14 spændende IoT-anvendelser til kontoret

IoT (Internet of Things) forandrer kontorer ved at automatisere belysning, klima, sikkerhed og besøgsregistrering med forbundne sensorer og enheder. De 14 anvendelser her, fra intelligent belysning der tilpasser sig dagslyset, til bevægelsesaktiverede overvågningskameraer og automatiske lagersystemer, hjælper virksomheder med at sænke energiregningen, øge produktiviteten, styrke sikkerheden og skabe mere behagelige arbejdspladser. Her er, hvad IoT kan på dit kontor.

• Hvad er IoT på kontoret?
• 7 IoT-anvendelser fra Vizitos kontor
• 7 flere IoT-anvendelser til kontoret
• Fordele ved IoT på kontoret
• Risici og udfordringer ved IoT på kontoret

Sådan fungerer IoT på et kontor

Internet of Things (IoT) er et netværk af forbundne enheder og sensorer, der kommunikerer og deler data over internettet. Kort sagt breder IoT internetforbindelsen ud fra de sædvanlige enheder som computere og telefoner til en lang række hverdagsting. Enhederne har teknologi indbygget, så de kan arbejde sammen og tale med hinanden, og det er det, der gør dem “intelligente”.

På kontoret handler IoT om intelligente enheder og systemer, der automatiserer opgaver, overvåger forholdene og giver indsigt baseret på data. Formålet er at gøre hverdagen mere effektiv, sikker og produktiv og at få medarbejderne til at trives.

Internet of Things på kontoret bygger på sensorer, der indsamler forskellige typer data: hvor mange er der i lokalet, hvad er temperaturen og luftkvaliteten, hvor meget dagslys er der. Data sendes over trådløse netværk, og systemet sætter automatisk handlinger i gang ud fra oplysningerne. Er nogen gået ind i mødelokalet? Så tænder lyset automatisk, medmindre der er dagslys nok. Er temperaturen for høj? Så går ventilationen i gang, og så videre.

Syv IoT-anvendelser fra Vizitos eget kontor

Hos Vizito spiller Internet of Things en vigtig rolle i hverdagen og har gjort vores kontor til en intelligent, effektiv og sikker arbejdsplads. Herunder er 7 centrale eksempler fra vores eget kontor.

Intelligent belysning, der tilpasser sig tilstedeværelse og dagslys

Vi tager intelligent belysning et skridt videre med et fuldt automatisk system, der tilpasser sig både tilstedeværelse og dagslys.

Hvordan fungerer det? Om morgenen, når den første medarbejder kommer, tænder lyset automatisk, hvis der ikke er dagslys nok. Når den sidste går om aftenen, slukker det. Systemet reagerer også på lysniveauet udenfor og justerer lyset indenfor hen over dagen, så det passer til dagslyset.

Vi har desuden intelligente gardiner, der automatisk går for ved direkte sol, så lysforholdene og komforten er i orden hele dagen.

Om aftenen lyser LED-lamper vores skiltning op. Som du nok kan gætte, er også det automatiseret: lyset tænder ved solnedgang og slukker to timer senere eller klokken 22 om vinteren.

Automatisk klimastyring til komfort og energibesparelser

God luftkvalitet og en behagelig temperatur er afgørende for produktiviteten. Ingen arbejder godt, når de har det for varmt, for koldt eller indånder indelukket luft. Hos Vizito lader vi intelligent kontorteknologi klare det for os.

Vores automatiske klimastyring holder de rigtige forhold døgnet rundt. Intelligente sensorer holder øje med luftkvaliteten og sender besked, hvis noget er galt. Varme og køling justerer sig automatisk efter, hvor mange der er i lokalet, luftkvaliteten og temperaturen inde og ude.

Sådan har alle det godt, samtidig med at vi sparer energi. Win-win!

Sjove kontorsignaler: det grønne lys klokken 17

Ind imellem er det sjovt at lege lidt på kontoret. Vi er glade for den finurlige funktion, vi kalder “klokken 17”. Når arbejdsdagen slutter, præcis klokken 17, bliver lyset på kontoret grønt, et muntert signal om, at det er tid til at gå hjem.

