5 Tipps zur Verbesserung Ihres Besucherprotokolls auf Papier

5 Tipps zur Verbesserung Ihres Besucherprotokolls auf Papier.

Und eine kostenlose Vorlage für ein Besucherprotokoll zum Herunterladen.

Viele Unternehmen verwenden ein Besucherprotokoll, um zu erfassen, wer ein- und ausgeht. Wahrscheinlich tun Sie das auch. Aber wussten Sie, dass dies sogar noch effizienter sein kann?

Untersuchungen zeigen, dass nur sehr wenige Unternehmen ihr Besucherprotokoll optimal nutzen. Das ist schade, denn wenn Sie es richtig machen, kann Ihr Registrierungsformular viel mehr sein als ein einfaches Protokoll. Es ist auch ein Instrument für die Markenbildung, die Kundenbindung und vor allem für die Sicherheit.

Woher wissen Sie also, welches das beste System für Ihr Unternehmen zur Registrierung von Besuchern ist? Und wie holen Sie das meiste aus ihm heraus? Wir führen Sie durch die Möglichkeiten.

Was ist ein Besucherprotokoll?

Ein Besucherprotokoll oder ein Registrierungsformular ist ein wichtiges Instrument, um die Besucher Ihres Gebäudes zu erfassen. Es enthält wichtige Informationen über die Identität Ihrer Besucher, das Unternehmen, das sie vertreten, die Person, die sie besucht haben, und ihre Kontaktinformationen.

Besucherprotokolle können in Papierform oder digital erstellt werden. Ein Papierprotokoll ist das traditionelle Formular an der Rezeption, in das die Gäste ihre Daten eintragen. Ein digitales Besucherprotokoll ist eine automatisierte und rationalisierte Version, bei der die Informationen mithilfe von Technologie eingegeben und gespeichert werden. Dies bietet zahlreiche zusätzliche Funktionen, wie z. B. die Aufnahme eines Fotos, die Anmeldung über einen QR-Code und eine automatische Benachrichtigung, dass Ihr Gast angekommen ist.

Die meisten Organisationen entscheiden sich immer noch für die alte Methode mit Stift und Papier, um ihre Besucher zu registrieren. Daher lassen wir das digitale Besuchermanagementsystem für einen Moment außen vor und konzentrieren uns auf das Papierprotokoll.

Am Ende dieses Artikels finden Sie einige Vorlagen für ein Besucherprotokoll auf Papier, die Sie kostenlos herunterladen können.

Warum brauchen Sie ein Besucherprotokoll?

Mehr denn je ist Sicherheit eine Priorität für jede Institution, auch für das Büro. Die Sicherung Ihres Gebäudes ist ein Muss, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Durch das Führen eines Besucherlogbuchs stellen Sie sicher, dass nicht einfach jeder Ihr Gebäude betreten kann. Aus Sicherheitsgründen ist es unerlässlich, dass Organisationen über ein solides System und ein Registrierungsverfahren verfügen, das den Zugang für unbefugte Personen einschränkt.

In einem Besucherlogbuch wird auch festgehalten, wer sich gerade in Ihrer Einrichtung aufhält. Dies ist eine wichtige Information in Notfallsituationen, z. B. wenn Ihr Gebäude im Falle eines Brandes evakuiert werden muss.

Das Logbuch kann auch als Hilfsmittel bei der Entwicklung von Notfallverfahren dienen, da es Ihnen Auskunft darüber gibt, wie viele Besucher sich täglich in Ihrem Gebäude aufhalten.

Und nicht zuletzt kann es ein nützliches Instrument für die Datenanalyse sein. Ihr Logbuch enthält eine Vielzahl von Informationen über die Besucher, die Sie hatten. Dies kann Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Ihren Arbeitsplatz weiter zu schützen.

Wie man es richtig macht

Stellen Sie sich vor, Sie betreten eine moderne, beeindruckende Lobby und finden an der Rezeption ein schlampiges Anmeldeformular vor. Ihre hohen Erwartungen werden nicht erfüllt. Leider gibt es viele Unternehmen, die auf diese Weise einen enttäuschenden ersten Eindruck hinterlassen.

Deshalb geben wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie Ihr Anmeldeformular verbessern können.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Formular klar und einfach zu lesen ist

Ein sauberes und übersichtliches Formular ist eine Grundvoraussetzung für einen herzlichen Empfang Ihrer Gäste. Für viele Besucher ist die Anmeldung der erste Kontakt, den sie mit Ihrem Unternehmen haben. Sorgen Sie dafür, dass sie dies als eine angenehme Erfahrung empfinden.

Wählen Sie eine professionelle und gut lesbare Schriftart, z. B. Arial, Helvetica oder Times New Roman. Achten Sie darauf, dass die Schriftgröße groß genug ist, damit Ihr Besucher keine Mühe hat, den Text zu lesen.

Geben Sie Ihrem Besucher außerdem genügend Platz zum Ausfüllen der Felder. Schließlich gibt es Namen und Handschriften in allen Formen und Größen.

2. Bitten Sie nicht um mehr als Sie brauchen

Grundlegende Informationen, die Sie wahrscheinlich über Ihren Besucher wissen möchten:

• Datum
• Name
• Firma
• Grund des Besuchs
• Gastgeber
• Zeit der Ankunft
• Abreisezeit

Je nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens können Sie auch nach weiteren Details fragen, z. B. nach der Telefonnummer oder der E-Mail-Adresse Ihres Besuchers.

