Mar 20, 2026
Was ist Besuchermanagement? Der ultimative Leitfaden (2026)
Besuchermanagement System - Besucher in Sekunden anmelden
Von über 2000 Arbeitsplätzen vertraut. In weniger als 10 Minuten papierlos werden mit digitaler Besucheranmeldung, Host-Benachrichtigungen, Ausweisdruck und DSGVO- und NIS2-Konformität - alles auf einer Plattform.
In Europa gehostet
ISO 27001 zertifiziert
DSGVO-konform
234+ Bewertungen
Keine Kreditkarte erforderlichVertrauen von über 2.000 Unternehmen in 80 Ländern
"Eine großartige Erfahrung - wir nutzen Vizito jetzt an 55 europäischen Standorten."
- Tim C., IT-Manager, TransportbrancheSicherheit und Compliance auf hoechstem Niveau
Vizito erfuellt die hoechsten Standards fuer Datenschutz und Cybersicherheit.
ISO 27001 zertifiziert
Unabhaengig geprueft und zertifiziert fuer Informationssicherheitsmanagement. Ihre Besucherdaten sind nach international anerkannten Standards geschuetzt.
DSGVO-konform
Vollstaendig konform mit den EU-Datenschutzvorschriften. Integrierte Einwilligungserfassung, anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien und Loeschung von Besucherdaten auf Anfrage. Mehr ueber DSGVO-Konformitaet erfahren.
NIS2-bereit
Konform mit der EU-NIS2-Richtlinie fuer Cybersicherheit. Alle Daten werden in Europa gehostet mit Verschluesselung, Ueberwachung und Verfahren zur Reaktion auf Vorfaelle. Mehr ueber NIS2-Konformitaet erfahren.
Vizito, eine hochgradig anpassbare Besucherverwaltung Software
Vizito ist ein cloudbasiertes Besuchermanagement System für Büros, Schulen, Logistikeinrichtungen, Baustellen und viele andere Branchen. Unsere Sign-in-App kann auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens oder einer Organisation zugeschnitten werden. Sie können Einstellungen wie zu erfassende Felder, Ausweisdruck, Vereinbarungen, Datenschutzrichtlinien, Fotoerfassung und vieles mehr konfigurieren.
Unsere App zur Besucherregistrierung ist markenfähig und bietet Ihnen die Möglichkeit, sie so anzupassen, dass sie Ihre Marke vollständig repräsentiert. Sie können Ihr Logo hinzufügen und Ihre Markenfarben auswählen, um ein professionelles und einheitliches Erscheinungsbild zu schaffen, das einen guten ersten Eindruck bei Besuchern hinterlässt. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zum Besuchermanagement.
Wie unsere digitale Besucherregistrierung funktioniert
Ersetzen Sie das Anmeldeverfahren mit Stift und Papier durch ein digitales System, das viele der mit der Besucherverwaltung verbundenen Aufgaben automatisiert. Die Anmeldung von Besuchern mit einem Tablet oder QR-Code ist viel schneller und effizienter, insbesondere mit der Vorregistrierungsfunktion.
Der Besucher meldet sich mit dem Gerät (oder durch kontaktlose Anmeldung) an, füllt das Formular aus, unterzeichnet die Vereinbarungen und fordert den ausgedruckten Ausweis an.
Der Gastgeber (Mitarbeiter) wird sofort per E-Mail, SMS, Teams oder Slack über die Ankunft des Besuchers informiert.
In kürzester Zeit wird der Gast von seinem Gastgeber herzlich begrüßt und willkommen geheißen.
Der Besucher meldet sich ab, indem er seinen Namen im System sucht, und kann optional eine Umfrage zur Besucherzufriedenheit ausfüllen.
Gestalten Sie Ihren Besuchermanagement-Prozess neu
Vizito verwandelt Ihren Empfangsbereich in einen modernen Büroempfang. Manche befürchten, dass digitale Besucher Registrierungssoftware reale Empfangsmitarbeiter ersetzen oder den Anmeldeprozess verkomplizieren könnten, doch das sind beides Mythen. Diese Lösung kann und wird zwar zur Kostensenkung in kleineren Unternehmen eingesetzt, ist aber am eindrucksvollsten in Kombination mit einer Empfangsdame einsetzbar.
