Feb 24, 2026
Geschäftsszenario für Besuchermanagement: ROI berechnen und internes Budget genehmigt bekommen
Was ist ein Besuchermanagement System? Der vollständige Leitfaden
Erfahren Sie alles über Besuchermanagement Systeme - was sie sind, wie sie funktionieren, welche Funktionen wichtig sind und warum immer mehr Unternehmen im DACH-Raum auf digitale Besucherregistrierung umsteigen.
In Europa gehostet
ISO 27001 zertifiziert
DSGVO-konform
234+ Bewertungen
Keine Kreditkarte erforderlichVertrauen von über 2.000 Unternehmen in 80 Ländern
DSGVO-Konformität und Datensicherheit
Ein professionelles Besuchermanagement System muss die höchsten Standards für Datenschutz und Cybersicherheit erfüllen.
ISO 27001 zertifiziert
Die ISO 27001-Zertifizierung gewährleistet, dass Besucherdaten nach international anerkannten Standards für Informationssicherheitsmanagement geschützt werden. Vizito ist unabhängig geprüft und zertifiziert.
DSGVO-konform
Vollständig konform mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Integrierte Einwilligungserfassung, anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien und Löschung von Besucherdaten auf Anfrage. Erfahren Sie mehr über DSGVO und Besuchermanagement.
NIS2-bereit
Konform mit der EU-NIS2-Richtlinie für Cybersicherheit. Alle Daten werden in Europa gehostet mit Verschlüsselung, Überwachung und Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle.
Hardware und Software für Ihr Besuchermanagement System
Ein Besuchermanagement System besteht aus zwei Komponenten: der Software (Cloud-Anwendung) und der Hardware (Endgeräte am Empfang).
Software: Vizito ist eine cloudbasierte Lösung, die über jeden Webbrowser zugänglich ist. Alle Daten werden sicher in Europa gehostet. Updates erfolgen automatisch und Sie benötigen keine eigene IT-Infrastruktur.
Hardware: Sie benötigen ein Tablet (Apple iPad, Android oder Windows) als Besucherkiosk am Empfang, eine Tablet-Halterung und optional einen Etikettendrucker für den Ausweisdruck. Vizito unterstützt auch kontaktlose Anmeldung über QR-Code mit dem Smartphone des Besuchers. Unsere empfohlene Hardware finden Sie hier.
So funktioniert ein Besuchermanagement System in der Praxis
Ein Besuchermanagement System ersetzt das Anmeldeverfahren mit Stift und Papier durch einen automatisierten digitalen Prozess. Die Anmeldung von Besuchern mit einem Tablet oder QR-Code ist viel schneller und effizienter, insbesondere mit der Vorregistrierungsfunktion. So sieht ein typischer Besuch aus:
Der Besucher meldet sich mit dem Gerät (oder durch kontaktlose Anmeldung) an, füllt das Formular aus, unterzeichnet die Vereinbarungen und fordert den ausgedruckten Ausweis an.
Der Gastgeber (Mitarbeiter) wird sofort per E-Mail, SMS, Teams oder Slack über die Ankunft des Besuchers informiert.
In kürzester Zeit wird der Gast von seinem Gastgeber herzlich begrüßt und willkommen geheißen.
Der Besucher meldet sich ab, indem er seinen Namen im System sucht, und kann optional eine Umfrage zur Besucherzufriedenheit ausfüllen.
Besuchermanagement System und Empfangspersonal - ein starkes Team
Ein häufiges Missverständnis ist, dass ein Besuchermanagement System Empfangsmitarbeiter ersetzen soll. Das Gegenteil ist der Fall: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie Dateneingabe, Benachrichtigungen und Ausweisdruck gibt Ihrem Empfangsteam mehr Zeit für das, was wirklich zählt - einen herzlichen, persönlichen Empfang.
