15 enkle kontor-hacks, der gør din hverdag lettere

De bedste kontor-hacks automatiserer de gentagne opgaver, så du sparer tid og penge og samtidig får mere fra hånden. Fra automatiske fakturaer og mailregler til digital besøgsregistrering og smart lysstyring er der 15 praktiske måder at strømline hverdagen på kontoret. Nedenfor får du kreative eksempler fra virkeligheden og en gennemgang af hver eneste automatisering, der er værd at tage til sig.

Kreative kontor-hacks fra virkelige virksomheder

Weeblys hemmelige indgang til mødelokalet

Medarbejderne hos hjemmeside- og e-handelsvirksomheden Weebly må føle, at de er havnet på Hogwarts, hver gang de går ind i deres møde- og afslapningsrum. For at komme ind skal de trække en bestemt bog ud af reolen. Inde i bogen, en science fiction-roman af Douglas Adams, gemmer der sig en mekanisme, der åbner døren, men det hemmelige rum hos Weebly er ikke fantasi.

Pub Nubs kaffemåler i realtid

Vi er vilde med det kontor-hack, som IaaS-virksomheden Pub Nub fra San Francisco fandt på. Kender du det ikke, når du trænger til dagens femte kop kaffe, og der lige præcis står en anden og hælder de sidste dråber op, da du når frem til maskinen?

Pub Nub kender alt til tomme kaffekander og fandt en løsning. De koblede kaffemaskinen til en vægt, der igen er koblet til en Raspberry Pi. Nu kan medarbejderne følge kaffeniveauet fra deres eget skrivebord og få besked, når der skal brygges en ny kande.

Vizitos raketkaster til fejlede tests

Vizitos eget kontor-hack er en ombygget raketkaster, der giver lidt krydderi til hverdagen. Det kan blive lidt kedeligt at programmere hele dagen, så når nogen mister fokus og får en test til at fejle, bliver der affyret en gummiraket mod vedkommende. Det er bare en nørdet måde at gøre arbejdet lidt sjovere på.

15 automatiseringer på kontoret, der sparer tid og penge

Det handler selvfølgelig ikke kun om sjov. Arbejdet skal jo stadig laves. Så hvordan får du dine kontor-hacks til at arbejde for dig? Her er 15 måder, hvorpå automatisering kan spare din virksomhed tid og penge.

Automatiser fakturahåndteringen, og slip for manuel indtastning

Det kan være både indviklet og tidskrævende at holde styr på fakturaerne. Til gengæld er der flere opgaver, du kan automatisere.

Med et værktøj til automatisk fakturering som Sage, Scoro, Invoiced eller Wave tager det kun sekunder at lave en faktura. Systemet henter selv kundens oplysninger og regner beløbet ud. Du skal bare tjekke fakturaen efter og trykke ‘send’.

Det kan være dræbende at rykke kunder for betaling. Det klarer værktøjet også for dig. Der bliver sendt en påmindelse i samme øjeblik, en faktura overskrider fristen.

Indgående fakturaer kan håndteres med automatiseringsværktøjer som Microsoft Power Automate. Med det kan du automatisk arkivere de dokumenter, du modtager.

Sæt regler, skabeloner og automatisk videresendelse op i mailen

Brugt rigtigt er mail en effektiv måde at kommunikere på. Men det er nemt at brænde masser af tid af på at sortere, læse, besvare og skrive dem. Der er et par tricks, der forhindrer det.

Det første, du kan gøre, er at oprette skabeloner i dit mailprogram (‘canned responses’ i Gmail) og lave dine egne signaturer. Så skal du ikke skrive hver mail fra bunden.

Et andet enkelt trick er at sætte regler og labels op, så indbakken er nem at skimme, og de mails, du ikke skal læse, forsvinder af sig selv. Du kan for eksempel få alle mails fra din chef til at stå med rødt eller lægge mails fra kunder i en bestemt mappe.

Du kan også lave regler for automatisk videresendelse, så alle får de oplysninger, de skal bruge, uden at du sidder og videresender i hånden.

