5 tips til at forbedre din papirbaserede besøgsbog

En besøgsbog i papir er et vigtigt redskab til at holde styr på, hvem der kommer ind og ud af bygningen, men de fleste virksomheder udnytter den ikke fuldt ud. Med den rigtige tilgang kan din formular mere end at notere navne. Den kan styrke din visuelle identitet, gøre kunderne mere loyale og, vigtigst af alt, øge sikkerheden. Herunder får du fem praktiske tips til at forbedre din besøgsbog i papir plus en gratis skabelon, du kan hente.

Hvad er en besøgsbog, og hvorfor betyder den noget?

En besøgsbog eller registreringsformular holder styr på de folk, der kommer i din bygning. Den indeholder vigtige oplysninger om de besøgendes identitet, hvilken virksomhed de kommer fra, hvem de skal besøge, og hvordan de kan kontaktes.

Besøgsbøger kan være på papir eller digitale. Papirbogen er den traditionelle formular i receptionen, hvor gæsterne selv skriver deres oplysninger. En digital besøgslog er en automatiseret og strømlinet udgave, hvor oplysningerne bliver indtastet og gemt ved hjælp af teknologi. Det giver en række ekstra muligheder som at tage et billede, tjekke ind med en QR-kode og sende automatisk besked om, at gæsten er ankommet.

De fleste organisationer bruger stadig pen og papir til at registrere deres besøgende. Derfor lader vi digital besøgsregistrering ligge et øjeblik og ser på papirbogen.

Sidst i artiklen finder du nogle skabeloner til en besøgsbog i papir, som du kan hente gratis.

Derfor har enhver virksomhed brug for en besøgsbog

Sikkerhed er mere end nogensinde en prioritet for enhver organisation, også på kontoret. At sikre bygningen er et must for medarbejdernes tryghed.

En besøgsbog hjælper din virksomhed på flere måder:

• Adgangskontrol - sørger for, at ikke hvem som helst kan gå ind i bygningen, og holder uvedkommende ude
• Beredskab - viser, hvem der lige nu er i bygningen, og det er afgørende ved en evakuering, for eksempel ved brand
• Beredskabsplanlægning - giver tal på antallet af besøgende hver dag, så procedurerne kan tilrettelægges
• Dataanalyse - rummer værdifuld viden om mønstrene i besøgene, så du kan træffe beslutninger på et solidt grundlag og beskytte arbejdspladsen bedre

Tip 1: Gør formularen tydelig og let at læse

En pæn og tydelig formular er en grundforudsætning for en varm velkomst. For mange besøgende er check-in den første kontakt med din virksomhed. Sørg for, at de oplever det som noget positivt.

Vælg en professionel og letlæselig skrifttype som Arial, Helvetica eller Times New Roman. Sørg for, at skriften er stor nok til, at den besøgende ikke skal anstrenge sig for at læse teksten.

Giv også den besøgende god plads til at udfylde felterne. Navne og håndskrift findes jo i alle størrelser.

Tip 2: Spørg kun om det nødvendige

De grundlæggende oplysninger, du sandsynligvis vil have om din besøgende:

• Dato
• Navn
• Virksomhed
• Formålet med besøget
• Vært
• Ankomsttidspunkt
• Tidspunkt for afgang

Alt efter hvad din virksomhed har brug for, vil du måske også spørge om flere detaljer som telefonnummer eller mailadresse.

Men tænk grundigt over, hvilke oplysninger du beder om. I EU kræver databeskyttelsesforordningen (GDPR), at de personoplysninger, der indsamles, er “tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles”. Andre lande har deres egne regler bygget på de samme principper.

Under en pandemi er der yderligere ting at tage højde for. Du vil måske screene de besøgendes helbred for at undgå smitte blandt medarbejderne. Så skal de oplysninger også indsamles og behandles sikkert.