Og når en ny kunde tegner et abonnement online, går lyset et skridt videre og bliver til et regnbuefarvet show, mens en fængende melodi fejrer det nye medlem af Vizito-familien.

Det er de små ting, der gør arbejdsdagen sjovere. Har du selv sjove IoT-tricks på kontoret? Del dem gerne, vi vil rigtig gerne høre, hvordan du får lidt glæde ind på arbejdspladsen!

Bevægelsessensorer styrer lys, kameraer og kaffe

Vizitos kontor er fyldt med bevægelsessensorer, og det gør hverdagen lettere. Gå ind i et rum, og lyset tænder automatisk, når der er brug for det. I køkkenet justerer lyset sig ikke bare, kaffemaskinen tænder også og er klar til at brygge den næste kop. I mødelokalet tændes både lys og præsentationsskærm, så alt er klar til mødet.

Udenfor har vi sat bevægelsessensorer op for sikkerhedens skyld. Registreres der bevægelse, aktiveres overvågningskameraerne automatisk, så der hele tiden holdes øje med ejendommen.

Beskeder i realtid om åbne døre, vandskader og strømsvigt

Vores systemer sender besked i realtid, når noget kritisk sker. Er en dør eller et vindue for eksempel efterladt åbent, når alle er gået, får vi besked med det samme. Det samme gælder røgalarmer og vandskader, hvor beskeden kommer straks, så vi kan reagere hurtigt.

Ved strømsvigt får vi besked, når nødstrømsanlægget (UPS) går i gang, og vi har så omkring to timer til at løse problemet, inden batteriet er tomt. Alle sensorer kører på batteri, og batteriniveauet overvåges løbende. Er en sensors batteri ved at være fladt, sender systemet en besked, så der ikke kommer overraskelser.

Med beskeder i realtid kan vi løse problemerne, inden de vokser sig store, og kontoret forbliver trygt og sikkert.

Intelligente låse styrer, hvem der kommer ind hvornår

Hos Vizito bruger vi intelligente låse fra Salto KS til at styrke sikkerheden og styre adgangen til kontoret. Med dem kan vi give tidsbestemt adgang til forskellige brugere. Medarbejderne kan for eksempel ikke komme ind i weekenden, mens rengøringen kun har adgang på de dage, de skal gøre rent.

Vi kan også følge, hvem der går ind og ud, med detaljerede logs, der viser præcise tidspunkter. Ved nødsituationer eller uventede leveringer kan vi endda låse døren op på afstand for redningsfolk eller kurerer.

Data om pladsudnyttelse giver bedre styring af aktiverne

Alle systemerne ovenfor giver os værdifuld indsigt i, hvordan kontoret bliver brugt. De oplysninger er meget nyttige. Hvilke kontorer, mødelokaler, telefonbokse og andre rum bliver brugt mest? Ved at analysere brugen kan vi se, om vi har for mange eller for få rum, og det gør det lettere at træffe beslutninger om at udvide eller skære ned.

Bliver bestemte mødelokaler for eksempel brugt for lidt, kan det være et tegn på, at vi kan skære ned eller bruge rummet til noget andet. Er de omvendt konstant booket, kan det være et tegn på, at vi skal udvide. Den datadrevne tilgang gør, at vi kan indrette kontoret klogere og udnytte pladsen bedst muligt.

Syv flere IoT-anvendelser til bedre produktivitet

Uanset hvor stor din virksomhed er, om det er en startup eller en stor koncern, rummer IoT enorme muligheder. Her er nogle flere spændende IoT-anvendelser:

Automatisk booking af mødelokaler med tilstedeværelsessensorer

Du har sikkert prøvet det: mødelokalet, du troede du havde booket, er optaget, og du står og skal finde et ledigt lokale i sidste øjeblik. Med et automatisk bookingsystem hører det problem fortiden til.