Die Empfangsdamen sind stark ausgelastet, und die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben gibt ihnen die Möglichkeit, sich vorrangig um einen herzlichen Empfang und die Unterstützung bei Fragen zu kümmern. Unsere Kunden bekommen auch oft Komplimente dafür, wie einfach und intuitiv es für ihre Besucher die Anwendung von Vizito empfinden. Zeitgleich können Sie Ihre Besucher im Auge behalten und datengestützte Entscheidungen treffen, um das gesamte Besuchererlebnis mit minimalem Aufwand zu verbessern. Erfahren Sie mehr über modernes Besuchermanagement.
Was ist ein Besuchermanagement System?
Ein Besuchermanagement System ist eine digitale Lösung, die den gesamten Prozess der Besucherregistrierung, -nachverfolgung und -verwaltung an Ihrem Arbeitsplatz automatisiert. Es ersetzt das traditionelle Gästebuch aus Papier durch eine moderne Anmelde-App auf einem Tablet, Kiosk oder Smartphone.
Ein modernes Besuchermanagement System wie Vizito geht weit über die einfache Registrierung hinaus. Es bietet automatische Host-Benachrichtigungen, Ausweisdruck, digitale Vereinbarungen, Vorregistrierung, Notfall-Warnungen und einen vollständigen digitalen Audit-Trail. Einrichtung in unter 10 Minuten, kein IT-Projekt erforderlich. Vergleichen Sie die wichtigsten Funktionen verschiedener Lösungen.
Für wen ist ein Besuchermanagement System geeignet?
Ein Besuchermanagement System eignet sich für jede Organisation, die Besucher, Lieferanten, Auftragnehmer oder Dienstleister empfängt. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle - besonders kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen am Empfang profitieren von der Automatisierung.
Besuchermanagement Software wird eingesetzt in Büros und Coworking-Spaces, Fertigungsbetrieben, Logistik, Baustellen, Bildungseinrichtungen, Pflegeeinrichtungen und vielen weiteren Branchen. Überall, wo Sie wissen müssen, wer sich in Ihrem Gebäude befindet - aus Sicherheits-, Compliance- oder betrieblichen Gründen.
Was sind die Vorteile einer Besucherverwaltung Software?
Sparen Sie Zeit und Ressourcen
Vereinfachen Sie den Anmeldeprozess für alle Beteiligten. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeit und Energie auf wertschöpfende Aufgaben verwenden, während Ihre Besucher weiterhin auf außergewöhnliche Weise in Ihrem Büro begrüßt werden. Durch die Digitalisierung des Arbeitsablaufs können diese Systeme den Anmeldeprozess rationalisieren und die manuelle Dateneingabe überflüssig machen, was zu kürzeren Wartezeiten für Besucher führt.
Guten ersten Eindruck
Beeindrucken Sie Ihre Besucher von dem Moment an, in dem sie Ihr Büro betreten, mit einem nahtlosen Anmeldeerlebnis über eine moderne Registrierungs-App, die Ihre Markenidentität widerspiegelt. Mit einem VMS können sich Besucher bereits vor ihrer Ankunft registrieren, so dass sie wissen, was sie erwartet, wenn sie vor Ort sind. Sobald sie ankommen, können sie über einen Selbstbedienungskiosk oder ein Tablet einfach einchecken. Der Prozess ist schnell und effizient, spart den Besuchern Zeit und Ärger und sorgt dafür, dass sie sich willkommen und wertgeschätzt fühlen.
Gewinnen Sie Sichtbarkeit
Mit einer digitalen Besuchermanagement Software können Sie die Besucheraktivitäten genau verfolgen und überprüfen. Im Vergleich zu Papier-Besucherbüchern haben Sie eine bessere Übersicht und Kontrolle darüber, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Gelände aufhält. Durch die Erfassung und Speicherung von Besucherdaten können diese Systeme wertvolle Einblicke in das Besucherverhalten geben, z. B. wie häufig Besucher kommen und gehen und wie lange sie bleiben.
