Fremtidens kontor: hvad du kan forvente, og hvordan du forbereder dig

Fremtidens kontor bliver hybridt, grønt og drevet af teknologi. Fleksible arbejdspladser afløser faste skriveborde, intelligent bygningsteknologi styrer indeklima og lys automatisk, AI klarer de gentagne opgaver, og CO2-neutral drift bliver normen. Hologrammer, VR-møder og endda 3D-printede bygninger er på vej. Her er 7 vigtige tendenser, og sådan forbereder du din organisation.

Arbejdspladsen forandrer sig på flere områder det næste årti:

1. Fleksible kontorer
2. Intelligente bygninger
3. CO2-neutrale kontorbygninger
4. Robotter og AI
5. Hologrammer
6. AR, VR og metaverset
7. 3D-printede bygninger

7 måder arbejdspladsen forandrer sig på det næste årti

COVID-19 var et vendepunkt for kontorkulturen. Tingene var allerede begyndt at ændre sig i årene før, men pandemien satte fart på revolutionen. Der er ingen vej tilbage: forandringerne fortsætter i de kommende år. Her er, hvad du kan forvente:

Fleksible kontorer afløser faste skriveborde og kontorbokse

I 2015, år før verden hørte om COVID-19, spurgte Fast Company arkitektfirmaet Perkins+Will, hvordan de så kontorbygninger udvikle sig frem mod 2025. Interiørarkitekten Hakee Chang sagde noget nærmest profetisk: “Hvis teknologien vokser eksponentielt, bliver den allestedsnærværende… Vi kan arbejde overalt og hvor som helst. Måske bliver kontoret det sted, folk gerne vil samles - et sted, hvor man genfinder forbindelsen til sine kolleger, samarbejdspartnere og andre mennesker.”

Har pandemien lært os én ting, er det netop, at vi kan passe vores arbejde alle steder fra. Mens virksomheder verden over blev tvunget til at holde lukket, sad milliarder af mennesker og arbejdede hjemmefra. Ved køkkenbordet eller i sofaen, i nogle tilfælde med skrigende børn i baggrunden, i pyjamas eller med katten på skødet. Men arbejdet blev gjort, og vigtigst af alt, til manges overraskelse: produktiviteten var lige så høj.

Nøgletal fra Korn Ferry:

• 32 % af medarbejderne vil aldrig tilbage på kontoret på fuld tid
• 74 % af medarbejderne har mere energi og fokus hjemme end på kontoret
• 36 % af medarbejderne overvejer et nyt job, fordi pandemien ændrede deres ønsker og forventninger

Det, der har ændret sig, er, at de seneste år lærte medarbejderne, hvad de vil have: en bedre balance mellem arbejde og fritid, mere frihed og fleksibilitet, mere tid til familie, venner og fritidsinteresser, mindre transport, arbejde hvor og hvornår det passer, og et kontor, man tager på for at møde kollegerne.

Og det er præcis kontorets nye rolle. Hjemmekontoret er det ideelle sted til at klare de individuelle opgaver, mens arbejdspladsen handler om meningsfulde forbindelser mellem mennesker: møder, brainstorm, kurser og de tilfældige møder med kollegerne. Det er også et sted at holde pause fra de mange onlinemøder og den endeløse strøm af e-mails, beskeder og opkald, møde kollegerne i virkeligheden og nyde en kop kaffe sammen.

I de fleste virksomheder er en eller anden form for hybridarbejde, hvor arbejdstiden bliver delt mellem kontoret og hjemmet, allerede blevet det nye normale. Nu skal arbejdspladsen bare følge med.

For det første kan kontoret være mindre, fordi ikke alle medarbejdere er der samtidig. Flere og flere virksomheder går væk fra faste skriveborde og indfører ‘hot desking’, hvor medarbejderne sætter sig ved en ledig plads, eller ‘office hoteling’, hvor arbejdspladsen skal reserveres. Der bliver sat skabe op til de personlige ting.

Det giver mere plads til fællesarealer. Fremtidens kontor består ikke kun af mødelokaler med kameraer, mikrofoner og skærme til hybride møder, men også af afslapningszoner, grønne områder og stillezoner.

