Effektivitet

Sådan sparer et besøgsregistreringssystem (VMS) tid i receptionen

Et besøgsregistreringssystem (VMS) er et af de få værktøjer på arbejdspladsen, hvor gevinsten kan måles med det samme. Hvert eneste manuelle led i receptionen koster tid: at skrive i besøgsbogen, at ringe til værten, at klargøre et besøgskort, at jagte en underskrift. Automatiserer du de led, løber besparelsen hurtigt op, især hvis du har flere lokationer.

Før og efter: tid pr. besøgende

Et typisk manuelt check-in tager 3 til 5 minutter pr. besøgende: hilse, registrere på papir, ringe til værten, vente på at vedkommende kommer ned og skrive et besøgskort i hånden. En digital reception med Vizito får det ned under 60 sekunder. Den besøgende taster sine oplysninger ind på tabletten eller sin egen telefon, værten får automatisk besked via Slack, Teams, e-mail eller SMS, og besøgskortet printer sig selv. I en reception med 20 besøgende om dagen svarer det til cirka 60 til 80 minutters arbejdstid, der bliver frigivet hver eneste dag.

Hvor tiden reelt bliver hentet

• Automatiske beskeder til værten: ikke flere telefonopkald eller ture rundt på kontoret for at finde en kollega.
• Forhåndsregistrering: faste besøgende møder op med en QR-kode og tjekker ind på få sekunder.
• Automatisk print af besøgskort: ingen håndskrevne labels, ingen slåfejl og ingen tomme labelruller, du opdager for sent.
• Digitale aftaler: fortrolighedsaftaler og sikkerhedsinstrukser bliver vist, underskrevet og arkiveret i ét og samme trin.
• Automatisk check-ud: de besøgende scanner en QR-kode på vej ud i stedet for at lede efter receptionisten.
• Rapporter du selv trækker: facility managers henter besøgslogs uden at skulle spørge IT.

Sådan regner du på ROI

En enkel model: gang antallet af besøgende om dagen med de minutter, du sparer pr. besøg, og gang så med den fulde timepris for receptionspersonalet. Læg udgiften til besøgsbøger i papir og printede besøgskort oveni, og tag højde for den risiko, der ligger i registreringer, som er gået tabt. Hold det op mod det månedlige abonnement på Vizito. For de fleste mellemstore kontorer er investeringen tjent hjem på klart under tre måneder. Større organisationer med flere indgange eller lokationer får typisk pengene hjem endnu hurtigere, fordi den samme centrale opsætning gælder alle steder.

Gevinsterne uden for receptionen

Tidsbesparelsen stopper ikke ved receptionsskranken. Værterne bruger mindre tid på at vente på deres besøgende, fordi de får besked i realtid. Facility managers bruger mindre tid på at samle evakueringslister, fordi systemet allerede ved, hvem der er på lokationen. Compliance-teams bruger mindre tid på at forberede revisionsrapporter, fordi data fra besøgsregistreringen allerede er struktureret og kan eksporteres. Over et år fjerner et velopsat VMS ganske stille snesevis af små forhindringer i den måde, din arbejdsplads kører på.