7 grunde til at udskifte den papirbaserede besøgsbog i 2023

Besøgsbogen i papir er ineffektiv, usikker i en nødsituation, krænker de besøgendes privatliv, virker uprofessionel og spilder ressourcer. Et digitalt besøgsregistreringssystem (VMS) løser alle syv problemer ved at gemme data sikkert i skyen, automatisere beskeder, understøtte GDPR og give de besøgende et moderne check-in. Her er de 7 grunde til at skifte.

Besøgsbogen i papir er ineffektiv og svær at holde styr på

Du synes måske, at en besøgsbog i papir er praktisk. Når der kommer en besøgende, rækker du bare bogen frem, vedkommende udfylder et par felter, og så er den ikke længere. Nemt for dig og en lille indsats for gæsten, ikke sandt?

Nej, faktisk ikke.

For det første kan det være både svært og tidskrævende for receptionisten at tyde håndskriften fra snesevis af besøgende hver dag. For slet ikke at tale om, at nogle besøgende glemmer at udfylde felter eller skriver noget forkert.

Og hvad så med at opbevare alle de oplysninger? Besøgsbøger i papir fylder meget. Skal dine gæster underskrive fortrolighedsaftaler eller andre dokumenter, er der endnu flere papirer at arkivere (eller miste). Og har du flere lokationer, ligger oplysningerne ikke samlet ét sted.

Og hvordan finder du i øvrigt oplysningerne om en bestemt person, der har besøgt virksomheden? Du skal have et rigtig godt arkivsystem, hvis du ikke vil bruge timevis på at bladre bøgerne igennem.

Et digitalt besøgsregistreringssystem løser alle de problemer:

• Ikke flere ufuldstændige eller ulæselige oplysninger
• Dokumenter kan underskrives digitalt ved check-in
• Oplysninger om besøgende bliver automatisk gemt i skyen
• Nem adgang til besøgsdata, uanset hvor du er
• Nemt at analysere, søge i og lave rapporter over besøgende

Når dine gæster tjekker ind på en tablet, og deres oplysninger bliver gemt automatisk, kan receptionisten koncentrere sig om den vigtigste opgave: at give de besøgende en god velkomst.

Læs mere:

Receptionisten er virksomhedens visitkort. Skal du ansætte folk til receptionen, er der bestemte egenskaber, du skal kigge efter. Her er de vigtigste kompetencer, enhver receptionist bør have.

7 sekunder. Så lang tid tager det ifølge forskningen at danne sig et førstehåndsindtryk. De her idéer til receptionen hjælper dig med at få mest muligt ud af dem.

Besøgsbogen i papir svigter i en nødsituation

Som nævnt er besøgsregistreringen den eneste måde at vide, hvem der er på lokationen lige nu. Ingen ønsker sig en brand eller en gaslækage, men nødsituationer opstår, og så er det altafgørende at vide præcis, hvem der er på stedet.

I en nødsituation er besøgsbogen i papir ubrugelig. Selv hvis du når at få den med ud, mens bygningen bliver evakueret, er der stadig problemer. Utydelig håndskrift, tomme felter og forkerte oplysninger bringer dine besøgende i fare. Hvordan ved du, hvilke gæster der allerede er gået, og hvem der stadig er indenfor? Og hvordan advarer du hurtigt alle gæster om, hvad der sker?

Sådan holder et digitalt VMS dine besøgende sikre:

• Præcis viden om, hvem der er på lokationen, og hvem der er gået
• Oplysningerne om de besøgende er korrekte og komplette
• Alle data kan tilgås via dashboardet fra enhver mobil enhed
• Der kan sendes alarmer til alle besøgende på lokationen sammen med de gældende sikkerhedsprocedurer
• Bliver din tablet ødelagt, er alle data stadig tilgængelige

Besøgsbogen i papir krænker privatlivet og bryder med GDPR

Nogle af de oplysninger, du beder dine besøgende om, kan være fortrolige eller følsomme. Ikke alle bryder sig om, at deres navn, telefonnummer og (firma)adresse ligger fremme, hvor alle kan se det.

Men det er præcis det, der sker med en besøgsbog i papir. Personoplysninger om dine besøgende er synlige for alle, der kommer ind i receptionen efter dem. Så vil du beskytte dine gæsters privatliv og leve op til GDPR, er en besøgsbog i papir næppe det bedste valg.