Ifølge ejendomsbranchen betyder kontorets nye rolle som mødested også et farvel til de såkaldte ‘fun offices’, der er så populære i Silicon Valley. Techgiganter som Amazon og Google og mange startups havde en tendens til at bygge arbejdsmiljøet op om sjov. Og sådan opstod bordtennisborde, klatrevægge, rutsjebaner, fitnessrum og endda sovepladser på arbejdspladsen.

Men nu vokser erkendelsen af, at alle de velmenende frynsegoder slet ikke gør medarbejderne gladere, men bare holder dem længere på arbejde. Derfor smider virksomhederne i stigende grad bordtennisbordene ud.

Intelligente bygninger med IoT-automatik og digitale services

Internet of Things vinder frem. Enhver, der træder ind i en virksomhedsbygning, ser straks fordelene. En intelligent kontorbygning er en arbejdsplads, der kombinerer forskellige databaserede og digitalt understøttede services, som gør medarbejderne mere effektive, giver dem en bedre oplevelse, sparer penge og energi og tilfører bygningen værdi.

Funktioner i intelligente bygninger, der vinder frem:

• Intelligent parkering: medarbejdere og besøgende kan reservere en p-plads på forhånd i en app. Når de ankommer, får de adgang via nummerpladegenkendelse.
• Digital besøgsregistrering: gæsterne tjekker nemt selv ind på en tablet. Værten får automatisk besked.
• Office hoteling: medarbejderne kan reservere en arbejdsplads i en app eller se, hvor optaget der er.
• Intelligent styring af indeklimaet: sensorer indsamler oplysninger i realtid om, hvor mange der er i lokalerne, og varme og ventilation bliver styret automatisk.
• Intelligent belysning: lyset slukker automatisk, når der ikke er nogen i lokalet. Det giver enorme energibesparelser.
• Intelligente printere: der bliver automatisk bestilt ny toner, når den er ved at slippe op.
• Digitale assistenter: derhjemme er assistenter som Siri og Alexa allerede godt etableret. I takt med at teknologien bliver bedre, er der god grund til at forvente det samme på kontoret.
• Booking af mødelokaler: apps kan anbefale det mødelokale, der passer bedst, eller lægge mødet i kalenderen automatisk.

Vizito tilbyder et komplet system til besøgsregistrering, som gør din reception klogere. Et intelligent besøgsregistreringssystem er den bedste måde at gøre receptionen mere effektiv på og samtidig gøre et godt indtryk på dine besøgende.

Vil du se, hvordan et besøgsregistreringssystem kan gøre din reception bedre, kan du prøve Vizito i en gratis prøveperiode på 14 dage. Skriv med os i chatten, eller book en demo, og oplev alle fordelene ved Vizito.

CO2-neutrale kontorbygninger drevet af vedvarende energi

193: så mange klimasager blev der anlagt mod virksomheder i 2021. Klimabevidstheden vokser, og virksomheder, der ikke deler den, kan forvente kraftige protester. De mest kendte eksempler er de amerikanske oliegiganter ExxonMobil og Chevron, som har mødt boykot fra deres egne aktionærer og utilfredse investorer, fordi de ikke kunne fremlægge en strategi for en fremtid med lavere CO2-udledning.

Tallene er kun en forsmag på det, der kommer. Folk accepterer ikke længere virksomheder, der er ligeglade med samfundet eller klimaet. Og den holdning vinder også frem i erhvervslivet selv. Medarbejderne vil forfølge et andet formål end overskud. Kunderne kræver, at deres leverandører tager hensyn til klimaet og driver forretning ordentligt. Investorer, partnere, kunder, medarbejdere: alle vender ryggen til virksomheder, der ikke satser på bæredygtighed.

Heldigvis er flere og flere virksomheder bevidste om deres CO2-aftryk og lægger planer for en mere klimavenlig drift. At ansætte en bæredygtighedsansvarlig, begrænse rejser, bruge mindre papir og lade folk arbejde hjemmefra er blot nogle af de tiltag, virksomheder kan tage.

Fremover forventes flere og flere kontorbygninger at blive CO2-neutrale ved selv at producere strøm. Et godt eksempel er The Edge i Amsterdam, som ifølge det britiske vurderingsbureau BREEAM er verdens grønneste bygning. Bygningen producerer mere strøm, end den bruger, ved hjælp af solpaneler med LED og masser af sensorer.

