenerfassung und Vorschrifteneinhaltung.

3. Mehrere Anmeldeformulare bereithalten

Wussten Sie, dass 40 bis 50 Prozent der Besprechungen zu spät beginnen? Untersuchungen von Joseph A. Allen zeigen, dass bereits zehn Minuten Verzögerung die wahrgenommene Effizienz einer Besprechung deutlich senken.

Lange Schlangen an der Rezeption sind ein häufiger Grund für verspätete Besprechungen. Halten Sie daher mehrere Anmeldeformulare bereit, um den Besucherstrom am Empfang unter Kontrolle zu halten.

Ein noch besserer Ansatz: Ein cloudbasiertes Besuchermanagement-System, mit dem sich Gäste selbst anmelden können.

4. Felder vorab ausfüllen

Erstellen Sie eine vorausgefüllte Liste der erwarteten Besucher. Das erfordert zwar zusätzliche Vorbereitung, bietet aber zwei klare Vorteile:

• Willkommensgefühl: Besucher, die ihren Namen auf der Liste sehen, fühlen sich sofort erwartet
• Schnellere Anmeldung: Weniger Felder zum Ausfüllen beschleunigt den Check-in

Mit einer digitalen Lösung wie Vizito entfällt der zusätzliche Aufwand: Alle Besucherdaten lassen sich zentral in einem Dashboard verwalten, und Gäste können sich vorab registrieren.

5. Datenschutz der Besucher gewährleisten

Das grösste Problem bei Papierprotokollen: Jeder an der Rezeption kann die Daten aller vorherigen Besucher einsehen. Das verstösst gegen Datenschutzgesetze wie die DSGVO.

Bedenken Sie sorgfältig:

• Welche Daten Sie von Besuchern erfragen
• Wie Sie diese Daten sicher speichern
• Wann und wie Sie die Daten entsorgen

Ein digitales System wie Vizito löst dieses Problem: Besucherinformationen sind nicht offen einsehbar, und alle Daten werden sicher und DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert.

Kostenlose Vorlagen für Besucherregistrierungsprotokolle

Benötigen Sie eine kostenlose Vorlage für die Registrierung von Besuchern in Ihrem Geschäft, Büro, Ihrer Schule oder für einen Workshop, eine Veranstaltung oder einen Tag der offenen Tür?

Wir empfehlen die Verwendung digitaler Anmeldeformulare, aber wir helfen Ihnen auch gerne weiter. Ganz gleich, ob Sie ein Formular für private oder geschäftliche Zwecke benötigen, unsere kostenlose, druckbare Vorlage (zum Herunterladen im PDF-Format) wird Ihnen helfen:

Um die kostenlosen Vorlagen zu erhalten, klicken Sie hier.

Lohnt sich der Umstieg auf ein digitales System?

Ein Besucherprotokoll auf Papier erfüllt grundlegende Funktionen. Für mehr Sicherheit, besseren Datenschutz und weniger Papierverschwendung empfehlen wir jedoch den Umstieg auf ein digitales Besucherregistrierungssystem, das Ihre Besucher und deren Daten schützt.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-system Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie noch mehr Fragen? Hier sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement - und unsere Antworten.