Sådan beskytter et digitalt system til besøgsregistrering privatlivet:

• Alle data bliver gemt privat og sikkert i skyen
• Kun personer med de rette rettigheder har adgang
• Personoplysninger ligger ikke fremme, hvor andre kan se dem
• Nemt at leve op til kravene i GDPR

Papirlister skaber kø og irriterer de besøgende

Det kan lyde nemt lige at udfylde et par felter, men de fleste besøgende synes, det er ubehageligt. Det tager tid, især når der bliver kø, og det kan stresse en gæst, der i forvejen er sent på den, eller som ikke har alle oplysninger ved hånden. Det bliver kun værre, hvis receptionisten ikke er der, og den besøgende må vente på at blive skrevet ind.

Et digitalt VMS fjerner de gnidninger:

• Ikke mere kø for at blive skrevet ind
• Formularen er nemmere at udfylde med autoudfyldning og forhåndsregistrering
• Værten får besked i samme øjeblik, den besøgende tjekker ind, så ventetiden bliver kortere

En forældet besøgsbog skader dit professionelle image

Førstehåndsindtrykket betyder noget. Rigtig meget.

For din virksomhed er det receptionen, der skal gøre et godt indtryk på gæsterne. Hvad tænker de mon om en sjusket og gammeldags besøgsbog, der ikke lever op til moderne krav om sikkerhed og privatliv? Netop, det klæder dig ikke.

Og det giver ingen mening: din virksomhed er sandsynligvis moderne og innovativ og bruger alt muligt IT-udstyr og højteknologiske værktøjer, men det første, de besøgende møder, er en forældet, rodet og usikker besøgsbog i papir.

Et digitalt system til besøgsregistrering hjælper dig med at gøre et godt indtryk på gæsterne:

• Et professionelt check-in
• Et flot system, der er hurtigt og nemt at bruge
• Det fortæller dine besøgende, at din virksomhed er imødekommende og innovativ

Besøgsbøger i papir spilder ressourcer og øger dit klimaaftryk

Alle virksomheder producerer affald. Selv i en lille virksomhed er der emballage, madaffald og papir. En meget enkel måde at skære ned på affaldet er at håndtere de besøgende digitalt.

Bøger i papir og traditionelt print af besøgskort koster penge og bruger meget papir. Papir, der skal arkiveres og opbevares, og som til sidst bliver smidt ud.

Et digitalt VMS hjælper dig med at spare penge og sænke klimaaftrykket:

• Digitale check-in-apps er ikke dyre, heller ikke for små virksomheder
• Gæsterne tjekker ind digitalt, og data bliver gemt automatisk i skyen, så der er ikke brug for store stakke papir
• At blive papirløs er med til at reducere affaldet

Læs mere:

Ud over at blive papirløse kan virksomheder gøre meget mere for klimaet. Her er otte tiltag, alle virksomheder kan tage fat på.

Besøgsbogen i papir kan ikke håndtere forskellige besøgstyper

De oplysninger, en gæst bliver bedt om, varierer ofte fra virksomhed til virksomhed og endda fra besøgende til besøgende. Nogle virksomheder beder kun om helt grundlæggende oplysninger, mens andre af sikkerhedshensyn har brug for mere fortrolige data.

Nogle gæster skal give flere oplysninger end andre. Nogle skal underskrive en fortrolighedsaftale, andre skal vise legitimation.

Hvordan løser du det med en papirliste og en kuglepen? Det gør du ikke.

Med et digitalt VMS er tilpasningen ligetil:

• Giv forskellige besøgstyper hver sin oplevelse
• Egne velkomst- og afskedsbeskeder til hver besøgstype
• Egne felter ved check-in til hver besøgstype
• Vælg, hvilke besøgstyper der skal have juridiske dokumenter, NDA’er, spørgeskemaer og så videre
• Bestem, hvilke besøgstyper der skal fotograferes og have printet et besøgskort
• Vis din visuelle identitet ved at tilpasse layout, farver, billeder, logoer og så videre. Du kan nemt lege med de visuelle elementer, inden du bruger dem, for moderne værktøjer gør det let at fjerne baggrunden fra billeder og automatisere alle mulige processer.

Ulemperne ved den forældede besøgsbog i papir er utallige. Den er ikke effektiv, den er usikker, og den krænker dine gæsters privatliv, for blot at nævne nogle få.

I dag findes der mange gennemarbejdede besøgsregistreringssystemer, der giver din virksomhed et professionelt og moderne udtryk. Mange virksomheder er ved at blive papirløse. Alligevel holder nogle stadig fast i papir og kuglepen. Hvad vælger du?

Vil du mærke, hvad et moderne besøgsregistreringssystem kan gøre for din virksomhed, så prøv Vizito gratis i en prøveperiode på 14 dage. Skriv til os i chatten eller book en demo, hvor vi tager en snak om, hvordan Vizito kan forbedre din reception.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 typiske spørgsmål om digital besøgsregistrering og vores svar.