VIKINGLY VISITOR
Jan 14, 2026
Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten von Rezeptionist:innen 2026
Besucher in Sekunden anmelden - Mühelos DSGVO-konform bleiben
Von über 2000 Arbeitsplätzen vertraut. In weniger als 10 Minuten papierlos werden mit digitaler Besucheranmeldung, Host-Benachrichtigungen, Ausweisdruck und DSGVO-Konformität - alles auf einer Plattform.
In Europa gehostet
ISO 27001 zertifiziert
DSGVO-konform
234+ Bewertungen
Keine Kreditkarte erforderlichVertrauen von über 2.000 Unternehmen in 80 Ländern
"Eine großartige Erfahrung - wir nutzen Vizito jetzt an 55 europäischen Standorten."
- Tim C., IT-Manager, TransportbrancheSicherheit und Compliance auf hoechstem Niveau
Vizito erfuellt die hoechsten Standards fuer Datenschutz und Cybersicherheit.
ISO 27001 zertifiziert
Unabhaengig geprueft und zertifiziert fuer Informationssicherheitsmanagement. Ihre Besucherdaten sind nach international anerkannten Standards geschuetzt.
DSGVO-konform
Vollstaendig konform mit den EU-Datenschutzvorschriften. Integrierte Einwilligungserfassung, anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien und Loeschung von Besucherdaten auf Anfrage.
NIS2-bereit
Konform mit der EU-NIS2-Richtlinie fuer Cybersicherheit. Alle Daten werden in Europa gehostet mit Verschluesselung, Ueberwachung und Verfahren zur Reaktion auf Vorfaelle.
Vizito, eine hochgradig anpassbare Besucherverwaltung Software
Vizito ist ein cloudbasiertes Besuchermanagement System für Büros, Schulen, Logistikeinrichtungen, Baustellen und viele andere Branchen. Unsere Sign-in-App kann auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens oder einer Organisation zugeschnitten werden. Sie können Einstellungen wie zu erfassende Felder, Ausweisdruck, Vereinbarungen, Datenschutzrichtlinien, Fotoerfassung und vieles mehr konfigurieren.
Unsere App zur Besucherregistrierung ist markenfähig und bietet Ihnen die Möglichkeit, sie so anzupassen, dass sie Ihre Marke vollständig repräsentiert. Sie können Ihr Logo hinzufügen und Ihre Markenfarben auswählen, um ein professionelles und einheitliches Erscheinungsbild zu schaffen, das einen guten ersten Eindruck bei Besuchern hinterlässt.
Wie unsere digitale Besucherregistrierung funktioniert
Ersetzen Sie das Anmeldeverfahren mit Stift und Papier durch ein digitales System, das viele der mit der Besucherverwaltung verbundenen Aufgaben automatisiert. Die Anmeldung von Besuchern mit einem Tablet oder QR-Code ist viel schneller und effizienter, insbesondere mit der Vorregistrierungsfunktion.
Der Besucher meldet sich mit dem Gerät (oder durch kontaktlose Anmeldung) an, füllt das Formular aus, unterzeichnet die Vereinbarungen und fordert den ausgedruckten Ausweis an.
Der Gastgeber (Mitarbeiter) wird sofort per E-Mail, SMS, Teams oder Slack über die Ankunft des Besuchers informiert.
In kürzester Zeit wird der Gast von seinem Gastgeber herzlich begrüßt und willkommen geheißen.
Der Besucher meldet sich ab, indem er seinen Namen im System sucht, und kann optional eine Umfrage zur Besucherzufriedenheit ausfüllen.
Gestalten Sie Ihren Besuchermanagement-Prozess neu
Vizito verwandelt Ihren Empfangsbereich in einen modernen Büroempfang. Manche befürchten, dass digitale Besucher Registrierungssoftware reale Empfangsmitarbeiter ersetzen oder den Anmeldeprozess verkomplizieren könnten, doch das sind beides Mythen. Diese Lösung kann und wird zwar zur Kostensenkung in kleineren Unternehmen eingesetzt, ist aber am eindrucksvollsten in Kombination mit einer Empfangsdame einsetzbar.
