Sådan bliver kontoret papirløst i 6 enkle trin

Et papirløst kontor sparer tid, sænker omkostningerne og hjælper miljøet. Skiftet kræver seks trin: gå over til e-mail, håndter dokumenter digitalt, indfør digital besøgsregistrering, drop papirfakturaerne, brug elektronisk underskrift, og få medarbejderne med på de papirløse vaner.

Sådan ser et papirløst kontor ud

Virksomheder og organisationer håndterer typisk masser af dokumenter og andre former for information. På et papirløst kontor bliver alle dokumenterne skabt, redigeret og gemt digitalt. De kan hentes frem hvor som helst, når som helst, med et enkelt tryk.

Brugen af papir bliver minimeret eller helt fjernet. Slut med rodede skriveborde, forsvundne dokumenter og papirskrammer: formålet med et papirløst kontor er en mere effektiv hverdag og færre penge brugt på papir og blæk. Og det bedste af det hele: det er ikke kun godt for produktiviteten, men også for kloden.

De vigtigste fordele ved at blive papirløs

Når du bruger digital teknologi til at skabe, redigere og gemme filer og information, får du en række fordele:

Tidsbesparelse med digitale arbejdsgange

Leder du efter et bortkommet dokument? Det sker ikke længere. På et papirløst kontor er det meget nemmere at dele dokumenter og arbejde sammen om dem. Slut med bøvlet med at printe, underskrive og scanne.

Med et digitalt besøgsregistreringssystem kan gæsterne selv tjekke ind i receptionen, og det giver din receptionist mere tid til de vigtigste opgaver.

Lavere omkostninger til papir, blæk og opbevaring

Et papirløst kontor sparer også penge på den lange bane. Når du printer og scanner mindre, sparer du på papir og blæk. Samtidig er der ikke brug for store arkiver og arkivskabe.

Mindre belastning af miljøet, færre træer og mindre affald

Et papirløst kontor er selvfølgelig langt bedre for miljøet. Når du bruger mindre papir, sparer du træer og vand og sænker dit klimaaftryk. Og når du ikke printer og sender dokumenter, producerer du også mindre affald.

Læs mere 8 måder virksomheder kan bekæmpe klimaforandringer på

Mere effektiv hverdag med adgang overalt

Hvem vil ikke gerne have en mere effektiv virksomhed? En af de bedste veje dertil er at bruge mindre papir. Digitale filer kan hentes frem hvor som helst og når som helst, og det gør det nemt at dele dokumenter og arbejde sammen om dem. Ingen risiko for at miste dokumenter, og ingen tid spildt på at lede og arkivere. Lyder godt, ikke?

Bedre datasikkerhed og færre databrud

Når du gemmer dokumenter digitalt, mindsker du risikoen for databrud, identitetstyveri, svindel og tab af følsomme oplysninger. Med et system til digital besøgsregistrering kan du til enhver tid se, hvem der er i bygningen. Sker der en nødsituation, er det nemt at sende en besked til alle på stedet og holde dem i sikkerhed.

Et mere professionelt kontor

Færre papirbunker rundt omkring får dig til at se langt mere professionel ud. Kunderne føler sig ofte mere trygge i mere ordnede omgivelser.

Læs mere Vil du have flere råd til at forbedre indtrykket og give kunderne en god velkomst, så se vores 7 enkle idéer, der forbedrer din reception

6 trin til et papirløst kontor

De første skridt mod et papirløst kontor er nemme. Det koster hverken mange penge eller meget tid. Her er de seks trin:

Brug e-mail og chat i stedet for sedler

Et af de bedste steder at begynde er at bruge e-mail så meget som muligt. E-mail er et fremragende kommunikationsværktøj for virksomheder, fordi det er fleksibelt, hurtigt og gratis. Du kan bruge det til kunder og mulige kunder, medarbejdere, leverandører, partnere og alle andre, der har brug for information fra dig.

Der findes mange former for digital kommunikation. E-mail er kun én af dem. Et andet råd er at bruge chatapps i stedet for at lægge sedler på kollegernes bord.

Gem og del dokumenter med værktøjer i skyen

Der findes masser af software, som lader dig lave, redigere og gemme dokumenter digitalt. Med et digitalt dokumentsystem kan du nemt dele dokumenter og arbejde sammen med kollegerne om dem.

