Derfor bliver kontaktløs check-in standard i receptionen

Et kontaktløst besøgsregistreringssystem er en digital, cloudbaseret løsning, der automatiserer registrering, verifikation og opfølgning på besøgende helt uden fysisk kontakt. Med teknologier som QR-koder, biometrisk verifikation og mobilapps tjekker de besøgende ind fra deres egen telefon i stedet for at skrive i en besøgsbog eller røre ved en fælles skærm. Det giver bedre hygiejne, hurtigere check-in, bedre sikkerhed og en bedre oplevelse for den besøgende.

Sådan fungerer kontaktløs besøgsregistrering

Kontaktløs besøgsregistrering opstod som svar på et voksende behov for hygiejniske løsninger uden berøring, ikke mindst i kølvandet på covid-19. Idéen er den samme som bag den automatiske papirdispenser, der kom nogle årtier tidligere. Hvor et klassisk VMS kan kræve, at du taler med en receptionist eller rører ved en fælles skærm, er kontaktløse systemer bygget til at holde den fysiske kontakt nede.

Når en besøgende ankommer, behøver ingen receptionist at tage imod med en besøgsbog eller en tablet med berøringsskærm. Den besøgende bruger i stedet sin egen telefon til at scanne en QR-kode eller følge et link, der fører gennem et digitalt check-in. Undervejs kan systemet klare identitetskontrol, foto, digital underskrift på juridiske dokumenter, sundhedsspørgsmål og udstedelse af besøgskort, uden at nogen rører ved noget fælles.

De vigtigste fordele ved at gå kontaktløst

Fordelene ved kontaktløs besøgsregistrering rækker langt ud over hygiejnen. Her er de vigtigste:

Hurtigt check-in fjerner køen i receptionen

Den langsomme dans i receptionen er slut: skriv her, vent der, og med lidt held når du dit møde til tiden. Med kontaktløs besøgsregistrering bliver receptionen en hurtig indgang. Den besøgende scanner en QR-kode eller trykker et par gange på telefonen og er inde. Lange køer og ventetid forsvinder stort set.

Digitale registreringer erstatter besøgsbogen i papir

Skal du finde oplysningerne om hr. Sørensens besøg i sidste uge? Held og lykke med at bladre gennem stakken af besøgsbøger. Et kontaktløst besøgsregistreringssystem gør registreringen til en database, du kan søge i. Du ved præcis, hvem der er i huset, hvorfor de er der, og hvor længe de har været der.

Biometri og QR-koder løfter sikkerheden

Før i tiden var sikkerheden lige så stærk som din evne til at opdage en tvivlsom underskrift eller et udløbet id. Med kontaktløse systemer er verifikationen gået fra gætværk til metode. Biometri, QR-koder og forhåndsregistrering sikrer, at kun de rigtige kommer ind ad døren. Du får ikke bare den besøgendes navn, men et digitalt spor, der er langt mere pålideligt end en kruset note. Det gør det lettere at følge, hvem der kommer og går, og sværere for uvedkommende at komme ind.

Personlige velkomster bevarer det menneskelige

At noget er kontaktløst, gør det ikke upersonligt. Du kan sætte dine egne velkomsttekster, tilpassede instruktioner og vejvisning op i dit kontaktløse VMS. Det fungerer som en virtuel concierge, der husker dine besøgende og får dem til at føle sig ventet.

Receptionen kan koncentrere sig om værtskabet i stedet for papirarbejdet

Kontaktløse systemer mindsker ikke bare den fysiske kontakt. De frigør også dine folk i receptionen fra skranken. De kan nu bruge tiden på det, de er bedst til: at tage godt imod, hjælpe med konkrete spørgsmål og repræsentere virksomheden. Resultatet er medarbejdere, der ikke drukner i gentagelser, og som derfor er mere engagerede og skaber en mere imødekommende stemning. For engagerede medarbejdere er mere villige til at give den ekstra service, der gør indtryk på de besøgende.

Automatisk check-in giver medarbejderne bedre balance

Besøgsregistreringssystemer spiller også en rolle for balancen mellem arbejde og fritid. I en hverdag, hvor hvert minut tæller, giver de et tiltrængt pusterum fra administrationen.

Når check-in og check-ud er automatiseret, slipper medarbejderne for gentagen indtastning. De kan planlægge og styre deres tid bedre, og det overarbejde, der opstår, når møder skrider eller besøgende skal behandles manuelt, bliver mindre. Arbejdsdagen bliver enklere, og der bliver plads til opgaver med mere mening.

Sådan vælger du det rigtige kontaktløse VMS

Kontaktløse besøgsregistreringssystemer er ikke ens, og forskellen ligger i detaljerne. Her er en tjekliste, der hjælper dig med at vælge:

• Gør dine behov op - Lad være med at blive blændet af funktioner, og se først på, hvad du har brug for. Vil du imponere kunderne med moderne teknologi, eller er det vigtigste at kunne håndtere mange besøgende? Svaret styrer valget.
• Se på supporten - Selv de bedste systemer driller engang imellem. Sørg for, at der sidder nogen klar til at hjælpe, så du ikke står med et dyrt stykke teknik, der ikke virker.
• Tjek, om det spiller sammen med det, du har - Systemet skal kunne arbejde sammen med din nuværende opsætning, hvad enten det er overvågningskameraer, adgangskontrol eller alarmsystemer. En god integration betyder en enklere drift og mindre besvær for dit IT-team.
• Prioritér sikkerheden - Du skal have en digital beskyttelse, der er stærk nok til at holde de forkerte ude, og enkel nok til dem, der skal bruge den.
• Tænk på fremtiden - Vælg et system, der ikke bare passer i dag, men også kan følge med. Om det er et pludseligt spring i antallet af besøgende eller flere kvadratmeter, skal systemet kunne klare det.