Überlegen Sie sich jedoch genau, nach welchen Daten Sie fragen. In der Europäischen Union schreibt die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) vor, dass die angeforderten personenbezogenen Daten “den Zwecken entsprechen, für die sie erhoben werden, dafür erheblich sind und sich auf das beschränken, was für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist”. Andere Länder haben ihre eigenen Datenschutzgesetze, die auf denselben Grundsätzen beruhen.

In Zeiten einer Pandemie gibt es zusätzliche Dinge zu beachten. Möglicherweise möchten Sie den Gesundheitszustand von Besuchern überprüfen, um Infektionen bei Ihren Mitarbeitern zu verhindern. Außerdem müssen Sie diese Daten sicher erfassen und verarbeiten.

Wenn Sie also keine Geldstrafe riskieren wollen, müssen Sie festlegen, wie Ihre Besucherregistrierung aussehen soll, welche Daten Sie aufbewahren wollen und wie Sie dies auf sichere und datenschutzfreundliche Weise tun können. Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen der Abfrage von Daten und der Einhaltung von Vorschriften finden.

3. Mehrere Anmeldeformulare verwenden

Wussten Sie, dass 40 bis 50 Prozent der Sitzungen zu spät beginnen? Untersuchungen von Joseph A. Allen von der University of Nebraska haben ergeben, dass eine Besprechung, die sich um zehn Minuten verzögert, von den Mitarbeitern als wesentlich weniger effizient empfunden wird.

Lange Schlangen an der Rezeption sind einer der Gründe dafür, dass viele Sitzungen zu spät beginnen. Wahrscheinlich haben Sie es selbst schon erlebt: Sie kommen pünktlich zu Ihrem Termin, doch als Sie in der Schlange stehen, um sich am Empfang anzumelden, stellen Sie fest, dass Sie doch zu spät dran sind.

Das ist einer der Gründe, warum wir ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem empfehlen, mit dem sich Ihre Gäste selbst anmelden können. Wenn Sie jedoch an der traditionellen Methode mit Stift und Papier festhalten wollen, ist es am besten, mehrere Anmeldeformulare bereitzuhalten, um den Besucherstrom in Ihrem Empfangsbereich unter Kontrolle zu halten.

4. Füllen Sie so viele Felder wie möglich aus.

Noch besser ist es, wenn Sie eine vorausgefüllte Liste der erwarteten Besucher haben. Dies erfordert natürlich etwas zusätzliche Arbeit: Ihre Kollegen müssen Sie über geplante Treffen und Besuche informieren, Sie müssen die Namen und relevanten Informationen der Besucher auflisten - vielleicht in alphabetischer Reihenfolge - und die Liste ausdrucken.

Diese Methode ist zwar zeitaufwändig, hat aber zwei Vorteile: Wenn Ihre Besucher ihren Namen auf der Liste sehen, fühlen sie sich sofort willkommen; außerdem geht die Anmeldung viel schneller.

Mit einer digitalen Lösung wie Vizito müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die zusätzliche Arbeit für Ihr Personal und den Papierstapel machen, den Sie aufbewahren müssen. Sie können die Daten all Ihrer Besucher in einem Dashboard verwalten, und die Gäste können sich vorab registrieren, so dass ihre Anmeldung in Sekundenschnelle abgeschlossen ist.

5. Achten Sie auf die Privatsphäre Ihrer Besucher

An dieser Stelle wird es knifflig. Ob Sie es wollen oder nicht, Registrierungsprotokolle auf Papier verletzen die Privatsphäre Ihrer Besucher. Jeder an der Rezeption kann Ihr Logbuch lesen. Die Daten von Personen, die sich registriert haben, liegen für die nächsten Besucher einfach offen da.

Hier kommen wieder Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung ins Spiel. Denken Sie also sorgfältig darüber nach, welche Daten Sie von Ihren Besuchern erfragen, aber auch darüber, wie Sie diese Besucherdaten speichern und wie Sie sie schließlich entsorgen.

Ein System wie Vizito hilft Ihnen beim sicheren Umgang mit den Daten Ihrer Besucher. Wenn Sie die digitale Besucherregistrierung nutzen, sind die Informationen, die Ihre Besucher zur Verfügung stellen, nicht an der Kasse zu holen, und alle Daten werden sicher und in Übereinstimmung mit der GDPR-Gesetzgebung verarbeitet und gespeichert.

Kostenlose Vorlagen für Besucherregistrierungsprotokolle

Benötigen Sie eine kostenlose Vorlage für die Registrierung von Besuchern in Ihrem Geschäft, Büro, Ihrer Schule oder für einen Workshop, eine Veranstaltung oder einen Tag der offenen Tür?

Wir empfehlen die Verwendung digitaler Anmeldeformulare, aber wir helfen Ihnen auch gerne weiter. Ganz gleich, ob Sie ein Formular für private oder geschäftliche Zwecke benötigen, unsere kostenlose, druckbare Vorlage (zum Herunterladen im PDF-Format) wird Ihnen helfen:

Um die kostenlosen Vorlagen zu erhalten, klicken Sie hier.

Zeit, das Papierformular wegzuwerfen?

Ein Besuchermanagementsystem ist natürlich eine gute Sache. Wir glauben jedoch, dass es noch besser ist, auf ein papierloses System umzusteigen - um Abfall zu reduzieren und die Sicherheit zu erhöhen.

Wir empfehlen Ihnen daher, ein digitales Besucherregistrierungssystem zu wählen, das Ihre Besucher und deren Daten schützt.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-system Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

GHaben Sie noch mehr Fragen? Hier sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement – und unsere Antworten.