5 myter om digital besøgsregistrering

Et digitalt besøgsregistreringssystem erstatter ikke receptionisten, er ikke kun for store virksomheder og er faktisk mere sikkert end en besøgsbog i papir. Alligevel holder flere misforståelser stadig organisationer tilbage fra at skifte. Her er de fem største myter om digital besøgsregistrering - og hvorfor de ikke holder.

Myte 1: digital besøgsregistrering er kun for store organisationer

Sandheden: enhver virksomhed får noget ud af digital besøgsregistrering. Sikkerhed er vigtig for alle organisationer, uanset størrelse.

Har du en lille virksomhed, der altid har brugt en besøgsbog i papir, ser du måske et digitalt system som luksus, der er tiltænkt de store. Men digital besøgsregistrering kan også hjælpe din virksomhed. At du ikke har snesevis af besøgende hver dag, betyder ikke, at du ikke kan få gavn af et effektivt check-in og et system, der øger sikkerheden.

Et moderne besøgsregistreringssystem kan gøre varigt indtryk på dine gæster og mulige kunder og give din virksomhed det udtryk, der skal til for at konkurrere med de store.

Her er nogle af de måder, virksomheder i alle størrelser får gavn af et digitalt besøgsregistreringssystem:

• Besøgskort med foto - En god måde at øge sikkerheden på i enhver virksomhed, stor som lille
• Formidling af politikker - Et besøgsregistreringssystem gør det let at dele instrukser om sundhed, sikkerhed og andet med de besøgende
• Evakuering - Evakueringslisterne er tilgængelige på mobilen, så en evakuering kan organiseres mere gnidningsfrit
• Kontaktløst check-in - Moderne apps lader folk tjekke ind fra deres egen telefon og holde afstand til receptionen
• Overholdelse af GDPR - Reglerne om databeskyttelse gælder alle virksomheder, og et digitalt besøgsregistreringssystem hjælper dig med at leve op til dem

Myte 2: digital besøgsregistrering er kold og upersonlig

Sandheden: et digitalt check-in får faktisk dine besøgende hurtigere frem til den menneskelige del af besøget.

Vi forbinder ofte godt værtskab med en venlig receptionist, der tager imod og hjælper med et smil. Men virkeligheden ser tit anderledes ud. Når en besøgende træder ind, er receptionisten måske på toilettet, i telefonen eller optaget af en anden gæst. Lange køer ved skranken kan give ubehagelige situationer og et uheldigt førstehåndsindtryk.

Det lyder måske modsat, men digital besøgsregistrering kan faktisk give en varmere og mere personlig velkomst:

• Hver besøgende bliver taget professionelt imod på sit eget sprog
• Fordi gæsterne registrerer sig selv, kan receptionisten koncentrere sig om de besøgende, der har brug for ekstra opmærksomhed, og om at skabe en god velkomst
• Når en besøgende er tjekket ind, får værten besked med det samme, og ventetiden bliver kortere
• Værten har alle de rigtige oplysninger om gæsten, så de pinlige fejl undgås

Myte 3: digital besøgsregistrering er ikke sikker

Sandheden: i modsætning til en besøgsbog i papir ligger dine besøgendes data sikkert i skyen.

Det er rigtigt, at enhver enhed på internettet kan hackes. Derfor er nogle tilbageholdende med at skifte til digital besøgsregistrering.

Alligevel er de fleste besøgsregistreringssystemer meget sikre, især sammenlignet med papir. Bruger du et papirbaseret system, ligger dine besøgsoplysninger fremme, så alle, der kommer ind i bygningen, kan læse dem. Alle dine gæster kan se, hvem der er tjekket ind tidligere på dagen. En besøgsbog kan også blive væk, blive stjålet eller ødelagt af noget så enkelt som en kop kaffe.

Et digitalt besøgsregistreringssystem er en mere sikker måde at beskytte data om medarbejdere, kunder og besøgende på. I et digitalt system ligger alle data sikkert i skyen, så intet går tabt. Du bestemmer selv, hvor længe de bliver gemt, så alt er i overensstemmelse med GDPR og dine egne retningslinjer.

Foretrækker du stadig papir? I denne artikel giver vi dig 5 tips til at forbedre din besøgsbog.

Myte 4: besøgende kan ikke finde ud af at bruge systemet

Sandheden: digital besøgsregistrering er let for både besøgende og medarbejdere.

Digital registrering er meget enkel. Besøgende kan nemt udfylde den digitale formular uden hjælp fra en receptionist. Systemet er enkelt, og de tydelige knapper fører intuitivt den besøgende gennem trinnene i check-in.

Vizitos kunder roser den nemme betjening og fortæller, at deres besøgende er begejstrede for den nye måde at tjekke ind på.

Systemet gør det også lettere for medarbejderne. Her er det, et digitalt system kan, som pen og papir ikke kan:

• Arkivere eller slette data nemt, når du ikke længere har brug for dem
• Gemme data hurtigt og sikkert
• Printe et besøgskort med foto med det samme

Installationen er der heller ikke noget at være bange for. Det eneste, du skal bruge, er en stabil Wi-Fi-forbindelse, så er du kørende på under 30 minutter. Når systemet er sat op, kræver det kun lidt vedligehold, bortset fra at skifte printrullen, hvis du vælger at bruge en printer til besøgskort.

Myte 5: digital besøgsregistrering koster nogen deres job

Sandheden: et besøgsregistreringssystem fungerer faktisk bedst sammen med en receptionist af kød og blod.

Nogle frygter, at et besøgsregistreringssystem kan føre til afskedigelser. Det kan naturligvis ikke udelukkes, for eksempel i små virksomheder, der ikke har råd til en receptionist. Men hos Vizito ser vi ikke besøgsregistrering som en erstatning, men som et supplement til den reception, der allerede er.

De fleste af vores kunder bruger softwaren som et værktøj, der optimerer arbejdsgangen og understøtter en levende reception.

En receptionist jonglerer med mange forskellige opgaver i løbet af dagen. Når de mest gentagne opgaver bliver automatiseret, bliver der plads til at prioritere det vigtigste og give en mere personlig velkomst. Det giver mere tid til at svare på de besøgendes spørgsmål, tilbyde dem noget at drikke eller tage imod deres frakke.

Klar til at prøve digital besøgsregistrering?

Nu hvor vi har aflivet de mest udbredte misforståelser, har du måske lyst til selv at komme i gang med et digitalt system. Uanset om din virksomhed er stor eller lille, findes der et system, der er fleksibelt nok til at passe til dine behov. Vizito har en række abonnementer, der kan tilpasses din virksomhed, så modtagelsen og håndteringen af dine besøgende glider så let som muligt.

Vil du mærke, hvordan et moderne besøgsregistreringssystem kan hjælpe din virksomhed med at vokse, så prøv Vizito gratis i en prøveperiode på 14 dage eller skriv til os i chatten om, hvordan Vizito kan forbedre din reception.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 mest almindelige spørgsmål om digital besøgsregistrering - og vores svar.