Vil du ikke risikere en bøde, skal du altså beslutte, hvordan din besøgsregistrering skal se ud, hvilke oplysninger du vil gemme, og hvordan du kan gøre det sikkert og privatlivsvenligt. Det handler om at finde balancen mellem at spørge om oplysninger og at overholde reglerne.

Tip 3: Brug flere formularer, og undgå kø

Vidste du, at 40 til 50 % af alle møder begynder for sent? Forskning af Joseph A. Allen ved University of Nebraska viser, at et møde, der bliver forsinket ti minutter, opleves som markant mindre effektivt af medarbejderne.

Lange køer i receptionen er en af grundene til, at mange møder starter for sent. Du har sikkert selv prøvet det: du kommer i god tid til din aftale, men mens du står i kø for at blive skrevet ind, ender du alligevel med at komme for sent.

Det er en af grundene til, at vi anbefaler et cloudbaseret besøgsregistreringssystem, hvor gæsterne selv tjekker ind. Vil du alligevel holde fast i pen og papir, er den bedste løsning at have flere formularer klar, så du holder styr på strømmen af besøgende i receptionen.

Tip 4: Udfyld felterne på forhånd, og gør registreringen hurtigere

Endnu bedre er det, hvis du har en liste med de besøgende, du venter, udfyldt på forhånd. Det kræver naturligvis lidt ekstra arbejde: kollegerne skal give dig besked om planlagte møder og besøg, du skal skrive navnene og de relevante oplysninger ned, måske i alfabetisk orden, og printe listen.

Metoden tager tid, men den har to fordele: når de besøgende ser deres navn på listen, føler de sig velkomne med det samme, og registreringen går meget hurtigere.

Med en digital løsning som Vizito behøver du hverken tænke på det ekstra arbejde for medarbejderne eller på bunken af papir, du skal gemme. Du kan styre oplysningerne om alle dine besøgende i et dashboard, og gæsterne kan forhåndsregistrere sig, så registreringen er klaret på få sekunder.

Tip 5: Beskyt dine besøgendes privatliv

Her bliver det svært. Uanset om du bryder dig om det eller ej, krænker besøgsbøger i papir dine besøgendes privatliv. Alle i receptionen kan læse med i bogen. Oplysningerne om dem, der allerede har skrevet sig ind, ligger frit fremme, hvor de næste besøgende kan se dem.

Her kommer regler som GDPR igen i spil. Så tænk grundigt over de oplysninger, du beder dine besøgende om, men også over, hvordan du opbevarer dem, og hvordan du til sidst skiller dig af med dem.

Et system som Vizito hjælper dig med at håndtere dine besøgendes data sikkert. Med digital besøgsregistrering ligger de oplysninger, de besøgende giver, ikke frit fremme ved skranken, og alle data bliver behandlet og gemt sikkert i overensstemmelse med GDPR.

Gratis skabeloner til besøgsbogen

Har du brug for en gratis skabelon til at registrere fremmøde i din butik, på kontoret, på skolen eller til en workshop, et arrangement eller et åbent hus?

Vi anbefaler klart digitale registreringsformularer, men vi hjælper gerne. Uanset om du skal bruge en formular privat eller i virksomheden, dækker vores gratis skabelon til print (kan hentes som PDF) dit behov:

Hent de gratis skabeloner her.

Derfor bør du overveje at skifte til et digitalt system

Det er naturligvis godt at have et system til besøgsregistrering. Men vi mener, det er endnu bedre at skifte til et papirløst system, både for at skære ned på affaldet og for at hæve sikkerheden.

Derfor anbefaler vi, at du vælger et digitalt system til besøgsregistrering, der beskytter dine besøgende og deres data.

Vil du mærke, hvad et moderne besøgsregistreringssystem kan gøre for din virksomhed, så prøv Vizito gratis i en prøveperiode på 14 dage eller tag en snak med os om, hvordan Vizito kan forbedre din reception.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 typiske spørgsmål om digital besøgsregistrering og vores svar.