Die Empfangsdamen sind stark ausgelastet, und die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben gibt ihnen die Möglichkeit, sich vorrangig um einen herzlichen Empfang und die Unterstützung bei Fragen zu kümmern. Unsere Kunden bekommen auch oft Komplimente dafür, wie einfach und intuitiv es für ihre Besucher die Anwendung von, Vizito empfinden. Zeitgleich können Sie Ihre Besucher im Auge behalten und datengestützte Entscheidungen treffen, um das gesamte Besuchererlebnis mit minimalem Aufwand zu verbessern.
Was ist eine Besuchermanagement Software?
Eine Besuchermanagement Software ist ein Werkzeug, das dazu beiträgt, Arbeitsplätze sicher zu halten, indem es die Personen erfasst, die das Gelände betreten und verlassen. Die Verwendung einer digitalen Anmelde-App hinterlässt einen hervorragenden ersten Eindruck bei den Besuchern und ist einfacher zu verwalten als die traditionelle Methode mit Stift und Papier.
Der Prozess der Besucherverwaltung gestaltet sich mit dieser Technologie weniger komplex. Außerdem ist Besuchermanagement Software auch deshalb fortschrittlicher, weil nicht nur ein Echtzeit-Überblick über die Besucher geboten wird, sondern auch Benachrichtigungen an den Gastgeber gesendet werden, Besucher in Notfällen alarmiert werden können und vieles mehr.
Wer sollte eine Besucherverwaltung Software nutzen?
Jede Organisation, die Besucher empfängt, kann von einem digitalen Besucherregistrierungssystem profitieren. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass dieses System nur für größere Unternehmen geeignet ist. Diese Lösung hilft sowohl dem Besucher als auch dem Unternehmen, Zeit zu sparen, und ist damit ein nützliches Instrument für kleine bis mittlere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Bei Vizito hängen unsere Abonnementstufen von der Anzahl der Besucher ab, die Sie jeden Monat in Ihrem Unternehmen begrüßen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es die richtige Wahl für Sie ist, lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile, die Funktionsweise und die wichtigsten Funktionen zu erfahren.
Was sind die Vorteile einer Besucherverwaltung Software?
Sparen Sie Zeit und Ressourcen
Vereinfachen Sie den Anmeldeprozess für alle Beteiligten. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeit und Energie auf wertschöpfende Aufgaben verwenden, während Ihre Besucher weiterhin auf außergewöhnliche Weise in Ihrem Büro begrüßt werden. Durch die Digitalisierung des Arbeitsablaufs können diese Systeme den Anmeldeprozess rationalisieren und die manuelle Dateneingabe überflüssig machen, was zu kürzeren Wartezeiten für Besucher führt.
Guten ersten Eindruck
Beeindrucken Sie Ihre Besucher von dem Moment an, in dem sie Ihr Büro betreten, mit einem nahtlosen Anmeldeerlebnis über eine moderne Registrierungs-App, die Ihre Markenidentität widerspiegelt. Mit einem VMS können sich Besucher bereits vor ihrer Ankunft registrieren, so dass sie wissen, was sie erwartet, wenn sie vor Ort sind. Sobald sie ankommen, können sie über einen Selbstbedienungskiosk oder ein Tablet einfach einchecken. Der Prozess ist schnell und effizient, spart den Besuchern Zeit und Ärger und sorgt dafür, dass sie sich willkommen und wertgeschätzt fühlen.
Gewinnen Sie Sichtbarkeit
Mit einer digitalen Besuchermanagement Software können Sie die Besucheraktivitäten genau verfolgen und überprüfen. Im Vergleich zu Papier-Besucherbüchern haben Sie eine bessere Übersicht und Kontrolle darüber, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Gelände aufhält. Durch die Erfassung und Speicherung von Besucherdaten können diese Systeme wertvolle Einblicke in das Besucherverhalten geben, z. B. wie häufig Besucher kommen und gehen und wie lange sie bleiben.
