15 einfache Büro-Hacks, die Ihr Leben leichter machen

Ist das Büro ein langweiliger Ort? Das muss es nicht sein. Viele Unternehmen haben Wege gefunden, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, um Zeit und Geld zu sparen, die Produktivität im Büro zu steigern und gleichzeitig den Arbeitsalltag ein wenig aufzulockern.

Werfen wir einen Blick auf diese wunderbaren Beispiele von zwei Unternehmen aus San Francisco - und auf einen kleinen Hack von uns.

Der geheime Raum von Weebly

Die Mitarbeiter des Website- und E-Commerce-Unternehmens Weebly fühlen sich sicher jedes Mal, wenn sie ihren Besprechungs- und Entspannungsraum betreten, als wären sie in der Hogwarts-Schule für Hexerei und Zauberei gelandet. Um ihn zu betreten, müssen sie ein bestimmtes Buch aus einem Regal ziehen. In dem Buch ist ein Mechanismus versteckt, der die Tür öffnet - eine Science-Fiction-Geschichte von Douglas Adams -, aber der geheime Raum bei Weebly ist ganz und gar keine Fantasie.

Der Kaffeemonitor des Pub Nub

Der Büro-Hack des in San Francisco ansässigen IaaS-Unternehmens Pub Nub hat es uns angetan. Hasst du es nicht auch, wenn du dich nach der x-ten Tasse Kaffee des Tages sehnst, und gerade, wenn du es zur Kaffeemaschine schaffst, schüttet jemand anderes die letzten Tropfen aus?

Pub Nub weiß alles über leere Kaffeekannen - und hat eine Lösung gefunden. Sie haben den Kaffeeautomaten mit einer Waage verbunden, die wiederum mit einem Raspberry Pi verbunden ist. Die Mitarbeiter können nun von ihrem eigenen Schreibtisch aus den Kaffeevorrat überwachen und werden benachrichtigt, wenn eine neue Kanne gebrüht werden muss.

Vizitos Raketenwerfer

Vizito’s eigener Büro-Hack ist ein angepasster Raketenwerfer, um die Dinge im Büro aufzupeppen. Den ganzen Tag zu programmieren kann ein bisschen langweilig werden. Wenn also jemand die Konzentration verliert und einen Systemtest schiefgehen lässt, wird eine Gummirakete auf die Person abgefeuert. Das ist einfach eine nette Art, die Arbeit ein bisschen spannender und lustiger zu machen.

15 Dinge, die Sie jeden Tag tun und die automatisiert werden können

Natürlich geht es nicht nur um Spaß. Schließlich muss die Arbeit ja auch noch erledigt werden. Wie können Sie also Ihre Büro-Hacks für sich arbeiten lassen? Hier sind 15 Möglichkeiten, wie die Automatisierung von Aufgaben Ihrem Unternehmen helfen kann, Zeit und Geld zu sparen.

Büro-Hack Nr. 1: Verwalten Sie Ihre Rechnungen automatisch

Die Verwaltung Ihrer Rechnungen kann sehr komplex und zeitaufwändig sein. Es gibt jedoch einige Aufgaben, die Sie automatisieren können.

Mit einem Tool zur Rechnungsautomatisierung wie Sage, Scoro, Invoiced oder Wave dauert die Erstellung von Rechnungen nur Sekunden. Das System fügt automatisch die Kundendaten hinzu und berechnet den fälligen Betrag. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Rechnung zu überprüfen und auf “Senden” zu klicken.

Kunden an fällige Zahlungen zu erinnern, kann sehr lästig sein. Auch das übernimmt das Tool für Sie. Sobald eine Rechnung ihre Frist überschreitet, wird eine Erinnerung verschickt.

Eingehende Rechnungen können mit Automatisierungstools wie Microsoft Power Automate verwaltet werden. Mit diesem Tool können Sie Ihre eingegangenen Dokumente automatisch archivieren.

Office Hack #2: Automatisieren Sie Ihren Posteingang

Richtig eingesetzt, sind E-Mails ein effizientes Mittel der Kommunikation. Aber es ist leicht, viel Zeit mit dem Filtern, Lesen, Beantworten und Schreiben von E-Mails zu verlieren. Es gibt ein paar Tricks, um das zu vermeiden.

Als Erstes können Sie Ihren E-Mail-Client so einrichten, dass er Vorlagen (“Antwortvorlagen” in Google Mail) und individuelle Signaturen erstellt. Auf diese Weise müssen Sie nicht jede E-Mail von Grund auf neu verfassen.

Ein weiterer einfacher Trick, um Zeit zu sparen, ist das Einrichten von Regeln und Etiketten, um Ihren Posteingang leicht durchsuchbar zu machen - und E-Mails, die Sie nicht lesen müssen, automatisch zu entfernen. So können Sie z. B. alle E-Mails von Ihrem Chef rot markieren oder E-Mails von Kunden einem bestimmten Ordner zuweisen.

