5 måder et besøgsregistreringssystem sparer din reception tid på

Et besøgsregistreringssystem (VMS) sparer tid og gør arbejdspladsen mere effektiv på fem centrale måder: strømlinet digitalt check-in, kontaktløst check-in, automatiske beskeder til værten, overblik over besøgende i realtid og integreret adgangskontrol. Tilsammen fjerner funktionerne de manuelle arbejdsgange, forkorter ventetiden og styrker sikkerheden - og det gør et fleksibelt og velanmeldt VMS til en investering, der betaler sig for enhver virksomhed.

• Strømlinet check-in
• Kontaktløst check-in
• Automatiske beskeder til værten
• Overblik over besøgende
• Integreret adgangskontrol

Digitalt check-in erstatter besøgsbogen i papir og forkorter ventetiden

Et besøgsregistreringssystem gør det muligt at erstatte den tunge besøgsbog i papir med et gnidningsfrit digitalt check-in, og det forkorter den tid, en besøgende bruger på at tjekke ind, markant. Gæsten indtaster selv sine oplysninger, enten i en intuitiv selvbetjeningskiosk eller kontaktløst ved at scanne en QR-kode.

Når den besøgende ankommer, får værten straks en automatisk besked og kan tage imod i receptionen. Det strømlinede forløb forkorter ikke bare ventetiden, det giver også et flot førstehåndsindtryk, så gæsten føler sig set og godt behandlet.

Imens kan dine folk i receptionen koncentrere sig om andre vigtige opgaver. Med et VMS kan du gøre check-in endnu bedre:

• Forhåndsregistrering - send gæsten en invitation med detaljerne om besøget og en unik QR-kode, som kan scannes ved ankomsten
• Egne check-in-formularer - indsaml præcis de oplysninger, du har brug for, tilpasset dine krav
• Scanning af id - den besøgende scanner sit legitimationsbevis, og systemet udfylder formularen automatisk, hvilket sparer tid og giver færre fejl
• Print af besøgskort med det samme - besøgskort med foto, navn og relevante oplysninger gør det nemt for medarbejderne at genkende og holde styr på de besøgende

QR-kode og kontaktløst check-in giver en tryggere oplevelse

Besøgsregistreringssystemer har udviklet sig og rummer i dag kontaktløst check-in, som er både sikrere og mere effektivt for den besøgende. De mest udbredte kontaktløse metoder er:

• QR-koder - ved forhåndsregistreringen får den besøgende en personlig kode på e-mail eller SMS. Koden scannes i kiosken eller på tabletten, og check-in sker uden fysisk kontakt.
• Mobilapps - den besøgende klarer hele check-in på sin smartphone
• Ansigtsgenkendelse - biometrisk teknologi genkender automatisk besøgende, der har været der før

Når du tager de nye funktioner i brug, styrker du ikke bare sikkerheden. Du giver også den besøgende en mere gnidningsfri og behagelig oplevelse, der bliver husket. Med kontaktløst check-in viser du, at din virksomhed prioriterer både de besøgendes og medarbejdernes trivsel.

Automatiske beskeder til værten fjerner manuel opfølgning

En besøgende tjekker ind, og systemet giver straks værten besked. Beskeden kan sendes på e-mail, SMS, Slack eller enhver anden platform, du har integreret. Den direkte kommunikation forkorter ventetiden for den besøgende og strømliner hele check-in.

Funktionen fjerner også behovet for, at receptionisten skal ringe rundt eller sende beskeder manuelt, og det sparer tid for dine folk i receptionen.

Overblik i realtid erstatter besøgsbøger og regneark

Du kan sige farvel til at lede i bunker af papir eller spredte regneark efter oplysninger om besøgende. Et besøgsregistreringssystem registrerer og gemmer data digitalt, og det giver flere fordele:

• Data om besøgende i realtid - følg besøgsaktiviteten, og se hvem der er hvor i virksomheden på et hvilket som helst tidspunkt. Det styrker sikkerheden og gør det muligt at reagere hurtigt i en nødsituation
• Detaljerede rapporter - lav rapporter om besøgshistorik og nøgletal på ingen tid, så din virksomhed kan træffe bedre beslutninger
• Nemme audits - find alle oplysninger om besøgende hurtigt frem, når der skal auditeres eller gennemgås data
• Overholdelse af databeskyttelsesreglerne - gem oplysninger om besøgende sikkert og digitalt, så du lever op til regler som GDPR
• Effektivitet hele vejen rundt - erstat de manuelle metoder med et automatisk system, der gør arbejdspladsen mere effektiv

Integration med adgangskontrol automatiserer sikker ind- og udgang

Et besøgsregistreringssystem kan nemt integreres med dit eksisterende adgangskontrolsystem, så besøgende kommer gnidningsfrit ind og ud, samtidig med at sikkerheden i bygningen bliver bedre.

Sådan fungerer integreret adgangskontrol:

• Automatisk adgang - når en besøgende tjekker ind, giver systemet automatisk adgang til bestemte områder i bygningen ud fra aftalen eller formålet med besøget
• Håndhævelse af lukkede områder - gæsten kan kun komme ind, hvor der er givet adgang, og det højner sikkerheden
• Ingen manuel håndtering af nøgler og kort - det tidskrævende arbejde med fysiske nøgler og kort forsvinder
• Samlet overvågning - ét system gør det lettere at følge besøgsaktiviteten og reagere hurtigt på sikkerhedsbrud og nødsituationer
• Bedre oplevelse for den besøgende - forvirring og forsinkelser omkring adgang forsvinder, så gæsten kan koncentrere sig om selve besøget

Vil du læse mere om sikkerhed og tryghed på arbejdspladsen, så se vores artikler om sikkerhed på arbejdspladsen, bedre sikkerhed med et VMS, sikkerheden i din fødevarevirksomhed og greb til din besøgspolitik.

Et besøgsregistreringssystem gavner din virksomhed på mange måder. Du sparer tid, og samtidig bliver arbejdspladsen både mere effektiv og mere sikker. De nye løsninger kan løfte din forretning til et nyt niveau.

Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed, så prøv Vizito i en gratis prøveperiode på 14 dage. Skriv med os i chatten, eller book en demo, og lad os tale om, hvordan Vizito kan gøre din reception bedre.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 typiske spørgsmål om besøgsregistreringssystemer - og vores svar.