Für kleinere Unternehmen ohne eigenes Empfangspersonal übernimmt der Selbstbedienungskiosk den gesamten Anmeldeprozess eigenständig. In beiden Fällen erhalten Sie einen digitalen Echtzeit-Überblick über alle Besucher und können datengestützte Entscheidungen treffen, um das Besuchererlebnis kontinuierlich zu verbessern. Entdecken Sie unsere Besuchermanagement Software und starten Sie eine kostenlose Testversion.
Definition: Was ist ein Besuchermanagement System?
Ein Besuchermanagement System (BMS) ist eine digitale Lösung, die den gesamten Prozess der Besucherregistrierung, -nachverfolgung und -verwaltung an Ihrem Arbeitsplatz automatisiert. Es ersetzt das traditionelle Gästebuch aus Papier durch eine moderne Anmelde-App auf einem Tablet, Kiosk oder Smartphone.
Ein modernes Besuchermanagement System geht weit über die einfache Registrierung hinaus. Es bietet Funktionen wie automatische Host-Benachrichtigungen, Ausweisdruck, digitale Vereinbarungen, Vorregistrierung, Notfall-Warnungen und einen vollständigen digitalen Audit-Trail. Suchen Sie unsere Besuchermanagement Software für Ihren Arbeitsplatz? Testen Sie Vizito 14 Tage kostenlos.
Für wen ist ein Besuchermanagement System geeignet?
Ein Besuchermanagement System eignet sich für jede Organisation, die Besucher, Lieferanten, Auftragnehmer oder Dienstleister empfängt. Typische Einsatzgebiete sind:
- Büros und Coworking-Spaces - für einen professionellen Empfang und effizientes Besuchermanagement
- Logistik und Transport - für die Nachverfolgung von Fahrern und Lieferanten
- Baustellen - für Sicherheitsunterweisungen und Zugangskontrolle
- Bildungseinrichtungen - für den Schutz von Schülern und Mitarbeitern
- Fertigung - für Compliance und Sicherheit in Produktionsstätten
- Altenpflege - für sichere Besuchsregelungen in Pflegeeinrichtungen
Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Besonders kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen am Empfang profitieren von der Automatisierung.
Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagement System?
Sparen Sie Zeit und Ressourcen
Vereinfachen Sie den Anmeldeprozess für alle Beteiligten. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeit und Energie auf wertschöpfende Aufgaben verwenden, während Ihre Besucher weiterhin auf außergewöhnliche Weise in Ihrem Büro begrüßt werden. Durch die Digitalisierung des Arbeitsablaufs können diese Systeme den Anmeldeprozess rationalisieren und die manuelle Dateneingabe überflüssig machen, was zu kürzeren Wartezeiten für Besucher führt.
Professioneller erster Eindruck
Beeindrucken Sie Ihre Besucher von dem Moment an, in dem sie Ihr Büro betreten, mit einem nahtlosen Anmeldeerlebnis über eine moderne Registrierungs-App, die Ihre Markenidentität widerspiegelt. Mit einem Besuchermanagement System können sich Besucher bereits vor ihrer Ankunft registrieren, so dass sie wissen, was sie erwartet, wenn sie vor Ort sind. Sobald sie ankommen, können sie über einen Selbstbedienungskiosk oder ein Tablet einfach einchecken.
Gewinnen Sie Sichtbarkeit
Mit einem digitalen Besuchermanagement System können Sie die Besucheraktivitäten genau verfolgen und überprüfen. Im Vergleich zu Papier-Besucherbüchern haben Sie eine bessere Übersicht und Kontrolle darüber, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Gelände aufhält. Durch die Erfassung und Speicherung von Besucherdaten können diese Systeme wertvolle Einblicke in das Besucherverhalten geben, z. B. wie häufig Besucher kommen und gehen und wie lange sie bleiben.