Vil du vide mere om, hvordan du sænker din virksomheds CO2-aftryk? Her er 8 måder, virksomheder kan være med til at bekæmpe klimaforandringerne på.

Robotter og AI overtager de gentagne opgaver, ikke jobbene

Siger man ‘fremtidens arbejdsplads’, tænker man straks på robotter. Nej, maskinerne har ikke overtaget alle vores job om ti år. Men de kommer til at spille en vigtig rolle i vores daglige opgaver. Og det er kun godt.

Forsvinder nogle job så ikke? Sandsynligvis. Men historien har vist, at arbejdsmarkedet altid tilpasser sig den teknologiske udvikling. De job, der forsvinder, bliver opvejet af nye, der opstår.

Endnu vigtigere: medarbejderne bliver befriet for de ensformige, gentagne og sløvende opgaver og kan koncentrere sig om det arbejde, der kræver et menneske. De kan bruge deres kreativitet, deres strategiske og analytiske blik og deres følelsesmæssige intelligens fuldt ud, og det giver mere meningsfulde og engagerende job med flere muligheder for at vokse.

De kommende år venter vi stigende investeringer i kunstig intelligens (AI) på arbejdspladsen. De data, AI-værktøjer genererer, kan føre til bedre beslutninger og bedre resultater. Nogle eksempler:

• Læger kan bruge AI til at analysere journaler og scanninger og stille præcise diagnoser
• Advokater kan hurtigt gennemgå hundredvis af retssager og finde præcedens
• I et ingeniørmiljø kan AI bruges til at analysere processer og forudsige, hvor der kan opstå fejl

Hologrammer kan bygge bro mellem kontoret og hjemmet

De mange digitale nyskabelser giver et hav af muligheder på arbejdspladsen. Og det bliver nødvendigt, hvis virksomhederne skal holde fast i de sociale bånd og samarbejdet i takt med, at folk arbejder mere hjemmefra. Ifølge en undersøgelse fra Buffer føler 24 procent af dem, der arbejder hjemme, sig ensomme i perioder. 21 procent har svært ved at holde motivationen, og 17 procent oplever problemer med samarbejde og kommunikation.

De sædvanlige onlinemøder og Slack-kanaler er ikke nok til at løse det problem. Der skal noget helt andet til, hvis kløften mellem medarbejderne på kontoret og derhjemme skal lukkes.

Ifølge nogle betyder det problem det endelige gennembrud for hologrammer. Hologrammer er projektioner af digitale 3D-billeder. De har længe været brugt i showbusiness, men der er også muligheder på arbejdspladsen.

Flere techvirksomheder, blandt andet Microsoft og Google, kappes om at udvikle et system, der passer til arbejdspladsen. Medarbejdere, der arbejder hjemmefra, ville så kunne projicere sig selv ind på kontoret eller i mødelokalet. Fordi selv ansigtsudtryk og andet kropssprog ville være synligt, ville det virke, som om man reelt var til stede i rummet.

VR, AR og metaverset forandrer samarbejdet på afstand

Andre tror mere på metaverset som en virtuel verden, hvor medarbejdere kan mødes og samarbejde, uanset hvor de er. Den mest kendte, men langtfra eneste, pioner er Meta, Facebooks moderselskab, der ser metaverset som afløseren for nutidens internet.

De vigtigste begreber forklaret:

Der findes allerede mange XR-værktøjer, og der er taget store skridt de seneste år. I nogle brancher, for eksempel underholdning, forsvar og industriel oplæring, er teknologierne allerede allestedsnærværende. Læger, piloter og kirurger træner med VR- og AR-headsets. Og Meta har for nylig lanceret et værktøj, der lader virksomheder holde møder i VR: Horizon Workrooms.

Fremover forventes XR at få en fremtrædende plads på kontorer og arbejdspladser verden over. Takket være underholdningsbranchens førerposition bliver omkostningerne presset ned. Billige HMD’er (head mounted displays) som Samsung Gear VR og Google Cardboard giver alle mulighed for at opleve virtuelle verdener. Intet ser ud til at stå i vejen for udbredt brug både på arbejdet og derhjemme.