Schützen von Daten
Im Hinblick auf die Datenverwaltung können digitale Lösungen für die Besucherregistrierung dazu beitragen, die Daten der Besucher zu schützen, indem sie die Notwendigkeit von Logbüchern auf Papier überflüssig machen. Diese Anmeldeformulare sind für andere Personen einsehbar und können potenziell die Daten Ihrer anderen Besucher preisgeben. VMS kann Ihnen helfen, Anforderungen und Datenschutzbestimmungen wie GDPR einzuhalten.
Erhöhen Sie Sicherheit
Seien Sie beruhigt, wenn Sie wissen, dass Sie sich an einem sicheren Ort befinden, mit Besucherscreening und Maßnahmen für den Notfall. Erhöhen Sie die Sicherheit der Besucher bei einer Evakuierung, indem Sie sie rechtzeitig warnen und nachverfolgen, wer anwesend ist. Zeigen Sie, dass Gesundheit und Sicherheit in Ihrem Unternehmen Priorität haben, indem Sie berührungslose Anmeldung und hygienische Check-in-Prozesse anbieten.
über alle Standorte
Passen Sie Ihr VMS an die Anforderungen Ihrer verschiedenen Standorte an und bieten Sie gleichzeitig einen einheitlichen Check-in-Prozess und einen standardisierten Rahmen für die Verwaltung von Besuchern. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine zentrale Aufzeichnung der Besucheraktivitäten an allen Standorten verfügen, um die Einhaltung von Vorschriften und Berichtsanforderungen zu unterstützen.
Perfekte Lösung
Wir haben erstaunliche Erfahrungen mit dieser Anwendung Vizito gemacht und nutzen sie jetzt an 55 Standorten in Europa und werden sie vielleicht auf weitere Standorte ausweiten. Der Support ist ebenfalls perfekt und wenn das System läuft, brauchen wir keine weitere Unterstützung.
Tim C. | Leitender IT-Mitarbeiter, Transport-/Lastkraftwagen-/EisenbahnindustrieFunktionen unserer Besuchermanagement Software
Unsere Besucherverwaltung Software wurde entwickelt, um Ihren Empfang zu automatisieren, die Sicherheit zu erhöhen und DSGVO-Konformität zu gewährleisten.
Automatische Benachrichtigungen
Gastgeber erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Besucher eintrifft, so dass niemand unbemerkt oder unbeaufsichtigt bleiben kann.
Besucher-Screening
Nach Erhalt einer Benachrichtigung, können Gastgeber ihre Besucher bei der Anmeldung zulassen oder ablehnen.
Mehrsprachige Unterstützung
Begrüßen Sie Ihre Besucher in ihrer eigenen Sprache. Vizito unterstützt 31 Sprachen!
Notfall-Warnungen
Alarmieren Sie alle Ihre Besucher im Notfall und halten Sie fest, wer gegenwärtig vor Ort ist.
Kontaktlose Anmeldung
Ermöglichen Sie Besuchern den kontaktlosen Check-in über ihr eigenes Smartphone und einen QR-Code für ein hygienisches und schnelles Anmeldeerlebnis.
Ausweisdruck
Verwenden Sie gedruckte Ausweise, um die Besucher in Ihrem Gebäude leicht identifizieren zu können.
Vereinbarungen
Lassen Sie Ihre Besucher Unternehmensvereinbarungen und -richtlinien unterschreiben oder sehen Sie sich Ihre Lehrvideos an, bevor sie das Gebäude betreten.
Datenschutz
Passen Sie Ihre eigenen Datenschutzrichtlinien an und halten Sie alle Datenschutzbestimmungen ein.
Vorregistrierung
Senden Sie eine Einladung an Ihre Besucher und ermöglichen Sie ihnen, sich vorab zu registrieren und das Formular unterwegs auszufüllen.
