Juridisk

Lovkrav og compliance i dit besøgsregistreringssystem (VMS)

Et besøgsregistreringssystem (VMS) behandler personoplysninger, hver gang nogen tjekker ind: navn, virksomhed, vært, ankomsttidspunkt og nogle gange et foto eller en underskrift. Derfor er compliance med lovgivning og databeskyttelse et grundlæggende krav og ikke noget, man tager sig af bagefter. Vizito er bygget fra bunden til at hjælpe europæiske organisationer med at leve op til deres forpligtelser efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den nationale databeskyttelseslovgivning.

Handelsbetingelser, privatlivspolitik og databehandleraftale

Vores standardhandelsbetingelser og vores privatlivspolitik er offentliggjort på hjemmesiden og gælder for alle kunder. Til erhvervskunder, der har brug for en formel kontrakt til deres dokumentation, stiller vi en underskriftsklar databehandleraftale (DPA) til rådighed, som fastlægger rollerne som dataansvarlig og databehandler, behandlingens karakter, sikkerhedsforanstaltninger, håndteringen af underdatabehandlere og forpligtelserne til at anmelde brud på persondatasikkerheden. Enterprise-kunder kan forhandle særlige juridiske vilkår, hvor der er behov for det.

Datalagring og underdatabehandlere

Alle data om besøgende opbevares i Den Europæiske Union. Vi bruger en kort liste af godkendte underdatabehandlere til hosting, udsendelse af e-mail, SMS-beskeder og fejlovervågning. Hele listen udleveres på anmodning og holdes opdateret, så din databeskyttelsesrådgiver (DPO) altid ved, hvor data bevæger sig hen. Vi overfører ikke personoplysninger uden for EU uden fornødne garantier.

Opbevaring, sletning og kundens rettigheder

Opbevaringsperioden kan indstilles helt frit. Du bestemmer, hvor længe registreringer af besøgende bliver gemt, før de automatisk bliver anonymiseret eller slettet, og det hjælper dig med at leve op til princippet om dataminimering i GDPR. Kunden ejer sine data hele vejen igennem og kan eksportere dem i CSV- eller Excel-format eller bede om at få dem slettet, når aftalen ophører.

• Ret til indsigt: besøgende kan bede om at få oplyst, hvilke data der er gemt om dem.
• Ret til sletning: reglerne for opbevaringsperiode klarer det automatisk, og manuel sletning er også mulig.
• Ret til berigtigelse: administratorer kan rette poster direkte i dashboardet.

Sikkerheds- og auditdokumentation

Til udbud og sikkerhedsgennemgange vedligeholder vi et opdateret dokumentationssæt, der dækker hostingarkitektur, kryptering under transport og i hvile, backupprocedurer, adgangskontrol, sårbarhedshåndtering og håndtering af sikkerhedshændelser. Det gør det nemt for dit sikkerhedsteam at vurdere Vizito som en del af en leverandørrisikovurdering, og det forkorter vejen fra evaluering til idriftsættelse i dit projekt med en digital reception.