7 typiske spørgsmål om digital besøgsregistrering

Digital besøgsregistrering sparer tid, fjerner papir og giver kunderne et førstehåndsindtryk, der sidder fast. Den automatiserer check-in, øger sikkerheden og holder data om besøgende sikre og i overensstemmelse med GDPR. Herunder finder du de syv spørgsmål, vi oftest får om besøgsregistreringssystemer, og vores svar på dem.

De vigtigste fordele ved digital besøgsregistrering

Fordelene ved digital besøgsregistrering er mange:

• Tidsbesparelse. Dine receptionister bruger ikke længere tid på at registrere besøgende, føre besøgsbog, printe besøgskort og finde og orientere værter. Det frigiver tid til deres andre ansvarsområder.
• Mindre papir og administration. Besøgsbøger i papir og løse oplysninger om besøgende hører fortiden til. Du styrer alle oplysninger fra alle dine lokationer og bygninger i ét dashboard.
• Sikkerhed. Et system med kontaktløst check-in holder arbejdspladsen sikker. Nogle systemer til digital besøgsregistrering, blandt andet Vizito, lader dine besøgende forhåndsregistrere sig, så de blot skal scanne en QR-kode med deres telefon, når de ankommer.
• Databeskyttelse. Digital besøgsregistrering er sikrere end en papirliste, der ligger fremme i receptionen, hvor besøgende kan se andres oplysninger. Dine besøgendes data behandles og opbevares sikkert efter reglerne i GDPR.
• Design, du selv bestemmer. Med de fleste systemer til digital besøgsregistrering, blandt andet Vizito, kan du tilpasse udtrykket fuldt ud til din egen visuelle identitet. Du kan også dele vigtig information med dine besøgende, for eksempel en sikkerhedsinstruks.

Læs mere Hvad er besøgsregistrering

Oplevelsen for den besøgende: er digitalt check-in nemt at bruge?

Ja, de fleste besøgende synes, at digitalt check-in er nemt og behageligt. Vores kunder fortæller, at deres besøgende er glade for den nye måde at registrere sig på.

Digital besøgsregistrering har tydelige fordele for dine gæster:

• De skal ikke vente på, at en medarbejder tjekker dem ind, men kan gå i gang med det samme
• Besøgende, der registrerer sig på forhånd, skal kun scanne deres QR-kode ved ankomsten, og det sparer tid
• Systemet kan tage imod besøgende på deres eget sprog, så det bliver lettere at udfylde formularen og læse den øvrige information

Erstatter et besøgsregistreringssystem din receptionist?

Nej. De fleste virksomheder vælger Vizito som et supplement til den reception, de allerede har, ikke som en erstatning. Systemet automatiserer en række gentagne og tidskrævende opgaver for en brøkdel af, hvad en ekstra medarbejder koster, så dine receptionister kan koncentrere sig om deres andre ansvarsområder.

Læs mere De 10 vigtigste kompetencer, enhver receptionist har brug for

Installationstid og krav til hardware

De fleste installerer et system til digital besøgsregistrering på en tablet. Vizito findes til Apple iPad og Android-tablets, men fungerer også på en pc med touchskærm. Du kan koble lige så mange enheder til din konto, som du vil.

Systemet er nemt at installere. Du opretter en konto, installerer appen og tilpasser den til dine behov, og det tager kun få minutter. Vizitos team er altid klar til at svare på dine spørgsmål.

Hvilke virksomheder bruger digital besøgsregistrering?

Alle slags virksomheder bruger digital besøgsregistrering, fra små virksomheder til multinationale koncerner. Vizito bruges over hele verden i alle mulige brancher: fra erhvervsvirksomheder over datacentre til hospitaler og universiteter.

Integrationer med dine øvrige systemer

Ikke alle systemer til besøgsregistrering tilbyder integrationer, men mange apps gør, blandt andet Vizito. Du kan synkronisere systemet med Microsoft Entra ID, dine beskedsystemer og meget mere. Du kan for eksempel få dine medarbejdere adviseret automatisk via Teams, Slack, e-mail eller SMS, når deres gæst er ankommet. Hold øje med systemer, der har et API, så du kan bygge dine egne integrationer.

Sådan styrker digital besøgsregistrering sikkerheden

Digital besøgsregistrering er en firewall for din virksomhed. Når besøgende tjekker ind digitalt og oplyser det, du har brug for, ved du til enhver tid, hvem der er i bygningerne. De vigtigste sikkerhedsfunktioner er:

• Screening af besøgende - du kan screene besøgende, inden du giver dem adgang
• Besøgskort med foto - printede besøgskort med foto gør det nemt at se, hvem der er i bygningerne
• Nødalarmer - et system som Vizito lader dig sende en alarm til alle, der er tjekket ind og ikke tjekket ud, ved brand og andre nødsituationer
• Kontaktopsporing - under en epidemi hjælper digital besøgsregistrering med at spore kontakter, hvis nogen bliver syg, så du kan advare dine medarbejdere og deres familier om mulige risikokontakter

Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed med at vokse, så prøv Vizito gratis i 14 dage, eller skriv til os om, hvordan Vizito kan forbedre din reception.