Sådan gør digital besøgsregistrering din arbejdsplads sikrere

Et besøgsregistreringssystem gør arbejdspladsen sikrere på syv centrale måder: kontrol med de besøgendes adgang, besked med det samme ved ankomst, besøgskort der ikke kan manipuleres, evakuering i nødsituationer, digital underskrift af aftaler, beskyttelse af de besøgendes data og screening for sundhedsrisici. Receptionen er dit første forsvar, og et digitalt system lukker de sikkerhedshuller, som kameraer og alarmer ikke kan klare alene.

Adgangskontrol for besøgende med digital registrering

Den første måde, et besøgsregistreringssystem øger sikkerheden på, er ved at styre strømmen af mennesker ind og ud. Alle, der kommer ind i bygningen, skal registrere sig, når de går ind eller ud. På den måde ved du præcis, hvem der er på lokationen på et hvilket som helst tidspunkt.

De besøgende bliver også bedt om at oplyse nogle personoplysninger, for eksempel telefonnummer og e-mail, og de kan få taget et billede. Oplysningerne bliver gemt i skyen. Det kan i sig selv afholde folk med ondsindede hensigter fra at gå ind.

Besked til værten med det samme, når en besøgende ankommer

Folk kommer og går i virksomheder, sådan er det. Et besøgsregistreringssystem sender med det samme en besked til værten, når gæsten er ankommet. Beskeden kan sendes som:

• SMS
• E-mail
• Besked i apps som Slack eller Teams

Så uanset om du er på kontoret eller ej, ved du med det samme, når nogen dukker op i receptionen. På den måde kommer besøgende aldrig til at vente længe, og du har fuldt overblik over, hvem der er hvor i bygningen.

Læs mere

Hvad er et besøgsregistreringssystem?

Sådan kommer du i gang med et besøgsregistreringssystem på under 30 minutter

Besøgskort, der ikke kan manipuleres

Besøgskort, der bliver udfyldt i hånden, kan nemt blive væk, misbrugt eller forfalsket. Med et besøgsregistreringssystem kan din besøgende printe et besøgskort, der ikke kan manipuleres.

Hvert besøgskort indeholder:

• Foto af den besøgende - Så alle på stedet nemt kan se, hvem det er
• Oplysninger om den besøgende - Navn, virksomhed og formålet med besøget
• Værtens navn - Klar dokumentation for, hvem den besøgende skal mødes med
• Udløbsdato - Forhindrer, at besøgskortet bliver brugt igen

Evakuering i nødsituationer med data i realtid

Alle virksomheder gør en indsats for sikkerheden på deres område. Men en nødsituation kan altid opstå.

Uden et gnidningsfrit check-in og check-ud er der mange huller i din evakueringsplan. Med et besøgsregistreringssystem kan receptionen med det samme give besked til alle i bygningen, hvis der udbryder brand, hvis en uvedkommende kommer ind, eller i enhver anden nødsituation. Sikkerhedsinstrukser kan sendes nemt, og evakueringen kan forløbe roligt.

Læs mere

De 10 vigtigste kompetencer enhver receptionist har brug for

5 tendenser i facility management, der skiller sig ud i 2022

5 myter om digital besøgsregistrering

Digital underskrift af aftaler og dokumenter

Skal dine besøgende underskrive en formular eller en aftale? Med et besøgsregistreringssystem kan du lade dem underskrive fortrolighedsaftaler, sikkerhedsinstrukser eller virksomhedens regler digitalt. Oplysningerne bliver derefter gemt i skyen. Når dokumenterne kommer fra én samlet digital platform, går det hurtigere, og reglerne bliver overholdt bedre.

Sikker databeskyttelse kontra besøgsbogen i papir

Modsat en besøgsbog i papir garanterer digital besøgsregistrering, at fortrolige oplysninger er sikre. De vigtigste forskelle:

Efter registreringen bliver alle oplysninger hurtigt og sikkert gemt i databasen.

Sundhedsscreening, der beskytter medarbejdere og besøgende

I mange virksomheder er alt tilbage til normalen efter coronakrisen. Kundemøder, bestyrelsesmøder og netværksarrangementer kan afvikles som før pandemien. Medarbejderne er tilbage, og det samme er leverandørerne til kantinen, kaffen og automaterne. Måske har du håndværkere, der bygger dine kontorer om, så de passer til de nye tendenser med fleksibelt arbejde og hybridarbejde.

Kort sagt er der travlt i virksomhederne igen. Og hver eneste besøgende, du tager imod, er en potentiel smittespreder af COVID-19.

Besøgsregistreringssystemer er blevet uundværlige, når medarbejdernes og de besøgendes sundhed og sikkerhed skal beskyttes. De kan hjælpe med at screene besøgende, og hvis der opstår et udbrud, ved du præcis, hvem du skal give besked.

Sikkerheden i dine bygninger, for dine medarbejdere og for dine besøgende er en topprioritet i enhver organisation. Det hele starter i receptionen. Et solidt besøgsregistreringssystem kan ruste din virksomhed mod alle tænkelige sikkerhedsrisici. Og større tryghed hænger igen sammen med bedre engagement og bedre præstationer hos medarbejderne. Sikkerhed er kun en del af billedet. Vil du se på selve processen, så læs om de syv typiske fejl, når du tager imod besøgende på arbejdspladsen.

Hos Vizito tager vi sikkerhed alvorligt. Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed, så prøv Vizito i en gratis prøveperiode på 14 dage, eller skriv med os i chatten om, hvordan Vizito kan gøre din reception bedre.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 typiske spørgsmål om besøgsregistreringssystemer - og vores svar.