Til kontorfællesskaber og delte kontorer

Check-in for besøgende i kontorfællesskaber og delte kontorer

Vizito er besøgsregistreringssystemet, der er bygget til kontorfællesskaber. Hver lejer får sit eget check-in i sit eget design, besøgslogs holdes adskilt pr. virksomhed, besøgskort printes på få sekunder, og receptionen kan styre én fælles selvbetjeningskiosk for snesevis af lejere. ISO 27001-certificeret, overholder GDPR, hostet i EU-datacentre som standard og brugt på over 2.000 arbejdspladser i mere end 80 lande - så dine medlemmer får en professionel velkomst, uden at du skal drive en helpdesk. Ny på området? Se vores komplette guide til besøgsregistreringssystemet.

Check-in for besøgende i kontorfællesskaber og delte kontorer
 

Sikkerhed

Gør dit kontorfællesskab sikkert

Gør kontorfællesskaber mere sikre ved at holde effektivt styr på de besøgende.

Sikkerhed

Vigtige sikkerhedsfunktioner

Brug beskeder i realtid, giv QR-koder til adgang til beskyttede områder, og kræv juridisk gyldige underskrifter, så alle dine lejeres data og immaterielle rettigheder er beskyttet.

Kend dine besøgende

Vizito sætter tidsstempel på hver eneste besøgende hos hver lejer ved check-in og check-ud, så det er nemt at se, hvem der er hvem.

Adskilt opbevaring

Oplysningerne om de besøgende ligger i en database med flere lejere, hvor hver lejer kun kan se sine egne oplysninger.

Personlige besøgskort

Giv besøgende og lejere automatisk printede besøgskort, så det er nemt at se forskel på virksomheder og personer i dine lokaler. Tilføj en QR-kode, så systemet kan spille sammen med din adgangskontrol.

Få underskrifter

Læg et ekstra lag sikkerhed på ved at kræve, at besøgende underskriver fortrolighedsaftaler og andre dokumenter, allerede inden de tjekker ind.

Sikker opbevaring

Alle data opbevares sikkert i Frankfurt i Tyskland og Amsterdam i Holland og tilhører dig og dine lejere.

Automatiske beskeder

Send beskeder i realtid til værten, når folk tjekker ind.

Personalisering

Det er dit system

Lad dine lejeres brands træde frem ved at lade deres visuelle identitet præge hele registreringsforløbet.

Personalisering

Vigtige funktioner til personalisering

Vælg egne farver, og vis særskilt grafik for hver lejer. Afspil dit eget brands video, når systemet ikke er i brug.

Professionelt udtryk

Gør indtryk på lejere og besøgende fra begyndelsen med e-mailinvitationer i lejernes eget design. Læg alle de oplysninger, vedhæftede filer og adresseoplysninger ind, som de har brug for.

Sæt et præg

Tilpas knapfarver, baggrunde, billeder og beskeder, så hver lejers visuelle identitet træder tydeligt frem.

Hej, hola, ...

Vizito understøtter over 30 sprog, så check-in er til at forstå, uanset hvor man kommer fra.

Gør det til dit

Tilpas alle de beskeder, der bliver vist under registreringen. Send beskeder på e-mail fra lejernes egne domæner.

Dokumentlayout

Kontrakter, sikkerhedsregler og fortrolighedsaftaler i eget design kan underskrives digitalt ved check-in. Vi sørger for, at dokumenterne bliver opbevaret sikkert.

Fleksibel opsætning

Vizito kan tilpasses i detaljen, så systemet kan klare næsten alle udfordringer med besøgsregistrering, også i komplekse kontorfællesskaber.

Anmeldelse fra et kontorfællesskab

"Det er meget nemt at finde rundt i og helt uundværligt for vores kontorfællesskab. Hver gang vi har spørgsmål, er supportteamet klar til at hjælpe med en fantastisk kundeservice. Fantastisk support!"

Geneva M. - SOHO OFFICE / PPO INVEST Ltd.

Effektivitet

Effektiv teknologi

Bliv mere effektiv ved at strømline besøgsregistreringen og automatisere de opgaver, der før blev klaret manuelt.

Effektivitet

Vigtige funktioner til effektivitet

Skær ned på ventetid og interne omkostninger med vores mange funktioner, der gør driften mere effektiv.

Har været her før

Alle, der har tjekket ind et sted før, kommer hurtigt ind igen, fordi de automatisk bliver gemt som en tilbagevendende og forhåndsregistreret person.