Intelligente sensorer holder løbende øje med, om lokalerne er optaget, så du kan se de ledige mødelokaler i en app. Med ét klik booker du et lokale til dit møde. Når mødet er slut, frigives lokalet automatisk til andre. Sådan får du mest muligt ud af hvert lokale, helt uden stress.

Intelligente skriveborde, der husker den enkeltes indstillinger

Deler du skrivebord med andre, kender du besværet med at skrue og justere, hver gang du sætter dig. Med et intelligent skrivebord er det slut. Bordene har sensorer, der automatisk justerer efter dine ergonomiske behov, uanset om du sidder eller står. Tryk på en knap eller brug en app, og bordet indstiller sig til din højde og dine indstillinger. Du kan også gemme personlige indstillinger for forskellige brugere, så delte borde bliver helt uproblematiske.

Intelligente skærme, der opdaterer sig selv efter kalenderen

Er du nogensinde kommet ind i en kontorbygning og blevet mødt af en skærm, der vidste præcis, hvad du havde brug for? Det er styrken ved digital skiltning koblet til IoT. Mulighederne er uendelige. Intelligente skærme opdaterer sig automatisk efter kalenderen, planlagte arrangementer eller tidspunktet på dagen. Det kræver bogstavelig talt ingen indsats, gør kommunikationen på kontoret enkel og effektiv og er en god måde at imponere de besøgende på.

Har du for eksempel et møde i kalenderen, behøver du ikke printe skilte eller skynde dig at opdatere en whiteboard. Skærmen uden for lokalet kan automatisk vise dagsordenen, en deltagerliste og endda en personlig velkomsthilsen til kunden. Skal lokalet skiftes i sidste øjeblik? Intet problem, systemet opdaterer i realtid.

Eller skal du dele nyheder fra virksomheden, for eksempel et kommende arrangement eller en flot præstation? Skærmen opdaterer sig automatisk, så alle er med, uden at indbakken fyldes med beskeder.

Når dagen er slut, kan skærmen automatisk gå i energisparetilstand eller vise et “Vi ses i morgen!”.

Intelligente kaffemaskiner, der husker dine præferencer

Der er ikke noget, der samler kolleger som kaffemaskinen. Det er det perfekte sted at få snakket og hentet ny energi. Med en kaffemaskine drevet af IoT bliver kaffepausen endnu bedre. Medarbejderne kan bestille deres yndlingskaffe i en app, inden de overhovedet træder ind i køkkenet. Slut med at vente, cappuccinoen eller espressoen er klar præcis i tide. Medarbejderne kan desuden gemme deres egne præferencer, så de får den ideelle kop hver gang.

Den intelligente kaffemaskine holder også øje med sine egne forsyninger. Er der ved at være tomt for bønner eller mælk? Så sender maskinen automatisk besked til den ansvarlige eller bestiller endda selv nyt.

Uanset om det handler om at få de sidste nyheder eller bare at holde en pause, står der altid en perfekt kop kaffe klar med en intelligent kaffemaskine.

Besøgsregistrering koblet til IoT giver sikkerhed og personlig velkomst

Digital besøgsregistrering har fuldstændig ændret måden, virksomheder tager imod deres gæster på. Papirlister og ventetid ved skranken hører fortiden til. Systemer som Vizito giver en strømlinet oplevelse, hvor besøgende nemt tjekker ind, og værterne får besked i realtid. Det gør ikke kun check-in mere effektivt, det styrker også sikkerheden.

Kobler du systemerne sammen med IoT, tager du det et skridt videre. Ved at forbinde forskellige enheder og sensorer kan du lægge nye lag af sikkerhed og personlig velkomst oveni. Forestil dig et system, hvor den besøgendes identitet bekræftes med avanceret ansigtsgenkendelse, eller hvor intelligente besøgskort og armbånd følger bevægelserne inden for bestemte områder. Intelligente låse kan give adgang til de rum, gæsten må komme i. Og ved check-in kan en personlig velkomsthilsen møde gæsten på den intelligente skærm, du har sat op i receptionen (måske efter at have læst råd nummer 3 i dette afsnit).