Værktøjer og teknologier til kontaktløs besøgsregistrering

Der er flere teknologier, der driver den kontaktløse besøgsregistrering frem, og hver af dem har sine egne styrker.

Enkeltstående værktøjer til kontaktløst check-in

QR-koder til hurtigt check-in fra mobilen

QR-koden er blevet selve symbolet på kontaktløs teknologi i besøgsregistrering. Styrken ligger i, at den er enkel og findes overalt. Med ét scan fra en telefon kan den besøgende starte sit check-in, udfylde formularer og få sit digitale besøgskort. Det går hurtigt, det er rent, og det er effektivt. Du skal blot sikre dig, at den QR-kodegenerator, du vælger, er pålidelig og nem at bruge, så er du klar til at gøre et godt førstehåndsindtryk.

Ansigtsgenkendelse til hurtig og sikker identifikation

Ansigtsgenkendelse bruges ikke længere kun til at låse telefonen op. I besøgsregistrering giver den en hurtig og sikker måde at identificere folk på. Værktøjet matcher den besøgendes ansigt med det foto, der er uploadet på forhånd, så du ved, at den, der registrerede sig, også er den, der træder ind. Og for den besøgende er det en oplevelse helt uden hænder og besvær.

RFID-brikker til adgangskontrol med mange besøgende

RFID-brikker (Radio Frequency Identification) er en anden god mulighed i kontaktløs besøgsregistrering. Brikkerne kan lægges ind i besøgskort eller armbånd og aflæses på afstand, så adgangskontrollen går hurtigt og let. De er især nyttige ved arrangementer og på steder med mange besøgende, hvor de gør det lettere at styre store menneskemængder.

Samlede platforme, der kombinerer flere kontaktløse funktioner

Vizito - et fleksibelt, cloudbaseret besøgsregistreringssystem

Vizito står stærkt som en cloudbaseret løsning til besøgsregistrering. Det er ikke bare et system, men en oplevelse, du selv former. Om det er til kontorer, skoler eller byggepladser, tilpasser Vizito sig omgivelserne. Med funktioner som print af besøgskort, underskrift af aftaler og foto er alt det basale dækket. Appen kan desuden brandes, så du kan lægge din visuelle identitet ind i besøgsoplevelsen og give et professionelt og sammenhængende indtryk fra første øjeblik.

Sådan implementerer du et kontaktløst besøgsregistreringssystem

Det er ikke gjort med at sætte lidt smart udstyr op. Der er både forhindringer at komme uden om og valg, der skal tænkes igennem.

Balancen mellem sikkerhed og de besøgendes privatliv

Biometri og registrering af data er godt for sikkerheden, men det kan give rynkede pander på privatlivsfronten. Balancen kræver gennemsigtige politikker og klar kommunikation til de besøgende. De skal forstå, hvilke data der bliver indsamlet, hvad de bruges til, og at de bliver beskyttet med respekt for privatlivet.

Støtte til medarbejdere og besøgende i overgangen

En veloplært reception eller helpdesk gør overgangen til et kontaktløst system både enklere og hurtigere. Den kan eventuelt understøttes af værktøjer som integrationer til Slack, der sender alle supporthenvendelser om systemet direkte ind i Slack, eller af chatbots, der svarer med det samme. Den slags støtte er afgørende, når både dit team og dine besøgende skal igennem de første småproblemer og spørgsmål. Husk, at selv den mest intuitive teknologi skal læres, så en hurtig support er nøglen til et godt førstehåndsindtryk og til tilfredshed på den lange bane.

Evaluér løbende, og tilpas undervejs

Teknologien flytter sig hurtigt. Evaluér jævnligt, hvordan dit kontaktløse besøgsregistreringssystem klarer sig. Saml feedback fra besøgende og medarbejdere, og vær klar til at justere. Om det er en ændring i brugerfladen, en opdatering af softwaren eller en ny funktion, er det evnen til at tilpasse sig, der holder systemet relevant og effektivt.

Overvej at bruge en platform til at indsamle kundefeedback. Du får med garanti meget af den, og en fast platform gør det langt enklere at gennemgå og følge op.

Fremtidens besøgsregistrering er kontaktløs

Det var et kig ind i den kontaktløse besøgsregistrering. Den er effektiv, den er sikker, og den er ganske enkelt behagelig at have med at gøre. Uanset om du driver et hotel, et kontor eller en boligejendom, er det en opgradering, det er svært at komme uden om. Så lad os tage skridtet ind i fremtiden, ét kontaktløst check-in ad gangen.

Vil du mærke, hvad et moderne besøgsregistreringssystem kan gøre for din reception, så prøv Vizito i en prøveperiode på 14 dage. Skriv til os i chatten, eller book en demo, og hør hvordan Vizito kan hjælpe din virksomhed.