Oveni kobler alle mulige softwareværktøjer sig på mailen. Bruger du for eksempel et system til besøgsregistrering, får du automatisk besked, når en besøgende er ankommet for at møde dig. Vil du vide mere om, hvordan et system til besøgsregistrering kan automatisere hverdagen på kontoret, kan du prøve Vizito i en prøveperiode på 14 dage.

Send automatisk svar på kundehenvendelser

(Potentielle) kunder er sjældent tålmodige. Når de sender en henvendelse, uanset om det er på mail, i chatten eller via en formular, vil de have svar med det samme. Lader du dem vente bare 10 minutter, kan du gå glip af et nyt lead. Men du har næppe en medarbejder klar hvert eneste minut af dagen til at tage sig af hver eneste henvendelse med det samme.

Et automatisk svar kan være løsningen. Selv et simpelt standardsvar gør en stor forskel for kunden og køber dig lidt tid. Software som Pipedrive og Zendesk har den slags funktioner.

Følg automatisk med i, hvordan hjemmesiden klarer sig

Du vil selvfølgelig gerne vide, hvordan din virksomhed klarer sig online. Værktøjer som Google Analytics og Adobe Analytics giver dig værdifuld information, du kan tjekke dagligt, for eksempel hjemmesidens ydeevne, viden om målgruppen og resultater fra kampagner.

For de tekniske findes der også open source-alternativer, der beskytter de besøgendes privatliv bedst, for eksempel Umami. Vores egen hjemmeside bruger det privatlivsvenlige Umami til at følge med i, hvordan siden klarer sig, og vi er glade for det!

Du kan tjekke tallene hver dag, eller du kan lade værktøjerne sende dig automatiske rapporter med præcis de data, du vil have.

Planlæg dine opslag på sociale medier i god tid

Slår du stadig manuelt op på de sociale medier, er det på tide at stoppe. At være aktiv på sociale medier er et must for branding, relationer og netværk, men det kan nemt blive et fuldtidsjob. Værktøjer som Buffer, Hootsuite og CoSchedule lader dig planlægge og automatisere dit indhold i god tid, så du ikke skal afbryde arbejdet for at lægge opdateringer op på hver enkelt profil.

Automatiser mødebookingen med kalenderværktøjer

Det tager tid at maile frem og tilbage for at få et møde i kalenderen. Heldigvis kan den proces automatiseres.

Værktøjer som Google Calendar og Outlook har indbyggede funktioner, så kolleger kan se, hvornår de andre i teamet er ledige.

Skal du booke møder med folk uden for kontoret, for eksempel kunder, findes der værktøjer som Calendly og Doodle, der finder et tidspunkt, alle kan, uden at du behøver dele din kalender.

Brug Slackbots til daglige statusrunder i teamet

Kommunikerer dit team i Slack, kan du bruge Slackbots til at holde den daglige kontakt i gang. Lad botten stille automatiske spørgsmål som “Hvordan går det?”, “Hvordan går det med projektet?” og “Hvad arbejder du med lige nu?”. Den viden sparer tid på møderne og holder dig opdateret.

Send automatiske morgenopsamlinger på teamets fremdrift

Værktøjer som DailyBot lader teamet dokumentere det daglige arbejde. En morgenopsamling af, hvad teamet har nået, bliver automatisk sendt ud på mail. Det er især nyttigt, hvis hele eller dele af teamet arbejder hjemmefra.

Skift rodede regneark ud med digital vagtplanlægning

Bruger du rodede regneark til at lægge vagtplaner, ender det let i forvirring og fejl. Det undgår du med et planlægningsværktøj som Skedulo eller Findmyshift. Alle i teamet kan nemt slå deres vagter op og får automatisk besked, når der bliver ændret i planen.

Skær ned på manuel indtastning med projektstyringsværktøjer

Projektledere har det med at samle mange opgaver op. Der findes masser af projektstyringsværktøjer som Trello, Asana, Clickup og Basecamp, der hjælper teams med at organisere opgaverne og samarbejde bedre.