Sie können auch Regeln für die automatische Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Client einrichten, um sicherzustellen, dass jeder die Informationen erhält, die er braucht, ohne dass Sie die E-Mails manuell weiterleiten müssen.

Darüber hinaus lassen sich alle Arten von Software-Tools in E-Mails integrieren. Wenn Sie z. B. ein Besucherregistrierungssystem verwenden, werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn ein Besucher bei Ihnen eingetroffen ist. Um mehr darüber zu erfahren, wie ein Besucherregistrierungssystem Ihnen helfen kann, Dinge im Büro zu automatisieren, probieren Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase aus.

Office Hack #3: Automatische Antworten auf Anfragen senden

(Potenzielle) Kunden sind in der Regel nicht sehr geduldig: Wenn sie eine Anfrage senden - sei es per E-Mail, Chat oder Formular - möchten sie sofort eine Antwort erhalten. Wenn Sie sie nur 10 Minuten warten lassen, verpassen Sie möglicherweise einen potenziellen neuen Kunden. Aber wahrscheinlich haben Sie nicht jede Minute des Tages einen Mitarbeiter zur Hand, der sich sofort um jede Anfrage kümmern kann.

Eine automatische Antwort kann eine Lösung sein. Selbst eine einfache, vorgefertigte Antwort macht für Ihren Kunden einen großen Unterschied und kann Ihnen etwas Zeit verschaffen. Software wie Pipedrive und Zendesk bieten solche Funktionen.

Büro-Hack #4: Verfolgen Sie den Online-Trubel um Ihr Unternehmen

Natürlich wollen Sie wissen, wie es um Ihr Unternehmen online bestellt ist. Tools wie Google Analytics und Adobe Analytics liefern Ihnen wertvolle Informationen, die Sie täglich überprüfen können, z. B. die Leistung der Website, Einblicke in die Zielgruppe und Ergebnisse von Akquisitionskampagnen.

Für die Techniker unter uns gibt es auch Open-Source-Alternativen, die die Privatsphäre der Besucher am besten schützen, wie z. B. Umami. Unsere Website verlässt sich auf die datenschutzfreundliche Umami-Analyse, um die Leistung der Website zu verfolgen, und wir lieben sie!

Sie können diese Informationen täglich überprüfen, oder Sie können sich von diesen Tools automatische Berichte schicken lassen, um alle gewünschten Daten zu erhalten.

Office Hack #5: Automatisieren Sie das Posten in sozialen Medien

Wenn Sie immer noch manuell auf Social-Media-Seiten posten, ist es an der Zeit, damit aufzuhören. In den sozialen Medien aktiv zu sein, ist ein Muss für die Markenbildung, den Aufbau von Beziehungen und die Vernetzung, aber es kann leicht ein Vollzeitjob sein. Mit Tools wie Buffer, Hootsuite und CoSchedule können Sie Ihre Inhalte in den sozialen Medien weit im Voraus planen und automatisieren, so dass Sie Ihre Arbeit nicht unterbrechen müssen, um Aktualisierungen auf jedem Ihrer sozialen Profile zu posten.

Office Hack #6: Automatisieren Sie die Verfügbarkeit Ihrer Meetings

Das Hin- und Herschicken von E-Mails, um einen Termin zu vereinbaren, kann sehr zeitaufwändig sein. Zu Ihrem Glück lässt sich dieser Prozess automatisieren.

Tools wie Google Calendar und Outlook verfügen über integrierte Funktionen, mit denen Kollegen sehen können, wann Teammitglieder für ein Treffen verfügbar sind.

Für die Planung von Besprechungen mit Personen außerhalb Ihres Büros, z. B. mit Kunden, gibt es Tools wie Calendly und Doodle, mit denen Sie eine Zeit finden können, zu der jeder verfügbar ist, ohne dass Sie Ihren Kalender freigeben müssen.

Büro-Hack #7: Slackbots für tägliche Interaktionen nutzen

Wenn Ihr Team in Slack kommuniziert, können Sie Slackbots verwenden, um die tägliche Interaktion zu fördern. Stellen Sie Ihren Teammitgliedern automatisierte Fragen wie “Wie geht es Ihnen?”, “Wie läuft Ihr Projekt?” und “Woran arbeiten Sie?”. Dieses Wissen spart Zeit bei Besprechungen und hält Sie auf dem Laufenden.

Office-Hack #8: Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Mit Tools wie iDoneThis können Ihre Teammitglieder ihre tägliche Arbeit dokumentieren. Ein morgendlicher Überblick über die Leistungen des Teams wird automatisch per E-Mail verschickt. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn (ein Teil) Ihres Teams aus der Ferne arbeitet.

Büro-Hack #9: Optimieren Sie Ihre Planung

Die Verwendung unübersichtlicher Tabellen für die Planung von Schichten ist anfällig für Verwirrung und Durcheinander. Um dies zu vermeiden, können Sie ein Planungstool wie Skedulo oder Findmyshift verwenden. Alle Teammitglieder können ihren Zeitplan leicht einsehen und werden automatisch über Schichtänderungen benachrichtigt.

