7 enkle idéer, der forbedrer din reception

Du kan forbedre din reception ved at holde den ren og ryddelig, sætte planter ind, bruge et digitalt besøgsregistreringssystem, investere i behagelige møbler, tilbyde noget at drikke, bytte ugebladene ud med gode bøger og lade din visuelle identitet træde frem. Forskningen viser, at en besøgende danner sit førstehåndsindtryk på 7 sekunder. De ændringer her hjælper dig med at få mest muligt ud af den tid.

En mulig kunde besøger din virksomhed for første gang. Når vedkommende træder ind i receptionen, ser han sig omkring et øjeblik for at få et indtryk af stedet. Så går han hen til skranken, hvor receptionisten er i gang med at hjælpe andre gæster. Der er gået 7 sekunder.

Er det umuligt at efterlade et professionelt, venligt og moderne indtryk på så kort tid? Nej, det er det ikke. Små og enkle ændringer i receptionen bringer dig langt.

Læs videre, eller spring direkte til et af rådene:

1. Ryd op
2. Få lidt grønt ind
3. Brug et besøgsregistreringssystem
4. Invester i behagelige møbler
5. Tilbyd noget at drikke
6. Væk med ugebladene, brug gode bøger i stedet
7. Vis din visuelle identitet

Hvad består en velfungerende reception af?

Inden vi går i gang med de 7 måder at gøre receptionen bedre på, er det vigtigt at vide, præcis hvilket område vi taler om.

En reception er den del af kontoret, hvor du tager imod besøgende, og hvor de kan sætte sig og vente på deres vært.

Størrelsen på området står som regel i forhold til virksomhedens størrelse. Det samme gælder det beløb, du er villig til at bruge på at indrette den.

Det basale i en reception:

• En receptionsskranke
• Gode stole til receptionisten eller receptionisterne
• Behagelige siddepladser til gæsterne
• Et bord til bøger, eller hvor besøgende kan lægge deres ting, mens de venter

Hold receptionen ren, ryddelig og fri for rod

Mindre er mere: den gyldne regel gælder også i receptionen. Vi kan ikke understrege nok, at receptionen er din virksomheds visitkort. Ét blik giver den besøgende en mængde information.

Har du en lille reception proppet med møbler og unødvendig pynt, eller er det et pænt og ryddeligt rum, indrettet så det virker, og hvor du får mest muligt ud af pladsen og dagslyset?

Det siger sig selv, at receptionen skal være ren og ryddelig. Forskning viser, at rodede rum kan føre til nedtrykthed og træthed, og at mennesker i rodede omgivelser kan have svært ved at koncentrere sig.

Budskabet er klart: at rydde skranken, tørre støv af bordene og lægge puderne pænt tager kun få minutter, men det gør en stor forskel.

Sæt planter ind, der lyser rummet op og forbedrer luften

Videnskaben har vist det: potteplanter får dig til at få det bedre. En undersøgelse fra NASA har vist, at planter fjerner 87 procent af giftstofferne i luften på 24 timer ved at omdanne kuldioxid til ilt.

Men der er mere. Planter lyser receptionen op og skaber ro. Og det er præcis det, du vil have: afslappede besøgende.

Brug et digitalt besøgsregistreringssystem, og giv et moderne førstehåndsindtryk

Når rammerne er på plads, er det tid til at se på selve oplevelsen for den besøgende. En god måde at gøre et professionelt og moderne indtryk på er at bruge et besøgsregistreringssystem.

At skrive i en besøgsbog i papir føles måske som en lille ting for dine gæster, men i en tid med automatisering og databeskyttelse gør du ikke længere et godt indtryk med et så forældet system. Med en digital løsning til besøgsregistrering overgår du dine gæsters forventninger.

De skal bare tjekke ind på en tablet, så får værten besked med det samme. Oveni forsvinder køen ved skranken. Imens kan din receptionist koncentrere sig om de opgaver, der virkelig betyder noget: at tage godt imod de besøgende.

Vizito er et komplet besøgsregistreringssystem, der gør din reception klogere. Et velfungerende besøgsregistreringssystem er den bedste måde at holde sikkerheden i top og samtidig imponere de besøgende. Nogle virksomheder går hele vejen til selvbetjening med en virtuel reception, der klarer check-in døgnet rundt.

