Besøgsregistrering, der virker for hybride teams og fjernarbejde

Et besøgsregistreringssystem (VMS) på en hybrid arbejdsplads skal kunne mere end at tjekke folk ind. Det skal understøtte digitalt check-in, forhåndsregistrering, automatiske beskeder, overblik i realtid og integration med dine øvrige værktøjer, og samtidig leve op til databeskyttelsesregler som GDPR. Når 83 % af medarbejderne foretrækker hybridarbejde, er det ikke længere valgfrit at tilpasse dit VMS til fleksible arbejdsformer.

Denne artikel gennemgår de teknologier, værktøjer og fremgangsmåder, der får besøgsregistreringen til at passe til hybridarbejde og fjernarbejde.

Fjernarbejde og hybridarbejde: de vigtigste forskelle

Et fjernteam arbejder helt uden for et traditionelt kontor. Medarbejderne kan arbejde hvor som helst fra, hjemmefra, fra en café eller fra den anden side af kloden. Modellen giver stor fleksibilitet, forbedrer balancen mellem arbejde og fritid og øger ofte produktiviteten.

Et hybridt team kombinerer det traditionelle arbejde på kontoret med fjernarbejde. En grafisk designer på et reklamebureau kan for eksempel arbejde hjemmefra nogle dage for at kunne fordybe sig i designet uden forstyrrelser og møde ind på kontoret de andre dage til teammøder og idéudvikling.

Begge modeller kræver, at virksomheder tilpasser deres besøgsregistrering, så den kan håndtere svingende belægning og mange forskellige typer besøgende.

Derfor har en hybrid arbejdsplads brug for et tilpasset besøgsregistreringssystem

Den digitale tidsalder har ændret måden, virksomheder arbejder på. Besøgsregistreringssystemer er gået fra at være besøgsbøger i papir til at være fuldgyldige løsninger, der understøtter en moderne arbejdsstyrke. Med den globale bevægelse mod fjernarbejde og hybride arbejdsformer spiller systemerne nye og vigtige roller.

De vigtigste grunde til at tilpasse dit VMS:

• Effektivitet - digital arkivering erstatter papirbaseret besøgsregistrering, så du får mindre rod og mere plads
• Sikkerhed - stærk kryptering og adgangsstyring pr. bruger beskytter følsomme besøgsdata mod cybertrusler
• Compliance - digitalt arkiveringssoftware hjælper dig med at leve op til kravene om databeskyttelse
• Integration - moderne systemer kobler sig på flere digitale værktøjer og gør hverdagen mere effektiv

De funktioner et hybridklart besøgsregistreringssystem skal have

Funktion	Sådan hjælper den
Digitalt check-in	Besøgende taster selv deres oplysninger ind på en tablet eller en selvbetjeningskiosk, og det giver færre fejl og bedre sikkerhed end en besøgsbog i papir
Forhåndsregistrering	Besøgende udfylder deres oplysninger online, inden de kommer, så check-in går hurtigere, og du kan forberede møde og arbejdsplads
Automatisk print af besøgskort	Besøgskortet printes med det samme efter check-in, så det bliver lettere at identificere folk og styre adgangen
Besked til værten	En automatisk e-mail eller SMS fortæller medarbejderen, at gæsten er ankommet, og det forkorter ventetiden
Sundheds- og sikkerhedsinstrukser	Spørgsmål om symptomer og sikkerhedstjek beskytter besøgende og medarbejdere på arbejdspladsen efter pandemien
Statistik om besøgende	Data om besøgsmønstre hjælper dig med at planlægge arrangementer, håndtere spidsbelastninger og styrke sikkerheden
Integration med digitale værktøjer	Kobl systemet til no-code-værktøjer til automatisering og anden software, så du får dine egne rapporter, dashboards og analyser

Tilpas systemet til de forskellige typer besøgende

På en hybrid arbejdsplads tager besøgsregistreringen imod flere forskellige typer besøgende:

Medarbejdere på fjernarbejde, der kommer på kontoret

Medarbejdere på fjernarbejde er sjældent på kontoret, men de kommer forbi fra tid til anden. Et godt besøgsregistreringssystem håndterer de besøg gnidningsfrit med et hurtigt check-in, nem adgang til det, de skal bruge, og en arbejdsplads, der passer til opgaven.