Office Hack #10: Reduzieren Sie manuelle Eingaben im Projektmanagement

Projektmanager neigen dazu, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen. Zahlreiche Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana, Clickup und Basecamp helfen Teams, diese Aufgaben zu organisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Diese Tools können in Ihre Software integriert werden, um automatische Aufgabenerinnerungen zu versenden oder Aufgaben automatisch aus anderen Tools hinzuzufügen.

Office Hack #11: Automatisieren Sie Ihre Marketingkampagnen

Für kleine Unternehmen hat E-Mail-Marketing den höchsten Return on Investment. Untersuchungen zeigen, dass jeder Dollar, den Sie für E-Mail-Marketing ausgeben, Ihnen 42 Dollar einbringt.

Vom Versand wöchentlicher Newsletter über Geburtstagswünsche bis hin zu Drip-Kampagnen: Die Möglichkeiten sind endlos.

Mit E-Mail-Marketing-Tools wie Mailchimp, Sendloop und Customer.io können Sie benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, um jedem neuen Interessenten eine personalisierte E-Mail zu senden.

Office-Hack #12: Automatisieren Sie Ihre Besuchermanagement

Verwenden Sie immer noch Stift und Papier, um Besucher einzutragen? Ein klassisches Papierprotokoll kann sehr zeitaufwändig sein und birgt gewisse Risiken - an erster Stelle ist hier der Datenschutz zu nennen. Eine digitale Besuchermanagement erhöht nicht nur die Sicherheit in Ihrem Unternehmen, sondern ist auch besser für das Klima und spart Ihnen viel Zeit.

Während sich die Besucher auf einem Tablet anmelden und ihre Daten automatisch in der Cloud gespeichert werden, können sich Empfangsmitarbeiter und Büroleiter auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren, z. B. darauf, den Besuchern einen erstklassigen Empfang zu bieten.

Systeme für die digitale Besuchermanagement lassen sich mit allen möglichen Software-Tools wie E-Mail, Slack und Teams integrieren, um Ihnen eine automatische Benachrichtigung zu senden, wenn Ihr Besucher eingetroffen ist. Wenn Sie erfahren möchten, wie digitale Besuchermanagement Ihrem Unternehmen helfen kann, können Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase ausprobieren, mit uns chatten oder eine Demo buchen.

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Office Hack #13: Licht und Klimaanlagen automatisieren

Eine weitere Automatisierung, die dem Klima hilft und gleichzeitig Zeit und Geld spart, sind intelligente Sensoren, die Beleuchtung, Heizung und Klimaanlage nur dann einschalten, wenn ein Raum genutzt wird. Diese Technologie kann mit Tools wie Home Assistant verwaltet werden. Damit können Sie Ihren Energieverbrauch im Laufe der Zeit überwachen, was fundierte strategische Entscheidungen ermöglicht.

Office Hack #14: Automatisieren Sie Ihre Kaffeezubereitung

Wie bereits erwähnt, kann nichts den Tag so ruinieren, wie wenn einem der Kaffee ausgeht. Um dies zu vermeiden, haben viele Hersteller Kaffeemaschinen auf den Markt gebracht, die bis zu 24 Stunden im Voraus gebrüht werden können. Wenn eine Tasse Kaffee das ist, was Ihren Arbeitgeber morgens auf Trab bringt, sollten Sie die Investition in eines dieser Geräte in Betracht ziehen.

Büro-Hack #15: Keine Zeit mehr mit Staubsaugen verschwenden

Niemand staubsaugt gerne. Wahrscheinlich besitzen Sie bereits einen Staubsaugerroboter für Ihr Zuhause, aber haben Sie auch schon an einen für Ihr Büro gedacht?

Wie wir alle wissen, können Büroräume sehr schnell unordentlich werden. Wenn alle mit Terminen und der Gewinnung von Kundenkontakten beschäftigt sind, stört sich niemand an schmutzigen Teppichen und Böden. Schlampige Büroräume sind jedoch nicht förderlich für die Produktivität und den Eindruck beim Kunden.

Ein täglicher Reinigungsdienst wird Sie viel Geld kosten. Ein Staubsaugerroboter kann eine Lösung sein. Es gibt sogar Kombi-Staubsauger auf dem Markt, die gleichzeitig kehren, saugen und wischen.

Es ist klar, dass kleine Innovationen wie diese in kleinen Unternehmen eine große Wirkung haben können. Sie helfen Ihnen, Geld zu sparen, Zeit zu sparen, einen guten Eindruck bei potenziellen Kunden zu hinterlassen oder einfach nur ein bisschen Spaß zu machen.

Welche Office-Hacks werden Sie also in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase, chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie noch mehr Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zu Besuchermanagement-systemen - und unsere Antworten.