Analyser data

Rapporter og statistik bliver præsenteret, så de er nemme at bruge. Det giver dig overblik over lejeres og besøgendes check-in og indsigt, du kan bruge til at fordele dine ressourcer bedre.

Selvbetjening

Dine lejere og besøgende kan tjekke sig selv ind på tabletten eller bruge deres egen smartphone til at udfylde formularerne, læse og underskrive aftalerne og gennemføre check-in.

Nem revision

Find og eksporter data om bestemte personer, samtidig med at du lever op til kravene om revisionskontrol. Vores rapporter kan filtreres på alle de oplysninger, der er givet ved check-in.

Klare instrukser

Vizito-appen giver alle involverede klare instrukser og kan tage imod dem på deres eget sprog.

Tiden er gået

Tjek folk automatisk ud efter et bestemt tidsrum. Du bestemmer i detaljen, hvor længe folk forventes at blive.

Ofte stillede spørgsmål

  • Hvad er det bedste besøgsregistreringssystem til kontorfællesskaber?

    Vizito bliver konsekvent placeret blandt de bedste besøgsregistreringssystemer til coworking (4,9/5 på Capterra). Det er det eneste store VMS, der er bygget til kontorfællesskaber med flere lejere fra dag ét: adskilte besøgslogs pr. lejer, eget design pr. lejer (logo, farver, e-maildomæne, underskrevne fortrolighedsaftaler), én fælles selvbetjeningskiosk i receptionen, ISO 27001-certificering og overholdelse af GDPR. Lejerne får en professionel oplevelse i deres eget design, uden at du skal drive en helpdesk.

  • Kan hver lejer få sit eget design i Vizito?

    Ja. Hver lejer får sit eget logo, sine egne farver, egne skærmbilleder i kiosken, egne spørgsmål ved check-in, egne aftaler og beskeder på e-mail sendt fra sit eget domæne. Når en besøgende ankommer og vælger værtens virksomhed, skifter hele forløbet til den pågældende lejers udtryk. Set fra den besøgendes side ligner det en reception, der kun er deres.

  • Holdes besøgslogs adskilt mellem lejerne?

    Ja. Vizitos datamodel med flere lejere betyder, at lejer A ikke kan se lejer B’s registreringer af besøgende, selvom de deler den samme fysiske kiosk. Operatøren, altså kontorfællesskabet, har et samlet overblik over alle lejere, mens hver lejers administrator kun ser sine egne data, eksporter og rapporter - den rigtige model, når GDPR kræver dataminimering.

  • Hvordan fungerer prisen for et kontorfællesskab med mange lejere?

    Vizito koster pr. lokation, ikke pr. lejer. Et kontorfællesskab med 30 lejere betaler det samme om måneden som et kontor med én lejer på samme adresse. Prisen starter ved 29,95 EUR pr. lokation pr. måned og er offentliggjort i sin helhed på prissiden. Har du kontorfællesskaber på flere adresser, så kontakt os for mængderabat.

  • Virker Vizito sammen med adgangskontrollen i vores kontorfællesskab?

    Ja. Vizito kan generere QR-koder ved check-in, som virker med de fleste adgangskontrolsystemer, og med vores REST API og webhooks kan du sende besøgsdata videre til din eksisterende platform til adgangskontrol eller bygningsdrift. Blandt de indbyggede integrationer er Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory, Slack og Microsoft Teams.

  • Overholder Vizito GDPR for besøgsdata i kontorfællesskaber?

    Ja. Vizito er udviklet i Europa, hostet i EU-datacentre som standard og ISO 27001-certificeret. Hver lejer kan selv fastsætte sin opbevaringsperiode, sin samtykketekst og sit forløb for retten til at blive glemt, og der findes en databehandleraftale til både operatøren af kontorfællesskabet og de enkelte lejere.

  • Hvor lang tid tager det at rulle Vizito ud i et kontorfællesskab?

    De fleste operatører af kontorfællesskaber er i luften inden for én dag. Forløbet er: sæt lokationen op, og tilføj dine lejere i dashboardet (15-30 minutter), inviter hver lejers administrator, så de kan give deres eget check-in det rette udtryk, installer Vizito-appen på en enkelt tablet, eller print en QR-plakat, og begynd at tjekke besøgende ind. Uden IT-projekt og uden særlig hardware.

 
Prøv Vizito gratis
Prøv gratis