Check-in af lastbilchauffører: Sådan undgår du ventetid ved porten

Ventetid hos kunder er ifølge American Transportation Research Institute (ATRI) en af de største bekymringer for transportvirksomheder. En undersøgelse fra ATRI viser, at chauffører i 2023 blev forsinket ved 39,3 procent af alle stop. På årsbasis kostede det hver chauffør 117 til 209 timer. Alene i den kommercielle godstransport løb den samlede tabte tid op i mere end 135 millioner timer.

En lastbil, der holder stille ved porten, udløser en kædereaktion af driftsproblemer. Gennemstrømningen falder, der opstår kø på området, omkostningerne til ventetid stiger, chaufførerne bliver frustrerede, og senere aftaler kommer under pres.

En af årsagerne er en ineffektiv check-in-proces ved porten. Chaufførerne skal ud af førerhuset, vente på en medarbejder, udfylde papirformularer og videregive oplysninger mundtligt. Før man ved af det, har en chauffør brugt 45 minutter på en registrering, der burde tage få minutter.

Et digitalt check-in-system til chauffører hjælper med at reducere ventetiden ved porten og forbedre trafikken på området. I denne blog gennemgår vi, hvordan digital besøgsregistrering kan forbedre logistikken ved check-in ved porten. Vi ser på forhåndsregistrering, dokumentkontrol, flersprogede sikkerhedsinstruktioner, automatiske notifikationer og planlægning af læsseramper.

I denne artikel:

• Derfor skaber check-in af lastbilchauffører ofte forsinkelser
• Sådan løser et VMS flaskehalse ved check-in ved porten
• Sådan fungerer et effektivt check-in-system til chauffører
• De vigtigste fordele ved digital chaufførregistrering
• Tjekliste til digital besøgsregistrering i logistikken
• Konklusion

Derfor skaber check-in af lastbilchauffører ofte forsinkelser

En lastbilchauffør ankommer til porten, stiger ud og trykker på klokken. Derefter venter han på, at en medarbejder svarer gennem en knasende samtaleanlæg og åbner bommen. Inde på området skal chaufføren registrere sig igen, udfylde papirformularer og have sine dokumenter kontrolleret. I mellemtiden ved lageret måske ikke engang, at han er ankommet, og den tildelte læsserampe er måske stadig optaget.

Lyder det frustrerende? Sådan foregår det ikke desto mindre ofte i praksis. Små forsinkelser hober sig hurtigt op og skaber kaos på området. Især følgende flaskehalse gør check-in af lastbilchauffører unødigt tidskrævende.

Manuel registrering og dokumentkontrol

Navne, nummerplader, turdata og læssereferencer bliver ofte noteret eller tastet ind i hånden. Det tager tid og øger risikoen for ufuldstændige eller forkerte data. Kontrol af kørekort, transportdokumenter og eventuelle ADR-dokumenter kan også forsinke processen, især når oplysninger mangler eller er svære at finde.

Sprogbarrierer og uklare sikkerhedsregler

Internationale chauffører forstår ikke altid medarbejderen ved porten eller de skriftlige instruktioner. Det gør det sværere at formidle sikkerhedsregler, køreruter og på- og aflæsningsprocedurer klart. Medarbejderne skal give ekstra forklaringer, mens risikoen for misforståelser består.

Mangelfuld kommunikation mellem port, planlægning og lager

Efter registreringen skal ankomsten ofte videregives telefonisk eller pr. e-mail. Hvis den rette medarbejder ikke kan træffes, venter chaufføren videre. Medarbejderne ved porten ved desuden ikke altid, om lageret er klar til at modtage lastbilen. Der mangler derfor et opdateret overblik over, hvem der er ankommet, og hvad der skal ske.

Køer og ineffektiv planlægning af læsseramper

Når flere lastbiler ankommer samtidig, opstår der hurtigt køer. Uden en kobling mellem check-in ved porten og planlægningen af læsseramperne bliver chauffører sendt videre for tidligt eller holder længere end nødvendigt i en ventezone. En enkelt forsinket registrering kan på den måde påvirke alle efterfølgende aftaler.

Læs også: Smart terminal- og chaufførstyring til logistik og transport

Sådan løser et VMS flaskehalse ved check-in ved porten

Et besøgsregistreringssystem (VMS) samler de forskellige trin i chaufførregistreringen i én digital arbejdsgang. Check-in ved porten går dermed hurtigere, og portmedarbejdere, planlæggere og lagermedarbejdere har de samme opdaterede oplysninger.