Automatiske lagersystemer, der selv bestiller varer hjem

Er du træt af at løbe tør for kontorartikler på det mest ubelejlige tidspunkt? IoT-baserede lagersystemer kan lave om på det. De intelligente løsninger holder automatisk øje med kontorets forsyninger og bestiller hjem, når der er brug for det.

Sensorer følger lagerbeholdningen i realtid. Når beholdningen når en fastsat grænse, får du besked, eller systemet bestiller selv. Slut med at bekymre sig om at løbe tør for printerpapir, kuglepenne eller kaffekapsler.

Systemerne giver desuden detaljerede rapporter og analyser af forbrugsmønstre. Det hjælper dig med at træffe kvalificerede beslutninger om indkøb og budget, så du hverken har for meget eller for lidt på lager. Bruges bestemte varer for eksempel oftere, tilpasser systemet de kommende bestillinger til efterspørgslen.

Stedbestemte opgavepåmindelser udløst af bevægelsessensorer

Opgavepåmindelser drevet af IoT er ikke særlig udbredte endnu, men de fungerer stort set som andre intelligente kontorenheder, for eksempel automatisk belysning. Idéen er enkel: sensorer registrerer, at en medarbejder er i et bestemt område, og udløser automatiske påmindelser om vigtige opgaver, der haster.

Går en medarbejder for eksempel ind i printerrummet, kan vedkommende få besked om at skifte toner eller rense maskinen. Træder nogen ind i serverrummet, kan de blive mindet om at tjekke temperaturen eller udføre rutinevedligehold. På lageret kan påmindelser udløses om at bestille varer hjem eller kontrollere beholdningen.

Den store fordel er, at vigtige opgaver ikke længere bliver glemt, fordi teknologien minder om dem præcis, når og hvor der er brug for det.

Fordelene ved IoT på kontoret

Når du ser på eksemplerne ovenfor, er det tydeligt, at systemerne giver mange fordele. Men gevinsterne rækker langt ud over bekvemmelighed og komfort. Bruger du IoT klogt og effektivt i din virksomhed, kan det få stor betydning på lang sigt.

Besparelser gennem automatisk energi- og opgavestyring

Ved at automatisere rutineopgaver kan du spare betydelige beløb. Hvordan? Intelligente systemer til belysning, ventilation og sikkerhed kan køre selv og justere indstillingerne ud fra data i realtid. Det forhindrer, at lyset står tændt i tomme lokaler, eller at klimaanlægget kører uden grund. Det sparer ikke bare energi, det fjerner også manuelt arbejde. En win-win-situation.

Bæredygtig energistyring mindsker dit klimaaftryk

Bæredygtighed står højt på listen hos mange virksomheder, men i en travl hverdag når det ikke altid øverst på dagsordenen. Som nævnt ovenfor kan flere IoT-anvendelser på kontoret spare energi uden at kræve meget tid eller besvær. Vil du mindske klimaaftrykket yderligere, kan du optimere energiforbruget ved at kortlægge det præcist og bruge de indsamlede data til mere effektiv energistyring og en mere bæredygtig drift.

Intelligente låse og kameraer styrker sikkerheden i realtid

IoT styrker sikkerheden på kontoret med intelligente låse, kameraer og alarmsystemer, der kan overvåges og styres på afstand. De forbundne enheder giver beskeder i realtid og gør det muligt at reagere hurtigt på mulige trusler, så arbejdspladsen bliver tryggere.

Et arbejdsmiljø tilpasset den enkelte løfter produktiviteten

IoT gør det muligt at skabe et arbejdsmiljø, der er tilpasset den enkelte. Med intelligent belysning, klimastyring og hæve-sænke-borde kan medarbejderne indrette deres arbejdsplads, som de vil have den. Resultatet? Bedre komfort og højere produktivitet.

Styr på aktiverne giver bedre fordeling af ressourcerne

IoT giver også solide muligheder for at holde styr på kontorets aktiver. Virksomheder kan følge udstyrets tilstand, lagerbeholdningen og endda medarbejdernes bevægelser på kontoret. Den datadrevne tilgang hjælper med at fordele ressourcerne bedre og undgå tab og spild.

