Til advokatfirmaer, revisorer, konsulenthuse og rådgivningsvirksomheder

Fortrolig besøgsregistrering til advokatfirmaer og rådgivere

Vizito er besøgsregistreringssystemet, der er bygget til advokatfirmaer og rådgivningsvirksomheder. Hver eneste klient, modpart og ekstern leverandør underskriver en fortrolighedserklæring ved check-in, får et besøgskort i dit eget design, der viser, at du tager klienternes fortrolighed alvorligt, og bliver registreret hos den partner, de besøger. ISO 27001-certificeret, overholder GDPR og hostet i EU-datacentre som standard - det rigtige udgangspunkt for klientfortrolighed, Advokatsamfundets advokatetiske regler og ISO 27001-audits. Ny på området? Se vores komplette guide til besøgsregistreringssystemet.

Fortrolig besøgsregistrering til advokatfirmaer og rådgivere
 

Klientoplevelse

En reception, der afspejler dit firma

Førstehåndsindtrykket betyder noget i et firma med klientkontakt. Et rodet check-in i en besøgsbog af papir fortæller klienten en hel del. En hurtig, professionel og digital reception i dit eget design fortæller noget helt andet. Vizito afspejler dit firmas visuelle identitet i hvert eneste trin.

Klientoplevelse

Vigtige funktioner til klientoplevelsen

I dit eget design, hurtigt og på flere sprog.

Eget design

Skærmbilleder i selvbetjeningskiosken, invitationer på e-mail, besøgskort og beskeder afspejler alle dit firmas visuelle identitet.

Forhåndsregistrering

Send invitationer inden besøget, så klienterne bliver mødt af en personlig velkomstskærm og et check-in med ét tryk.

31 sprog

Check-in på 31 sprog, så internationale klienter og modparter kan tjekke ind på deres eget sprog.

Besked til værten

Partnere og advokater får besked på e-mail, SMS eller Microsoft Teams i samme øjeblik, deres klient ankommer.

Besøgskort i dit design

Printede besøgskort med dit firmas design, klientens navn, værten og datoen. Nemme at kontrollere på hver etage.

Selvbetjening

Klienterne tjekker sig selv ind i en selvbetjeningskiosk eller på deres egen telefon. Receptionen kan koncentrere sig om at tage imod i stedet for at taste data ind.

Fortrolighed

Klientfortrolighed indbygget

Advokater, revisorer og rådgivere håndterer fortrolige klientoplysninger hver eneste dag. Vizito indhenter hver besøgendes underskrevne fortrolighedserklæring og gemmer den sammen med besøget - så partnerne kan fremvise dokumentationen, når klienten beder om det.

Fortrolighed

Vigtige funktioner til fortrolighed

Underskrevne erklæringer, opbevaring af fortrolighedsaftaler og eksport til audit.

Obligatorisk fortrolighedserklæring

Alle besøgende underskriver dit firmas gældende fortrolighedserklæring ved check-in. Den underskrevne kopi bliver gemt sammen med besøget.

Opbevaring af underskrevne dokumenter

Alle underskrevne erklæringer bliver gemt sammen med besøget og kan eksporteres som PDF til klienternes audits.

Egne erklæringer pr. besøgstype

Forskellige erklæringer til klienter, modparter, vidner og eksterne leverandører. De bliver udløst automatisk af besøgstypen.

Observationsliste

Markér navne med interessekonflikt, så receptionen får besked ved check-in. Nyttigt til interessekonflikttjek og håndtering af uønskede personer.

ISO 27001-certificeret

Uafhængigt auditeret ledelsessystem for informationssikkerhed. Afgørende dokumentation ved klienternes udbud og sikkerhedsspørgeskemaer.

Besøgslog pr. etage

Knyt registreringerne til bestemte etager eller afdelinger, så fortroligheden holdes i hele firmaet.

GDPR og revision

Overholder GDPR og er klar til audit

Besøgsdata om klienter er følsomme personoplysninger. Vizitos arkitektur er født i EU og håndterer dem efter GDPR som standard, med auditklare eksporter, når klienter eller myndigheder beder om det.