Værktøjerne kan integreres med din øvrige software, så de sender automatiske påmindelser eller selv opretter opgaver ud fra andre systemer.

Automatiser e-mailmarketing, og få det højeste afkast

For små virksomheder giver e-mailmarketing det højeste afkast. Undersøgelser viser, at hver dollar brugt på e-mailmarketing giver 42 dollars retur.

Fra ugentlige nyhedsbreve og fødselsdagshilsener til drypkampagner: mulighederne er mange.

Med værktøjer til e-mailmarketing som Mailchimp, Sendloop og Customer.io kan du lave dine egne skabeloner og sende hvert nyt lead en personlig mail.

Skift papirlisten ud med digital besøgsregistrering

Bruger du stadig pen og papir, når besøgende skal skrives ind? En klassisk besøgsbog i papir kan tage lang tid og rummer visse risici, hvor databeskyttelse er den første, der falder en ind. Digital besøgsregistrering øger ikke bare sikkerheden i din virksomhed. Den er også bedre for klimaet og sparer dig for masser af tid.

Mens de besøgende tjekker ind på en tablet, og deres oplysninger automatisk bliver gemt i skyen, kan receptionister og office managers koncentrere sig om andre og vigtigere opgaver, for eksempel at give de besøgende en velkomst i særklasse.

Systemer til digital besøgsregistrering kobler sig på alle mulige softwareværktøjer som mail, Slack og Teams og sender dig automatisk besked, når din besøgende er ankommet. Vil du vide, hvad digital besøgsregistrering kan gøre for din virksomhed, kan du prøve Vizito i en prøveperiode på 14 dage, skrive til os i chatten eller booke en demo.

Læs mere om digital besøgsregistrering

Hvad er besøgsregistrering?

5 myter om digital besøgsregistrering

Kom i gang med digital besøgsregistrering på under 30 minutter

Brug smarte sensorer til lys, varme og køling

En anden automatisering, der både gavner klimaet og sparer dig tid og penge, er smarte sensorer, der kun tænder lys, varme og køling, når et lokale er i brug. Teknologien kan styres med værktøjer som Home Assistant. Det giver dig mulighed for at følge energiforbruget over tid, så du kan træffe strategiske beslutninger på et solidt grundlag.

Programmer kaffemaskinen til at brygge af sig selv

Som nævnt er der ikke noget, der ødelægger dagen som en tom kaffekande. Derfor er der efterhånden mange mærker, der laver kaffemaskiner, som kan programmeres til at brygge op til 24 timer i forvejen. Er en kop kaffe det, der får dine medarbejdere i gang om morgenen, kan sådan en maskine være en overvejelse værd.

Lad en robotstøvsuger holde kontoret rent

Ingen kan lide at støvsuge. Du har sikkert allerede en robotstøvsuger derhjemme, men har du overvejet en til kontoret?

Kontorer bliver som bekendt hurtigt rodede. Når alle har fokus på deadlines og nye leads, er der ingen, der går op i beskidte tæpper og gulve. Men et sjusket kontor er hverken godt for produktiviteten eller for kundernes indtryk.

Daglig rengøring fra et rengøringsfirma koster mange penge. En robotstøvsuger kan være løsningen. Der findes endda kombinationer, der både fejer, støvsuger og vasker gulvet på én gang.

Det er tydeligt, at små tiltag som de her kan gøre en stor forskel i mindre virksomheder. De sparer penge og tid, gør indtryk på potentielle kunder eller giver bare lidt ekstra sjov i hverdagen.

Så hvilke kontor-hacks tager du med hjem til din egen virksomhed?

Vil du mærke, hvad et moderne besøgsregistreringssystem kan gøre for din virksomhed, så prøv Vizito i en prøveperiode på 14 dage, skriv til os i chatten eller book en demo, hvor vi tager en snak om, hvordan Vizito kan forbedre din reception.

Har du flere spørgsmål? Her er de 7 typiske spørgsmål om besøgsregistreringssystemer og vores svar.