Fra manuel registrering til digitalt check-in

Chauffører kan forhåndsregistreres og indsende deres kontakt-, køretøjs- og turdata digitalt. Relevante data og dokumenter, som en læssereference og eventuelle ADR-dokumenter, kan også tilføjes på forhånd. Efter forhåndsregistreringen modtager de en unik QR-kode, for eksempel pr. e-mail eller sms. Ved ankomsten scanner de koden ved porten eller på deres smartphone, hvorefter de forudfyldte data straks hentes frem. Chaufføren skal blot kontrollere eller supplere oplysningerne, om nødvendigt fra førerhuset. Det sparer tid og reducerer indtastningsfejl og manglende data.

Fra sprogbarrierer til flersprogede instruktioner

Et VMS viser automatisk sikkerhedsregler og praktiske oplysninger på chaufførens eget sprog. Teksten kan suppleres med piktogrammer eller videoer, der tydeligt forklarer køreruter, obligatoriske værnemidler og på- og aflæsningsprocedurer. Chaufføren bekræfter digitalt, at han har læst instruktionerne og accepterer dem.

Fra spredt kommunikation til notifikationer i realtid

Så snart en chauffør er tjekket ind, modtager planlæggeren, lageret eller den ansvarlige medarbejder automatisk en notifikation. De kan med det samme se, hvem der er ankommet, til hvilken tur, og om alle påkrævede dokumenter er i orden. Løse telefonopkald og forvirring mellem port, planlægning og lager er ikke længere nødvendige.

Fra køer til bedre planlægning af læsseramper

Ved at integrere check-in ved porten med planlægningen af læsseramperne kan en chauffør sendes direkte til den rigtige ventezone eller læsserampe. Er rampen stadig optaget, får han besked, så snart han må køre frem. Det forhindrer unødvendige omveje, kø og lang ventetid på området.

Sådan fungerer et effektivt check-in-system til chauffører

En effektiv check-in-proces guider chaufføren trin for trin: fra forhåndsregistreringen, til han forlader området.

Trin 1: Forhåndsregistrering

Med et digitalt system til besøgsregistrering kan chaufføren registreres på forhånd. Planlæggeren, vognmanden eller chaufføren selv udfylder de nødvendige kontakt-, køretøjs- og turdata, som chaufførens navn, nummerpladen, det forventede ankomsttidspunkt og læssereferencen. Derefter modtager chaufføren en unik QR-kode, som han hurtigt kan registrere sig med ved ankomsten. For uanmeldte chauffører er en separat registrering ved ankomsten fortsat mulig.

Trin 2: Identitets- og dokumentkontrol

Via en integration med automatisk nummerpladegenkendelse (ANPR) kan nummerpladen genkendes ved bommen og kobles til forhåndsregistreringen. Ved også at integrere besøgsregistreringen med adgangskontrollen på logistikområdet kan bommen åbne automatisk efter en godkendt kontrol.

Om nødvendigt kan chaufføren scanne sit kørekort eller identitetsdokument. Læssereferencen og relevante ADR-dokumenter indsendes digitalt og kan derefter kontrolleres. Bed kun om de oplysninger, der er strengt nødvendige. En identitetskontrol er ikke det samme som at gemme en fuld kopi af et kørekort eller pas. Indstil derfor passende adgangsrettigheder og opbevaringsperioder i overensstemmelse med GDPR.

Trin 3: Flersprogede sikkerhedsinstruktioner

Chaufføren får automatisk vist alle nødvendige oplysninger, som instruktioner og sikkerhedsregler, på det rigtige sprog. Tekst, piktogrammer og videoer kan blandt andet tydeliggøre køreruter, obligatoriske værnemidler og på- og aflæsningsprocedurer. Derefter bekræfter chaufføren digitalt, at han har læst instruktionerne.

Trin 4: Ankomstnotifikation

Når check-in er gennemført, modtager planlæggeren, lageret eller den ansvarlige medarbejder automatisk en notifikation. Mangler der et dokument, eller ankommer chaufføren for tidligt eller for sent, bliver afvigelsen straks markeret.

Trin 5: Tildeling af læsserampe

Ved at koble dit VMS til planlægningen af læsseramperne får chaufføren automatisk tildelt en ventezone eller læsserampe. Instruktionerne vises på skærmen eller sendes pr. sms.

Chaufføren kan desuden modtage et midlertidigt besøgsbadge eller en digital QR-kode. Med den kan han registrere sig ved den tildelte læsserampe, hvorefter hans status automatisk opdateres, og på- eller aflæsningsteamet får besked.

Er rampen stadig optaget, bliver chaufføren i den anviste ventezone, indtil han får lov til at køre frem. På den måde kan medarbejderne følge status for hver lastbil i realtid.