Indsigt fra data forbedrer driften af kontoret

De data, IoT-enhederne indsamler, giver værdifuld indsigt i, hvordan kontoret fungerer. Uanset om det handler om energistyring, vedligehold af udstyr, lagerstyring, pladsudnyttelse eller sikkerhedshændelser, kan analysen af data hjælpe dig med at træffe kvalificerede beslutninger, der gør driften mere effektiv, forbedrer processerne eller løfter arbejdsmiljøet.

Fjernstyring af kontorets systemer hvorfra som helst

Endelig gør IoT det muligt at styre kontorets systemer på afstand. Vigtige funktioner som at justere termostaten, holde øje med overvågningskameraer eller styre energiforbruget kan klares stort set hvorfra som helst. Fleksibiliteten og bekvemmeligheden har aldrig været større.

Risici og udfordringer ved IoT på kontoret

Internetsikkerhed er et stort emne, og selv om Internet of Things på kontoret giver mange fordele, følger der også nogle udfordringer med.

Forbundne enheder skaber mulige sikkerhedshuller

En af de største risici ved IoT er hacking og uautoriseret adgang. Hver forbundet enhed er et muligt hul, som hackere kan udnytte. For at undgå brud på følsomme data eller uautoriseret kontrol over kritiske systemer må virksomheder gribe ind i tide. Hos Vizito sikrer vi os med stærke krypteringsprotokoller, multifaktorgodkendelse og løbende opdatering af vores IoT-enheder, så sårbarhederne bliver lukket.

Du kan læse mere om sikkerhed på arbejdspladsen i denne guide til at beskytte din virksomhed og dine mennesker.

Nedbrud kan stoppe de automatiske processer

IoT giver automatisering og bekvemmelighed, men også større afhængighed af teknik. Systemfejl og nedbrud kan stoppe driften, lige fra belysning og ventilation til sikkerhedsovervågning.

Virksomheder bør derfor have backupsystemer klar og jævnligt teste, at de tager over, så nedbrud og tekniske fejl forstyrrer mindst muligt. Hos Vizito har vi installeret en 4G-modtager som backup, hvis internettet eller Wi-Fi skulle svigte.

Overvågning af medarbejdere rejser spørgsmål om privatliv

IoT-enheder overvåger ofte medarbejdernes adfærd, enten ved at følge bevægelser med sensorer eller ved at måle produktivitet med intelligente systemer. For at håndtere de etiske spørgsmål om medarbejdernes privatliv er klare privatlivspolitikker og åben kommunikation afgørende.

Sikker opbevaring af data er afgørende

IoT-enheder producerer store datamængder, som skal opbevares sikkert og håndteres ordentligt. Skybaserede løsninger til sikker opbevaring og behandling af data sammen med kryptering og faste backups kan forhindre, at data bliver håndteret forkert eller går tabt.

IoT ændrer det moderne kontor

For alle, der driver eller arbejder i en virksomhed, er styrken i Internet of Things svær at overse. IoT forandrer det moderne kontor, og hvem vil ikke gerne have lidt komfort som automatisk lys eller en nybrygget kop kaffe, præcis som man kan lide den?

Men IoT handler selvfølgelig om mere end komfort. Fra intelligent klimastyring til avancerede sikkerhedssystemer og indsigt baseret på data giver IoT på kontoret nyskabende løsninger, der gør hverdagen mere effektiv, styrker sikkerheden og hjælper virksomheder med at optimere driften.

I takt med at arbejdspladsen udvikler sig, er det vigtigt for virksomheder at undersøge de IoT-løsninger, der kan gøre hverdagen enklere og kontoret klogere og tryggere. Med IoT kan virksomheder sænke omkostningerne og give både medarbejdere og besøgende en bedre oplevelse.

Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed, så prøv Vizito i en gratis prøveperiode på 14 dage. Skriv til os, eller book en demo, og hør hvordan Vizito kan forbedre din reception.