Eksterne besøgende: kunder, leverandører og entreprenører

Eksterne besøgende kræver omhu. Med en QR-kode bliver deres check-in hurtigt og enkelt: de scanner koden, taster deres oplysninger ind og bliver sendt videre til den, de skal møde. Funktionen er standard i digitale løsninger til besøgsregistrering.

Systemet kan også give den rette medarbejder besked om, at den besøgende er ankommet, så gæsten bliver taget imod hurtigt og professionelt.

Jura og sikkerhed ved digital besøgsregistrering

Når du bruger et besøgsregistreringssystem til en hybrid arbejdsstyrke, rejser der sig nogle juridiske og sikkerhedsmæssige spørgsmål, du bliver nødt til at tage stilling til:

• Databeskyttelse ved digitalt check-in - fortæl de besøgende, hvilke data du indsamler, og hvorfor. Opbevar dem sikkert, del dem aldrig uden samtykke, og slet dem, når de ikke længere er nødvendige. Det er i tråd med databeskyttelsesregler som GDPR.
• Sikkerhed ved virtuelle besøg - virtuelle besøg er mere udbredte i den hybride model. Sørg for, at de foregår med stærk kryptering og sikre mødeværktøjer, så de er beskyttet mod cybertrusler.
• Regler og lovgivning - følg nationale og internationale regler om databeskyttelse, arbejdsmiljø og ligebehandling. Søg juridisk rådgivning, når du designer og udruller et VMS, så du er sikker på at overholde det hele.

Sådan bruger forskellige brancher et VMS i en hybrid hverdag

Produktion: styr på medarbejdere, entreprenører og sikkerhed

Et VMS kan gøre en stor forskel på fabrikker, der skal koordinere medarbejdere, entreprenører og besøgende. De vigtigste fordele er:

• Digital dokumentation - registrer oplysninger om entreprenører og besøgende, kontaktoplysninger, formål med besøget og varighed digitalt, så papirbunkerne forsvinder
• Beredskab - ved brand, kemikalieudslip og andre nødsituationer giver et solidt VMS dig en øjeblikkelig og korrekt liste over alle på lokationen til evakueringsplanen
• Sikkerhed og compliance - besøgende kan underskrive sikkerhedsinstrukser digitalt eller se en sikkerhedsvideo ved check-in, så de kender risikoen på stedet

Hospitaler: patienters privatliv og smittekontrol

Hospitaler får meget ud af et VMS, fordi patientoplysninger er følsomme, og smittekontrollen er stram:

• Styring af besøgsstrømmen - forhåndsregistrer besøgende, planlæg besøgstider, sæt grænser for antal besøgende pr. patient, og opret besøgszoner, så du undgår trængsel og smitterisiko
• Overblik over professionelle besøgende - hold styr på lægemiddelkonsulenter, udstyrsleverandører, entreprenører og medicinstuderende
• Kontaktløst check-in - mindsker risikoen for smitte ved berøring og kan screene besøgende for symptomer eller vaccinationsstatus

Reklamebureauer: kobl systemet til dine projektværktøjer

I en hybrid hverdag er koblingen mellem besøgsregistrering og projektstyring særlig værdifuld:

• Sammenhængende arbejdsgange - når dit VMS er synkroniseret med projektværktøjerne, klarer det forhåndsregistrering af kundebesøg og giver de rigtige kolleger besked
• Nemmere møder - projektværktøjerne strømliner bureauets arbejdsgang ved at fordele opgaver, mens dit VMS styrer oplevelsen for de besøgende
• Opdateringer i realtid - efter mødet kan kundens feedback eller nye ønsker skrives direkte ind i projektværktøjet, så alle har det samme billede

Et moderne VMS er en forudsætning for den hybride model

Det er ikke længere valgfrit at tilpasse besøgsregistreringen til hybridarbejde og fjernarbejde. Det er en nødvendighed. Skiftet fra det traditionelle kontor til fleksible arbejdsformer giver udfordringer, men også mange muligheder.

Med den rigtige teknologi og gennemtænkte funktioner til digital besøgsregistrering kommer virksomheder gnidningsfrit igennem skiftet, får en mere effektiv hverdag og bevarer et sikkert og produktivt arbejdsmiljø. Fremtiden er fleksibel, og med et besøgsregistreringssystem, der kan tilpasses, kan din virksomhed også være det.

Vil du vide, om et moderne besøgsregistreringssystem gør en forskel i din virksomhed? Prøv Vizito med en gratis prøveperiode på 14 dage. Skriv til os, eller book en demo, hvis du vil vide mere!