DSGVO-Konformität und Datenschutz
Ein professionelles Besuchermanagement System hilft Ihnen, die Daten Ihrer Besucher zu schützen und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Im Gegensatz zu Papier-Gästebüchern, bei denen persönliche Daten für andere Besucher sichtbar sind, bietet ein digitales System kontrollierte Datenspeicherung mit anpassbaren Aufbewahrungsrichtlinien, integrierter Einwilligungserfassung und der Möglichkeit, Besucherdaten auf Anfrage zu löschen. Mit der ISO 27001-Zertifizierung sind Ihre Daten nach international anerkannten Standards geschützt.
Erhöhen Sie die Sicherheit
Seien Sie beruhigt, wenn Sie wissen, dass Sie sich an einem sicheren Ort befinden, mit Besucherscreening und Maßnahmen für den Notfall. Erhöhen Sie die Sicherheit der Besucher bei einer Evakuierung, indem Sie sie rechtzeitig warnen und nachverfolgen, wer anwesend ist. Zeigen Sie, dass Gesundheit und Sicherheit in Ihrem Unternehmen Priorität haben, indem Sie berührungslose Anmeldung und hygienische Check-in-Prozesse anbieten.
Zentrales Management über alle Standorte
Passen Sie Ihr Besuchermanagement System an die Anforderungen Ihrer verschiedenen Standorte an und bieten Sie gleichzeitig einen einheitlichen Check-in-Prozess und einen standardisierten Rahmen für die Verwaltung von Besuchern. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine zentrale Aufzeichnung der Besucheraktivitäten an allen Standorten verfügen, um die Einhaltung von Vorschriften und Berichtsanforderungen zu unterstützen.
Perfekte Lösung
Wir haben erstaunliche Erfahrungen mit dieser Anwendung Vizito gemacht und nutzen sie jetzt an 55 Standorten in Europa und werden sie vielleicht auf weitere Standorte ausweiten. Der Support ist ebenfalls perfekt und wenn das System läuft, brauchen wir keine weitere Unterstützung.
Tim C. | Leitender IT-Mitarbeiter, Transport-/Lastkraftwagen-/EisenbahnindustrieDie wichtigsten Funktionen eines Besuchermanagement Systems
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Besuchermanagement Systems achten? Diese Kernfunktionen sind entscheidend für Sicherheit, Effizienz und Compliance.
Automatische Benachrichtigungen
Gastgeber erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Besucher eintrifft, so dass niemand unbemerkt oder unbeaufsichtigt bleiben kann.
Besucher-Screening
Nach Erhalt einer Benachrichtigung, können Gastgeber ihre Besucher bei der Anmeldung zulassen oder ablehnen.
Mehrsprachige Unterstützung
Begrüßen Sie Ihre Besucher in ihrer eigenen Sprache. Vizito unterstützt 31 Sprachen!
Notfall-Warnungen
Alarmieren Sie alle Ihre Besucher im Notfall und halten Sie fest, wer gegenwärtig vor Ort ist.
Kontaktlose Anmeldung
Ermöglichen Sie Besuchern den kontaktlosen Check-in über ihr eigenes Smartphone und einen QR-Code für ein hygienisches und schnelles Anmeldeerlebnis.
Ausweisdruck
Verwenden Sie gedruckte Ausweise, um die Besucher in Ihrem Gebäude leicht identifizieren zu können.
Vereinbarungen
Lassen Sie Ihre Besucher Unternehmensvereinbarungen und -richtlinien unterschreiben oder sehen Sie sich Ihre Lehrvideos an, bevor sie das Gebäude betreten.
Datenschutz
Passen Sie Ihre eigenen Datenschutzrichtlinien an und halten Sie alle Datenschutzbestimmungen ein.
Vorregistrierung
Senden Sie eine Einladung an Ihre Besucher und ermöglichen Sie ihnen, sich vorab zu registrieren und das Formular unterwegs auszufüllen.