Schützen von Daten
Im Hinblick auf die Datenverwaltung können digitale Lösungen für die Besucherregistrierung dazu beitragen, die Daten der Besucher zu schützen, indem sie die Notwendigkeit von Logbüchern auf Papier überflüssig machen. Diese Anmeldeformulare sind für andere Personen einsehbar und können potenziell die Daten Ihrer anderen Besucher preisgeben. VMS kann Ihnen helfen, Anforderungen und Datenschutzbestimmungen wie GDPR einzuhalten.
Erhöhen Sie Sicherheit
Seien Sie beruhigt, wenn Sie wissen, dass Sie sich an einem sicheren Ort befinden, mit Besucherscreening und Maßnahmen für den Notfall. Erhöhen Sie die Sicherheit der Besucher bei einer Evakuierung, indem Sie sie rechtzeitig warnen und nachverfolgen, wer anwesend ist. Zeigen Sie, dass Gesundheit und Sicherheit in Ihrem Unternehmen Priorität haben, indem Sie berührungslose Anmeldung und hygienische Check-in-Prozesse anbieten.
über alle Standorte
Passen Sie Ihr VMS an die Anforderungen Ihrer verschiedenen Standorte an und bieten Sie gleichzeitig einen einheitlichen Check-in-Prozess und einen standardisierten Rahmen für die Verwaltung von Besuchern. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine zentrale Aufzeichnung der Besucheraktivitäten an allen Standorten verfügen, um die Einhaltung von Vorschriften und Berichtsanforderungen zu unterstützen.
Perfekte Lösung
Wir haben erstaunliche Erfahrungen mit dieser Anwendung Vizito gemacht und nutzen sie jetzt an 55 Standorten in Europa und werden sie vielleicht auf weitere Standorte ausweiten. Der Support ist ebenfalls perfekt und wenn das System läuft, brauchen wir keine weitere Unterstützung.
Tim C. | Leitender IT-Mitarbeiter, Transport-/Lastkraftwagen-/EisenbahnindustrieFunktionen für ein verbessertes Besuchererlebnis
All diese Funktionen in unserer Besucherverwaltung Software wurden entwickelt, um das Besuchermanagement für Sie zu vereinfachen und zu erleichtern.
Automatische Benachrichtigungen
Gastgeber erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Besucher eintrifft, so dass niemand unbemerkt oder unbeaufsichtigt bleiben kann.
Besucher-Screening
Nach Erhalt einer Benachrichtigung, können Gastgeber ihre Besucher bei der Anmeldung zulassen oder ablehnen.
Mehrsprachige Unterstützung
Begrüßen Sie Ihre Besucher in ihrer eigenen Sprache. Vizito unterstützt 31 Sprachen!
Notfall-Warnungen
Alarmieren Sie alle Ihre Besucher im Notfall und halten Sie fest, wer gegenwärtig vor Ort ist.
Kontaktlose Anmeldung
Ermöglichen Sie Besuchern den kontaktlosen Check-in über ihr eigenes Smartphone und einen QR-Code für ein hygienisches und schnelles Anmeldeerlebnis.
Ausweisdruck
Verwenden Sie gedruckte Ausweise, um die Besucher in Ihrem Gebäude leicht identifizieren zu können.
Vereinbarungen
Lassen Sie Ihre Besucher Unternehmensvereinbarungen und -richtlinien unterschreiben oder sehen Sie sich Ihre Lehrvideos an, bevor sie das Gebäude betreten.
Datenschutz
Passen Sie Ihre eigenen Datenschutzrichtlinien an und halten Sie alle Datenschutzbestimmungen ein.
Vorregistrierung
Senden Sie eine Einladung an Ihre Besucher und ermöglichen Sie ihnen, sich vorab zu registrieren und das Formular unterwegs auszufüllen.