Trin 6: Digitalt check-ud

Efter på- eller aflæsning afsluttes aktiviteten, og afgangstidspunktet registreres. Tilstedeværelsesoverblikket og besøgsdataene opdateres automatisk. Dermed er det altid klart, hvilke chauffører og køretøjer der stadig befinder sig på området.

De vigtigste fordele ved digital chaufførregistrering

Et digitalt check-in-system forbedrer ikke kun de interne processer, men gør også ankomsten enklere og mere overskuelig for chaufførerne.

Fordele for virksomheden

• Kortere ventetid: Lastbilerne ekspederes hurtigere, hvilket forbedrer trafikken på området.
• Mindre administration: Data skal ikke længere indtastes eller overføres manuelt hver gang.
• Bedre planlægning af læsseramper: Planlæggerne kan se, hvilke chauffører der er ankommet, og kan tildele læsseramper mere effektivt.
• Mere kontrol: Dokumentkontroller, sikkerhedsbekræftelser og besøgsdata registreres digitalt.
• Opdateret tilstedeværelsesoverblik: Medarbejderne ved altid, hvilke chauffører og køretøjer der befinder sig på området.
• Bedre indsigt: Rapporter over check-in-tider, ventetider, gennemløbstider og spidsbelastninger gør det muligt at forbedre processerne målrettet (bemanding, tidsvinduer, planlægning af læsseramper).

Fordele for chauffører

• Hurtigere registrering: Chaufførerne kan udfylde deres data på forhånd og om nødvendigt tjekke ind fra førerhuset.
• Instruktioner på eget sprog: Sikkerhedsregler og praktiske oplysninger er lettere at forstå.
• Mindre usikkerhed: Chaufføren ved på forhånd, hvad der forventes af ham efter ankomsten.
• Klar ruteinformation: Instruktioner om ventezoner og læsseramper deles direkte.
• Lettere afgang: Pålæsning, aflæsning og check-ud foregår med mindre ventetid og papirarbejde.

Tjekliste til digital besøgsregistrering i logistikken

Et effektivt check-in-system til lastbilchauffører understøtter hele ankomstflowet. Vær opmærksom på disse funktioner, når du vælger et VMS til chaufførregistrering:

• Forhåndsregistrering af vognmanden eller chaufføren
• Mobilt check-in med QR-kode
• Registrering af kontakt-, køretøjs- og turdata
• Mulighed for integration med systemer til nummerpladegenkendelse, identitetskontrol og yard management
• Digital kontrol af kørekort, læssereference og relevante ADR-dokumenter
• Flersproget brugerflade, instruktioner og sikkerhedsregler
• Digital bekræftelse af instruktioner og dokumenter
• Midlertidigt besøgsbadge eller QR-kode til registrering ved læsserampen
• Automatiske notifikationer til planlægning, lager eller vært
• Et alternativt flow for uanmeldte chauffører
• Digitalt check-ud og registrering af afgangstidspunktet
• Realtidsoverblik over chauffører og køretøjer på området
• Konfigurerbare adgangsrettigheder og opbevaringsperioder
• Dataanalyse og rapportering om check-in-tider, ventetider, gennemløbstider og spidsbelastninger

Vælg frem for alt et system, der passer til dine eksisterende logistikprocesser og er nemt at bruge for både chauffører og medarbejdere.

Konklusion

Ifølge undersøgelser mister lastbilchauffører 117 til 209 timer om året på grund af ventetid hos kunder. Sådan behøver det ikke at være. Et VMS erstatter tunge, manuelle processer med et strømlinet digitalt system til check-in af chauffører. Det betyder kortere ventetid, mindre manuelt arbejde og færre frustrationer.

Med et VMS kan du blandt andet:

• forhåndsregistrere chauffører og transporter;
• registrere køretøjs-, kontakt- og turdata;
• indsamle dokumenter og digitale bekræftelser;
• tilbyde flersprogede sikkerhedsinstruktioner;
• automatisk informere planlægning, lager eller vært;
• se i realtid, hvilke chauffører og køretøjer der er til stede;
• registrere afgangen digitalt;
• opbevare besøgsdata centralt;
• integrere chaufførregistreringen med blandt andet systemer til nummerpladegenkendelse, identitetskontrol og yard management.

På den måde skaber du et hurtigere, mere sikkert og mere overskueligt ankomstflow for både dine medarbejdere og chaufførerne.

Klar til en lettere chaufførregistrering? Prøv Vizito til logistik gratis i 14 dage, eller book en demo.