Produkt, Service und Preis sind alle A+++
Vizito ermöglichte mir, die Nutzer meines Projekts sowie meine Freiwilligen und Mitarbeiter vorab zu registrieren. Mit Vizito kann ich die Sicherheit der Menschen im Gebäude im Auge behalten, Berichte über die Nutzung erstellen und Besucher minutengenau nachverfolgen. Die Software ist mehr als einfach zu bedienen. Ich kann mühelos Parameter hinzufügen und ändern und konnte es mit dem Branding usw. wie unsere eigene App aussehen lassen. Ich habe einige andere ausprobiert, bevor ich Vizito gefunden habe. Ich bin so froh, dass ich das getan habe - Sie werden es nicht bereuen.
Robin A. | CEOIntegrationen mit Ihren bestehenden Systemen
Microsoft Entra ID
Synchronisieren Sie Ihre Mitarbeiter automatisch.
Microsoft Teams
Sofortige Benachrichtigungen bei Besucherankunft.
Slack
Benachrichtigungen in Ihren Slack-Kanälen.
Microsoft Bookings
Optimieren Sie die Terminplanung.
Aerohive
Automatische Gast-Wi-Fi-Tokens.
Webhooks
Automatische Verbindung zu jedem System.
REST API
Erstellen Sie eigene Integrationen.
Besuchermanagement System PDF
Haben Sie gerade keine Zeit zum Lesen?
Oder möchten Sie eine Zusammenfassung dieser Seite?
Häufig gestellte Fragen zum Besuchermanagement System
-
Was ist ein Besuchermanagement System?
Ein Besuchermanagement System (BMS) ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei hilft, den gesamten Besucherprozess zu verwalten - von der Anmeldung über die Nachverfolgung bis zur Abmeldung. Es ersetzt papierbasierte Gästebücher durch eine sichere, DSGVO-konforme Softwarelösung. Der Prozess umfasst die Registrierung von Besuchern, die Einholung von Unterschriften für Vereinbarungen, den Ausweisdruck, automatische Gastgeber-Benachrichtigungen und Notfall-Warnungen.
-
Warum ist ein Besuchermanagement System wichtig?
Ein Besuchermanagement System verbessert die Sicherheit, Effizienz und Compliance Ihres Unternehmens. Ihr Empfang ist die erste Verteidigungslinie gegen unbefugten Zugang. Ein digitales System sorgt dafür, dass Sie jederzeit wissen, wer sich auf dem Gelände befindet, und bietet eine lückenlose Dokumentation für Audits und Compliance-Anforderungen.
-
Was ist der Unterschied zwischen Besuchermanagement System und Besuchermanagement Software?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. ‘Besuchermanagement System’ (BMS) bezieht sich auf die Gesamtlösung einschließlich Hardware (Tablet, Kiosk, Drucker) und Software. ‘Besuchermanagement Software’ bezeichnet speziell die Cloud-Anwendung. Vizito ist eine cloudbasierte Besuchermanagement Software, die zusammen mit der entsprechenden Hardware ein vollständiges Besuchermanagement System bildet.
-
Welche Arten von Besuchermanagement Systemen gibt es?
Es gibt drei Arten: analoge Systeme mit Stift und Papier, lokal installierte (On-Premise) Systeme und cloudbasierte Systeme. Stift und Papier ist die veraltete Methode, die angesichts von DSGVO-Anforderungen für die meisten Unternehmen nicht mehr ausreicht. On-Premise-Software wird lokal auf Ihren Servern installiert. Cloudbasierte Systeme wie Vizito werden als Service angeboten, sind über das Internet zugänglich und erfordern keine eigene IT-Infrastruktur. Sie sind kostengünstiger, einfacher zu implementieren und immer auf dem neuesten Stand.
-
Ist ein Besuchermanagement System DSGVO-konform?
Ein professionelles Besuchermanagement System muss DSGVO-konform sein. Vizito ist vollständig DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert. Alle Daten werden in Europa gehostet. Das System enthält integrierte Datenschutzfunktionen wie anpassbare Datenaufbewahrungsrichtlinien, Einwilligungserfassung beim Check-in und die Möglichkeit für Besucher, die Löschung ihrer Daten zu beantragen. Im Vergleich zu Papier-Gästebüchern, bei denen persönliche Daten für andere Besucher sichtbar sind, bietet ein digitales System deutlich besseren Datenschutz.