Produkt, Service und Preis sind alle A+++
Vizito ermöglichte mir, die Nutzer meines Projekts sowie meine Freiwilligen und Mitarbeiter vorab zu registrieren. Mit Vizito kann ich die Sicherheit der Menschen im Gebäude im Auge behalten, Berichte über die Nutzung erstellen und Besucher minutengenau nachverfolgen. Die Software ist mehr als einfach zu bedienen. Ich kann mühelos Parameter hinzufügen und ändern und konnte es mit dem Branding usw. wie unsere eigene App aussehen lassen. Ich habe einige andere ausprobiert, bevor ich Vizito gefunden habe. Ich bin so froh, dass ich das getan habe - Sie werden es nicht bereuen.
Robin A. | CEONahtlose Integrationen mit Ihren Lieblings-Apps
Microsoft Entra ID
Synchronisieren Sie Ihre Mitarbeiter automatisch.
Microsoft Teams
Sofortige Benachrichtigungen bei Besucherankunft.
Slack
Benachrichtigungen in Ihren Slack-Kanälen.
Microsoft Bookings
Optimieren Sie die Terminplanung.
Aerohive
Automatische Gast-Wi-Fi-Tokens.
Webhooks
Automatische Verbindung zu jedem System.
REST API
Erstellen Sie eigene Integrationen.
Besuchermanagement Software PDF
Haben Sie gerade keine Zeit zum Lesen?
Oder möchten Sie eine Zusammenfassung dieser Seite?
Häufig gestellte Fragen zum Besuchermanagement System
-
Was ist ein Besuchermanagement System?
Ein Besuchermanagement System ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei hilft, den gesamten Besucherprozess zu verwalten - von der Anmeldung über die Nachverfolgung bis zur Abmeldung. Es ersetzt papierbasierte Gästebücher durch eine sichere, DSGVO-konforme Softwarelösung. Der Prozess umfasst die Registrierung von Besuchern, die Einholung von Unterschriften für Vereinbarungen, den Ausweisdruck, automatische Gastgeber-Benachrichtigungen und Notfall-Warnungen.
-
Warum ist ein Besuchermanagement System wichtig?
Ein Besuchermanagement System verbessert die Sicherheit, Effizienz und Compliance Ihres Unternehmens. Ihr Empfang ist die erste Verteidigungslinie gegen unbefugten Zugang. Ein digitales System sorgt dafür, dass Sie jederzeit wissen, wer sich auf dem Gelände befindet, und bietet eine lückenlose Dokumentation für Audits und Compliance-Anforderungen.
-
Was ist der Unterschied zwischen Besuchermanagement System und Besuchermanagement Software?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. ‘Besuchermanagement System’ bezieht sich auf die Gesamtlösung einschließlich Hardware (Tablet, Kiosk, Drucker) und Software. ‘Besuchermanagement Software’ bezeichnet speziell die Cloud-Anwendung. Vizito ist eine cloudbasierte Besuchermanagement Software, die zusammen mit der entsprechenden Hardware ein vollständiges Besuchermanagement System bildet.
-
Welche Arten von Besuchermanagement Systemen gibt es?
Es gibt drei Arten: analoge Systeme mit Stift und Papier, lokal installierte (On-Premise) Systeme und cloudbasierte Systeme. Stift und Papier ist die veraltete Methode, die angesichts von DSGVO-Anforderungen für die meisten Unternehmen nicht mehr ausreicht. On-Premise-Software wird lokal auf Ihren Servern installiert. Cloudbasierte Systeme wie Vizito werden als Service angeboten, sind über das Internet zugänglich und erfordern keine eigene IT-Infrastruktur. Sie sind kostengünstiger, einfacher zu implementieren und immer auf dem neuesten Stand.
-
Worauf sollte man bei einem Besuchermanagement System achten?
Achten Sie auf folgende wesentliche Merkmale: Kontaktlose Anmeldung, Vorregistrierung, Fotoerfassung, Ausweisdruck, automatische Host-Benachrichtigungen (E-Mail, SMS, Teams, Slack), Vereinbarungen mit Unterschriftenerfassung, Notfallmaßnahmen, Mehrsprachigkeit, Anpassungsmöglichkeiten für Ihr Branding, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Integrationen mit bestehenden Systemen.