Et godt digitalt arkiv er et, du kan komme til fra alle enheder. Skybaseret software er ideel til formålet, fordi den er online og tilgængelig overalt, og det gør det nemt at dele filer med kolleger og kunder. Nogle populære værktøjer er Google Drive, Dropbox og Microsoft OneDrive.

Har du vigtige papirdokumenter, du bliver nødt til at gemme, kan du overveje at scanne dem og lægge dem i dit dokumentsystem. Det giver mindre rod og sikrer, at du altid kan finde de vigtige oplysninger, selv om papirkopien forsvinder eller bliver ødelagt.

Erstat besøgsbogen i papir med digital besøgsregistrering

I stedet for papirlister og clipboards kan du bruge et digitalt besøgsregistreringssystem. De systemer lader besøgende tjekke ind og ud digitalt og kan desuden tilbyde funktioner som identitetskontrol, selvbetjent print af besøgskort og automatisk besked til værten.

Besøgsregistreringssystemer som Vizito gemmer også data om besøgende og laver rapporter, og det er nyttigt, når du skal følge op, for eksempel på leverandørers og entreprenørers besøg, eller når du skal have styr på besøgende af hensyn til compliance eller sikkerhed. Går du digitalt med et besøgsregistreringssystem, bliver check-in både sikrere og mere effektivt, samtidig med at papirforbruget falder.

Læs mere 7 grunde til at udskifte den papirbaserede besøgsbog i 2023 Sådan ser fremtidens kontor ud - og sådan forbereder du dig 15 enkle kontor-hacks, der gør din hverdag lettere

Skift til digitale fakturaer og automatisk bogføring

En stor del af papirbunken på kontoret kommer fra banker, forsikringsselskaber og det offentlige. Mange leverandører sender også stadig deres fakturaer med posten, og det er næsten altid unødvendigt.

I stedet for papirfakturaer kan du sende digitale fakturaer til dine kunder over e-mail eller med et faktureringsprogram, og du kan bede dine leverandører om at gøre det samme. Hos Vizito har vi bygget vores eget faktureringssystem, og vi bruger Stripe til betalinger. Alt efter dine behov findes der flere faktureringsværktøjer på markedet, for eksempel Bill.com og Square.

Et udmærket værktøj til at håndtere indgående fakturaer automatisk er Paperless NGX, der gør dine fysiske dokumenter til et søgbart onlinearkiv. Bogføringsprogrammer som Admisol og FreshBooks kan desuden strømline arbejdet med at holde styr på udgifter og økonomi.

Når du dropper papirfakturaerne og automatiserer bogføringen, bliver økonomistyringen både mere effektiv og mere præcis, samtidig med at papirforbruget på kontoret falder.

Underskriv kontrakter elektronisk

Tidligere krævede nogle dokumenter, for eksempel kontrakter, en fysisk underskrift for at være gyldige, altså pen på papir. I dag gør teknologien det muligt at underskrive kontrakter elektronisk hvor som helst fra og på enhver enhed.

Det ændrer alt for virksomheder. Det fjerner behovet for at printe, underskrive og scanne dokumenter og sparer både dig og dit team for tid og bøvl. Blandt de førende løsninger er DocuSign, Adobe Sign og Right Signature, men mange værktøjer til kontraktautomatisering som Juro har også elektronisk underskrift.

Byg en papirløs kultur i hele teamet

Det sidste skridt mod et papirløst kontor er at sikre, at ingen printer noget, de ikke behøver. Fortæl tydeligt om din papirløse politik, og opfordr teamet til at tage de nye vaner til sig. Når alle er med, får du et papirløst kontor, der er mere effektivt, billigere i drift og bedre for miljøet.

Uanset hvilken slags virksomhed du driver, og hvor stor den er, er der mange fordele ved at blive papirløs. Vil du spare tid og penge og samtidig hjælpe miljøet, er det tid til at komme af med papirdokumenterne på kontoret.

Følger du vores råd, er du på vej mod et mere effektivt kontor med færre hovedpiner. Husk bare, at det at blive papirløs kan være en proces. Det kan tage tid at gennemføre helt, men det er indsatsen værd i det lange løb.

Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed med at vokse, så prøv Vizito gratis i en prøveperiode på 14 dage. Skriv til os, eller book en demo, og hør hvordan Vizito kan forbedre din reception.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 typiske spørgsmål om digital besøgsregistrering - og vores svar.