Forventet brug af XR på arbejdspladsen i fremtiden:

• Deltag som 3D-avatar i virtuelle møder med kolleger fra hele verden
• Tag på virtuelle kurser: læger under uddannelse kan stå virtuelt ved siden af en kirurg, der opererer i en anden del af verden
• Tag arbejdet med overalt: på en solskinsdag kan du for eksempel arbejde på stranden og samtidig være virtuelt til stede på kontoret

3D-printede kontorbygninger er allerede virkelighed

En 3D-printet kontorbygning lyder som noget fra en science fiction-historie. Men det er det ikke. Det sker faktisk allerede.

I 2016 åbnede verdens første 3D-printede kontorbygning i Dubai. Det tog 17 dage at printe betonbygningen lag for lag og 48 timer at rejse den. Pris: 140.000 dollar.

Der er nok ikke stor sandsynlighed for, at vi alle arbejder i 3D-printede bygninger om 10 år. Alligevel kan det være begyndelsen på en revolution i måden, kontorer og andre bygninger bliver tegnet på. 3D-print vinder tydeligt frem, og teknologien lister sig stille ind i byggebranchen. Se bare MX3D’s 3D-printede bro i Amsterdam.

3D-print giver også medarbejderne mulighed for at printe eller tilpasse kontorartikler, på kontoret eller hjemme, så de passer til deres egne behov.

6 skridt, der forbereder din organisation på fremtidens arbejdsplads

Der er ingen vej tilbage: fremtidens kontorbygning er hybrid, grøn og fyldt med teknologi. Sådan forbereder du dig:

1. Tag hybridmodellen til dig. Om du kan lide det eller ej, er fremtiden hybrid. Tænk på de fordele, den giver, ikke bare dine medarbejdere, men også dig.

2. Se på medarbejdernes behov med friske øjne. Vil du holde dine folk glade og motiverede, er en tilbagevenden til den gamle arbejdskultur ikke en mulighed. Fremtidens arbejdspladser sætter et godt arbejdsmiljø og en god kontoroplevelse i centrum: muligheder for uddannelse, mangfoldighed, politikker for sundhed og sikkerhed, personalegoder som barsel, børnepasning, sundhedsforsikring…

3. Gentænk fordelingen af arbejdet mellem kontor og hjem. Hvilke opgaver kræver fysisk tilstedeværelse? Hvilke faser af et projekt foregår på kontoret, og hvilke foregår hjemme?

4. Indret kontoret fremtidssikret. Kontorbokse og rækker af skriveborde viger for områder til samarbejde, mødelokaler med skærme og grønne zoner. Tag medarbejderne med i processen. Stil for eksempel prøveopstillinger op i en del af kontoret, og bed dine folk om at melde tilbage.

5. Invester i teknologi, der sparer tid, penge og energi. Sensorer til intelligent lys, intelligent styring af indeklimaet og digital besøgsregistrering er blot nogle få eksempler.

6. Rekrutter og uddan folk med fremtidens kompetencer. En ny måde at arbejde på betyder, at medarbejderne skal udvikle nye kompetencer for at leve op til forventningerne. Uddannelse og efteruddannelse bliver stadig vigtigere. Ifølge World Economic Forum (WEF) er det disse kompetencer, der får større betydning det næste årti:

• Analytisk tænkning og innovation
• Aktiv læring og læringsstrategier
• Løsning af komplekse problemer
• Kritisk tænkning og analyse
• Kreativitet, originalitet og initiativ
• Lederskab og social indflydelse
• Brug, overvågning og styring af teknologi
• Design af teknologi og programmering
• Robusthed, stresstolerance og fleksibilitet
• Ræsonnement, problemløsning og idéudvikling
  

Her er en hurtig guide, der får dig godt på vej mod en kontorkultur, hvor oplevelsen af arbejdet står i centrum. Fremtidens kontorbygning sætter hybridarbejde, bæredygtighed, teknologi og automatisering, fleksibilitet og en tilgang, der handler om mennesker som individer, i centrum. Er du klar til fremtiden?

Vil du danne dig et indtryk af, hvordan digital besøgsregistrering kan hjælpe din virksomhed med at vokse, kan du prøve Vizito i en gratis prøveperiode på 14 dage. Skriv med os i chatten, eller bed om en demo, og hør, hvordan Vizito kan gøre din reception bedre.

Har du flere spørgsmål? Her er de typiske spørgsmål om digital besøgsregistrering - og vores svar.