Vil du se, hvordan et besøgsregistreringssystem kan forbedre din reception, kan du prøve Vizito i en prøveperiode på 14 dage. Skriv til os i chatten, eller book en demo, og se alle fordelene.

Invester i ergonomiske og behagelige møbler til dem, der venter

Skal dine besøgende vente på deres vært i receptionen, kan du lige så godt gøre ventetiden behagelig. En hyggelig reception giver glade og afslappede gæster.

Det afgørende her er gode møbler. Gå ikke kun efter et flot udtryk, men tænk også på komforten. Du vil ikke have, at dine besøgende forlader virksomheden med ondt i ryggen og hovedpine. Når du tænker på ergonomien, viser du, at virksomheden tager sundhed og sikkerhed alvorligt.

Derfor er det vigtigt selv at afprøve møblerne først: kan du sidde godt i dem i 30 minutter uden at synke for dybt ned i hynderne?

Flere råd til en imødekommende stemning:

• Lys. Få mest muligt ud af dagslyset. Er der ikke noget, så find en god balance mellem hvide og gule lamper, der efterligner dagslys.
• Musik. Der er ikke noget som musik til at sætte et godt humør i gang, og det gælder også i receptionen. Musik kan mindske stress og smerte og forbedre både tanke og motorik, men vigtigst af alt skaber musik en behagelig stemning. Musik ændrer desuden vores oplevelse af tid. Så hvis du er bekymret, fordi dine gæster skal vente lidt, kan musik være løsningen.

Tilbyd noget at drikke og lidt at spise, så gæsterne falder til ro

Hvad giver en varmere følelse end en kop kaffe? Det er altid rart at tilbyde sine besøgende noget at drikke og lidt at spise. Det får dem til at falde til ro og viser, at virksomheden tænker på dem.

Har du en stor virksomhed med mange besøgende, kan du ikke altid nå at servere for alle. Den perfekte løsning er en selvbetjeningsbar, hvor de besøgende selv kan tage en kop kaffe eller te, lidt at spise eller et stykke frugt, mens de venter.

Læs mere

Når det gælder om at gøre et godt indtryk på besøgende, kommer du langt med en god reception. Men din receptionist spiller også en hovedrolle. Se de vigtigste kompetencer en receptionist har brug for, for at din virksomhed kan stråle.

Byt de slidte ugeblade ud med bøger, der passer til dit brand

Ligger der stadig ugeblade i din reception, er det nu, de skal ud. Gennembladrede blade med æselører ser ikke bare triste og rodede ud. De fortæller også dine gæster, at du ikke gør dig særlig meget umage for dem.

I stedet for aviser og ugeblade kan du investere i nogle flotte bøger. De ser bedre ud, de holder længere, de er mere interessante, og de er ikke slidt op efter et par uger.

Bøgerne giver dig også mulighed for at sende et bestemt budskab eller vise tankerne bag din virksomhed. Brug det klogt, og vælg bøger, der passer til dit brand.

Lad din visuelle identitet træde frem i hele receptionen

Receptionen er din virksomheds visitkort, og det må du gerne tage helt bogstaveligt. Receptionen skal udstråle din organisations identitet og visuelle udtryk. Gør den ikke det, forvirrer det de besøgende.

Forestil dig for eksempel, at du lige har været til møde i en virksomhed, hvor husfarverne er rød og hvid. Det ville føles forkert, hvis receptionsskranken i samme virksomhed var malet grøn. Et andet eksempel er en besøgsbog i papir i receptionen hos en virksomhed, der kalder sig innovativ.

For at undgå det er det vigtigt at skabe visuelle signaler, der fortæller om dit brand og viser din identitet. Nogle måder at gøre det på:

• Sæt ting med dit logo på skranken og bordene
• Mal væggene i virksomhedens farver
• Vis virksomhedens logo på skærme
• Brug dit logo i dit besøgsregistreringssystem

Med de råd er du godt i gang. Nu har du en idé om, hvad der kendetegner en moderne reception. Følger du rådene, gør du med garanti et professionelt og behageligt førstehåndsindtryk på alle dine gæster. Hvilke idéer går du i gang med?

Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed med at vokse, så prøv Vizito i en prøveperiode på 14 dage. Skriv til os i chatten, eller book en demo, og hør hvordan Vizito kan forbedre din reception.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 mest almindelige spørgsmål om digital besøgsregistrering, og vores svar.