-
Wie lange dauert die Implementierung?
Mit Vizito können Sie in weniger als 30 Minuten beginnen. Je nach Komplexität der Anforderungen und Konfiguration Ihres Unternehmens kann diese Zeitspanne variieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anschaffung der Hardware und das interne Genehmigungsverfahren.
-
Welche Hardware benötige ich?
Sie benötigen ein Tablet oder einen Computer (Vizito unterstützt Apple, Android oder jeden browserbasierten Kiosk) und eine Tablet-Halterung zur Befestigung des Geräts. Wenn Ihr Unternehmen Ausweisdruck benötigt, brauchen Sie auch einen Etikettendrucker. Für die kontaktlose Anmeldung benötigen Ihre Besucher lediglich ihr eigenes Smartphone. Unsere empfohlene Hardware finden Sie auf der Hardware-Seite.
-
Was kostet ein Besuchermanagement System?
Besuchermanagement Systeme reichen von kostenlosen Basisplänen bis hin zu Enterprise-Lösungen. Vizito bietet drei Stufen ab 29,95 EUR/Monat (jährliche Abrechnung) für Standard, 59,95 EUR/Monat für Pro und 99,95 EUR/Monat für Enterprise. Alle Pläne beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte. Die Gesamtkosten hängen von der Anzahl der Besucher ab, die Sie monatlich empfangen. Sehen Sie unsere Preisseite für alle Details und einen Business Case für Besuchermanagement.
-
Worauf sollte man bei einem Besuchermanagement System achten?
Achten Sie auf folgende wesentliche Merkmale: Kontaktlose Anmeldung, Vorregistrierung, Fotoerfassung, Ausweisdruck, automatische Host-Benachrichtigungen (E-Mail, SMS, Teams, Slack), Vereinbarungen mit Unterschriftenerfassung, Notfallmaßnahmen, Mehrsprachigkeit, Anpassungsmöglichkeiten für Ihr Branding, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Integrationen mit bestehenden Systemen.
-
Kann ein Besuchermanagement System mit Zutrittskontrollsystemen integriert werden?
Ja. Durch die Verbindung der Vizito-API mit Ihrem Zutrittskontrollsystem (ZKS) können Sie das Besucherzugangsmanagement automatisieren. Diese Integration ermöglicht eine automatisierte Zutrittskontrolle basierend auf Besuchertyp, Aufenthaltsdauer oder bestimmten Zonen in Ihrem Gebäude. Mit ID-Scanning wird der Check-in-Prozess noch reibungsloser, da die manuelle Dateneingabe entfällt. Alle Integrationen ansehen.
Haben Sie weitere Fragen?
Buchen Sie eine Beratung oder sehen Sie eine kurze Demo auf Vizito. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Anforderungen und die Möglichkeiten unseres Besuchermanagement Systems besprechen.
Kundenbewertungen
4.9 / 5 · Basierend auf 234 verifizierten Bewertungen
Ausgezeichnet.
"Praktisch, einfache Benutzeroberfläche."
RISE-Erfahrung
"Flexibles System, kosteneffektiv und gleichzeitig unseren Anforderungen als lokales Büro im Norden Schwedens gerecht werdend."
Vielseitige Software mit fairem Preis
"- Einfach einzurichten - Mehrsprachige Oberfläche und die einfache Einrichtung mehrerer Sprachen in unserem Check-in-Ablauf ist ein grosses Plus - Unbegrenzte Anzahl an Administratoren (praktisch für uns, so können IT, Marketing und HR jeweils ein eigenes Konto in Vizito haben) - Gutes Benachrichtigungssystem - Einfache Nachverfolgung der Nutzung und Besucherregistrierung im Dashboard"
Neueste Blogbeiträge
Vizito kostenlos testen