-
Wie lange dauert die Implementierung?
Mit Vizito können Sie in weniger als 30 Minuten beginnen. Je nach Komplexität der Anforderungen und Konfiguration Ihres Unternehmens kann diese Zeitspanne variieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anschaffung der Hardware und das interne Genehmigungsverfahren.
-
Welche Hardware benötige ich?
Sie benötigen ein Tablet oder einen Computer (Vizito unterstützt Apple, Android oder jeden browserbasierten Kiosk) und eine Tablet-Halterung zur Befestigung des Geräts. Wenn Ihr Unternehmen Ausweisdruck benötigt, brauchen Sie auch einen Etikettendrucker. Für die kontaktlose Anmeldung benötigen Ihre Besucher lediglich ihr eigenes Smartphone. Unsere empfohlene Hardware finden Sie auf der Hardware-Seite.
-
Was kostet ein Besuchermanagement System?
Besuchermanagement Systeme reichen von kostenlosen Basisplänen bis hin zu Enterprise-Lösungen. Vizito bietet drei Stufen ab 29,95 EUR/Monat (jährliche Abrechnung) für Standard, 59,95 EUR/Monat für Pro und 99,95 EUR/Monat für Enterprise. Alle Pläne beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte. Die Gesamtkosten hängen von der Anzahl der Besucher ab, die Sie monatlich empfangen. Sehen Sie unsere Preisseite für alle Details und einen Business Case für Besuchermanagement.
-
Ist ein Besuchermanagement System DSGVO-konform?
Ein professionelles Besuchermanagement System muss DSGVO-konform sein. Vizito ist vollständig DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert. Alle Daten werden in Europa gehostet. Das System enthält integrierte Datenschutzfunktionen wie anpassbare Datenaufbewahrungsrichtlinien, Einwilligungserfassung beim Check-in und die Möglichkeit für Besucher, die Löschung ihrer Daten zu beantragen. Erfahren Sie mehr über unsere Sicherheit und Compliance.
-
Kann ein Besuchermanagement System mit Zutrittskontrollsystemen integriert werden?
Ja. Durch die Verbindung der Vizito-API mit Ihrem Zutrittskontrollsystem (ZKS) können Sie das Besucherzugangsmanagement automatisieren. Diese Integration ermöglicht eine automatisierte Zutrittskontrolle basierend auf Besuchertyp, Aufenthaltsdauer oder bestimmten Zonen in Ihrem Gebäude. Mit ID-Scanning wird der Check-in-Prozess noch reibungsloser, da die manuelle Dateneingabe entfällt. Alle Integrationen ansehen.
Haben Sie weitere Fragen?
Buchen Sie eine Beratung oder sehen Sie eine kurze Demo auf Vizito. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Anforderungen und die Möglichkeiten unseres Besuchermanagement Systems besprechen. Lesen Sie auch unseren ultimativen Leitfaden zum Besuchermanagement.
Kundenbewertungen
4.9 / 5 · Basierend auf 234 verifizierten Bewertungen
Ausgezeichnet.
"Praktisch, einfache Benutzeroberfläche."
RISE-Erfahrung
"Flexibles System, kosteneffektiv und gleichzeitig unseren Anforderungen als lokales Büro im Norden Schwedens gerecht werdend."
Vielseitige Software mit fairem Preis
"- Einfach einzurichten - Mehrsprachige Oberfläche und die einfache Einrichtung mehrerer Sprachen in unserem Check-in-Ablauf ist ein grosses Plus - Unbegrenzte Anzahl an Administratoren (praktisch für uns, so können IT, Marketing und HR jeweils ein eigenes Konto in Vizito haben) - Gutes Benachrichtigungssystem - Einfache Nachverfolgung der Nutzung und Besucherregistrierung im Dashboard"
Neueste Blogbeiträge
Vizito kostenlos testen