Produkt, Service und Preis sind alle A+++
Vizito ermöglichte mir, die Nutzer meines Projekts sowie meine Freiwilligen und Mitarbeiter vorab zu registrieren. Mit Vizito kann ich die Sicherheit der Menschen im Gebäude im Auge behalten, Berichte über die Nutzung erstellen und in dieser beispiellosen Zeit von COVID-19 die Besucher bis auf die Minute genau verfolgen. Die Software ist mehr als einfach zu bedienen. Ich kann mühelos Parameter hinzufügen und ändern und konnte es mit dem Branding usw. wie unsere eigene App aussehen lassen. Ich habe einige andere ausprobiert, bevor ich Vizito gefunden habe. Ich bin so froh, dass ich das getan habe - Sie werden es nicht bereuen.
Robin A. | CEONahtlose Integrationen mit deinen Lieblings-Apps
Microsoft Entra ID
Synchronisiere deine Kollegen automatisch.
Microsoft Teams
Sofortige Benachrichtigungen bei Ankunft.
Slack
Benachrichtigungen in deinen Slack-Kanaelen.
Microsoft Bookings
Optimiere die Terminplanung.
Aerohive
Automatische Gast-Wi-Fi-Tokens.
Webhooks
Automatische Verbindung zu jedem System.
REST API
Erstelle eigene Integrationen.
Besuchermanagement Software PDF
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Häufig gestellte Fragen zum Besuchermanagement
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Was ist Besuchermanagement?
Besuchermanagement Software ist ein Prozess, der Unternehmen dabei hilft, den Überblick über die Personen zu behalten, die ihre Gebäude besuchen. Die Begrüßung von Gästen ist nur ein kleiner Teil dieses Prozesses. Er umfasst auch die Registrierung von Besuchern, die Sicherstellung, dass Richtlinien eingehalten werden, und die Benachrichtigung der Mitarbeiter, dass ihr Gast angekommen ist.
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Warum ist Besuchermanagement wichtig?
Ein Besuchermanagement-Plan kann die Sicherheit und die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern. Ihre Rezeption ist die erste Verteidigungslinie gegen unerwünschte Besucher. Ein digitales Besucherregistrierungssystem sorgt dafür, dass Sie den Überblick über die Personenströme in Ihrem Gebäude behalten.
Die Vorteile von Besuchermanagement Software:
-Verbesserte Sicherheit: Eine Besuchermanagement Software verstärkt die Sicherheit Ihres Gebäudes durch die obligatorische Anmeldung, wodurch die zuständigen Personen benachrichtigt werden, wenn jemand das Gebäude betritt oder verlässt.
-Optimierter Check-in-Prozess: Mit Besuchermanagement Software entfallen manuelle Ausweiskontrollen und Anrufe im Büro. Das System scannt Ausweisdokumente und informiert automatisch den zuständigen Mitarbeiter bei Ankunft des Besuchers.
-Zuverlässige Informationen: Die Software führt eine vollständige Übersicht aller Besucherdaten, die wertvolle Erkenntnisse bei Notfällen oder Audits liefert. -
Wie lange dauert es, eine Besuchermanagement Software zu implementieren?
Üblicherweise können Sie mit Vizito in weniger als 30 Minuten beginnen. Je nach Komplexität der Anforderungen und Konfiguration Ihres Unternehmens kann diese Zeitspanne variieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anschaffung der Hardware und das interne Genehmigungsverfahren.
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Was leistet die Besuchermanagement Software?
Dieses System zeichnet die An- und Abmeldevorgänge auf und sammelt Daten entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens für Audits und datengestützte Entscheidungen. Es kann Fotos und Unterschriften erfassen, Ausweise ausdrucken und unter anderem Benachrichtigungen an Gastgeber und Besucher senden.
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Welche Arten von Besuchermanagement Software gibt es?
