En unik velkomst til alle: 5 typer besøgende og hvordan du tager imod dem

Enhver virksomhed får fem hovedtyper af besøgende, og de skal tages imod på hver sin måde: Vennen (faste samarbejdspartnere og kunder, der føler sig hjemme), Den nye (førstegangsbesøgende, der har brug for vejledning), Den hurtige (bude og chauffører, der sætter pris på fart), Fagpersonen (håndværkere med en opgave, der skal løses) og Turisten (rundvisninger og private gæster, der vil opleve noget). Et digitalt besøgsregistreringssystem hjælper dig med at skræddersy check-in til hver type, så hvert besøg bliver en personlig oplevelse.

Vennen: faste samarbejdspartnere og loyale kunder

Eksempler: Samarbejdspartnere, investorer, loyale kunder

Profil: Om det er en fast kunde, en samarbejdspartner, der ofte kommer forbi til møder, eller en tidligere medarbejder, der stadig har tætte bånd til organisationen, er Vennen et kendt ansigt i virksomheden og føler sig hjemme. Han finder selv rundt i både check-in og bygningen, receptionen kender ham, han hilser på medarbejderne ved navn og er altid frisk på en snak.

Sådan tager du imod: Et hurtigt og forretningsmæssigt check-in passer ikke til Vennen. Tag hellere varmt og hjerteligt imod, og tag dig tid til en uformel snak. Du behøver hverken at forklare check-in eller vise vej. Til gengæld er det vigtigt at anerkende det, han bidrager med, så Vennen føler sig værdsat og som en del af organisationen.

Den nye: førstegangsbesøgende, der har brug for klar vejledning

Eksempler: Jobansøgere, mulige kunder, nye medarbejdere, praktikanter

Profil: Den nye bevæger sig ind på ukendt grund. Det er første gang i din virksomhed, og forventningerne til, hvad der skal ske, fylder ofte meget. Den første oplevelse kan blive afgørende for forholdet fremover. Den nye har måske spørgsmål eller er en smule nervøs, især hvis der er tale om en jobansøger eller en ny praktikant.

Sådan tager du imod: Den nye har brug for klar besked: hvordan fungerer check-in, og hvor skal han hen? En varm og tryg velkomst er afgørende. Tag venligt og informativt imod med ekstra opmærksomhed, så førstehåndsindtrykket sidder fast. Tilpas dig behovet: berolig jobansøgeren med en afslappet samtale, giv den nye medarbejder en rundvisning, og giv den mulige kunde en grundig introduktion til organisationen og dens værdier. Så føler alle nye sig velkomne, værdsatte og godt klædt på.

Læs mere Receptionen er virksomhedens ansigt udadtil. Men får du det fulde udbytte af den? Her er 10 uundværlige elementer i enhver moderne reception. Et godt førstehåndsindtryk og en organisation, der kører. Det er målet for en god receptionist. Se her, hvilke kompetencer enhver receptionist bør have.

Den hurtige: bude og chauffører, der har travlt

Eksempler: Leverandører af kontorartikler, kurerfirmaer, madudbringning

Profil: Den hurtige kommer ind i virksomheden i en fart for at aflevere en pakke, bestilte varer eller frokost, og går igen, så snart leveringen er overstået. De har ofte en stram køreplan og er under tidspres.

Sådan tager du imod: For Den hurtige er effektivitet altafgørende. Han sætter pris på hurtig og gnidningsfri betjening uden unødige forsinkelser. Der er ikke tid til en snak eller til at vente på, at den rigtige person kommer ned og tager imod. Fokus i receptionen er at klare opgaven praktisk og strømlinet. Et hurtigt check-in og check-ud, eventuelt med forudfyldte oplysninger eller en fremskyndet proces, gør arbejdsdagen mærkbart lettere for Den hurtige.

Fagpersonen: håndværkere og teknikere med en opgave

Eksempler: Håndværkere, serviceteknikere, rengøring, sikkerhedsrådgivere, kokke og catering

Profil: Tiden er knap for Fagpersonen. De kommer med en klar opgave i hånden. Om det er reparation, vedligehold eller catering til et arrangement, er besøget målrettet og fokuseret, ofte under pres for at nå det inden for en aftalt tid.

Sådan tager du imod: En gnidningsfri og professionel modtagelse er afgørende, fordi besøget er rent fagligt. Fagpersonen sætter pris på et strømlinet check-in, klare instruktioner og hurtig adgang til de rum eller områder, arbejdet kræver. Ting, der får opgaven til at glide, er guld værd: digital besøgsregistrering, hurtigt check-in med forhåndsregistrering og besøgskort tilpasset opgaven. Men lad være med at holde dig tilbage fra at forkæle Fagpersonen. Et glas vand eller lidt at spise viser, at du sætter pris på arbejdet.

Turisten: rundvisninger og private gæster, der vil se din virksomhed

Eksempler: Skoleklasser, mulige kunder eller andre besøgende på rundvisning, medarbejderes familie

Profil: Dit arbejde er alvor for dig, men Turisten kommer først og fremmest for at opleve og lære noget. Kategorien dækker folk på rundvisning og medarbejderes private gæster, der er nysgerrige efter at se arbejdspladsen. Turisten er der for at udforske, lære og hygge sig på samme tid.

Sådan tager du imod: Det er ikke et forretningsbesøg, men et afslappet et. Tempoet må derfor gerne være lidt lavere, med plads til humor og lethed. En imødekommende og informativ rundvisning giver Turisten en oplevelse, der huskes. Men selv i den uformelle ramme er det stadig vigtigt at vise virksomhedens professionalisme og værdier. En velkomstpakke, en goodiebag eller en lille folder er en god måde at vise, at du sætter pris på besøget, og giver gæsten noget håndgribeligt med hjem.

Sådan gør et besøgsregistreringssystem hver velkomst personlig

Kan du genkende de forskellige typer besøgende i din virksomhed? Det er vigtigt at kende typerne, hvis alle skal have en velkomst, der passer til dem. For uanset hvem du står over for, vil du gerne efterlade et godt indtryk hver gang. Uanset hvilken type der står ved skranken, går de samme faldgruber igen: se de syv typiske fejl, når du tager imod besøgende på arbejdspladsen, og hvordan du undgår dem.

Digital besøgsregistrering understøtter det perfekt og gør check-in hurtigt og effektivt, så dine gæster får et fremragende førstehåndsindtryk. Du får mere tid til en venlig og afslappet modtagelse og kan samtidig give hver besøgende en velkomst, der passer til netop deres behov og forventninger.

Med et besøgsregistreringssystem bestemmer du for hver besøgstype, hvilke oplysninger du beder om, om der skal tages foto og printes besøgskort, om forhåndsregistrering skal være mulig, og så videre. Et menneskeligt nærvær og et smil gør resten.

Vil du mærke, hvad et moderne besøgsregistreringssystem kan gøre for din virksomhed, så prøv Vizito i en prøveperiode på 14 dage. Skriv til os i chatten, eller book en demo, og hør hvordan Vizito kan forbedre din reception.