GDPR og revision

Vigtige funktioner til compliance

Hostet i EU, underskrevet databehandleraftale og manipulationssikrede logs.

Data hostet i EU

Registreringer af besøgende opbevares som standard i EU-datacentre (Frankfurt og Amsterdam). Underskrevet databehandleraftale (DPA) er tilgængelig.

Automatisk sletning af data

Fastsæt en opbevaringsperiode pr. datatype, så den passer til dine arkiv- og GDPR-forpligtelser.

Retten til at blive glemt

Behandl anmodninger om sletning fra ét skærmbillede. Søg, og fjern alle de registreringer, der passer, på anmodning.

Manipulationssikrede logs

Registreringer af besøgende kan kun tilføjes og er tidsstemplede. Rettelser bliver sporet. Revisorerne får et rent spor.

Detaljeret rapportering

Filtrer på kontor, dato, vært eller besøgstype. Eksporter til CSV eller Excel til klienternes audits.

Integration med Microsoft 365

Synkroniser værter fra Microsoft Entra ID. Beskeder via Microsoft Teams. SSO til medarbejdere.

Ofte stillede spørgsmål

  • Hvad er det bedste besøgsregistreringssystem til advokatfirmaer og rådgivningsvirksomheder?

    Vizito bliver konsekvent placeret blandt de bedste besøgsregistreringssystemer til rådgivningsbranchen (4,9/5 på Capterra). Systemet er bygget om den virkelighed, der er i firmaer med klientkontakt: obligatorisk underskrift af fortrolighedserklæring, en reception i dit eget design, observationslister til interessekonflikter, en ISO 27001-certificeret platform, data hostet i EU som standard og overholdelse af GDPR. Det rigtige udgangspunkt for Advokatsamfundets advokatetiske regler og ISO 27001-audits.

  • Kan Vizito kræve, at besøgende underskriver en fortrolighedserklæring ved hvert check-in?

    Ja. Du kan vedhæfte dit firmas gældende fortrolighedserklæring (på over 30 sprog) og kræve, at hver klient, modpart eller ekstern leverandør underskriver den digitalt, inden check-in er gennemført. Den underskrevne kopi bliver gemt sammen med besøget, kan eksporteres som PDF, og du kan kræve fornyet accept, hver gang erklæringen bliver opdateret.

  • Understøtter Vizito observationslister til interessekonflikter?

    Ja. Du kan markere bestemte navne eller virksomheder, så receptionen får besked i samme øjeblik, en markeret person forsøger at tjekke ind. Nyttigt til interessekonflikttjek, håndtering af uønskede personer og vurdering af risiko ved besøgende. Observationslisten hører til dit eget firma og deles ikke med andre Vizito-kunder.

  • Kan forskellige besøgstyper underskrive forskellige erklæringer?

    Ja. Du kan sætte forskellige check-in-forløb op pr. besøgstype (klient, modpart, vidne, ekstern leverandør, jobkandidat). Hvert forløb kan kræve sit eget sæt erklæringer og indsamle forskellige oplysninger, alt sammen fra den samme kiosk.

  • Overholder Vizito GDPR for besøgsdata om klienter?

    Ja. Vizito er udviklet i Europa, hostet i EU-datacentre som standard og ISO 27001-certificeret. Registreringer af besøgende bliver slettet automatisk efter en opbevaringsperiode, du selv bestemmer, samtykke bliver indhentet ved check-in, og anmodninger om retten til at blive glemt kan behandles fra dashboardet. Der findes en databehandleraftale.

  • Kan Vizito integreres med Microsoft 365 og Teams?

    Ja. Vizito synkroniserer værter fra Microsoft Entra ID, sender besked til værten via Microsoft Teams (eller e-mail og SMS) og understøtter SAML SSO til medarbejdere. Blandt de indbyggede integrationer er også Google Workspace, Slack og et offentligt REST API.

  • Hvad koster Vizito for et advokatfirma?

    Vizito starter ved 29,95 EUR pr. kontor pr. måned, og alle funktioner er med. Der er en gratis prøveperiode på 14 dage uden kreditkort. Har dit firma flere kontorer, så kontakt os for mængderabat.

 
Prøv Vizito gratis
Prøv gratis