Es gibt drei Arten von Besuchermanagement Software: analoge Systeme mit Stift und Papier, vor Ort installierte Systeme und cloudbasierte Systeme. Stift und Papier ist die alte, traditionelle Methode des Besuchermanagements, aber angesichts der zunehmenden Vorschriften und Sicherheitsrisiken reicht diese für die meisten Unternehmen nicht mehr aus. Vor-Ort-Software wird lokal auf den Servern Ihres Unternehmens installiert, während cloudbasierte, wie z. B. Vizito, als Service angeboten wird, mit dem über das Internet zugegriffen werden kann und bei dem das gesamte Hosting vom Anbieter übernommen wird. Cloudbasierte Systeme sind kostengünstiger und einfacher zu installieren und zu warten.
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Was brauche ich, um eine Besuchermanagement Software zu betreiben?
Sie benötigen ein Tablet oder einen Computer (Vizito unterstützt Apple, Android oder jeden browserbasierten Kiosk) und eine Tablet-Halterung zur Befestigung des Geräts. Wenn Ihr Unternehmen einen Ausweisdruck benötigt, brauchen Sie auch einen Etikettendrucker. Um Ihnen die Auswahl der Hardware zu erleichtern, haben wir auf dieser Seite unsere empfohlene Hardware aufgelistet.
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Was kostet eine Besuchermanagement Software?
Besuchermanagement Software reicht von kostenlosen Basisplänen bis hin zu Enterprise-Preisen. Vizito bietet drei Stufen ab 29,95 €/Monat (jährliche Abrechnung) für Standard, 59,95 €/Monat für Pro und 99,95 €/Monat für Enterprise. Alle Pläne beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte. Die Gesamtkosten hängen von der Anzahl der Besucher ab, die Sie monatlich empfangen, und von den Funktionen, die Sie benötigen. Sehen Sie unsere Preisseite für alle Details.
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Ist Vizito DSGVO-konform?
Ja. Vizito ist vollständig DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert. Alle Daten werden in Europa gehostet und das System enthält integrierte Datenschutzfunktionen wie anpassbare Datenaufbewahrungsrichtlinien, Einwilligungserfassung beim Check-in und die Möglichkeit für Besucher, die Löschung ihrer Daten zu beantragen. Sie können Ihre eigene Datenschutzrichtlinie konfigurieren und alle relevanten Datenschutzbestimmungen einhalten. Erfahren Sie mehr über unsere Sicherheit und Compliance.
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Worauf sollte man bei einer Besuchermanagement Software achten?
Achten Sie immer auf die folgenden wesentlichen Merkmale: Kontaktlose Anmeldung, Optionen zur Anpassung des Layouts, Vorregistrierung, Fotoerfassung, Ausweisdruck, Host-Benachrichtigungen, Vereinbarungen mit Unterschriftenerfassung und Notfallmaßnahmen.
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Wie funktioniert Besuchermanagement Software mit Zutrittskontrolle?
Eine Besuchermanagement Software optimiert die Registrierung, Nachverfolgung und Compliance von Besuchern durch digitale Prozesse und ersetzt veraltete Methoden wie Stift und Papier. Sie kann mit Zutrittskontrollsystemen (ZKS) verbunden werden für eine noch sicherere Umgebung. Durch die Verbindung von Vizitos API mit Ihrem ZKS gewährleisten Sie ein nahtloses Besucherzugangsmanagement. Diese Integration ermöglicht eine automatisierte Zutrittskontrolle basierend auf Besuchertyp, Aufenthaltsdauer oder bestimmten Zonen in Ihrem Gebäude, während ein detailliertes Protokoll aller Ein- und Ausgangsaktivitäten geführt wird.
Mit Hilfe von ID-Scanning macht Vizito den Check-in-Prozess noch reibungsloser, indem die manuelle Dateneingabe überflüssig wird. Der Ausweis jedes Besuchers wird gescannt und sicher im System gespeichert, was zuverlässige Aufzeichnungen und schnellere Check-ins für wiederkehrende Besucher ermöglicht.
Haben Sie weitere Fragen?
Buchen Sie eine Beratung oder sehen Sie eine kurze Demo auf Vizito. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Anforderungen und die Möglichkeiten unseres Besuchermanagement Software besprechen.
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