Slack-notifikationer

Slack-notifikationer til værten fra dit besøgsregistreringssystem (VMS)

For teams, der lever i Slack, er det den mest naturlige måde at håndtere notifikationer til værten på, at check-in af besøgende dukker op i den app, hvor de i forvejen arbejder. I stedet for at holde øje med indbakken eller foyeren får værterne en direkte besked, i samme øjeblik deres gæst ankommer, og de kan gå ned i receptionen og allerede kende både navn og virksomhed. Kobler du dit besøgsregistreringssystem (VMS) sammen med Slack, bliver receptionen bare endnu en kanal i din arbejdsdag.

Det får værterne

Når en besøgende tjekker ind, sender Vizitos Slack-bot en struktureret besked til værtens direkte beskeder i Slack med den besøgendes navn, virksomhed, formålet med besøget og, hvis det er sat op, et foto. Var den besøgende forhåndsregistreret, kan værten også få en besked et par minutter før mødet begynder, så vedkommende kan gøre sit arbejde færdigt og nå ned i receptionen til tiden.

Kanaler pr. lokation

I større organisationer er direkte beskeder ikke nok i sig selv. Vizito kan sende notifikationer til bestemte Slack-kanaler ud fra lokation, så teamet på hvert kontor kun ser sin egen besøgsregistrering uden støj fra de andre lokationer. En typisk opsætning:

• #reception-amsterdam til kontoret i Amsterdam
• #reception-paris til kontoret i Paris
• #security-hq til et centralt sikkerhedsteam, der holder øje med alle indgange

Det skalerer pænt fra ét enkelt kontor til en stor virksomhed med mange lokationer, uden at nogen drukner i notifikationer.

Opsætning af botten og rettigheder

Installationen er et helt almindeligt OAuth-forløb i Slack: en administrator godkender Vizito-appen, vælger de kanaler, den må skrive i, og kobler Vizitos værter sammen med deres Slack-konti (som regel via e-mail). Botten har kun brug for det absolut nødvendige sæt rettigheder til at sende beskeder. Der ligger en trin for trin-guide i Vizitos hjælpecenter, og de fleste teams er oppe at køre på under ti minutter.

Sammen med de øvrige integrationer

Integrationen til Slack fungerer bedst sammen med resten af Vizitos integrationer. Synkroniser værterne fra Microsoft Entra ID eller Google Workspace, så hver ny medarbejder automatisk kan modtage notifikationer. Brug forhåndsregistrering via mødeindkaldelser, så den besøgende allerede er i systemet inden ankomsten. Og brug webhooks, hvis du vil spejle de samme hændelser over i et andet værktøj. Så bliver Slack én kanal i en sammenhængende digital reception i stedet for et isoleret alarmsystem.